Was ist eine Kontingenz?

Eine Kontingenz ist das zufällige Ereignis, dass ein zukünftiges Ereignis wahrscheinlich negative Auswirkungen auf eine Organisation oder Person haben wird. Es ist ein Zustand oder ein wahrscheinliches zukünftiges Ereignis, das zufällig eintritt, absichtlich oder nicht. Zusätzlich, ihr Eintritt und die daraus resultierenden Auswirkungen erfordern besondere oder außerordentliche Maßnahmen.

Beispiele für Eventualitäten

Im Geschäfts- und Projektmanagement, Notfall wird oft als Deckung (finanziell oder anderweitig) beschrieben, die eine gewerbliche oder nichtgewerbliche Einheit im Falle eines unvorhergesehenen oder ungewissen Ereignisses abschirmt. Somit, der Aufwand, der beim tatsächlichen Eintreten dieses unvorhergesehenen Ereignisses anfällt, wird zu einem zufälligen Ereignis.

Die Planung von Eventualitäten wird wichtig, unabhängig davon, ob die Art oder der Umfang der Eventualitäten nicht bekannt ist. Um die Art und den Umfang wahrscheinlicher Eventualitäten zu messen, ist eine Analyse erforderlich, die in die Zukunft prognostiziert. Die Analyse sollte die möglichen Abhilfen oder Schutzmaßnahmen umfassen, die zuvor ergriffen werden müssen, um die negativen Auswirkungen des Notfalls zu vermeiden oder abzumildern.

In einer Organisation, die Analyse wird als Notfallplan bezeichnet. Ihr einziger Zweck besteht darin, ein Sicherheitsnetz oder eine Versicherung bereitzustellen, damit eine Organisation die potenziell negativen Auswirkungen mit möglichst geringem Schaden (oder Kosten) überstehen kann. Notfallpläne in Unternehmen werden oft als Business-Continuity-Pläne bezeichnet.

Wie es funktioniert

Planung ist entscheidend für Eventualitäten, vor allem im Geschäft. Die Notfallplanung beinhaltet normalerweise die Zuweisung von Bar- oder Kapitalreserven durch ein Unternehmen, um unvorhergesehenen Ereignissen zu begegnen. Es läuft auf die Fähigkeit hinaus, Schocks beim Eintreten eines unerwarteten Ereignisses durch den Zugang zu Liquidität zu widerstehenLiquiditätIn den Finanzmärkten, Liquidität bezieht sich darauf, wie schnell eine Anlage verkauft werden kann, ohne den Preis negativ zu beeinflussen. Je liquider eine Anlage ist, je schneller es verkauft werden kann (und umgekehrt), und desto einfacher ist es, es zum fairen Wert zu verkaufen. Alles andere ist gleich, liquidere Vermögenswerte werden mit einem Aufschlag und illiquide Vermögenswerte mit einem Abschlag gehandelt. negative finanzielle Auswirkungen auszugleichen, wie eine anhaltende Phase schlechter Verkäufe und gestiegener Kosten. Drei gängige Methoden zur Minderung von Eventualitäten sind:

1. Kreditlinien

Taktische Notfallpläne beinhalten die Einrichtung von Kreditlinien, wenn das Geschäft noch gesund ist, um sicherzustellen, dass Kredite in Notzeiten, d. h. bei negativen Ereignissen, bequem zugänglich sind.

2. Versicherung

Ein Unternehmen oder eine Organisation kann auch eine Versicherung gegen den Eintritt solcher Eventualitäten abschließen. Eine Versicherung deckt Schäden, die während und nach dem Eintritt eines negativen Ereignisses entstehen.

3. Kapitalbeschaffung und Umsatzeinbehalt

Obwohl sich die obige Methode normalerweise auf Banken bezieht, auch andere Unternehmen und Organisationen können durch Einbehalt von Einnahmen und die Aufnahme von neuem Kapital Kapitalreserven aufbauen. Es wird die Bilanzen stärken, um die negativen Auswirkungen von Eventualitäten aufzufangen. Banken legen in der Regel Mindestkapitalanforderungen in Abhängigkeit von ihren risikogewichteten Aktiva fest das Insolvenzrisiko. Die Aufrechterhaltung eines Mindestkapitals hilft, die Risiken zu mindern.

Notfallplanung

Ein Notfallplan ist eine Blaupause, die vom Management erstellt wird, um einer Organisation zu helfen, mit dem Auftreten unvorhergesehener negativer Ereignisse umzugehen. Es ist ein präventives Kontrollinstrument, das entwickelt wurde, um den Ruf oder den finanziellen Schaden eines Unternehmens aufgrund unerwarteter Umstände zu mindern.

Das Hauptziel des Notfallplans besteht darin, die Geschäftskontinuität während und nach einem Katastrophenereignis sicherzustellen. Somit, Der Plan hilft Organisationen, sich von den Auswirkungen großer Risiken zu erholen, die ihr Überleben bedrohen. Es sollte auch in der Lage sein, eine daraus resultierende negative Publicity zu vereiteln.

Ein Notfallplan stellt sicher, dass eine Organisation proaktiv auf unerwartete Ereignisse reagieren kann, um den Umsatz- und Gewinnverlust zu begrenzen. Es ist auch als Plan B bekannt, Backup-Plan, Geschäftskontinuitätsplan, oder Disaster-Recovery-Plan. Eine Vorlage, die den Notfallplanungsprozess skizziert, ist unten hervorgehoben:

Schritte zum Erstellen eines Notfallplans

Ein effektiver Notfallplan sollte gut recherchiert und durch die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Stakeholdern verbessert werden. Die zu ergreifenden Schritte sind im Folgenden angegeben:

1. Erstellen Sie eine Notfallrichtlinie

Eine Erklärung zur Notfallpolitik sollte erstellt werden, um klare Richtlinien zu kommunizieren, die beim Umgang mit Katastrophenereignissen zu befolgen sind. Die Aussage sollte an alle relevanten Mitarbeiter kommuniziert werden, um die Qualität der Antwort zu optimieren.

2. Ressourcen identifizieren

Eine Bestandsaufnahme der Ressourcen, die die Organisation besitzt und auf die sie zugreifen kann, sollte im Voraus erstellt werden. Sie sind Ressourcen, die helfen, die Auswirkungen einer Katastrophe oder eines negativen Ereignisses zu mildern.

3. Identifizieren Sie die wichtigsten Risiken

Die Identifizierung von Schlüsselrisiken, die sich wahrscheinlich auf die Organisation auswirken, ist ein entscheidender Schritt. Es sollte ein kollaborativer Prozess sein, bei dem Abteilungsleiter und sogar externe Berater einbezogen werden.

Eine Business Impact Analyse (BIA) kann auch verwendet werden, um die Eintrittswahrscheinlichkeit eines bestimmten Ereignisses und seine möglichen Auswirkungen auf kritische Geschäftsprozesse zu bestimmen. Eine BIA hilft auch bei der Identifizierung zukünftiger Risiken und deren Prioritäten.

4. Priorisieren Sie die Risikoauswirkungen

Sobald alle Risiken identifiziert sind, Der nächste Schritt besteht darin, sie basierend auf der wahrscheinlichen Schwere ihrer Auswirkungen auf die Organisation zu priorisieren. Ein Folgepriorisierungsparameter ist die Eintrittswahrscheinlichkeit.

5. Erstellen Sie einen Notfallplan

Die Existenz unterschiedlicher Risiken, die die Organisation bedrohen, erfordert unterschiedliche Pläne. Wie oben angegeben, Die Priorisierung der Risiken nach möglichen Auswirkungen ist entscheidend. Der Notfallplan sollte mehrere Szenarien vorsehen, um ein breiteres Spektrum an Risiken und Umständen abzudecken.

Auch die Verlustminimierung sollte im Fokus stehen. Der Notfallplan sollte die vor und nach dem Eintritt der Ereignisse zu ergreifenden Maßnahmen klar umreißen und die Wiederaufnahme des normalen Betriebs sicherstellen. Die Verantwortung jedes Mitarbeiters, einschließlich ihrer Aktionspunkte und Zeitachsen, sollte gut artikuliert werden.

Bereits in der Planungsphase sollten Strategien zur Schaffung einer Notfallliquiditätsreserve zur Abfederung möglicher Verluste aufgestellt werden. Dazu gehören die Einrichtung einer Kreditlinie oder die zwischenzeitliche Aufnahme von Mitteln zur Bildung von Vorsorgereserven für unerwartete Ereignisse.

Wichtig ist auch der Abschluss eines Versicherungsschutzes, was sich bei Verlusten als nützlich erweisen wird. Jedoch, Versicherungspolicen erfordern Vorauszahlungen oder regelmäßige Prämien, die im Notfallplan angemessen budgetiert werden müssen.

6. Teilen Sie den Plan

Der Notfallplan sollte an alle relevanten Mitarbeiter und Interessengruppen weitergegeben werden. Es wird eine optimierte Reaktion aller betroffenen Personen gewährleisten, wenn die Zeit gekommen ist.

7. Testen Sie den Plan

Ein wichtiger Schritt in der Notfallplanung ist das Testen des Plans, um seine Wirksamkeit zu messen. Scheinübungen und Simulationen sollten durchgeführt werden, um die Reaktions- und Ausführungszeit zu testen und die Mitarbeiter auf die Realität vorzubereiten, bevor sie passiert.

Tests können Schwachstellen oder Schwachstellen im Plan aufdecken und aufzeigen, wo Verbesserungsbedarf besteht. Es kann festgestellt werden, dass zusätzliche Ressourcen oder zusätzliche Schulungen des Personals erforderlich sind. Die Behebung dieser Schwächen erhöht die Effektivität des Plans und die organisatorische Bereitschaft.

8. Überprüfen und aktualisieren Sie den Plan

Der Plan kann im Laufe der Zeit aufgrund von Veränderungen der Umweltlandschaft und der Technologie weniger effektiv oder ineffektiv werden. Somit, Es ist wichtig zu überprüfen, aktualisieren und pflegen Sie den Notfallplan von Zeit zu Zeit nach Bedarf.

Mögliche Maßnahmen zur Minderung von Eventualrisiken

Eventualitäten im Projektmanagement

Im Projektmanagement, Eventualitäten beziehen sich normalerweise auf Kosten, d.h. Mittel, die für unerwartete Ereignisse reserviert sind. Jedoch, sie beziehen sich auch auf andere Aspekte des Projekts, wie Ressourcenknappheit und Termintreue. Für alle in den vorstehenden Abschnitten genannten Risiken sollten Notfallpläne erstellt werden.

Es ist ratsam, dass Projektmanager gegenüber anderen Mitgliedern des Projektteams nicht offenlegen, dass sie Notfallreserven halten. Dies liegt daran, dass die Offenlegung einen gegenteiligen Effekt haben kann, wenn die Reserven als Lizenz zur Überschreitung der Haushaltszuweisungen angesehen werden.

Projektunsicherheiten werden in der Regel in Prozent ausgedrückt. Die Anfangsphase des Projekts ist in der Regel die riskanteste und es werden höhere Prozentsätze an Eventualitäten angewendet. Jedoch, wie das Projekt voranschreitet, Die Prozentsätze für Eventualitäten werden schrittweise reduziert, da es weniger Unbekannte und eine klarere Projektrichtung gibt.

Die Reduzierung von Eventualitäten während eines Projekts umfasst in der Regel die folgenden Probleme:

• In der Planungsphase, Gesamtkostenschätzungen sollten eine zusätzliche Prämie enthalten, z.B. 10% Kontingenz.
• Etwa 5 bis 10 % des Auftragswertes können als Eventualfall in den Kostenplan aufgenommen werden.
• Der Bauherr behält oft einen bestimmten Prozentsatz des dem Auftragnehmer zustehenden Betrags ein. Es wird Retention genannt (normalerweise 5%). Der Selbstbehalt gilt als Versicherung, um sicherzustellen, dass der Auftragnehmer das Projekt gemäß den Vertragsbedingungen ausführt.

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