Lohnsteuern für kleine Unternehmen:Berechnung und Einbehaltung

Es ist erfreulich, dass Ihr kleines Unternehmen Menschen zur Arbeit bringt, aber die Verwaltung des Prozesses, der ihre Löhne zahlt, ist eine große finanzielle Herausforderung. Immer noch, Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung – und insbesondere der Lohnsteuern – ist wichtig und notwendig. Eine falsche Handhabung der Lohnsteuer kann dazu führen, dass Sie Mitarbeiter verlieren oder sogar rechtliche Probleme bekommen. Daher ist es wichtig, Ihre Verpflichtungen zu verstehen, Best Practices, um Kosten zu minimieren und wo Sie Hilfe und Einblicke erhalten.

Was sind Gewerbesteuern?

Zu den Grundlohnsteuern zählen Einkommensteuern, Versicherungsbeitragsgesetz des Bundes, besser bekannt als FICA, und Bundesarbeitslosensteuergesetz, oder FUTA. Alle festangestellten Mitarbeiter müssen das Formular W-4 des US-amerikanischen Internal Revenue Service (IRS) ausfüllen, einem Arbeitgeber mitteilen, wie viel Lohnsteuer er von seinen Gehaltsschecks einbehalten soll, basierend auf dem Anmeldestatus und den Angehörigen.

Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre W-4 jährlich zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass angemessene Beträge einbehalten werden.

• Bundeseinkommensteuer die Quellensteuer wird anhand der Informationen bestimmt, die die Mitarbeiter auf Formular W-4 und den Quellensteuertabellen in IRS-Formular 15 geteilt haben. Steuerleitfaden für Arbeitgeber.
• Staatseinkommen, lokale und andere Steuern , soweit zutreffend, werden durch ein staatliches Formular W-4 oder durch das Bundesformular bestimmt. Beachten Sie, dass nicht alle Staaten eine Einkommensteuer haben.
• FICA umfasst Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge.
• FUTA sammelt Gelder, die später den Staaten zugewiesen und an berechtigte Arbeitslose ausgezahlt werden.
• Steuern der Berufsunfähigkeitsversicherung muss von Arbeitgebern in Kalifornien bezahlt werden, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island und Puerto Rico.

Denken Sie daran, dass der IRS den Begriff "Arbeitnehmersteuer" anstelle des allgemeineren Begriffs "Lohnsteuer" verwendet.

Wie hoch sind die Lohnsteuersätze für 2020?

FICA ist eine gemeinsame Verantwortung; der aktuelle Steuersatz für die Sozialversicherung beträgt 6,2 % für den Arbeitgeber und 6,2 % für den Arbeitnehmer, oder 12,4% insgesamt auf bis zu 137 $, 700 des Arbeitnehmereinkommens. Der Betrag, der während ihrer beruflichen Laufbahn auf die Sozialversicherungskonten der Mitarbeiter eingezahlt wird, bestimmt die Sozialversicherungsleistung, die sie als Rentner erhalten – oder die Leistungen, die Familien erhalten, wenn der Verdiener stirbt.

Medicare wird durch eine Zahlung von 1,45% vom Arbeitgeber und einem Abzug von 1,45% vom Arbeitnehmer finanziert. oder 2,9% des Gesamteinkommens. Wenn Mitarbeiter mehr als einen vom Anmeldestatus abhängigen Schwellenwert verdienen, sie müssen zusätzlich 0,9% zahlen.

FUTA wird ausschließlich von Arbeitgebern bezahlt; diese Steuer kann nicht vom Lohn der Arbeitnehmer abgezogen werden. Der FUTA-Steuersatz 2020 von 6% wird auf die ersten 7 US-Dollar angewendet, 000 Mitarbeiter verdienen. Unternehmen verwenden das IRS-Formular 940, um die gezahlte FUTA-Steuer zu melden und wenn sie staatliche Arbeitslosengelder vollständig und fristgerecht entrichtet haben, können bis zu 5,4% Bundessteuergutschrift erhalten.

Wenn Sie die Steuerzahlungen des Bundes nicht rechtzeitig leisten, drohen Ihrem Unternehmen schwere Geldbußen und Strafen. Daher ist es wichtig, Ihren Verpflichtungen nachzukommen, indem Sie den Betrag der von Ihnen geschuldeten Lohnsummensteuern genau berechnen und diese innerhalb der IRS-Fristen bezahlen.

Was sind Ihre Lohnsteuerpflichten als Kleinunternehmen?

Bundeslohnsteuern sind „umlagefinanziert, “, was bedeutet, dass Steuern gezahlt werden müssen, wenn das ganze Jahr über Einnahmen erzielt werden. Mitarbeiter haben Staat, lokale und bundesstaatliche Steuern, die in jeder Zahlungsperiode von ihren Schecks einbehalten werden.

Als Geschäftsinhaber, Sie müssen Aufzeichnungen über die Lohnsteuern mindestens vier Jahre lang aufbewahren und dem IRS auf Anfrage zur Verfügung stellen. Ihre Unterlagen sollten die folgenden Elemente enthalten.

IRS-Checkliste für Lohnsteuerdokumente

IRS-Checkliste für Lohnsteuerdokumente Du bist in Namen, Adressen, SSNs und Berufe von Arbeitnehmern und Zahlungsempfängern Beträge und Daten aller Löhne, Renten- und Rentenzahlungen Alle Mitarbeiterkopien der Formulare W-2 und W-2c, die Ihnen als unzustellbar zurückgesendet werden Trinkgeldmengen, die Ihnen von Ihren Mitarbeitern gemeldet werden, die Trinkgelder erhalten Beschäftigungsdaten für jeden Mitarbeiter Aufzeichnungen über Nebenleistungen und Spesenerstattungen, die Ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, einschließlich T&E Aufzeichnungen/Quittungen Zeiträume, in denen Arbeitnehmer und Empfänger bei krankheits- oder verletzungsbedingter Abwesenheit bezahlt wurden, sowie Höhe und Wochensatz der Zahlungen, die Sie oder Drittzahler an sie geleistet haben Der faire Marktwert der Sachlöhne, wie Waren oder Dienstleistungen anstelle von Bargeld Kopien der eingereichten Retouren und Bestätigungsnummern. Kopien der Einkommensteuerbescheinigungen von Arbeitnehmern und Empfängern (Formulare W-4, W-4P, W-4(SP), W-4S, und W-4V) Daten und Beträge der von Ihnen getätigten Steuereinzahlungen und Bestätigungsnummern für Einzahlungen per EFTPS Aufzeichnungen über zugewiesene Trinkgelder, das ist, zusätzliche Trinkgelder, die Sie einem Mitarbeiter zahlen

Was sind steuerpflichtige Arbeitnehmer?

Typischerweise Steuerpflichtige Arbeitnehmer sind Arbeitnehmer, die Ihr Unternehmen bei der Ausführung ihrer Arbeit anleitet und kontrolliert. Arbeitnehmer in allen Bundesstaaten unterliegen der Lohnsteuer, und Arbeitgeber müssen alle anfallenden Steuern von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer abziehen und die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile regelmäßig überweisen.

US-Bürger, die in einem US-Besitz oder -Gebiet beschäftigt sind, unterliegen im Allgemeinen der Lohnsummensteuer, mit Ausnahme einiger ausgenommener Dienstleister.

Vertragsangestellte zahlen ihre eigenen Steuern basierend auf dem Einkommen, das Sie auf dem IRS-Formular 1099 melden.

Was sind steuerpflichtige Löhne?

Der steuerpflichtige Lohn umfasst die Vergütung für geleistete Arbeit und umfasst das Gehalt, Tipps, Boni, Sachleistungen, Verkaufsprovisionen und Geschenke. Arbeitgeber verwenden das IRS-Formular W-2, um diese Beträge an die Mitarbeiter zu melden, und das IRS-Formular W-3, um das Formular W-2 an die Social Security Administration zu melden.

Für diejenigen, die möglicherweise Mitarbeiter entlassen haben, denken Sie daran, dass Abfindungszahlungen als Löhne gelten und der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer unterliegen. Einkommensteuerabzug und FUTA.

Was ist, wenn ich meine Lohnsteuern nicht oder zu spät bezahle?

Der IRS erwartet, dass alle Lohnsteuern jedes Jahr zu bestimmten Terminen eingezahlt werden. entweder monatlich oder zweiwöchentlich, und verhängt Strafen, wenn Arbeitgeber diese Fristen versäumen – bis zu 10 %, wenn Zahlungen mehr als 16 Tage verspätet sind.

Eine der härtesten Strafen des Steuergesetzes wird als „100-Prozent-Strafe“ bezeichnet. Wenn Sie dafür verantwortlich sind, die Bundessteuern eines Unternehmens abzuführen, die von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten wurden, und dies nicht tun, Sie können für 100 Prozent des unbezahlten Betrags persönlich haftbar gemacht werden. Wenn Ihnen das Geld fehlt, Es gibt bessere Möglichkeiten, Cashflow-Probleme zu bewältigen, als Uncle Sam leerzukaufen.

Kann ein kleines Unternehmen seine eigene Gehaltsabrechnung durchführen?

Größere Unternehmen haben in der Regel engagierte Mitarbeiter für die Gehaltsabrechnung. Das können sich kleine und mittelständische Unternehmen in der Regel nicht leisten. Wie geht es ihnen also?

Einige wenden sich an Online-Gehaltsabrechnungssoftware und Gehaltsabrechnungsdienste, um den gesamten Prozess abzuwickeln. einschließlich der Berechnung von Löhnen und Steuern und der Bezahlung der Mitarbeiter durch direkte Einzahlung oder Scheck. Diese Dienste erheben in der Regel eine monatliche Gebühr.

Für kleine Unternehmen, die sich entscheiden, die Gehaltsabrechnung selbst zu erledigen, anstatt einen Service zu nutzen, jemand muss den Gehaltsabrechnungsprozess „besitzen“, da die Einrichtung und Verwaltung einen erheblichen Aufwand an Arbeit und Know-how erfordert. In vielen Fällen, diese Aufgabe wird einem Buchhalter zufallen, entweder intern oder vertraglich.

Wie auch immer Sie fortfahren möchten, Stellen Sie sicher, dass Ihr interner Finanzexperte oder Dienstleister über sich ändernde Gesetze auf dem Laufenden bleibt.

4 Schritte im Gehaltsabrechnungsprozess

Der Lohnabrechnungsprozess umfasst einige Schritte, die in jeder Abrechnungsperiode dokumentiert und wiederholt werden muss:

1. Rekordgehälter. Es werden keine Stunden für die wöchentliche Gehaltsabrechnung für Angestellte gesammelt, Also Rekordgehälter, Bezahlhäufigkeit bestimmen und Stunden sammeln.
2. Sammeln Sie Dokumentation der geleisteten Stunden. Das können Zeitkarten sein, eine manuelle Tabellenkalkulation oder Zeiterfassungssoftware.
3. Berechnen Sie Einkommen und Abzüge. Der Quellensteuerabzug basiert darauf, wie Mitarbeiter ihre W-4-Formulare auf Bundes- und Landesebene ausgefüllt haben. (Siehe „Berechnung der Quellensteuer, “ unten.) Der Einkommensteuer-Einbehaltungsassistent des IRS berechnet die bundesstaatlichen Einkommensteuerabzüge in jeder Zahlungsperiode und ist hilfreich, wenn Sie kein automatisiertes Gehaltsabrechnungssystem verwenden.
4. Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter. Die Zahlungsmethoden der Mitarbeiter umfassen Bargeld, Papierscheck, Direkteinzahlung oder Paycard. Paycards funktionieren ähnlich wie Debitkarten; am Zahltag, Guthaben wird auf die Karte geladen, mit denen Mitarbeiter am Geldautomaten einkaufen oder abheben können.

So berechnen Sie den Quellensteuerabzug

Das IRS-Formular W-4, das Mitarbeiter während des Onboardings ausfüllen, enthält ein Arbeitsblatt, das ihnen bei der Bestimmung des Quellensteuerabzugs hilft. Zusätzlich, Mitarbeiter können den Tax Withholding Estimator des IRS verwenden, um jedes Jahr W-4-Prüfungen durchzuführen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn sich die Steuergesetze ändern oder sich die Umstände ändern. wie die Geburt eines Kindes oder der Verlust des Arbeitsplatzes des Ehepartners.

Ein zu geringer Einbehalt kann zu unerwarteten Steuerrechnungen oder Strafen führen, zu viel nimmt ihnen unnötig Geld aus der Tasche.

Die staatliche Einkommensteuer ist von der Bundessteuer getrennt. Staaten können von Mitarbeitern verlangen, dass sie die Status W-4s ausfüllen; jedoch, IRS W-4 kann verwendet werden, um staatliche und/oder lokale Einkommensteuereinbehalte zu berechnen, anstatt andere Formulare zur Verfügung zu stellen. Beachten Sie, dass neun Staaten keine Einkommensteuer haben:Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Süddakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming – und wieder örtliche Einkommensteuer berücksichtigen.

4 Schritte zur Berechnung der FICA-Gehaltssteuern

Die Berechnung der FICA-Gehaltssteuern umfasst vier Schritte:

1. Berechnen Sie die Einbehaltung der Sozialversicherung. Multiplizieren Sie den Bruttolohn jedes Arbeitnehmers für den Lohnzeitraum mit dem Sozialversicherungssteuersatz (6,2 %).
2. Berechnen Sie den Medicare-Einbehalt. Multiplizieren Sie den Bruttolohn jedes Mitarbeiters mit dem Medicare-Steuersatz (1,45 %). Übersteigen die Einkünfte des Arbeitnehmers die Schwellenwerte, weitere 0,9% abziehen.
3. Ziehen Sie diese Beträge – FICA – vom Bruttolohn des Mitarbeiters ab.
4. Gleichen Sie diese Beträge mit dem Arbeitgeberbeitrag ab und überweisen Sie ihn die gesamte FICA-Steuer an die Bundesregierung unter Verwendung des Formulars 941.

Sie müssen sich beim elektronischen Bundessteuerzahlungssystem (EFTPS) anmelden, um Ihre Zahlung zu leisten.

Bundes- und Landessteuern

Diese Tabelle fasst die Lohnsteuerpflichten von Bund und Ländern für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen.

Steuerart Wie man rechnet Bundeseinkommensteuer Der Income Tax Withholding Assistant des IRS berechnet die bundesstaatlichen Einkommensteuerabzüge in jeder Zahlungsperiode. basierend auf den IRS-Formularen W-4 der Mitarbeiter, wenn Sie kein automatisiertes Gehaltsabrechnungssystem verwenden. Bundessozialversicherungssteuer Arbeitgeber zieht 6,2% von bis zu 137 $ ab, 700 des Bruttoeinkommens der Arbeitnehmer und gleicht diesen Betrag mit einem Beitrag von 6,2 % aus. Bundes-Medikamentensteuer Arbeitgeber zieht 1,45% des Bruttoeinkommens des Arbeitnehmers ab, plus zusätzliche 0,9 % der Einnahmen, die 200 USD überschreiten, 000; Der Arbeitgeber trägt 1,45% des Bruttoeinkommens bei. Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) Der FUTA-Steuersatz 2020 von 6% wird auf die ersten 7 US-Dollar angewendet, 000 Mitarbeiter verdienen. Unternehmen haben möglicherweise Anspruch auf eine Bundessteuergutschrift von bis zu 5,4%, wenn sie die staatlichen Arbeitslosensteuern vollständig und pünktlich entrichtet haben. Staatliche Einkommensteuer Staatliche Steuerbehörden veröffentlichen Jahrestabellen, um den Steuerbetrag zu bestimmen, der von jedem Gehaltsscheck abhängig vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers einzubehalten ist. Anmeldestatus, Anzahl der Ausnahmen und Zahlungshäufigkeit. Nicht alle Staaten haben Einkommensteuer, wie oben beschrieben. Staatliche Invalidenversicherung (SDI) SDI wird von Arbeitgebern in Kalifornien bezahlt, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island. Der Steuersatz und der Schwellenwert für das Bruttoeinkommen, für den er gilt, variieren je nach Staat.

Hinterlegung und Meldung Ihrer Lohnsteuer

Alle Steuereinlagen des Bundes – Einkommensteuer, FICA und FUTA – müssen mit elektronischer Geldüberweisung (EFTPS) erfolgen.

Bundeseinkommensteuer und FICA: Es gibt zwei Einzahlungszeitpläne, monatlich und halbwöchentlich, und vor Beginn eines jeden Kalenderjahres, Unternehmen müssen diejenige festlegen, die sie verwenden müssen. Dies wird durch die auf Formular 941 gemeldete Gesamtsteuerschuld bestimmt. Beachten Sie, dass die Zeitpläne für die Hinterlegung und Meldung von Steuern nicht identisch sind.

Unternehmen, die 50 $ gemeldet haben, 000 oder weniger Steuerpflichtige für die letzten vier Quartale müssen monatlich Steuern hinterlegen. Unternehmen, die mehr als 50 US-Dollar gemeldet haben, 000 an Steuern für die letzten vier Quartale müssen halbwöchentlich (zweimal pro Monat) hinterlegt werden. Nach Angaben des IRS, Arbeitgeber nach beiden Zeitplänen können ihre Einlagen vierteljährlich oder jährlich melden, indem sie das Formular 941 oder 944 einreichen.

FUTA: FUTA-Zahlungen vierteljährlich einzahlen, bis zum letzten Tag des ersten Monats, der auf das Ende dieses Quartals folgt. Zum Beispiel, wenn das Quartal am 31. März endet, Geld bis spätestens 30. April einzahlen. Zahlungen auf Formular 940 melden.

Fälligkeitstermine für die Lohnsteuermeldung

Die folgenden Fristen gelten für die Einreichung von Steuerinformationen für Ihre festangestellten Mitarbeiter.

Bis 31. Januar:

• Dateiformular 940, Jährliche Bundesarbeitslosensteuererklärung (FUTA) des Arbeitgebers. Wenn Sie die gesamte FUTA-Steuer bei Fälligkeit eingezahlt haben, der IRS gibt Ihnen 10 zusätzliche Kalendertage für die Einreichung.
• Datei Kopie A aller Papierformulare W-2, Lohn- und Steuererklärung, mit Formular W-3, Übermittlung von Lohn- und Steuerbescheinigungen, oder elektronische Formulare W-2 bei der Social Security Administration (SSA) einreichen, um Löhne zu melden, Trinkgelder und andere Vergütungen an Mitarbeiter.

Bis zum 30. April 31. Juli, 31. Oktober, und 31. Januar (für das vierte Quartal des vorangegangenen Kalenderjahres):

• Dateiformular 941, Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers. Wenn Sie alle Steuern bei Fälligkeit hinterlegt haben, Sie haben 10 zusätzliche Kalendertage Zeit, um die Rücksendung einzureichen.

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