So verwalten Sie die Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen

Ihr kleines Unternehmen ist in Betrieb, und Sie sind bereit, Mitarbeiter einzustellen. Mit den Mitarbeitern kommt die Gehaltsabrechnung, eine wesentliche und komplexe Aufgabe. Von der Zeiterfassung bis zur Einbehaltung und Durchführung von Steuerzahlungen, Jeder Aspekt der laufenden Gehaltsabrechnung erfordert höchste Aufmerksamkeit für Details.

Warum Ihr kleines Unternehmen eine Gehaltsabrechnung benötigt

Die Gehaltsabrechnung kann zeitaufwändig und kompliziert sein. Auch kleine Unternehmen können von einer Gehaltsabrechnungssoftware profitieren, die bei der Verarbeitung und Erfassung von Leistungen an Arbeitnehmer hilft. Steuern und Gehaltsabrechnung. Erstellen eines Plans für die Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Hier ist wie.

1. Eine effiziente und genaue Gehaltsabrechnung schützt die Leistungen an die Mitarbeiter und spielt eine Schlüsselrolle für die Mitarbeiterzufriedenheit. Wichtige Vorteile wie Gesundheit, Berufsunfähigkeits- und Arbeitslosenversicherung, sowie die Beiträge zur Altersvorsorge werden über die Gehaltsabrechnung berechnet und verwaltet. Die Arbeitnehmerbeiträge werden vom Bruttolohn der Arbeitnehmer abgezogen und Fehler bei Versicherungszahlungen und Altersvorsorge können für Arbeitgeber und Arbeitnehmer kostspielig und problematisch sein. Und die genaue und pünktliche Bezahlung der Mitarbeiter trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter zufrieden sind. Fehler in der Gehaltsabrechnung können die Arbeitsmoral schnell schwächen und Mitarbeiter dazu bringen, sich woanders Arbeit zu suchen.

2. Unternehmen müssen arbeitsrechtliche und lohnsteuerliche Anforderungen erfüllen. Diese komplizierten Anforderungen können von Staat zu Staat variieren und können sich ändern. Die Strafen des IRS und anderer Steuerbehörden bei Nichteinhaltung können schwerwiegend sein. und Verstöße gegen das Arbeitsrecht können zu Problemen mit dem Arbeitsministerium (DOL) und sogar zu Klagen von Mitarbeitern führen. Eine Lohnabrechnungssoftware kann Ihnen helfen, mit den sich ändernden Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und eine genaue und gesetzeskonforme Lohnabrechnung durchzuführen.

3. Effizientes Gehaltsmanagement hilft Unternehmen, Cashflow und Leistung zu optimieren. Die Gehaltsabrechnung ist einer der größten wiederkehrenden Ausgaben eines Unternehmens. Sie benötigen genügend Betriebskapital, oder Geld zur Hand, jeder Zahlungsperiode, um Ihren Verpflichtungen nachzukommen. Das Verständnis Ihrer Lohnkosten hilft Ihnen auch, Ihre Belegschaft effizienter zu verwalten. Sie möchten genügend Mitarbeiter haben, um die Arbeit richtig zu erledigen, ohne Geld für unnötige Arbeit zu verschwenden. Aber Sie brauchen auch genügend Bargeld, um neue Mitarbeiter einzustellen oder zusätzliche Investitionen zu tätigen, wenn das Geschäft anzieht.

Richten Sie ein Gehaltsabrechnungssystem ein

Bevor Sie mit der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter beginnen können, Befolgen Sie einige Schritte, um Ihr Gehaltsabrechnungssystem einzurichten. Anstatt all diese Schritte mit manuellen Berechnungen und Tabellenkalkulationen zu versuchen, Ziehen Sie eine Softwarelösung für die Gehaltsabrechnung in Betracht, um den Prozess zu vereinfachen.

• Besorgen Sie sich eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Eine EIN ist eine neunstellige Nummer, die der IRS Ihrem Unternehmen zuweist, um es auf Steuerdokumenten zu identifizieren. ähnlich wie eine Sozialversicherungsnummer verwendet wird, um eine Person zu identifizieren. Geschäftsinhaber müssen möglicherweise eine EIN erhalten, bevor sie eine Unternehmenslizenz beantragen können. ein Geschäftsbankkonto eröffnen oder Lohnsteuern einreichen. Beantragen Sie eine EIN online über die IRS-Website.
• Erstellen Sie einen Gehaltsabrechnungsplan. Bestimmen Sie, wie oft Sie Mitarbeiter bezahlen. Viele Unternehmen bezahlen ihre Mitarbeiter alle zwei Wochen (zweiwöchentlich). Einige Staaten haben Mindestlohnhäufigkeitsanforderungen, Bevor Sie sich also für einen Gehaltsabrechnungsplan entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie alle Vorschriften einhalten. Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen, ob per Sofortüberweisung, Papierscheck oder aufladbare Zahlkarte. Da die Mitarbeiter auf ihren Gehaltsscheck angewiesen sind, Es ist wichtig, immer pünktlich zu bezahlen.

• Lohngesetze verstehen. Lohngesetzgebung auf Bundes- und Landesebene, wie Mindestlohn- und Überstundenregelungen des Bundesarbeitsnormengesetzes (FLSA), helfen, das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu schützen. Unter der FLSA, Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer nachverfolgen und dokumentieren, zahlen mindestens den Mindestlohn und zahlen Überstunden, wenn Arbeitnehmer mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten und nicht freigestellt sind. Damit Mitarbeiter von der FLSA befreit werden, sie müssen ein Gehalt bekommen, oder ein fester Betrag pro Jahr, unabhängig davon, wie viele Stunden gearbeitet wird, das sind mehr als 684 USD pro Woche (35 USD, 568 pro Jahr) in den meisten Staaten. In einigen Staaten, wie Kalifornien, Washington und New York, diese Mindestanforderung ist sogar noch höher.

  Wenn Ihr Unternehmen Freiberufler oder unabhängige Auftragnehmer beschäftigt, sie werden auch ihre eigenen Regeln und Vorschriften haben. Aus Sicht des IRS Freiberufler sind selbstständig, sie unterliegen daher nicht den gleichen Mindestlohn- oder Überstundengesetzen wie nicht freigestellte Stundenbeschäftigte.

• Halten Sie sich an die steuerlichen Vorschriften. Wie Lohngesetze, Lohnsteuerregelungen bestehen beim Bund, Landes- und Kommunalebene. Nachdem der Bruttolohn Ihres Mitarbeiters ermittelt wurde, Berechnen Sie diese Steuern und halten Sie den Betrag von den Gehaltsschecks ein, um ihn an die entsprechende Agentur zu übermitteln. Planen und budgetieren Sie die folgenden Steuern.

  • Bundeseinkommensteuer
  • Steuern des Bundesgesetzes über die Versicherungsbeiträge (FICA)
  • Bundessteuern im Arbeitslosensteuergesetz (FUTA)
  • Alle anderen relevanten staatlichen oder lokalen Steuern

Unternehmen sind nicht dafür verantwortlich, Steuern für unabhängige Auftragnehmer einzubehalten oder zu zahlen. Und sie haben normalerweise keinen Anspruch auf andere Leistungen an Arbeitnehmer, weil sie keine technischen Mitarbeiter des Unternehmens sind. Anstatt ein W-4-Formular auszufüllen, das die Quellenangaben enthält, Freiberufler füllen ein W-9 aus.

• Erstellen Sie ein Leistungspaket. Entscheiden Sie, welche Vorteile Sie anbieten. Denken Sie an eine Krankenversicherung, Rentenversicherungsbeiträge und bezahlte Freizeit. Planbeiträge werden von den Gehaltsschecks abgezogen. Und bezahlte Freizeit erfordert eine sorgfältige Verfolgung. Wenn Sie eine Personalabteilung haben, arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um diese Vorteile zu schaffen und zu verwalten.

Lohn- und Gehaltsverwaltungssoftware kann Ihnen helfen, effizienter zu sein, die mit der Gehaltsabrechnung verbundenen Kosten besser verstehen, die Genauigkeit zu wahren und die Einhaltung der Steuervorschriften sicherzustellen.

Was ist in einem Gehaltsabrechnungssystem enthalten?

Das von Ihnen eingerichtete Gehaltsabrechnungssystem muss die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen, Abzüge berechnen, Lohnsteuern und Sozialleistungen verarbeiten, Zahlungen an Mitarbeiter leisten und die entsprechenden Steuern einreichen. Jedes Gehaltsabrechnungssystem besteht aus wenigen Komponenten.

Zeiterfassung :Richten Sie ein Zeiterfassungssystem für Ihre stündlichen Mitarbeiter ein und schulen Sie es in der Anwendung. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Überstundenvergütung und Urlaubsanträge. Lohn- und Zeiterfassungssoftware kann dabei helfen, diese Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren

Löhne :Das Lohn- oder Bruttolohnsystem berechnet den Stundenlohn und die geleisteten Arbeitsstunden. Und für Angestellte, ihr Jahresgehalt wird durch die Anzahl der Entgeltperioden geteilt.

Einbehalte :Die Gehaltsabrechnungssoftware berechnet die entsprechenden Steuerpflichten anhand der Informationen, die auf dem W-4 jedes Mitarbeiters zu finden sind, sowie andere föderale, Landes- und Kommunalgesetze. Es automatisiert die Zahlungen an Ihre Steuerbehörden und führt Aufzeichnungen zu Compliance-Zwecken. Sie kann auch Abzüge für Lohnpfändungen verarbeiten, Falls benötigt.

Leistungen :Ähnlich wie Steuern, Das Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Softwaresystem zieht den Leistungsanteil des Mitarbeiters ab, bevor ein Scheck gezogen wird, um eine pünktliche Zahlung zu gewährleisten.

Weitere nützliche Funktionen :Top-Tier-Gehaltsabrechnungssoftware lässt sich in andere Unternehmenssoftware wie HR- und Buchhaltungssoftware integrieren, um andere gängige Gehaltsabrechnungs- und Finanzprobleme zu lösen.

Legen Sie Gehaltsabrechnungsrichtlinien und -verfahren fest

Nachdem Sie sich für ein Gehaltsabrechnungssystem entschieden haben, Festlegung von Standardrichtlinien und -verfahren zur effizienten und zeitnahen Verwaltung von Gehaltsabrechnungsaufgaben. Hier sind einige Details zu Ihrem Lohnzeitraum und Ihren Leistungen, die Sie allen Mitarbeitern mitteilen sollten:

• So funktioniert Ihre Gehaltsabrechnung. Mitarbeiter in Zeiterfassungsverfahren schulen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Gehaltsabrechnungsprobleme und andere Unternehmensrichtlinien haben, wie bezahlter Urlaub. Ziehen Sie ein Lohnabrechnungs-Softwaresystem mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche in Betracht, das alle Ihre Mitarbeiter, unabhängig von technischen Fähigkeiten, kann leicht auf die Zeit zugreifen und sie verwenden, um Zeit zu melden, Urlaub anfordern und andere wichtige Gehaltsabrechnungsinformationen sicher anzeigen.
• Wann ist die Abrechnungsperiode. Die Zahlungshäufigkeit hängt weitgehend davon ab, was für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter am besten funktioniert. obwohl einige Staaten auch Gesetze zur Mindestlohnzeit haben. Die meisten Arbeitgeber entscheiden sich für eine zweiwöchentliche Gehaltsperiode, mit Freitag der beliebteste Zahltag. Mitarbeiter verlassen sich auf ihren Gehaltsscheck und es ist wichtig für sie zu wissen, wann sie einen Gehaltsscheck erwarten können. Und Sie müssen wissen, wann Sie die Gehaltsabrechnung bearbeiten, damit Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen über genügend Mittel verfügt, um die Kosten zu decken.
• Wie Vorteile funktionieren. Welche Art von Gesundheitsplan bieten Sie an? Wie viel wird von jedem Scheck abgezogen, um die Prämien zu decken? Wie sieht es mit Rentenbeiträgen aus? Gibt es ein Arbeitgeber-Match-Programm, wenn Arbeitnehmer in ihre Altersvorsorge einzahlen? Nachdem der Leistungsplan erstellt wurde, Kommunizieren Sie dies während Ihrer Onboarding-Prozesse.

So führen Sie die Gehaltsabrechnung durch

Nun, da Ihre Lohnabrechnungsprozesse eingerichtet sind und Sie beginnen können, Dabei sind einige Schritte zu beachten. Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter gearbeitet haben.

Verwenden eines Zeiterfassungssystems

Verfolgen Sie die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters. Ein Zeiterfassungssystem hilft Ihnen bei der Berechnung der Löhne für Mitarbeiter, die auf Stundenbasis bezahlt werden. Es kann auch von Angestellten verwendet werden, wenn diese Zeit für bestimmte Projekte oder Kunden abrechnen. Verwenden Sie eine Gehaltsabrechnungssoftwarelösung mit Zeiterfassungs- und Berichtsfunktionen.

Nachdem Sie eine vollständige Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden und des Gehalts für die Mitarbeiter haben, Sie sind bereit, mit der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung zu beginnen. Für eine effiziente Gehaltsabrechnung sind folgende Schritte erforderlich:

1. Löhne berechnen. Entweder Stundenlohn oder Gehalt, Finden Sie den Bruttolohn für jeden Mitarbeiter. Vergessen Sie nicht, die Überstundenvergütung gegebenenfalls zu berechnen.
2. Nettolohn berechnen. Ziehen Sie alle erforderlichen Lohnsteuern ab, Leistungsbeiträge und Lohnpfändungen vom Bruttolohn. Dies kann zwar manuell erfolgen, Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann diesen Schritt automatisieren.
3. Bezahlen Sie die Mitarbeiter und verteilen Sie bei Bedarf Gehaltsabrechnungen. Einige Staaten verlangen keine Gehaltsabrechnungen, Aber auch wenn dies nicht erforderlich ist, ist es eine allgemein anerkannte beste Geschäftspraxis, sie nach jeder Gehaltsperiode an die Mitarbeiter weiterzugeben. Dies kann elektronisch oder in Papierform erfolgen.
4. Hinterlegen Sie alle Lohnsteuern. Dazu gehören die Einnahmen des Bundes, FICA, FUTA und lokale Steuern, die vom Arbeitnehmerlohn sowie vom Arbeitgeberanteil einbehalten werden. Wieder, Eine Lohnabrechnungssoftware kann diesen Prozess automatisieren, indem sie Lohnsteuern für Sie einreicht und einzahlt.
5. Aufzeichnungen machen. Bleiben Sie konform mit IRS, DOL und lokale Vorschriften.
6. Füllen Sie alle erforderlichen Steuerformulare aus. Dies erfolgt vierteljährlich für Bundeseinkommensteuern und FICA, und jährlich für FUTA. Die Häufigkeit der Einreichungen auf lokaler und staatlicher Ebene wird variieren.

Verwaltung von Lohnsteuern

Den Überblick zu behalten und alle Lohnsteuern korrekt zu bezahlen, ist keine leichte Aufgabe. weil Sie möglicherweise mehreren Steuern auf Bundesebene unterliegen, Landes- und Kommunalebene. Hier ist ein kurzer Überblick über die Lohnsteuern, die Unternehmen verfolgen müssen:

• Bundeseinkommensteuern: Jeder Mitarbeiter wird basierend auf seinem Einkommen und seinen Einbehalten aus seinem IRS-Formular W-4 unterschiedlich besteuert. Online-Rechner und Gehaltsabrechnungssoftware können bei dieser komplexen Berechnung helfen.
• FICA-Steuern: Diese finanzieren Sozialversicherung und Medicare und der Betrag wird zu gleichen Teilen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Für die Sozialversicherung, Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils 6,25 % des Bruttolohns, also insgesamt 12,4 % auf bis zu 137 US-Dollar, 700 des Arbeitnehmereinkommens. Der Betrag, der während ihrer beruflichen Laufbahn in die Sozialversicherung der Arbeitnehmer eingezahlt wird, bestimmt, wie viel Leistung sie nach ihrer Pensionierung erhalten. Und die Medicare-Steuer beträgt 1,45% sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.
• FUTA-Steuern: FUTA wird vom Arbeitgeber bezahlt. Der FUTA-Steuersatz beträgt 6% auf die ersten 7 $, 000 in einem Kalenderjahr gezahlte Löhne, es sei denn, Ihr Bundesstaat erhält eine Steuergutschrift, die Ihre FUTA-Gesamtzahlung senkt.
• Sonstige steuerliche Aspekte: Zahlen Sie die entsprechenden staatlichen und lokalen Einkommenssteuern, plus zusätzliche finanzielle Verpflichtungen wie Berufsunfähigkeitsversicherung, Arbeitnehmerentschädigung und staatliche Arbeitslosenversicherung.

Neben der Zahlung dieser Steuern, Unternehmen müssen sie gemäß den IRS-Zeitplänen melden. Alle Unternehmen müssen die Lohnsteuern mit äußerster Genauigkeit verwalten, um IRS-Strafen und Probleme mit Mitarbeitern zu vermeiden. Der IRS verlangt die Zahlung von Lohnsteuern zu bestimmten Terminen, entweder zweiwöchentlich oder monatlich, und Sie können mit hohen Geldstrafen rechnen, wenn Sie diese Fristen versäumen – bis zu 10 % Strafen. Wenn Sie wenig Geld haben und nicht alle Ihre Ausgaben decken können, Es gibt bessere Möglichkeiten, Cashflow-Probleme zu lösen, als Ihre Steuerrechnungen zu überspringen. Und kein Mitarbeiter möchte mit einer unerwarteten Steuerrechnung konfrontiert werden, weil sein Arbeitgeber eine falsche Quellensteuerberechnung verwendet hat.

Die Bedeutung der Lohnbuchhaltung

Bundes- und staatliche Behörden haben Gesetze, die Sie verpflichten, bestimmte Gehaltsabrechnungen zu führen, falls die Behörden die Informationen benötigen.

Unter der FLSA, Arbeitgeber müssen für alle nicht befreiten Arbeitnehmer bestimmte Aufzeichnungen drei Jahre lang aufbewahren, wie Mitarbeitername, Adresse und Beruf, sowie Details zur Gehaltsabrechnung wie geleistete Arbeitsstunden und verdiente Löhne.

Nach den IRS-Vorschriften, Alle Aufzeichnungen über die Lohnsteuer müssen mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden und sollten auf Anfrage zur Überprüfung durch den IRS verfügbar sein. Der IRS verlangt auch, dass Unternehmen Informationen zu jedem Mitarbeiter aufbewahren, einschließlich Löhne, Einbehaltungsbescheinigungen sowie Daten und Beträge der in ihrem Namen getätigten Steuereinzahlungen. Ein Verstoß gegen die Anforderungen an die Lohnbuchhaltung kann zu kostspieligen Geldstrafen beim IRS und dem DOL führen. Und falls es zu Streitigkeiten kommt, klar, genaue Aufzeichnungen können zum Schutz Ihres Unternehmens beitragen.

Über rechtliche Gründe hinaus, Eine gute Buchhaltungspraxis für die Gehaltsabrechnung kann Ihnen helfen, wichtige Geschäftskennzahlen wie Produktivität, Mitarbeiterausfälle und Lohnkosten.

Verwenden Sie eine Person oder einen Manager für Gehaltsabrechnungspunkte

Mit den sich ändernden Gehaltsabrechnungspraktiken und -vorschriften Schritt zu halten, ist eine häufige Herausforderung für die Gehaltsabrechnung. Eine Lösung besteht darin, jemanden als Ihren Gehaltsabrechnungspunkt-Mitarbeiter zuzuweisen oder einen Gehaltsabrechnungsmanager einzustellen. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung manuell ausführen oder eine Gehaltsabrechnungssoftwarelösung verwenden, die Rolle des Gehaltsabrechnungsmanagers kann eine Vollzeitbeschäftigung sein. Und selbst wenn Sie die Gehaltsabrechnung auslagern, Ein Mitarbeiter der Lohnabrechnungsstelle kann dabei helfen, den Prozess sowie den zeitnahen Informationsaustausch zwischen Ihrem Unternehmen und dem Dienstleister zu überwachen.

Gehaltsabrechnungsmanager übernehmen in der Regel die folgenden Aufgaben:

• Lohnabrechnung bearbeiten
• Leistungsbeiträge abziehen
• Sicherstellung der Lohnsteuer-Compliance
• Lohngesetze verstehen und befolgen
• Alle notwendigen Steuern bezahlen
• Übermittlung von Gehaltsabrechnungen an den IRS und andere Regierungsbehörden
• Führen aller erforderlichen und hilfreichen Aufzeichnungen
• Beantwortung von Anfragen zur Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern

Gehaltsabrechnungsmanager verbessern Ineffizienzen im Gehaltsabrechnungsprozess. Und sie arbeiten eng mit der Buchhaltung zusammen, um Strategien für das Personalmanagement zu entwickeln, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verbessern.

Zu welchem ​​Zeitpunkt sollte ein kleines Unternehmen eine Person für die Gehaltsabrechnung ernennen oder einen dedizierten Gehaltsabrechnungsmanager einstellen? Wenn die Gehaltsabrechnung Kopfschmerzen bereitet und andere Projekte behindert. Wenn Sie Fehler bei der Gehaltsabrechnung haben oder Schwierigkeiten haben, mit den Regeln und Vorschriften Schritt zu halten, erwägen, einen Lohnbuchhalter einzustellen. Und während Ihr Geschäft weiter wächst, Erwägen Sie, die Rolle zu erweitern und ein eigenes Gehaltsabrechnungsteam aufzubauen.

10 Tipps zur Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen

Die folgenden 10 Tipps können Ihrem Kleinunternehmen dabei helfen, die Gehaltsabrechnung erfolgreich zu verwalten.

1. Bringen Sie Ordnung in Ihre Finanzen. Legen Sie ein Budget für die Gehaltsabrechnung fest und schätzen Sie die Kosten für die Gehaltsabrechnung. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens 20 % zum Grundgehalt eines Mitarbeiters hinzufügen, um Steuern zu berücksichtigen. Sozialleistungen und sonstige Gehaltsabrechnungen. Wenn Sie die Cashflows Ihres Unternehmens verstehen, können Sie Ihre Finanzen gesund halten und sicherstellen, dass Sie über genügend Geld verfügen, um die Mitarbeiter pünktlich zu bezahlen.

2. Machen Sie sich mit dem Arbeitsrecht vertraut auf einem föderalen, Landes- und Kommunalebene, und behalten Sie immer den Überblick über Veränderungen. Die Nichteinhaltung kann zu empfindlichen Strafen führen.

3. Informieren Sie sich über die IRS-Gehaltssteuerpflichten Ihres Unternehmens , zuzüglich aller staatlichen und lokalen Steueranforderungen. Wie das Arbeitsrecht, diese sind freibleibend, und Strafen können schwerwiegend sein.

4. Behalten Sie alle Lohnsteuerzahlungen und Meldefristen im Auge. Lohnsteuern müssen bis zu bestimmten Terminen beim IRS eingereicht werden. Andernfalls werden Ihnen Strafen berechnet, die sich je nach Verspätung Ihrer Steuerzahlung erhöhen.

5. Wissen Sie, welche Gehaltsabrechnungen Sie führen müssen die IRS- und DOL-Anforderungen einzuhalten, und wie lange Sie sie aufbewahren müssen.

6. Klassifizieren Sie Arbeiter immer richtig. Mitarbeiter reichen ein Formular W-2 ein, die verwendet wird, um zu bestimmen, wie viel Geld für die Bundeseinkommensteuern einzubehalten ist. Unabhängige Auftragnehmer, auf der anderen Seite, für die gesamte Lohnsteuer verantwortlich sind und nichts von ihrem Lohn einbehalten wird, so reichen sie ein Formular W-9 ein.

7. Zögern Sie nicht mit einer Gehaltsabrechnungssoftwarelösung; die Gehaltsabrechnung ist schneller, einfacher und genauer mit einem System, das Prozesse vereinfachen kann.

8. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnabrechnungslösung Ihren Anforderungen entspricht. Identifizieren Sie wichtige Funktionen und stellen Sie sicher, dass sie in Ihrer Software enthalten sind. Zum Beispiel, wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware in Ihre Unternehmensbuchhaltung oder Human Capital Management Software integrieren möchten, Stellen Sie sicher, dass dies eine Option ist. Fordern Sie eine Produkttour an und lernen Sie die Software kennen, bevor Sie sie kaufen.

9. Integrieren Sie Ihre Lohnabrechnungslösung mit anderer Unternehmenssoftware, B. Buchhaltungssysteme oder HR-Systeme. Dies macht es für Kleinunternehmer einfacher, das große Ganze zu sehen, wie sich die Gehaltsabrechnung auf den Cashflow auswirkt.

10. Überprüfen Sie immer die Dateneingabe, auch wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware verwenden. Stundenzettel, Gehaltsabrechnungen, Leistungsberechnungen, Abzüge, Urlaubsanträge, IRS-Formulare und alle anderen Gehaltsabrechnungsdokumente müssen korrekt sein und eine doppelte Überprüfung Ihrer Arbeit kann Ihnen helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden.

Wie Software und Automatisierung kleinen Unternehmen bei der Gehaltsabrechnung helfen können

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung kann einer der mühsamsten und zeitaufwendigsten Aspekte bei der Führung eines kleinen Unternehmens sein. angesichts der sich wiederholenden Details und müssen sich über sich ändernde Lohn- und Steuergesetze auf dem Laufenden halten. Jedoch, Gehaltsabrechnungssoftware kann die Effizienz erheblich steigern und durch Automatisierung Kopfschmerzen reduzieren. Zum Beispiel, Gehaltsabrechnungssoftware kann:

• Gehaltsschecks genau berechnen, unter Berücksichtigung aller notwendigen Faktoren, einschließlich Löhne, Steuereinbehalte, Standort und Sozialleistungen. Es eliminiert manuelle Zählungen.
• Überstunden berechnen, Urlaubsgeld und ggf. Zulagen nach Dienstschluss. Ob es nur darum geht, Unternehmensrichtlinien zu befolgen oder bundesstaatliche oder staatliche Vorschriften einzuhalten, Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware erleichtert die Verfolgung selbst komplexer Zeitpläne erheblich.
• Verfolgen Sie Urlaubsanträge oder Krankheitstage. Lohnbuchhaltungssoftware kann auch Leistungen wie die Anrechnung von bezahlter Freizeit abwickeln, die möglicherweise ausgezahlt werden muss, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
• Bleiben Sie auf dem Laufenden über Steuer- und Lohngesetze auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene. Sparen Sie Zeit und sorgen Sie für Compliance.
• Bezahlen Sie Mitarbeiter automatisch per Direkteinzahlung oder Bezahlkarten.
• Reduzieren Sie menschliche Fehler. Die manuelle Eingabe von Gehaltsabrechnungsinformationen kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Aber die Automatisierung kann die Details handhaben und gleichzeitig es Gehaltsabrechnungsmanagern und Mitarbeitern ermöglichen, sich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.

Da die Verwaltung der Gehaltsabrechnung eine kritische Verwaltungsaufgabe ist, die in jeder Abrechnungsperiode genau und pünktlich ausgeführt werden muss, Es ist wichtig, ein System einzurichten, das für Ihr kleines Unternehmen geeignet ist. Gehaltsabrechnungssoftware und -automatisierung können die Effizienz und Genauigkeit erheblich verbessern und gleichzeitig Ihrem Unternehmen helfen, den dynamischen und herausfordernden Bundes-, staatliche und lokale Steuervorschriften. Es erspart Ihnen und Ihren Gehaltsabrechnungsmanagern, sich in die Details allzu komplexer Prozesse zu verwickeln. Leistungsstarke Gehaltsabrechnungssoftware lässt sich auch in Buchhaltungslösungen integrieren, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.