So erstellen Sie Ihre Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen im Jahr 2021

Die Gehaltsabrechnung ist eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe, und es ist wichtig, es richtig zu machen. Kleine Unternehmen haben viele Möglichkeiten für die Gehaltsabrechnung, einschließlich Software und Online-Lösungen, die die meisten Schritte automatisieren und dabei helfen, die Genauigkeit zu gewährleisten. Aber wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, Es ist möglich, einen Do-it-yourself-Ansatz (DIY) zu verfolgen – solange Sie sicherstellen, dass Sie alle Schritte verstehen, Bleiben Sie über steuerliche und rechtliche Anforderungen auf dem Laufenden und nehmen Sie sich die Zeit, den gesamten Prozess sorgfältig zu verwalten.

Warum sollten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst übernehmen?

Viele Unternehmer beginnen mit einem oder wenigen Mitarbeitern, und kann nicht vorhersagen, wie stark das Geschäft wachsen wird. Unter diesen Umständen, es kann sinnvoll sein, die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell zu bearbeiten, zumindest am anfang. Das bedeutet, dass das Unternehmen keine Gehaltsabrechnungslösungen recherchieren oder für diese Technologie bezahlen muss.

Die manuelle Bearbeitung der Gehaltsabrechnung ist jedoch zeitaufwändig und es ist schwer, Fehler zu vermeiden. vor allem, wenn das Unternehmen neue Mitarbeiter hinzufügt und die Gehaltsabrechnung komplexer wird. Eine nicht ordnungsgemäße Bezahlung Ihrer Mitarbeiter kann zu Verlusten von Mitarbeitern führen und Ihrem Ruf in der Branche schaden. Was ist mehr, Bei falscher Gehaltsabrechnung kann das Unternehmen mit möglichen Geldstrafen belegt werden. Aus diesem Grund entscheiden sich viele kleine Unternehmen letztendlich dafür, eine Gehaltsabrechnungssoftware zu verwenden, um den Prozess zu automatisieren und Fehler zu reduzieren.

Häufige Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen

Die manuelle Gehaltsabrechnung kann überraschend schwierig sein, vor allem, wenn das Geschäft wächst, denn Lohn- und Steuerberechnungen sind komplex und es gibt erhebliche negative Folgen, wenn Sie Fehler machen oder nicht alle Vorschriften einhalten.

• Genauigkeit der Gehaltsabrechnung. Die eigene Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erhöht das Risiko menschlicher Fehler, Dies ist eine der Hauptursachen für Ungenauigkeiten bei der Gehaltsabrechnung. Fehler bei der Berechnung von Löhnen und Steuern können zu unzufriedenen Mitarbeitern und erheblichen Geldstrafen von den Finanzbehörden bei Nichteinhaltung führen.
• Bleiben Sie über arbeitsrechtliche und steuerliche Änderungen auf dem Laufenden. Im Allgemeinen, es liegt in Ihrer Verantwortung als Geschäftsinhaber, Lohnsteuern genau zu berechnen und einzubehalten, fristgerecht Steuern zahlen und die entsprechenden Gewerbesteuerformulare einreichen. Das ist eine Herausforderung, da sich die Regeln beim Bund ständig weiterentwickeln, Landes- und Kommunalebene, und die Nichteinhaltung dieser Verschiebungsvorschriften kann wiederum zu Strafen führen.
• Aufzeichnungen führen. Die Führung korrekter Aufzeichnungen ist nicht nur für geschäftliche Zwecke, sondern auch für die Compliance wichtig. Zum Beispiel, Der Fair Labor Standards Act (FLSA) schreibt vor, dass Unternehmen mindestens drei Jahre lang Aufzeichnungen über die Einkünfte ihrer Mitarbeiter führen müssen. Viele Kleinunternehmer finden das nicht einfach, wenn sie versuchen, einen hektischen täglichen Betriebsplan mit begrenzten Ressourcen zu verwalten.
• Fehlklassifizierung von Mitarbeitern. Viele Unternehmen haben eine Mischung aus Vollzeitbeschäftigten, Teilzeitkräfte und Auftragnehmer. Jede Arbeitnehmerkategorie hat Anspruch auf unterschiedliche Leistungen, und die falsche Einstufung von Arbeitnehmern kann schwerwiegende Folgen haben. Zum Beispiel, wenn Sie einen Vollzeitbeschäftigten irrtümlich als selbstständigen Auftragnehmer einstufen, Ihnen drohen Strafen sowie die Haftung für nicht gezahlte Steuern und Leistungen.

Drei Schritte im Gehaltsabrechnungsprozess

Auf hohem Niveau, Die Lohnbuchhaltung kann in drei Phasen unterteilt werden:Vorbereitung, Mitarbeiterzahlung und Nachzahlungsaktivitäten.

1. Vorbereitung Sie müssen die Gehaltsabrechnung einrichten, bevor Sie mit der Bezahlung der Mitarbeiter beginnen können. Dazu gehören die Bestimmung der Zahlungshäufigkeit für Stunden- und Gehaltsmitarbeiter sowie ein Mechanismus zur Erfassung ihrer Arbeitszeit. Sie müssen W-4-Formulare von Mitarbeitern anfordern, um zu bestimmen, wie viel Steuern von ihren Gehaltsschecks einbehalten werden sollen. sowie I-9-Formulare, um ihre Berechtigung zur Arbeit in den USA zu bestätigen. Ihr Unternehmen benötigt außerdem eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) vom IRS. Es lohnt sich im Allgemeinen, ein separates Gehaltsbankkonto einzurichten, um die Gehaltsabrechnung einfacher zu verfolgen und zu verwalten. Die meisten Arbeitgeber zahlen per Direkteinzahlung, Dies erfordert die Einrichtung einer Direkteinzahlungsfunktion bei Ihrer Bank und das Einholen der Bankkontodaten Ihrer Mitarbeiter, sowie deren Einzugsermächtigung.
2. Mitarbeiter bezahlen. Für jeden Abrechnungslauf, Sie berechnen den Bruttolohn jedes Mitarbeiters, Steuern und andere Abzüge einbehalten. Dann verteilen Sie den Nettolohn per Direkteinzahlung an die Mitarbeiter, Überprüfung oder andere Methoden.
3. Nach Bezahlung. Sie müssen Steuern zahlen und die entsprechenden Formulare bis zum IRS-Deadline einreichen. Sie senden dem IRS die Bundessteuern, die Sie von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten haben, zuzüglich des Arbeitgeberanteils an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, normalerweise jeden Monat. Sie zahlen auch alle staatlichen und lokalen Steuern. Am Ende des Kalenderjahres, Steuerformulare an die Mitarbeiter verteilen.

8 Schritte, um die Gehaltsabrechnung selbst zu bearbeiten

Hier ist ein genauerer Blick auf die Schritte bei der DIY-Gehaltsabrechnung:

1. Sammeln von W-4-Formularen. Sie benötigen von jedem neuen Mitarbeiter ein ausgefülltes Formular W-4, um zu bestimmen, wie viel von seinem Bruttolohn einbehalten werden soll. Die Einbehaltung hängt von mehreren Faktoren ab, einschließlich, ob ein Arbeitnehmer verheiratet oder ledig ist und wie viele unterhaltsberechtigte Personen sie haben. W-4s verfallen nicht, muss jedoch aktualisiert werden, wenn sich der Status eines Mitarbeiters ändert, wie zum Beispiel heiraten, geschieden oder haben ein Kind.
2. Erhalten einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Der IRS verwendet EINs, um Unternehmen zu identifizieren, genauso wie es Sozialversicherungsnummern verwendet, um Personen zu identifizieren. Sie benötigen eine EIN, auch wenn Sie nur einen Mitarbeiter haben, weil Sie ohne sie keine Arbeitnehmersteuer zahlen können. Die Bewerbung ist kostenlos und einfach – Sie können dies telefonisch tun, Post, Fax oder online. Der IRS bevorzugt Online-Bewerbungen und wird Ihnen umgehend eine EIN zustellen, solange Ihr Antrag genehmigt wird. Sie müssen dem IRS nur mitteilen, welche Art von Geschäft Sie haben – ob es sich um ein Unternehmen oder eine LLC handelt. Geben Sie beispielsweise eine Geschäftsadresse an und sagen Sie, warum Sie eine EIN wünschen.
3. Wählen Sie Ihren Gehaltsplan. Typische Gehaltsfrequenzen sind wöchentlich, alle zwei Wochen (zweiwöchentlich), zweimal im Monat (halbmonatlich) oder monatlich. Einige Staaten erlauben nur bestimmte Zahlungsfrequenzen, Überprüfen Sie daher die Anforderungen Ihres Staates, bevor Sie diese Wahl treffen. Jede Option hat Vor- und Nachteile, und Sie müssen die Vorteile für das Unternehmen gegen die Vorteile für die Mitarbeiter abwägen. Monatliche Lohnperioden erfordern für Arbeitgeber am wenigsten Arbeit und können dazu beitragen, den Cashflow des Unternehmens zu verbessern. aber sie sind oft nicht die erste Wahl der Mitarbeiter. Viele Unternehmen bezahlen Angestellte zweimal im Monat und Angestellte wöchentlich.
4. Einkommensteuer ermitteln und einbehalten. Dies ist einer der komplexesten Aspekte bei der Berechnung des Arbeitnehmerentgelts. und es ist leicht, Fehler zu machen. Die Vorsteuerbeiträge zur Krankenversicherung (Krankenversicherung, Zahn- und Sehkraft) und Altersvorsorge. Dann, für jeden Mitarbeiter, Berechnung des geschuldeten Betrags bei der Bundes- und Landeseinkommensteuer sowie bei den Steuern des Bundesversicherungsbeitragsgesetzes (FICA), die Sozialversicherung und Medicare finanzieren, zusammen mit allen lokalen Steuern.
5. Führen Sie die Zahlen aus. Ziehen Sie die Vorsteuerabzüge und Steuern vom Bruttolohn ab, um den Nettolohn jedes Mitarbeiters zu erhalten. Für Angestellte, Der Bruttolohn ändert sich nicht von Gehaltsscheck zu Gehaltsscheck, es sei denn, es gibt außergewöhnliche Umstände wie unbezahlten Urlaub oder variable Zahlungen wie Boni und Provisionen. Der Bruttolohn für Arbeitnehmer wird berechnet, indem ihr Jahreslohn durch die Anzahl der Lohnperioden pro Jahr geteilt wird. Für Stundenarbeiter, Sie müssen die zum regulären Stundenlohn geleisteten Arbeitsstunden zuzüglich etwaiger Überstunden kennen, und das Urlaubsgeld einkalkulieren, bezahlter Krankenstand und Urlaubstage.
6. Verteilen Sie Gehaltsschecks oder direkte Einzahlung. Die Direkteinzahlung ist bei weitem die beliebteste Zahlungsmethode für Mitarbeiter. aber viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitern andere Möglichkeiten, wie Schecks oder Zahlkarten, das sind spezielle wiederaufladbare Debitkarten. Mit Bezahlkarten, Sie zahlen den Lohn eines Mitarbeiters auf ein mit der Karte verknüpftes Konto ein; der Mitarbeiter kann die Karte dann für Einkäufe verwenden, wie eine normale Debitkarte.
7. Steuern zahlen. Sie müssen die Steuern zahlen, die Sie von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten haben, zuzüglich des Arbeitgeberanteils an den Steuern. Zum Beispiel, Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen jeweils 7,65 % des Verdienstes eines Arbeitnehmers an die FICA Steuerbeiträge entrichten. Sie müssen auch die Arbeitslosenversicherung des Bundes sowie alle staatlichen und lokalen Steuern zahlen. Der Zeitpunkt dieser Steuerzahlungen hängt von der Größe Ihres Unternehmens und dem Staat, in dem Sie tätig sind, ab. Die meisten Unternehmen müssen monatlich oder halbwöchentlich Bundessteuern zahlen. Viele Staaten verlangen vierteljährliche Zahlungen.
8. Steuerformulare einreichen. Arbeitgeber müssen in der Regel einige Steuerformulare vierteljährlich und andere am Jahresende einreichen. Zum Beispiel, Sie müssen die FICA-Steuern und einige andere einbehaltene Steuern jedes Quartal auf dem IRS-Formular 941 melden. Am Ende des Jahres, Sie stellen regulären Mitarbeitern W-2-Formulare zur Verfügung, die ihre Löhne und einbehaltenen Steuern zusammenfassen, und Sie müssen diese Formulare auch beim IRS einreichen. Sie sind auch dafür verantwortlich, das Formular W-3 einzureichen, ein zusammenfassendes Formular, das den von Ihnen eingesandten W-2 beiliegt, sowie Formular 940 für die Bundesarbeitslosensteuer. Es gibt Fristen für die Einreichung jedes dieser Formulare, mit Strafen und Verzugszinsen.

8 Schritte zur DIY-Gehaltsabrechnung 1 Berechtigung prüfen Überprüfen Sie die Identität des neuen Mitarbeiters und die Arbeitsgenehmigung mit dem Formular I-9. 2 Sammle W-4-Formulare Holen Sie sich von jedem neuen Mitarbeiter ein W-4, um den Steuereinbehalt zu ermitteln. 2 Holen Sie sich eine EIN Sie benötigen eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer vom IRS, um Mitarbeiter zu bezahlen. 3 Wählen Sie einen Gehaltsabrechnungsplan Die Optionen variieren je nach Bundesstaat – übliche Häufigkeiten umfassen wöchentliche, zweiwöchentlich und halbmonatlich. 4 Steuern berechnen und einbehalten Berechnen Sie Mitarbeitersteuern und andere Abzüge, die Sie von ihren Gehaltsschecks einbehalten. 5 Führen Sie die Zahlen aus Berechnen Sie den Nettolohn für jeden Mitarbeiter, indem Sie Steuern und andere Abzüge vom Bruttolohn abziehen. 6 Mitarbeiter bezahlen Zu den Optionen gehören Direkteinzahlung, Scheck- oder Zahlkarte. 7 Steuern zahlen Den Anteil des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers an den Bundes-, staatliche und lokale Steuern 8 Steuerformulare einreichen Reichen Sie vierteljährliche und jährliche Steuerformulare beim Bund ein, Landes- und Kommunalbehörden. Stellen Sie den Mitarbeitern W-2 zur Verfügung.

Die Wahl einer Lohnabrechnungssoftware für ein kleines Unternehmen

Wenn Unternehmen wachsen, DIY-Ansätze werden weniger überschaubar. Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung erheblich vereinfachen, Genauigkeit und Konformität zu gewährleisten. Je nach Lösung, Software kann auch Lohn- und Steuerzahlungen und Steuererklärungen automatisieren, Bilanzierung von Steuergutschriften. Hier sind fünf Dinge, die Sie bei der Auswahl einer Lohnabrechnungslösung beachten sollten:

1. Wie viel können Sie ausgeben? Suchen Sie nach einem System, das zu Ihrem Budget passt. Sie müssen die Kosten gegen den Nutzen abwägen, Dies kann eine höhere Genauigkeit und Geschwindigkeit beinhalten, zusätzlich dazu, dass die Mitarbeiter Zeit für andere Aktivitäten freisetzen. Viele Lohnabrechnungslösungen werden pro Mitarbeiter berechnet, Die Kosten sind also proportional zur Größe Ihres Unternehmens. Einige Gehaltsabrechnungslösungen werden als Teil größerer Business-Software-Suiten bereitgestellt, die zusätzliche Vorteile wie vereinfachte Buchhaltung und Kostenanalyse bieten können. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Funktionen eines Gehaltsabrechnungsdienstes in der Grundgebühr enthalten sind. und die extra kosten. Denken Sie auch an potenzielles Wachstum. Die Migration von einer Gehaltsabrechnungssoftware zu einer anderen ist zwar nicht allzu kompliziert, Dies ist eine Überlegung, wenn Sie ein schnelles Wachstum erwarten.
2. Wie kompliziert sind Ihre Gehaltsabrechnungen? Ein größeres Unternehmen mit unterschiedlichen Mitarbeiterkategorien in mehreren Steuerjurisdiktionen wird eine ausgefeiltere Software benötigen als ein kleines Unternehmen mit Angestellten in einem einzigen Staat. Und je weniger Lohn- und Gehaltsabrechnungskenntnisse Sie intern haben, je höher der Wert eines Systems ist, das alle Aspekte der Gehaltsabrechnung abwickelt, einschließlich automatischer Zahlungen und Steuererklärungen.
3. Gibt es Lösungen, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind? Einige Lösungen sind so konzipiert, dass sie die Anforderungen bestimmter Arten von Unternehmen erfüllen, z. wie Anwaltskanzleien oder Restaurants. Wenn Sie in einem Marktsegment mit vielen kleinen Unternehmen tätig sind, Es gibt wahrscheinlich mindestens ein Angebot, das für ein Unternehmen Ihres Profils entwickelt wurde. und es lohnt sich zu sehen, ob diese Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.
4. Welche Art von Berichten möchten Sie erstellen? Von seiner besten Seite, Gehaltsabrechnungssoftware kann strategische Entscheidungen unterstützen, indem Sie Kosten und Auswirkungen potenzieller Geschäftsentscheidungen schnell analysieren können. Wie viel können wir einsparen, indem wir unseren Mix aus festangestellten und stundenweise Beschäftigten ändern, um Überstunden zu reduzieren? Wie hoch werden die Personalkosten steigen, wenn wir statt in Chicago ein neues Büro in Boston eröffnen? Lohnabrechnungssoftware, die Teil einer integrierten Suite ist, kann auch die Durchführung zusätzlicher Analysen und Berichte erleichtern, die Lohnabrechnungsdaten mit anderen Geschäftsinformationen kombinieren.
5. Wie zufrieden sind andere mit den Softwarepaketen, die Sie in Betracht ziehen? Das Lesen von Online-Kundenbewertungen und Fallstudien kann hilfreich sein. Aber hören Sie damit nicht auf – nehmen Sie Kontakt mit Anbietern auf, die Sie interessieren, und fragen Sie nach Referenzkunden.

Häufig gestellte Fragen zur Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen

• Warum brauche ich ein Gehaltsabrechnungssystem?

  Theoretisch, jeder kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Hilfe von Tabellenkalkulationen selbst verwalten, aber das ist kompliziert, zeitaufwendig und erfordert Fachwissen. Wenn Sie Fehler machen, Sie können mit erheblichen Strafen rechnen. Für die meisten Unternehmen ist Es ist sinnvoll, ein Gehaltsabrechnungssystem zu verwenden, das den Prozess automatisiert, und möglicherweise einen Buchhalter hinzuzuziehen, der sich mit den neuesten Gesetzen und Steuern auskennt.

• Was ist ein Gehaltsrechner?

  Ein Gehaltsrechner ist ein Online-Tool, das den Nettolohn und die Einbehalte eines Mitarbeiters berechnet. Sie geben Daten wie Lohnsatz, lokale Steuerhoheit und alle Ausnahmen. Dann führt der Rechner die Zahlen aus.

• Was ist eine Lohnbuchhaltung?

  Buchhalter und Buchhalter verwenden Gehaltsjournaleinträge, um die an die Mitarbeiter gezahlte Vergütung zu erfassen. Diese Einträge können dann in das Hauptbuch des Unternehmens übernommen werden. Es gibt drei Hauptarten der Erfassung:Ersterfassung (Bruttolöhne der Arbeitnehmer zusammen mit Quellensteuern und allfälligen Zusatzsteuern), aufgelaufene Löhne (ein Eintrag, der am Ende jeder Abrechnungsperiode erfasst wird, um alle geschuldeten, aber noch nicht gezahlten Löhne zu erfassen), und manuelle Zahlungen (diese umfassen gelegentliche manuelle Gehaltsschecks, die aufgrund von Gehaltsanpassungen oder -kündigungen generiert werden).

Es ist möglich, die Gehaltsabrechnung selbst zu verwalten, aber es ist kompliziert, arbeitsintensiv und fehleranfällig, insbesondere für jedes Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Mitarbeiter. Da die Lohn- und Gehaltsabrechnung eher ein Verwaltungsaufwand als eine umsatzgenerierende Aktivität ist, Die meisten Unternehmen möchten den Zeit- und Geldaufwand, den sie dafür aufwenden, minimieren. Für viele kleine Unternehmen, Die Verwendung von Gehaltsabrechnungssoftware zur Automatisierung des Prozesses ist eine viel bessere Option, als zu versuchen, die Gehaltsabrechnung manuell abzuwickeln.