16 Top-Gehaltsabrechnungsherausforderungen für kleine Unternehmen und wie man sie löst

Die meisten Unternehmer starten nicht mit dem Ziel, ihre Zeit damit zu verbringen, die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten. Wenn Sie wie sie sind, Sie würden sich wahrscheinlich eher darauf konzentrieren, Ihre Produkte oder Dienstleistungen wettbewerbsfähig zu halten und Ihre Kunden zufrieden zu stellen. Jedoch, Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung ist ein kritischer Aspekt bei der Führung eines Unternehmens mit Mitarbeitern. und es kann eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringen. Es ist wichtig, es richtig zu machen:Wenn Mitarbeiter ungenau oder zu spät bezahlen, kann dies die Arbeitsmoral der Mitarbeiter ernsthaft schädigen. und die Nichteinhaltung von Steuer- oder Arbeitsgesetzen kann zu erheblichen Strafen führen.

Was ist für Buchhalter bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung wichtig

Für Buchhalter in kleinen Unternehmen kann die Verwaltung der Gehaltsabrechnung eine erhebliche Belastung darstellen, zumal sie in der Regel täglich auch viele andere buchhalterische Aufgaben erledigen. Bei manueller Handhabung, Lohnberechnung, Steuern und andere Lohnabzüge können ein zeitaufwändiger Prozess sein, der eine hohe Präzision erfordert, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden und das Unternehmen alle Vorschriften einhält.

Wenn die Tools, die sie zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung verwenden, nicht in ihr Buchhaltungssystem integriert sind, Sie müssen die Gehaltsabrechnungsdaten mehrmals eingeben, um die Konten des Unternehmens auf dem neuesten Stand zu halten. Alles, was die Aufgaben der Gehaltsabrechnung vereinfacht und automatisiert, ist wahrscheinlich willkommen.

16 häufige Herausforderungen für kleine Unternehmen und ihre Lösungen

Hier sind 16 der häufigsten Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung, mit denen kleine Unternehmen konfrontiert sind. und ihre Lösungen.

1. Manuelle Lohnabrechnung. Die manuelle Verarbeitung mit Tabellenkalkulationen oder anderen grundlegenden Tools kann eine billige Option sein, und es kann für sehr kleine Unternehmen ausreichend sein. Aber es ist zeitaufwendig und fehleranfällig, und die Komplexität und die Risiken nehmen zu, wenn Ihr Geschäft wächst und Sie neue Mitarbeiter hinzufügen. Es gibt keinen eingebauten Mechanismus, um Fehler zu vermeiden, Bleiben Sie über Vorschriften auf dem Laufenden oder schützen Sie vertrauliche Informationen. Aus diesem Grund ist es für wachsende Unternehmen im Allgemeinen sinnvoll, den Prozess mit der Technologie einer Software oder eines Lohnabrechnungsdienstleisters zu automatisieren.

2. Bleiben Sie über arbeitsrechtliche und regulatorische Änderungen auf dem Laufenden. Es wäre schön, wenn sich Gesetze und Vorschriften nicht ändern würden. Aber sie tun es – und es gibt föderale, staatliche und lokale Vorschriften zu beachten. Wenn Sie regulatorische Änderungen nicht bemerken und infolgedessen das Gehalt oder die Steuerschulden Ihrer Mitarbeiter falsch berechnen, Ihnen drohen hohe Geldstrafen und Strafen. Gute Anbieter von Gehaltsabrechnungslösungen sollten automatisch mit sich ändernden Vorschriften auf dem Laufenden bleiben, Aber auch regelmäßige Mitarbeiterschulungen sind wichtig:Sie wollen nicht auf die harte Tour lernen.

3. Aufzeichnungen führen. Die Führung korrekter Aufzeichnungen ist nicht nur für geschäftliche Zwecke, sondern auch für die Compliance wichtig. Der Fair Labor Standards Act (FLSA) schreibt vor, dass Aufzeichnungen über die Einkünfte der Mitarbeiter mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden müssen. zum Beispiel. Selbst wenn Sie einen Lohnabrechnungsspezialisten haben, der von der Führung von Aufzeichnungen besessen ist, Es ist sinnvoll, Gehaltsabrechnungslösungen zu verwenden, die eine genaue und gesetzeskonforme Speicherung gewährleisten.

4. Privatsphäre und Vertraulichkeit. Lesen Sie die Schlagzeilen:Ein anderer Tag, eine weitere Datenschutzverletzung. Aber ohne hochsensible Daten wie Bankkonto- und Sozialversicherungsnummern können Sie kein Gehaltsabrechnungssystem betreiben. Privatadressen und Tarife. Das setzt Ihr Unternehmen einem Risiko aus. Jedes Unternehmen braucht klare Datenschutzrichtlinien und eine sichere Umgebung für Gehaltsabrechnungen, sowie strenge interne Kontrollen darüber, wer auf sensible entgeltbezogene Informationen zugreifen kann.

5. Unter- oder Überzahlungen. Die Leute mögen es nicht, unterbezahlt zu werden – oder aufgefordert zu werden, Geld zurückzugeben, wenn sie versehentlich zu viel bezahlt haben. Wenn Sie Probleme nicht frühzeitig erkennen, diese Fehler können auch die Jahresabschlussrechnung und die W-2-Verarbeitung erschweren und im Folgejahr zeitaufwendige Korrekturen erfordern. Automatisierte Lösungen können helfen, indem sie das Risiko von manuellen Dateneingaben oder Berechnungsfehlern reduzieren. Wenn Sie eine fehlerhafte Zahlung feststellen, informieren Sie den Mitarbeiter so schnell wie möglich und arbeiten Sie taktvoll mit ihm zusammen, um dies ohne finanzielle Not zu beheben.

6. Fehlklassifizierung. Selbst kleine Unternehmen können eine Mischung aus Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten haben, Zeitarbeitskräfte und selbstständige Auftragnehmer. Eine falsche Klassifizierung – wie die falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Auftragnehmer – kann ernsthafte Probleme für das Unternehmen und die Mitarbeiter verursachen. Zum Beispiel, Arbeitnehmer können Anspruch auf betriebliche Leistungen und Arbeitslosengeld haben, während Auftragnehmer im Allgemeinen nicht sind. Stellen Sie sicher, dass Sie die Regeln verstehen; Eine falsche Einstufung kann zu erheblichen Strafen führen.

7. Steuerverstöße. Es liegt in der Regel in der Verantwortung des Unternehmens, die Arbeitnehmersteuern korrekt zu berechnen und einzubehalten. sowie die Zahlung des Arbeitgeberanteils an der Lohnsteuer. Der IRS hat ein starkes Motiv, Unternehmen zu verfolgen, die falsch liegen:Die von den Arbeitgebern einbehaltenen Lohnsteuern machen fast 72 % aller von der Agentur eingezogenen Einnahmen aus. Dies ist ein weiterer Grund, nach Lösungen für die Gehaltsabrechnung zu suchen, die die Einbehaltung und Einreichung von Steuern automatisieren und die Wahrscheinlichkeit manueller Fehler verringern.

8. Änderungen verwalten. Selbst geringfügige Änderungen der Mitarbeiterinformationen können zu Problemen bei der Gehaltsabrechnung führen. Wenn ein Mitarbeiter in eine andere Steuerhoheit zieht und Sie seine Adresse nicht umgehend aktualisieren, Sie berechnen den Steuereinbehalt möglicherweise falsch, zum Beispiel. Gehaltsabrechnungslösungen mit Self-Service-Funktionen können dabei helfen, Mitarbeiter können ihre Informationen aktualisieren und entlasten Ihre Gehaltsabrechnungsmitarbeiter.

9. Datenverwaltung und Berichterstellung. Da die Gehaltsabrechnung oft der größte Kostenfaktor eines Unternehmens ist, Es ist wichtig, Gehaltsdaten und deren Auswirkungen auf die Rentabilität analysieren zu können. Dies kann schwierig sein, wenn Sie versuchen, die Gehaltsabrechnung manuell zu verwalten. Wie lange würde es dauern, die Frage zu beantworten, „Wie stark müssten wir unser Personal aufstocken, um unsere Überstundenkosten um 80 % zu senken?“ Software, die die Berichterstattung erleichtert, kann taktische und sogar strategische Entscheidungen für das gesamte Unternehmen unterstützen.

10. Technologieintegration. Die potenziellen Vorteile einer leistungsstarken Gehaltsabrechnungssoftware können durch eine fehlende Integration mit den anderen Geschäftssystemen des Unternehmens beeinträchtigt werden. Die manuelle Übertragung von Daten zwischen mehreren Systemen ist eine häufige Quelle von Problemen mit der Datenintegrität. Die stapelweise Übertragung von Daten zwischen Systemen kann für einfache, zeitunempfindliche Änderungen, Für eine vollständige Integration müssen Sie jedoch in der Regel Anwendungen verwenden, die als Suite bereitgestellt werden, oder eine Verbindung über Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) herstellen, die Daten in Echtzeit übertragen.

11. Lohnkosten halten oder senken. Wenn es um Verwaltungskosten wie Gehaltsabrechnungen geht, Unternehmen sind ständig gefordert, mit weniger mehr zu erreichen. Glücklicherweise, Die meisten modernen Gehaltsabrechnungslösungen erfordern deutlich weniger Verwaltungsaufwand und -kosten als die manuelle Verwaltung der Gehaltsabrechnung – was auch den Mitarbeitern Zeit für produktivere Tätigkeiten gibt. Cloud-basierte Gehaltsabrechnungslösungen werden über das Internet abgerufen und als Abonnement erworben, Daher benötigen Sie im Allgemeinen keine IT-Spezialisten oder Kapitalinvestitionen in Computersysteme vor Ort.

12. C-Suite-Einkauf. Es ist immer eine Herausforderung, jeden in der Organisation davon zu überzeugen, auf ein System umzusteigen, auch wenn Sie wissen, dass es effizienter ist. Um Entscheidungsträger zu überzeugen, sich für eine neue Gehaltsabrechnungslösung zu entscheiden, Wählen Sie Metriken aus, die für die Person, mit der Sie sprechen, von Bedeutung sind. Der CEO wird sich auf eine höhere Mitarbeiterproduktivität beziehen, die zu einer besseren Geschäftsleistung führt. Für den Finanzvorstand Der ROI über fünf Jahre ist möglicherweise die beste Kennzahl. Für den CIO, Schlagworte sind erhöhte Sicherheit, Geschwindigkeit, Automatisierung und Zuverlässigkeit.

13. Genauigkeit der Gehaltsabrechnung. Menschliches Versagen ist eine der Hauptursachen für Ungenauigkeiten bei der Gehaltsabrechnung, die zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter und Compliance-Strafen führen können. Payroll-Lösungen reduzieren die Notwendigkeit der Dateneingabe, spart Zeit und erhöht die Genauigkeit. Es ist besonders hilfreich, wenn Systeme es Mitarbeitern ermöglichen, ihre eigenen persönlichen Daten zu überprüfen und zu bearbeiten. Genaue Daten bedeuten auch, dass Sie Gehaltsabrechnungsinformationen für Prognosen und Geschäftsanalysen mit größerer Sicherheit verwenden können.

14. Backup-Systeme. Sie müssen kein Gehaltsabrechnungsexperte sein, um das Ausmaß der Katastrophe zu verstehen, wenn das System ausfällt und kein gutes Backup vorhanden ist. Wenn Sie die Personalabrechnung auf Inhouse-Systemen durchführen, Ziehen Sie in Erwägung, Backup-Daten oder ein gesamtes repliziertes System an einem anderen physischen Ort aufzubewahren, um sich vor Problemen wie Feuer oder Diebstahl zu schützen. Wenn Sie ein Cloud-basiertes Gehaltsabrechnungssystem verwenden, Ihre Daten sollten automatisch in der Cloud gesichert werden – aber stellen Sie sicher, dass Sie einen Anbieter mit einer guten Erfolgsbilanz verwenden.

15. Betrug bei der Gehaltsabrechnung. Lohnabrechnungsbetrug ist eine ernsthafte Bedrohung für Unternehmen, B. ein Mitarbeiter, der einen Stundenzettel fälscht, indem er Überstunden einträgt, oder eine höher bezahlte Schicht. Stundenzettel-Freigaben und Spesen-Audits sind Standardlösungen. Mit Gehaltsabrechnungslösungen, mit denen Sie schnell Berichte erstellen und Daten auf verdächtige Trends und Ausreißer analysieren können, lässt sich Betrug leichter erkennen. Eine weitere wachsende Bedrohung ist die Umleitung der Gehaltsabrechnung, in dem Kriminelle Mitarbeiter-Logins über Phishing-E-Mails erhalten und die Zugangsdaten verwenden, um Zahlungsinformationen zu ändern. Cyber-Sicherheitsschulungen können Mitarbeitern helfen, die Bedrohungen zu erkennen.

16. Standardisierung. Wenn verschiedene Teile eines wachsenden Unternehmens eine Vielzahl unterschiedlicher Prozesse und Tools verwenden, es kann die Effizienz beeinträchtigen und es schwierig machen, einen guten Überblick über die Leistung zu erhalten. Die Standardisierung auf ein einziges Gehaltsabrechnungssystem kann den erforderlichen Gesamtaufwand für die Gehaltsabrechnung reduzieren und die Analyse und das Berichtswesen vereinfachen.

Wie Automatisierung und Software helfen können

Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung durch Software kann helfen, diese Herausforderungen zu lösen. Ein guter Anbieter von Gehaltsabrechnungssoftware hält mit allen Steuergesetzen und anderen rechtlichen Anforderungen Schritt, Gehaltsabrechnungen automatisch aktualisieren, und die Mitarbeiter per Direkteinzahlung oder auf andere Weise bezahlen. Das kann dazu beitragen, die Mitarbeiter zufrieden zu stellen und das Unternehmen legal zu halten. Gehaltsabrechnungssoftware eliminiert die meisten manuellen Dateneingaben, vor allem, wenn es in die Buchhaltung integriert ist, Humanressourcen, und andere Geschäftsanwendungen. Es hilft Unternehmen bei der Analyse der Gehaltsausgaben – normalerweise einer der größten Geschäftskosten –, um die Effizienz zu maximieren und bessere Prognosen zu erstellen.

„SuitePeople Payroll hat die meisten unserer Personalprozesse rationalisiert und viele der Datenintegritätsrisiken beseitigt, die mit der Aktualisierung mehrerer Systeme verbunden sind.“