11 Top-Herausforderungen im Reisekostenmanagement und wie man sie vermeidet

Ein Tipp für Startups, die nur einen Kostenmanagementprozess formulieren und die Mitarbeiterzufriedenheit hoch halten möchten, ist, sich bei der Bewertung von Software auf eine angenehme und effiziente Benutzererfahrung zu konzentrieren. Suchen Sie nach mobilen Zahlungsmöglichkeiten, zum Beispiel. Zur Mobilität später mehr.

3. Kostenintensive Lösungen (sowohl zeitlich als auch finanziell)

Bei der Bewertung des Ausgabenmanagements, Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die einmaligen (für lokale) oder monatlichen (für SaaS/Cloud) Softwarekosten. Unterschiedliche Systeme, die nicht miteinander „sprechen“, fügen dem Berichtsprozess zusätzliche Verzögerungen und Kosten hinzu. Und Mitarbeiter, die sich online nach den besten Flug- und Hotelangeboten umsehen müssen, verschwenden wertvolle Zeit.

Um die tatsächlichen Kosten für das Hinzufügen von Spesenmanagement-Software abzuschätzen, Passen Sie dieses Arbeitsblatt an:

Berechnung von Reise- und Reisekosten

4. Veraltete Systeme/Technik

Alle sind sich einig, dass manuelle Systeme umständlich und fehleranfällig sind, dennoch basteln Unternehmen weiterhin Tabellenkalkulationen zusammen, E-Mails, Punktlösungen und Papierquittungen in der Hoffnung, mit einem zusammenhängenden Ansatz zu enden.

Wie die Zeit vergeht, Ad-hoc-Systeme neigen sowohl für das Finanzteam als auch für die Mitarbeiter zu einer großen Belastung. Nur 27 % der Unternehmen, zum Beispiel, über Systeme verfügen, die automatisch Ausgaben außerhalb der Richtlinien kennzeichnen, pro Tallie. Das bedeutet, dass entweder die Buchhaltung Berichte manuell überprüft, oder unzulässige Gegenstände rutschen vorbei.

Ein Lichtblick für Unternehmen mit älterer Technologie besteht darin, dass sie Kollegen überholen und von einigen heißen Branchentrends im Kostenmanagement profitieren können. wie Mobilität, verbesserte Integration, und erweiterter Einsatz von KI, Automatisierung und maschinelles Lernen.

5. Erhöhte Ausgaben in T+E

Unternehmen, die die Trends der Reise- und Reiseausgaben im Laufe der Zeit nicht verfolgen, verpassen Gelegenheiten, sowohl bessere Entscheidungen über Richtlinien zu treffen als auch frühzeitig einzugreifen, um gegen Richtlinienverstöße oder potenziell betrügerische Aktivitäten vorzugehen.

Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter, der normalerweise etwa 500 US-Dollar pro Monat ausgibt, um Kunden an ihren Standorten zu besuchen, plötzlich 750 US-Dollar ohne vorherige Genehmigung oder Erklärung ausgibt, der Tabellenkalkulationsansatz für das T&E-Management wird das nicht aufnehmen.

Unternehmen mit Reise- und Spesensoftware, die das erwähnte maschinelle Lernen nutzt, jedoch, kann frühzeitig eingreifen. Ein richtig abgestimmtes ML-System kann Anomalien erkennen, wie diese $250 pro Monat Ausgabenerhöhung, die auf Betrug oder menschliches Versagen hinweisen könnten.

Servicebasierte Unternehmen, die ihren Kunden Projekte liefern, stehen mit einem manuellen Ansatz für das Ausgabenmanagement vor noch größeren Herausforderungen. Für diese Unternehmen Sie müssen ihren Mitarbeiter erstatten, aber auch die Kosten an ihren Kunden weitergeben und jeden Monat sauber abrechnen, um die Bücher auszugleichen und die Rentabilität des Projekts zu verstehen.

Größere Unternehmen, die mit steigenden Kosten konfrontiert sind, können auch ein Corporate Travel Management-Team in Betracht ziehen, das alle Funktionen im Zusammenhang mit der Unterstützung von Geschäftsreisen für Mitarbeiter übernimmt. Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, einschließlich Kostenbegrenzung und Durchsetzung von Richtlinien.

6. Mangelnde Durchsetzung der Richtlinien

Eine der besten Best Practices für das Spesenmanagement besteht darin, eine Richtlinie zu erstellen, die jeder in der Organisation befolgen muss. Ihre Richtlinie sollte genau darlegen, was auf der Grundlage der aktuellen IRS-Vorschriften zu Erstattungen und der Kultur und Budgetrealität Ihres Unternehmens genehmigungsfähig ist und was nicht.

Eine formale Richtlinie, die genau umreißt, was ein genehmigungsfähiger Aufwand ist und was nicht, hilft auch der Buchhaltung und/oder den Genehmigern, schnell und gerecht zu entscheiden, ob ein Aufwand zulässig ist oder nicht. Die Mitarbeiter wissen, wann sie mit einer Erstattung rechnen können und welche Regressansprüche sie haben, wenn eine Ausgabe abgelehnt wird.

Keine durchzusetzende Richtlinie? SHRM bietet Vorlagen für Reisekostenrichtlinien, wie andere Branchengruppen, Unternehmen müssen also nicht bei Null anfangen.

7. Verspätete Einreichung des Berichts

Wenn Spesenabrechnungen zu spät kommen, bei Firmenkarten können Gebühren anfallen, die sich im Falle einer Mithaftung auf die Kreditwürdigkeit des Arbeitnehmers auswirken können. Verspätungen stellen auch Herausforderungen in der Buchhaltung dar, da das Finanzteam sich bemüht, Unterlagen zu sammeln und Ausgaben vor dem Monats- oder Quartalsabschluss genehmigt zu bekommen.

Um dieses Problem zu vermeiden, Ihre Spesenrichtlinie sollte feste Fristen enthalten, z. B. „Senden Sie alle Spesenabrechnungen bis zum letzten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem sie angefallen sind“ – und Manager müssen automatisch rechtzeitig benachrichtigt werden, um ihre Mitarbeiter zu ermutigen, Berichte termingerecht einzureichen.

8. Langsame Mitarbeitererstattungen

Es gibt nichts Schlimmeres, als sich zu beeilen, um einen Bericht zu bekommen, dann monatelang warten, um eine Kostenerstattung zu erhalten – insbesondere für einen Mitarbeiter, der für ein teures Produkt oder eine teure Dienstleistung aus eigener Tasche bezahlt hat. Dies kann zu Frustration bei den Arbeitern führen und sogar die Produktivität und die Arbeitsmoral beeinträchtigen. Mit effektiven Spesenmanagementprozessen und Software, jedoch, Unternehmen können den Genehmigungs- und Erstattungsprozess automatisieren und sicherstellen, dass Mitarbeiter rechtzeitig zurückgezahlt werden.

9. Ineffizientes Belegmanagement

Damit der T&E-Managementprozess reibungslos verläuft, Mitarbeiter benötigen eine einfache Möglichkeit, Quittungen zusammen mit ihren Spesenabrechnungen einzureichen. Am Ende der Buchhaltung, um die Aufbewahrungsregeln für Aufzeichnungen des IRS einzuhalten, die digitalen oder gedruckten Versionen der Belege für die meisten Ausgaben über $75 müssen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Antwort für die meisten Unternehmen besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eine Smartphone-App zur Belegverwaltung verwenden können. idealerweise mit GPS- und OCR-Technologie, um Belege einfach zu erfassen und in ein zentrales Repository hochzuladen. Dann, wenn es Zeit ist, eine Spesenabrechnung einzureichen, Sie müssen nicht nach Papier suchen, und Finanzteams haben durchsuchbare Datensätze.

10. Fehlende Systemintegrationen

Wenn Geschäftssysteme ohne menschliches Eingreifen nicht direkt miteinander kommunizieren können, Prozesse wie das T&E-Management werden zeitaufwendig, teuer und fehleranfällig. Durch die Bündelung verschiedener Aktivitäten, und durch automatische Eingabe der resultierenden Daten in das Enterprise Resource Planning (ERP) eines Unternehmens, Hauptbuch oder ein anderes Buchhaltungssystem, Eine integrierte Spesenmanagementlösung kann eine ansonsten umständliche, teures Verfahren.

Und tatsächlich, Bessere Integration ist ein weiterer Top-Trend in der Spesenmanagement-Branche. Wenn Sie eine T&E-Verwaltungssoftware in Betracht ziehen, Mitarbeiter werden die Möglichkeit zu schätzen wissen, ihre Berichte von der Einreichung bis zur Zahlung zu verfolgen. Das Finanzteam profitiert von einer konsolidierten Ansicht der Finanzdaten.

Suchen Sie nach integrierten Integrationen, die mit Ihrem Buchhaltungssystem kompatibel sind, und der Möglichkeit, granulare Berichte über Reise- und Reisekosten zu erstellen. Das ist entscheidend für diejenigen, die mit der Finanzplanung und -analyse Ihres Unternehmens beauftragt sind. weil Finanzplanung und Rechnungswesen (FP&A) Daten benötigt, und viel davon. Dennoch verbringen FP&A-Teams 75 % ihrer Zeit damit, Daten zu sammeln und zu verarbeiten. laut einer Umfrage der Association for Financial Professionals, zum Teil, weil sie keinen Zugang zu Quellsystemen haben.

11. Fehlende Berichterstattung

Business Analytics hat in den letzten zehn Jahren einen langen Weg zurückgelegt. Aber ein Unternehmen, das immer noch Tabellenkalkulationen und manuelle Prozesse zur Verwaltung von Ausgaben verwendet, kann diese Fortschritte nicht nutzen.

Bezogen auf die FP&A-Diskussion, Finanzteams ohne zentrales System, aus dem sie Berichte abrufen können, werden es unmöglich finden, die Ausgaben für Reise- und Reisekosten im Laufe der Zeit zu verstehen. Das behindert alles, von Finanzprognosen über Cashflow-Analysen bis hin zu Lieferantenverhandlungen.

Fazit zu Herausforderungen:Führungskräfte benötigen Erkenntnisse darüber, wie Abteilungen ihre Reise- und Reisebudgets monatlich zuweisen. wie sich die Ausgaben entwickeln und wo Einsparungen möglich sind. Finanzteams benötigen Automatisierung, um den Zeitaufwand für mühsame, manuelle Prozesse und die Fähigkeit, Fehler und Anomalien zu erkennen. Und Mitarbeiter brauchen Apps, um Belege einfach zu bearbeiten und den Fortschritt ihrer Berichte zu verfolgen.

Diese Probleme können mit einer einheitlichen Softwareplattform gelöst werden, die nicht nur den Kostenverwaltungsprozess automatisiert, sondern sondern lässt sich auch in andere Finanzsysteme integrieren, um genaue, zeitnahe Berichte.