So verwenden Sie Stornobuchungen in Ihrer betrieblichen Buchhaltung

Das Umkehren von Einträgen negiert zuvor aufgezeichnete Journaleinträge. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Umkehrbuchungen Ihre Buchhaltungsunterlagen für Kleinunternehmen effizienter führen können.

Die Buchhaltung ist das Studium der finanziellen Vergangenheit Ihres Unternehmens. Und wie wir in vielen Hollywood-Filmen gesehen haben, passieren schlimme Dinge, wenn man versucht, mit der Vergangenheit herumzuspielen.

Aus diesem Grund ist es ein buchhalterischer Fauxpas, Transaktionen in Ihrer Buchhaltungssoftware zu löschen. Geschäftsinhaber sollten sich mit Umkehrbuchungen vertraut machen, die zuvor aufgezeichnete Transaktionen löschen können, ohne Finanzdaten zu löschen.

Überblick:Was sind Rückbuchungen?

Geschäftsinhaber verwenden Umkehrbuchungen, um Journalbuchungen zu neutralisieren, die in der vorherigen Abrechnungsperiode erstellt wurden. Umkehrbuchungen werden in der periodengerechten Buchhaltung verwendet, wo Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, wenn sie verdient und entstanden sind, und nicht nur, wenn Bargeld involviert ist.

Periodenbasierte Unternehmen erstellen nach dem Matching-Prinzip Anpassungsbuchungen, damit Einnahmen und Ausgaben in der richtigen Periode erfasst werden. Am ersten Tag des nächsten Abrechnungszeitraums können sie Umkehrbuchungen erstellen, die die Anpassungsbuchungen ausgleichen.

Das Vorbereiten von Rückbuchungen ist ein optionaler Zwischenschritt zwischen der Erfassung von Einnahmen oder Ausgaben und dem Eingang oder Austritt von Bargeld aus Ihrem Unternehmen. Viele Geschäftsinhaber implementieren Umkehrbuchungen, um die Wahrscheinlichkeit einer doppelten Erfassung von Einnahmen und Ausgaben zu verringern.

Die häufigste Stornobuchung ist die Lohnabrechnung. Zunächst nehmen Sie am Ende des Monats eine Korrekturbuchung für geschuldete, aber noch nicht gezahlte Löhne vor. Sie erfassen am Ersten des neuen Monats eine Gegenbuchung und machen den Weg frei für die Lohnjournalbuchung am Zahltag.

Ohne die Rückbuchung riskieren Sie, Lohnkosten versehentlich zweimal zu erfassen – einmal am Ende des ersten Monats und noch einmal am Zahltag.

Unternehmen verwenden auch Rückbuchungen, um fehlerhaft erfasste Transaktionen zu löschen. Mit einer Umkehrbuchung können Sie Transpositionsfehler und andere Fehler beseitigen. Umkehrbuchungen sind eine Art Journalbuchung, mit der Unternehmen Transaktionen aufzeichnen.

3 Vorteile der Verwendung von Umkehrbuchungen

Umkehreinträge sind optional, aber ich würde sie sehr empfehlen. Deshalb sollten Sie Umkehrbuchungen in Ihrem Buchhaltungssystem für kleine Unternehmen implementieren.

1. Sie reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Buchungsfehlern

Umkehrbuchungen, die in der Regel am ersten Tag einer Abrechnungsperiode erfasst werden, löschen Korrekturbuchungen aus der Vorperiode. Sie reduzieren die Wahrscheinlichkeit, Einnahmen und Ausgaben zu duplizieren und andere Fehler zu begehen.

Angenommen, Sie sind ein Berater, der die Abgrenzungsmethode verwendet. Sie warten auf eine Rechnung von Ihrem unabhängigen Auftragnehmer, die voraussichtlich rund 10.000 US-Dollar betragen wird, aber Sie haben sie noch nicht per Post erhalten. Anstatt auf die Rechnung zu warten, verbuchen Sie am Ende des Monats Ausgaben in Höhe von 10.000 $.

Um Ihre Buchhaltungsunterlagen sauber zu halten, erfassen Sie am Ersten des nächsten Monats eine Rückbuchung, die Ihre Verbindlichkeiten auf 0 USD zurückführt. Wenn dann die Rechnung über 9.500 US-Dollar eingeht, erfassen Sie einen neuen Journaleintrag über 9.500 US-Dollar an Beratergebühren und Verbindlichkeiten.

Ohne Rückbuchung hätten Sie Ausgaben in Höhe von 10.000 $ in Ihren Büchern, bis die Rechnung hereinkommt. Sie müssten dann einige Buchhaltungs- und Rechenübungen machen, um die Rechnung von 9.500 $ korrekt zu erfassen.

Stellen Sie sich vor, wie einfach es wäre, zu vergessen, dass Sie im letzten Monat die 10.000 $ verbucht haben. Ohne eine Rückbuchung würden Sie am Ende Ausgaben in Höhe von 19.500 $ für die Arbeit des Auftragnehmers ausweisen, ein Fehler, der manchmal schwer zu erkennen ist.

2. Sie machen es einfacher für mehrere Buchhalter

Wenn mehr als eine Person mit Ihrer Buchhaltungssoftware arbeitet, können Umkehrbuchungen Ihnen helfen, Fehler aufgrund von Missverständnissen zu vermeiden.

Das Umkehren von Buchungen negiert Einnahmen- und Ausgabenabgrenzungen, wodurch es einfach wird, Transaktionen aufzuzeichnen, ohne auf das zurückblicken zu müssen, was jemand anderes bereits aufgezeichnet hat.

Angenommen, Sie und Ihr Ehepartner teilen sich die Buchhaltungsverantwortung. Am 31. März haben Sie für einen Kunden, dessen Arbeit Sie abgeschlossen, aber noch nicht in Rechnung gestellt haben, einen Umsatzjournaleintrag in Höhe von 2.000 $ erfasst. Du hast es spät in der Nacht aufgenommen und es deinem Ehepartner nicht sofort gesagt, weil du eine Regel hast, nach 18 Uhr nicht über die Arbeit zu sprechen.

Wenn Ihr Ehepartner am 3. April Rechnungen verschickt, erfasst die Buchhaltungssoftware automatisch weitere 2.000 USD an Forderungen für denselben Kunden. Ohne dass sie davon weiß, wird der Umsatz Ihres Unternehmens um 2.000 $ erhöht.

Wenn Ihr Unternehmen Umkehrbuchungen verwenden würde, hätten Sie genaue Finanzberichte und einen Schmerzpunkt weniger mit Ihrem Ehepartner.

3. Sie erstellen einen Prüfpfad für Fehler

Es hat sich bewährt, Journaleinträge nicht zu löschen, selbst wenn ein Fehler vorliegt. Der beste Weg, Ihre Buchhaltungsunterlagen zu korrigieren, besteht darin, eine Umkehrbuchung zu erfassen und eine neue und korrekte Journalbuchung zu erstellen.

Die Buchhaltungssoftware nummeriert automatisch alle Journaleinträge, sodass Prüfer Löschungen leicht nachverfolgen können. Rechnungsprüfer werden Buchhaltungsunterlagen mit fehlenden Journaleinträgen in Frage stellen, da sie ein Zeichen für finanzielles Fehlverhalten sein könnten.

Auch wenn Sie möglicherweise gute Absichten beim Löschen falscher Journaleinträge hatten, ist es besser, den Prüfern Ihre Karten zu zeigen, indem Sie ihnen Ihre fehlerhaften und korrigierenden Journaleinträge zeigen.

Ein Beispiel für das Umkehren von Einträgen

Timothy besitzt Tim’s Antiques, einen Kuriositätenladen in Boston. Er hat zwei Angestellte, die jeden Montag für die Arbeit der Vorwoche bezahlt werden. Als Buchhalter in einem anderen Leben verwendet Timothy die Periodengrundlage der Buchhaltung.

Der letzte Tag im September fällt auf einen Mittwoch. Am 30. September erfasst Timothy eine Gehaltsrückstellung, um die geschuldeten, aber nicht gezahlten Löhne für Montag, Dienstag und Mittwoch widerzuspiegeln. Jeder Mitarbeiter verdient 250 $ pro Arbeitstag.

Der Anpassungsjournaleintrag geht wie folgt. (Der Einfachheit halber ignoriere ich Lohnsteuern, aber Sie möchten hier alle Lohnverbindlichkeiten einbeziehen.)

Datum	Konto	Belastung	Kredit
30. September	Gehaltskosten	1.500 $
30. September	Zu zahlende Gehälter		1.500 $

Die Gehaltsrückstellung beträgt 1.500 USD, was drei Lohntagen für zwei Mitarbeiter entspricht (250 USD pro Arbeitstag x 2 Mitarbeiter x 3 Tage).

Am 1. Oktober erfasst Timothy eine Umkehrbuchung, die die belasteten und gutgeschriebenen Konten umkehrt. Der Tagebucheintrag neutralisiert den Tagebucheintrag vom 30. September, sodass es so aussieht, als ob es nie passiert wäre, und Timothys Gehaltskonto geht zurück auf 0 $.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
1.10.	Zu zahlende Gehälter	1.500 $
1.10.	Gehaltskosten		1.500 $

Wenn am 5. Oktober Zahltag ist, erfasst Timothy einen Gehaltsbucheintrag für den gesamten Betrag, den er seinen Mitarbeitern schuldet, nämlich 2.500 $ (250 $ pro Arbeitstag x 2 Mitarbeiter x 5 Arbeitstage).

Datum	Konto	Belastung	Kredit
10/5	Gehaltskosten	2.500 $
10/5	Bargeld		2.500 $

Die Rückstellung vom 30. September spiegelte drei Lohntage wider, aber jetzt schuldet er den Angestellten fünf Arbeitstage. Da er die aufgelaufenen Löhne storniert hat, steht im Lohnbucheintrag der gesamte an die Mitarbeiter gezahlte Betrag.

Vergessen Sie nicht, Rückbuchungen zu erfassen

Das Stornieren von Buchungen kann Ihnen helfen, Ihre Buchhaltungsunterlagen effizienter zu verwalten. Ein Nachteil ist, wie leicht man vergessen kann, Buchungen am Anfang des Monats rückgängig zu machen. Binden Sie ein Band um Ihren Finger oder machen Sie eine Notiz in Ihrem Kalender, um sich daran zu erinnern, Rückbuchungen zu erfassen.