So erstellen Sie ein Barbudget für Ihr Unternehmen

Cash-Budgets helfen Geschäftsinhabern, ihren Barbestand in der nahen Zukunft vorherzusagen. Hier sind die sechs Schritte zur Erstellung eines Barbudgets für Ihr Unternehmen.

Ich habe ein gerahmtes Zitat von Coco Chanel auf meinem Schreibtisch. Es lautet:„Die besten Dinge im Leben sind kostenlos. Die zweitbesten sind sehr, sehr teuer.“ Ein kleines Unternehmen zu führen fällt eindeutig in die letztere Kategorie, da sind sich die meisten von uns einig.

Bargeld ist das Lebenselixier jedes kleinen Unternehmens, daher ist es wichtig, die Liquiditätslage Ihres Unternehmens zu überwachen und vorherzusagen, wie sie sich in naher Zukunft verändern wird.

Überblick:Was ist ein Barbudget?

Ein Cash-Budget, auch kombiniertes Cash-Budget genannt, ist ein Finanzplanungstool, das vorhersagt, wann Bargeld in Ihr Unternehmen ein- und ausgeht, normalerweise auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis.

Das Budget hebt Bereiche hervor, in denen Ihr Unternehmen möglicherweise nicht genug Geld hat, um wichtige Zahlungen zu decken, wie z. B. Mitarbeiterlöhne, Schuldenzahlungen und Notfälle. Es kann auch Zeiten identifizieren, in denen Sie möglicherweise zu viel Bargeld haben, ein gutes Problem.

Alle Cash-Budgets folgen derselben Formel:

Eröffnungskassenbestand + Kassenzufluss - Kassenabfluss =Schlusskassenbestand

Die Verfolgung der Liquidität Ihres Unternehmens in naher Zukunft kann verhindern, dass Ihrem Unternehmen vorübergehend das Geld ausgeht. Beispielsweise kann ein Liquiditätsbudget Monate im Voraus auf einen potenziellen Liquiditätsmangel hinweisen, den Sie jetzt beheben können, indem Sie sich eine Kreditlinie sichern. Sie können einen Kredit nicht über Nacht bewilligen lassen, daher kann Planung die Langlebigkeit Ihres Unternehmens erkaufen.

Barbudgets spiegeln die Einnahmen und Zahlungen basierend auf dem Hauptbudget Ihres Unternehmens wider, einer hochrangigen Erwartung zukünftiger Einnahmen und Ausgaben.

Beispiel für ein Barbudget

Ein Kassenplan ist eine Gewinn- und Verlustrechnung, ein Kontoauszug und eine Kapitalflussrechnung in einem.

Werfen Sie einen Blick auf das unten stehende Beispiel für ein Barbudget für sechs Monate. Es beginnt mit der Angabe des prognostizierten Eröffnungsbarguthabens, das dem Schlussbarguthaben des Vormonats entspricht.

Dazwischen ist Platz für jede Art von Bargeldeinzug, wie z. B. Barverkauf und Kundenzahlungen bei Kreditverkäufen sowie Barzahlungen für Spesen und Kreditzahlungen. Ich habe einen flexiblen Budgetansatz gewählt und die Versandkosten als Prozentsatz der Barverkäufe des Unternehmens für den Monat geschätzt.

Das Cash-Budget endet mit einem Cash-Mangel oder -Überschuss, basierend auf dem Soll-Barsaldo des Unternehmens, dem Mindestbetrag, den das Unternehmen am Ende des Monats zu haben bereit ist.

Das Unternehmen prognostiziert Mittelzuflüsse – um mehr einzubringen als es ausgibt – im Februar, März und April. Das Bargeld rollt herein und die Ausgaben sind relativ gering. Das Leben ist gut.

Sie planen jedoch Nettomittelabflüsse im Januar, Mai und Juni, wo das Unternehmen voraussichtlich mehr ausgeben wird, als es einnimmt. Dies sollte im Mai kein Problem darstellen, da der Barbestand über den angestrebten 70.000 USD liegt. Das Unternehmen muss jedoch überlegen, wie es im Januar und Juni mit Tausenden weniger auskommt, als es für Notfälle aufbewahren möchte.

So erstellen Sie ein Barbudget für Ihr Unternehmen

Die Erstellung eines Kassenbudgets erfordert einen Blick in die Zukunft. Sie benötigen Ihre Buchhaltungssoftware, den letzten Kontoauszug und eine Kristallkugel, um alle sechs Schritte zu durchlaufen.

1. Erstellen Sie eine Cash-Budget-Vorlage

Der beste Ort, um ein Bargeldbudget zu erstellen, ist in Microsoft Excel. Excel ist ein leistungsstarkes Tool für die Buchhaltung kleiner Unternehmen und gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Bargeldbudget anzupassen. Kopieren Sie das obige Format; Ich fühle mich geehrt.

Einige Buchhaltungssoftwarepakete verfügen über Budgetierungsfunktionen, sodass Sie diesen Weg gehen können, wenn er Ihnen zur Verfügung steht.

2. Bestimmen Sie den Zeitrahmen

Überlegen Sie, wie weit Sie den Cashflow Ihres Unternehmens projizieren möchten. Der Zeithorizont eines Cash-Budgets sollte ein Jahr nicht überschreiten; Es ist unwahrscheinlich, dass Sie in der Zukunft eine realistische Prognose erstellen können.

Überlegen Sie in diesem Planungsschritt, ob Sie Ihre Geldein- und -ausgaben monatlich oder quartalsweise schätzen möchten. Sie sollten nur dann ein vierteljährliches Barbudget erstellen, wenn Ihr Unternehmen genügend Barmittel angehäuft hat, um die Ausgaben für das gesamte Quartal zu decken.

Sie werden vielleicht sogar noch spezifischer als monatlich, aber das wäre mehr Arbeit, als es wert ist. Unternehmen haben oft die Möglichkeit, Barzahlungen innerhalb von 30 Tagen zu verschieben, um vorübergehende Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

3. Identifizieren Sie einen Zielbarbestand

Genau wie Privatpersonen sollten Unternehmen einen Notfall-Cash-Fonds haben, wenn die Zeiten schwierig werden. Sichern Sie die Ausgaben für mindestens drei Monate in bar und versprechen Sie, diese nicht auszugeben, es sei denn, Sie befinden sich in einer schwierigen Situation.

Solopreneurs ohne Angestellte können ihre persönlichen Notfallersparnisse doppelt verwenden.

4. Geben Sie den aktuellen Kassenbestand Ihres Unternehmens ein

Der aktuelle Kassenbestand Ihres Unternehmens ist möglicherweise die einzige sichere Zahl im gesamten Budget. Geben Sie den aktuellen Kassenbestand Ihres Unternehmens an, einschließlich Ersparnisse und Portokasse.

Einzelunternehmer ohne separates Geschäftsbankkonto haben möglicherweise kein Startguthaben per se. Geben Sie den Betrag ein, den Sie zur Finanzierung zukünftiger Geschäftsausgaben reserviert haben.

5. Erstellen und analysieren Sie die Kapitalflussrechnung Ihres Unternehmens

Um die Zukunft vorherzusagen, schauen Sie zurück, wie die Cashflows Ihres Unternehmens fließen. Öffnen Sie eine monatliche Kapitalflussrechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware und prüfen Sie, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt und einzieht.

Die Kapitalflussrechnung sollte auch die Grundlage für alle Kategorien des Kassenplans sein. Wie im obigen Beispiel gezeigt, stellt jede Einzugs- oder Zahlungsposition eine Position in der Kapitalflussrechnung dar.

6. Planen Sie den Cashflow Ihres Unternehmens

Hier ist der schwierigste Teil. Prognostizieren Sie den Cashflow Ihres Unternehmens, indem Sie die geschätzten Bareinnahmen und -zahlungen des Unternehmens eingeben. Folgen Sie unserem Leitfaden zu Finanzprognosen.

Beginnen Sie damit, die geschätzten Geldeingänge Ihres Unternehmens, auch Geldzuflüsse genannt, zu schätzen. Einziehungen von Forderungen, Barverkäufe und Zinserträge sind die häufigsten Geldzuflüsse.

Schätzen Sie als Nächstes Barzahlungen oder Geldabflüsse. Berücksichtigen Sie Betriebsausgaben wie Miete und Nebenkosten, Inventarkäufe und drohende Schulden- und Steuerzahlungen. Hersteller berücksichtigen auch erwartete Rohmaterialkäufe, die in ihren Produktionsbudgets aufgeführt sind.

Sie sollten jetzt über ein vollwertiges Bargeldbudget verfügen. Lassen Sie es von einem Kollegen überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie keine Kredit- oder Steuerzahlungen verpasst haben.

3 Best Practices bei der Erstellung eines Barbudgets

Berücksichtigen Sie diese Tipps, wenn Sie die zukünftige Liquiditätslage Ihres Unternehmens vorhersagen.

1. Technologie nutzen

Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht hier, um die Arbeit Ihres Buchhalters zu übernehmen – noch nicht. Die KI-Buchhaltung kann Ihnen jedoch dabei helfen, Ihr Barbudget zu entwickeln.

Buchhaltungssoftware wie Intuit QuickBooks Online und Xero erstellt automatisch kurzfristige Cashflow-Prognosen auf der Grundlage der jüngsten Ausgabenmuster Ihres Unternehmens. Geschäftskonten der Bank of America tun dasselbe.

Auch wenn Sie vielleicht mehr über anstehende Schulden- und Steuerzahlungen wissen als über Ihre Software, werfen Sie einen Blick darauf, was sie später erwarten.

2. Vergleichen Sie den budgetierten mit dem tatsächlichen Cashflow

Verbessern Sie die Genauigkeit zukünftiger Cash-Budgets, indem Sie Ihren tatsächlichen und budgetierten Cash-Flow überlagern und die Abweichungen analysieren.

Der Vergleich von budgetierten und tatsächlichen Zahlen kann Inkasso- und Zahlungsmuster offenbaren, die Sie anfangs nicht erkannt haben. Ihre zukünftigen Barbudgets werden dafür besser sein.

3. Erstellen Sie einen Plan für Liquiditätsüberschüsse und -defizite

Entwickeln Sie einen Plan, um Bargeld zu sichern, um Ihr Unternehmen bei Liquiditätsengpässen über Wasser zu halten.

Viele kleine Unternehmen richten revolvierende Kreditlinien ein, eine Art Darlehen, um potenzielle Liquiditätsprobleme zu glätten. Wenn Ihr Unternehmen Bargeld benötigt, kann es seine Kreditlinie in Anspruch nehmen. Wenn die Schulden zurückgezahlt sind, können Sie bis zu Ihrem Kreditlimit sofort mehr Geld abheben.

Ebenso bedeutet zu viel Bargeld auf der Bank, dass Sie möglicherweise eine Gelegenheit verpassen, in das Wachstum Ihres Unternehmens zu investieren. Erstellen Sie eine Wachstumsstrategie, die Sie in erfolgreichen Zeiten umsetzen können.

Budgets sind nicht in Beton geschrieben

Cash-Budgets sind ein wesentlicher Bestandteil der Finanzplanung eines kleinen Unternehmens. Während Ausgaben gelegentlich aus dem Nichts kommen und Ihr Geschäft zu ruinieren drohen, kann Ihnen ein Barbudget dabei helfen, um die Ecke zu sehen und genügend Zeit zum Reagieren zu haben.