So erstellen Sie ein nullbasiertes Budget für Ihr Unternehmen

Bei der nullbasierten Budgetierung beginnt der Budgetprozess im Gegensatz zu einem Standardbudget ganz von vorne. Erfahren Sie mehr über die nullbasierte Budgetierung, um zu sehen, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Nullbasierte Budgetierung ist eine Möglichkeit, die Tafel sauber zu wischen. Null-Budgets werden häufig zusammen mit einem strategischen Plan verwendet und helfen Unternehmen dabei, ihre Ziele an ihren Ausgaben auszurichten und alle Ausgaben zu entfernen, die nicht in ihren Plan passen.

Erfahren Sie mehr über Zero-Based Budgeting, seine Vor- und Nachteile und finden Sie heraus, ob dieser Ansatz für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Überblick:Was ist Zero-Based Budgeting (ZBB)?

Zero-Based Budgeting, oder ZBB, ist eine Budgetierung von Grund auf neu:Prüfen Sie jede Ausgabe oder potenzielle Ausgabe sorgfältig, bevor Sie sich entscheiden, sie dem Budget hinzuzufügen.

Im Gegensatz zu herkömmlicher Budgetierung wie einem Hauptbudget oder einem flexiblen Budget, das sich auf historische Ergebnisse konzentriert, wird die nullbasierte Budgetierung verwendet, um strategische Ziele mit Ihrem Budget in Einklang zu bringen.

Unterschiede zwischen traditioneller Budgetierung und nullbasierter Budgetierung

Herkömmliche Budgetierung	Nullbasierte Budgetierung
Betrachtet Zahlen	Betrachtet Ziele
Erfordert wenig Analyse	Erfordert eine Begründung der Ausgaben
Fokus auf Kosten	Konzentriert sich auf Aktivität
Ist einfach zuzubereiten	Ist ein zeitaufwändiger Prozess
Konzentriert sich auf Abweichungen	Betrachtet alle Ausgaben gleichermaßen

Die nullbasierte Budgetierung wird häufig verwendet, wenn Unternehmen Ausgaben kürzen oder verfügbare Mittel in vertretbare Ausgaben umschichten möchten.

Die Erstellung eines nullbasierten Budgets nimmt in der Regel mehr Zeit in Anspruch als ein ergebnisbasiertes Budget, da jede Ausgabe sorgfältig geprüft wird, bevor sie dem Budget hinzugefügt wird. Denken Sie daran, dass die nullbasierte Budgetierung sowohl Vor- als auch Nachteile hat, die wir als Nächstes erklären werden.

3 Vorteile der nullbasierten Budgetierung

Die Erstellung eines nullbasierten Budgets bietet viele Vorteile, insbesondere wenn das Budget Ihres Vorjahres völlig ungenau war. Obwohl es zeitaufwändiger ist als die Erstellung eines Standardbudgets, kann es sich auszahlen, sich die Zeit zu nehmen, ein nullbasiertes Budget zu erstellen.

1. Genauigkeit

Wenn Sie an einem Spielautomaten spielen, haben viele Spielautomatenspieler erklärt, dass das Geld, das Sie in den Automaten stecken, kein Geld mehr ist; es ist nur eine Zahl oben auf dem Bildschirm.

Budgets sind so. Einmal im Jahr sitzen wir alle an einem Tisch, trinken kalten Kaffee und mampfen altbackenes Gebäck, während wir festlegen, was in ein Budget fließen soll. Tatsächlich führt diese Praxis selten zu neuen Erkenntnissen, da die meisten Budgetdetails aus dem Budget des Vorjahres übernommen werden, wobei eine Erhöhung oder Verringerung berücksichtigt wird.

Dieser Prozess erfordert wenig oder gar kein kritisches Denken, sondern stützt sich auf den Betrag, der im Vorjahr ausgegeben wurde.

Die nullbasierte Budgetierung eliminiert Vorjahresfehler, indem sie alle im Budget enthaltenen Geschäftsausgaben rechtfertigt, anstatt einfach die Fehler des Vorjahres zu übernehmen.

2. Wirtschaftlichkeit

Die nullbasierte Budgetierung befasst sich sowohl mit der Einnahmen- als auch mit der Ausgabenbudgetierung, wobei der Schwerpunkt auf den Ausgaben liegt. Es gehört jedoch auch dazu, einen tiefen Einblick in Ihre Einnahmequellen zu nehmen.

Zum Beispiel waren Ihre Reisebecher bei all Ihren Kunden schon immer ein Verkaufsschlager. Die Nachfrage nach diesen Artikeln ist jedoch zurückgegangen, da immer mehr Unternehmen auf Remote-Mitarbeiter umstellen. Aus diesem Grund planen Sie, die Anzahl der Tassen, die Sie für den Wiederverkauf kaufen, im neuen Jahr zu verringern, was bedeutet, dass sowohl die Gesamteinnahmen als auch die Ausgaben angepasst werden müssen.

Das ist es, was Zero-Balanced Budgeting tut. Es eliminiert vergangene Leistungen, die möglicherweise gut zu Ihrem anstehenden Budget passen, und zwingt Sie, über die Zahlen hinaus bis zur Basis hinter diesen Zahlen vorzugehen.

3. Bessere Ausrichtung an den Geschäftszielen

Sofern Sie nicht zum allerersten Mal ein Budget erstellen, bedeutet die jährliche Budgeterstellung oft, dass die Budgetsummen des Vorjahres einfach um einen festgelegten Prozentsatz erhöht oder verringert werden. Dies trägt weder zur Behebung von Budgetlücken und Ungenauigkeiten bei, noch steht es im Einklang mit strategischen Zielen.

Das Erstellen eines nullbasierten Budgets zwingt Sie und Ihre Mitarbeiter, jede Einnahmequelle und jede Ausgabe sorgfältig zu prüfen, um ihren Platz im Budget zu bestimmen – und sogar, ob sie einen Platz im Budget verdienen. Die nullbasierte Budgetierung hilft Ihnen, Ausgaben abteilungsübergreifend zu konsolidieren, genau zu sehen, woher Ihre Einnahmen kommen, und nur anhand dieser Informationen zu budgetieren.

2 Einschränkungen des nullbasierten Budgets

Die Vorteile der nullbasierten Budgetierung liegen auf der Hand. Der nullbasierte Budgetierungsprozess hat jedoch einige Nachteile.

1. Zeitaufwändig

Selbst für Kleinunternehmer ist die Erstellung eines nullbasierten Budgets kein schneller Prozess. Das liegt daran, dass jeder Posten in Ihrem Budget sorgfältig geprüft wird, um festzustellen, ob er gerechtfertigt ist. Das klingt zwar einfach, kann aber schnell zu einem langwierigen und zeitaufwändigen Prozess werden. Es besteht kein Zweifel, dass das Ergebnis eine punktgenaue Genauigkeit liefern kann, die ein Standardbudget nicht bieten kann, aber es liegt an Ihnen zu entscheiden, ob es auch gut investierte Zeit ist.

2. Mitarbeiterbeteiligung erforderlich

Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, ist dies kein Problem. Für kleine und mittelständische Unternehmen mit mehreren Abteilungen bedeutet die Erstellung eines nullbasierten Budgets jedoch auch, dass eine vollständige Beteiligung mehrerer Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen erforderlich ist. Ohne Vertreter aller beteiligten Abteilungen wird die nullbasierte Budgetierung nicht akkurat sein.

So erstellen Sie ein nullbasiertes Budget für Ihr Unternehmen

Das Erstellen eines nullbasierten Budgets geht nicht schnell. Stattdessen müssen einige grundlegende Schritte befolgt werden, um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten. Wenn Sie ein Budgetierungstool in Ihrer Buchhaltungssoftware haben, können Sie dieses verwenden, um Ihr nullbasiertes Budget zu erstellen, obwohl es zahlreiche verfügbare Vorlagen gibt, die ebenfalls verwendet werden können.

1. Identifizieren Sie Ziele

Bevor Sie mit der Eingabe von Budgetsummen beginnen, ist es hilfreich, die Abteilungsleiter ihre Ziele identifizieren zu lassen. Wenn die Verkaufsabteilung beispielsweise das Ziel hat, den Umsatz zu steigern, ist es wichtig, einen Drilldown durchzuführen, um festzustellen, wie dies geschehen soll. Ausgaben folgen dem gleichen Prozess.

Planen Sie beispielsweise, den Vertrieb zu vergrößern, müssen Sie diesen Mehraufwand auch mit einer entsprechenden Umsatzsteigerung rechtfertigen. Wenn Sie ständig für eine teure Marketingkampagne bezahlt haben, die null Dollar eingebracht hat, ist es jetzt an der Zeit, diese Ausgaben aus Ihrem Budget zu streichen.

2. Bestimmen Sie, wie Sie Ziele erreichen

Während es wichtig ist, Ziele zu setzen, müssen Sie einen Weg finden, um diese Ziele zu erreichen. Werden Werbekampagnen eingesetzt? Wird ein neues Produkt eingeführt? Werden Sie versuchen, Ihr Produkt in mehr Läden zu bringen? Werden Sie Ihre Online-Präsenz ausbauen? Dies sind alles Dinge, die festgelegt werden müssen, bevor Sie Ihr Budget vervollständigen.

3. Überprüfen Sie alle einkommensschaffenden Aktivitäten

Nullbasierte Budgetierung kann helfen, Ausgaben zu reduzieren, aber auch Möglichkeiten zur Steigerung des Einkommens zu erkennen. Dies ist besonders wichtig für kleine Unternehmen mit begrenzten Einkommensquellen. Wenn Sie beispielsweise nur ein Produkt verkaufen, wäre es die Kosten wert, zwei oder sogar drei zu verkaufen? Durch die Erstellung eines nullbasierten Budgets können Sie diese Feststellungen treffen.

4. Aktivitäten konsolidieren und Budget vervollständigen

Sobald Sie alle Einnahmen und Ausgaben für Ihr Unternehmen berücksichtigt haben, können Sie damit beginnen, diese zu konsolidieren und Ihre Ausgabenprozesse zu priorisieren. Wenn Sie derzeit zwei separate Marketingkampagnen durchführen, warum sollten Sie diese nicht in einer einzigen Kampagne konsolidieren und Geld sparen? Das ultimative Ziel eines nullbasierten Budgets besteht darin, jeden Dollar an Einnahmen für Ausgaben zu verwenden.

Beispiel für eine nullbasierte Budgetierung

Wenn Sie ein Standardbudget für das kommende Jahr erstellen würden, würden Sie Ihre tatsächlichen Gesamtbeträge aus dem laufenden Jahr verwenden und Ihr Budget auf diesen Informationen basieren.

Das folgende Budget zeigt beispielsweise die tatsächlichen Budgetsummen für 2020. Wenn Sie ein Standardbudget für 2021 erstellen, würden Sie einfach jede Summe prüfen und den Betrag vielleicht um 10–15 % erhöhen.

Der nullbasierte Budgetierungsprozess ist einfach, da Sie bei null beginnen und jede Einzelpostenausgabe genau prüfen, um festzustellen, ob die Ausgabe erhöht, verringert oder eliminiert werden soll.

Betriebsausgaben 2020
Miete	$   35.000
Versicherung	$     3.500
Elektrizität	$     1.700
Gas	$     1.000
Internet	$     1.200
Telefon	$     2.500
Reisen	$   15.500
Gehälter	235.000 $
Bürobedarf	$     1.300
Versand &Lieferung	$   17.500
Wartung &Reparaturen	$   11.000
Andere	$     4.100
Gesamtbetriebskosten	329.300 $

Sie sind nun bereit, Ihr nullbasiertes Budget für 2020 vorzubereiten. Während nicht variable Ausgaben wie Miete, Gas und Strom bei der Überprüfung der Ausgaben für das neue Jahr leicht nach oben angepasst werden können, haben Sie einige Dinge festgelegt:

• Sie können eine beträchtliche Menge Geld sparen, indem Sie den Anbieter von Büromaterial wechseln, was zu einem Rückgang von 1.300 $ pro Jahr auf 900 $ pro Jahr führt.
• Bei der Prüfung Ihrer Reisekosten für 2020 haben Sie festgestellt, dass viele der Reisen Ihrer Mitarbeiter den Umsatz Ihres Unternehmens nicht gesteigert haben. Sie haben auch erkannt, dass viele dieser Reisen und Meetings, an denen Sie teilgenommen haben, zu einem Bruchteil der Kosten aus der Ferne hätten abgewickelt werden können. Aufgrund dieser Ergebnisse sinkt Ihr Reisebudget von 15.500 $ auf 7.500 $.
• Der Großteil der Ausgaben für Wartung und Reparaturen betraf ein altes Gerät, das ersetzt wurde. Dadurch können Sie die Wartungs- und Reparaturkosten auf 5.000 $ senken.
• Während alle Ihre Kunden zuvor von kostenlosem Versand profitierten, sind die Versandkosten weiter gestiegen. Infolgedessen berechnen Sie Ihren Kunden Versandkosten für Bestellungen unter 75 US-Dollar. Dadurch können Sie die Versandkosten von 17.500 $ auf 10.000 $ senken.
• Wenn Sie Ihre Internet- und Telefonkosten in einem einzigen Plan bündeln, sparen Sie mehr als 1.200 $ pro Jahr, was die aktuellen Kosten von 3.700 $ auf 2.500 $ pro Jahr senkt.
• Sie werden auch die Kategorie „Sonstiges“ entfernen, da Sie davon ausgehen, dass Ausgaben, die keine Kategorie haben, in die sie eingeordnet werden können, eliminiert werden können.

Betriebsausgaben 2021
Miete	37.000 $
Versicherung	$     3.650
Elektrizität	$     1.800
Gas	$     1.100
Internet &Telefon	$     2.500
Reisen	$     7.500
Gehälter	235.000 $
Bürobedarf	$        900 $
Versand &Lieferung	10.000 $
Wartung &Reparaturen	$     5.000
Gesamtbetriebskosten	304.450 $

Mit der nullbasierten Budgetierung konnten Sie Ihre Ausgaben um mehr als 7 % senken.

Ist die nullbasierte Budgetierung das Richtige für Ihr Unternehmen?

Nullbasierte Budgetierung ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Ausgaben an Ihren Zielen auszurichten. Anders als bei der Budgetierung auf hoher Ebene oder sogar bei der Projektbudgetierung besteht der Sinn der nullbasierten Budgetierung darin, jeden ausgegebenen Dollar einer bestimmten Ausgabe zuzuordnen. Die Verwendung eines auf Null basierenden Budgets kann auch dazu beitragen, Mehrausgaben zu lokalisieren sowie Prioritäten zu identifizieren und sie entsprechend zu finanzieren.

Und selbst wenn Sie nicht jedes Jahr eine nullbasierte Budgetierung verwenden, kann die Erstellung eines nullbasierten Budgets alle zwei oder drei Jahre dazu beitragen, Ihre Geschäftsprioritäten wieder in den Fokus zu rücken.