Wie Business Intelligence heute im Rechnungswesen eingesetzt wird

Was ist Business Intelligence?

Business Intelligence ist eine technologiegetriebene Praxis der Datenanalyse durch die Entwicklung von Key Performance Indicators (KPIs) und die Überwachung der Leistung, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen. BI bietet historische, aktuelle und vorausschauende Ansichten des Geschäftsbetriebs in leicht verständlicher, interaktiv, Datenvisualisierungen. Unternehmen verwenden Business-Intelligence-Software, um Daten zu analysieren und Leistungskennzahlen zu liefern, wie finanzielle, Der Umsatz, Marketing- oder Betriebs-KPIs. Mit BI, Unternehmen können Finanzdaten genau verfolgen, optimieren ihre Lieferketten und treffen bessere Entscheidungen in allen Bereichen von Marketing bis M&A.

Die BI-Funktionalität konzentriert sich auf integrierte, anpassbare Dashboards, die Echtzeitberichte und -analysen basierend auf einer zentralen Datenbank ermöglichen. Entscheidungsträger können Ausnahmen erkennen, Trends und Chancen und gehen Sie tiefer in jede zugrunde liegende Metrik oder Transaktion, um mehr Details zu erhalten.

Business-Intelligence-Systeme ermöglichen es der gesamten Organisation, bessere Entscheidungen zu treffen, indem sie sehr große Datenmengen aus allen Geschäftsbereichen analysieren. Suchen Sie nach einem skalierbaren System, das mobilen Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus ermöglicht und eine Reihe von Konnektoren und Integrationen für Ihre Anwendungen bereitstellt, damit Sie alle Daten abrufen können, die für die Analyse der KPIs erforderlich sind, die Ihr Unternehmen für wichtig hält.

Warum ist Business Intelligence im Rechnungswesen wichtig?

BI-fähige Finanzmanagementsoftware macht Buchhaltungsexperten produktiver und minimiert Fehler durch die Automatisierung der Datenerfassung und -analyse. Sobald CFOs bestimmen, welche KPIs wichtig sind, BI hält diese Metriken auf dem neuesten Stand und in Dashboards leicht verfügbar.

Zum Beispiel, ein Cashflow-Dashboard könnte auf einen Blick Ihren aktuellen Cash Conversion-Zyklus anzeigen, schnelle und aktuelle Verhältnisse, Tage Umsatz ausstehend, Kreditoren- und Debitorenumsatz und andere KPIs im Vergleich zu historischen Zeiträumen. Und das Dashboard würde kontinuierliche Updates bereitstellen.

Buchhaltungsteams, die diese Daten nicht manuell zusammenstellen, können Zeit damit verbringen, sie zu interpretieren und Erkenntnisse mit Geschäftskollegen zu teilen.

Hat Business Intelligence mit Buchhaltung zu tun? Wie?

Eine effiziente Buchhaltung ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, und Business Intelligence können zum Erfolg der Buchhaltung beitragen. Schauen wir uns ein Beispiel an, wie wir eine gerade Linie von der Verwendung von BI durch ein Buchhaltungsteam zu einem Geschäftserfolg ziehen können.

Wenn Sie ein Einzelhändler sind, der Produkte verkauft und Ihnen ein beliebter Artikel ausgeht, Kunden klicken auf die Website eines Mitbewerbers, Daher ist es für Einzelhändler von grundlegender Bedeutung, den richtigen Lagerbestand zu haben. Die Stockout-Rate ist ein KPI, der bei der Bestandsanalyse hilft – sie misst, wie oft ein Artikel, den ein Kunde bestellt, nicht verfügbar ist.

Nehmen wir den fiktiven Sportartikelhändler VolleyTech. Der Beginn der Fußballsaison im Frühjahr bringt Nachfrage nach Stollen, und VolleyTech-Merchandiser wissen, dass die Schuhe eines britischen Herstellers jedes Jahr schnell ausverkauft sind. führt zu enttäuschten Kunden. Sie drängen darauf, zusätzliche Paare in den beliebtesten Größen zu bestellen, aber die Führung sträubt sich.

Denken Sie darüber nach, warum der Einzelhändler nicht genug bestellen wollte, um Fehlbestände zu vermeiden, Ein Faktor könnte die Unsicherheit über den Cashflow sein. VolleyTech hat Schwierigkeiten, den Umsatz zu prognostizieren, also entscheidet es sich, eng zu laufen, Just-in-Time-Bestellstrategie, die akzeptiert, dass einige Artikel nicht vorrätig sind, um Kosten zu sparen, wie Lagerung, Versand- und Einfuhrgebühren. Plus, dieser Hersteller, UK FootballWear, weiß, dass seine Stollen beliebt sind, so kann es Anzahlungen auf Bestellungen von kleineren Händlern wie VolleyTech verlangen. Das bindet Gelder, die für den Betrieb oder die Gehaltsabrechnung benötigt werden könnten.

Mit Business Intelligence, Die Buchhalter von VolleyTech können eingehende Cashflow-Analysen und -Prognosen durchführen. Das Team kann Eingaben entgegennehmen, wie erwartete Betriebs- und Investitionskosten, historische Daten zu Verkäufen und Fehlbeständen, prognostizierte Forderungen und Verbindlichkeitensalden, und sogar externe Datenquellen einbinden, wie langfristige Wettervorhersagen für die besten Monate zum Kauf von Schuhplatten an Orten, an denen VolleyTech Geschäfte hat. Mit diesen Informationen, Das Unternehmen kann feststellen, dass es mehr in Lagerbestände investieren kann. Das macht die Kunden glücklich und kann ihnen bei U.K. FootballWear einen bevorzugten Partnerstatus verschaffen.

Kann ich BI-Taktiken im Rechnungswesen verwenden?

Der taktische Einsatz von BI in der Buchhaltung erhöht den Status des Teams als vertrauenswürdiger strategischer Berater. wie das obige Beispiel zeigt. Business-Intelligence-Tools geben Buchhaltern, einschließlich ausgelagerter Buchhalter, die Fähigkeit, den eigenen Wert innerhalb des Unternehmens oder für Kunden zu quantifizieren.

Denken Sie an die KPIs, die Führungskräfte verwenden, um die Effektivität ihrer Buchhaltungsabteilungen zu bewerten. Zum Beispiel, ein guter DSO, oder Tage ausstehende Verkäufe, Ratio zeigt, dass Buchhalter die von den Kunden geschuldeten Gelder effektiv eintreiben. Aber graben Sie tiefer, und Sie werden sehen, dass schnelle Inkasso auf effektiv ausgehandelten Zahlungsbedingungen basieren, und auf die Debitorengruppe, die die Kundenkredite straff verwaltet und ausstehende Forderungen mit wenigen Abschreibungen eintreibt.

Business-Intelligence-Dashboards helfen Buchhaltern, die DSO-Quoten zu verbessern, indem sie zum Beispiel, Einrichten von Benachrichtigungen, um Kunden zu kennzeichnen, die langsamer zahlen und daher möglicherweise nicht mehr kreditwürdig sind.

BI bedeutet weniger Fehler und vollständigere Dokumentation, was die Prüfungsleistung verbessert. Es ermöglicht Buchhaltern, Geschäftsanwendern komplexe Finanzkonzepte zu erklären, indem leicht lesbare Diagramme und Visualisierungen erstellt werden. Außerdem können Buchhaltungsteams durch die Automatisierung manueller Aufgaben schlanker arbeiten.

Taktisch? Sicher – aber in Summe ein strategischer Vorteil.

So nutzen Sie BI zur Beeinflussung und Verbesserung des Rechnungswesens

Der erfolgreiche Einsatz von BI zur Beeinflussung und Verbesserung der Buchhaltungsfunktion hängt davon ab, wie schnell ein Endbenutzer auf Daten zugreifen und diese in Verständnis oder Erkenntnisse umwandeln kann, die genauere, rechtzeitige Entscheidungsfindung, die zu mehr Rentabilität und Geschäftserfolg führt.

Wenn Sie Ihr Programm bewerten, fragen:Wie werden Business-Intelligence-Fähigkeiten tatsächlich genutzt? Verfügen wir über Dashboards und Daten, die unsere Buchhaltungsziele und die langfristige Vision und Gesamtstrategie des Unternehmens fördern?

Schauen Sie sich auch diese sieben Bereiche an.

Erkenntnisse verbessern

Business-Intelligence-Plattformen ermöglichen es Buchhaltungsteams, unterschiedliche Daten zusammenzuführen und Erkenntnisse auf eine Weise zu kommunizieren, die einen „Aha-Moment“ liefern kann.

Nehmen Sie unseren Sportartikelhändler. BI-gesteuerte Einzelhandelsanalysen könnten anhand von Daten zum Kaufverhalten und Einzelhandelstrends zeigen, dass jüngere Fußballspieler das ganze Jahr über an Wettkämpfen interessiert sind. und dass in einigen nördlichen Bundesstaaten, in denen VolleyTech tätig ist, Indoor-Fußballligen entstehen. Stollen sind nicht für den Innenbereich geeignet, Daher können Merchandiser schnell erschwingliche Schuhe in Größen und Designs finden, die für die demografische Gruppe geeignet sind, die am meisten an ganzjährigem Spielen interessiert ist. Die Verwendung von BI-Software zur Analyse von Bestandsdaten wird VolleyTech dabei helfen, einen Einkaufs- und Vertriebsprozess zu erstellen, um diesen Bestand in Regionen mit Indoor-Einrichtungen und Ligen zu bringen.

Buchhaltungsprozesse verbessern

BI verbessert die Buchhaltungsprozesse auf offensichtliche Weise – Aggregation von Daten, Dashboards effizienter erstellen, verbesserte Planung und Budgetierung – und in weniger offensichtlichen Bereichen.

Zum Beispiel, Die Brainyard-Umfrage hat gezeigt, dass Unternehmensführer besorgt über die Auswirkungen von Unterbrechungen der Lieferkette sind, anhaltende Auswirkungen der Pandemie und ein Mangel an Talenten.

Buchhaltungsteams, die BI in ihren Prozessen verwenden, können dabei helfen, all dies zu bewältigen:

• Bessere Transparenz in komplexen Lieferketten bedeutet weniger Störungen, und bei BI dreht sich alles um Sichtbarkeit. Zum Beispiel, Unternehmen erwägen, ihre Lieferketten zu verlagern und zu lokalisieren. Das ist teuer, obwohl. Wie viel mehr können Sie für Rohstoffe ausgeben und trotzdem profitabel sein? Welche Auswirkungen haben Wechselkurse und Versand auf die Kosten?
• Buchhaltungsteams können externe Datenquellen einbeziehen um Prognosen zu verbessern und finanzielle Entscheidungen zu treffen, wenn sich die Wirtschaft erholt. Zum Beispiel, Die Website data.gov der US-Regierung bietet kostenlosen Zugang zu mehr als 218, 000 Datensätze, einschließlich einer Reihe von COVID-19-Datensätzen, viele davon können in BI-Dashboards integriert werden.
• Behebung eines Talentmangels ist einfacher, wenn Unternehmen Mitarbeiter einstellen können, ohne sich Gedanken über die Nähe zu einem physischen Büro machen zu müssen. Mit BI-Tools, Das Rechnungswesen kann relevante Daten aufschlüsseln, sodass alle Abteilungsteams an ihren Personalbudgets arbeiten und über eine zentrale Datenbank remote zusammenarbeiten können. Dies verbessert nicht nur die Kommunikation zwischen Buchhaltung und Einstellungsmanagern, sondern kann auch den Rekrutierungsprozess verbessern.

Buchhaltungsdatenvisualisierung

Die Visualisierung von Buchhaltungsdaten ist der Prozess der Präsentation von Finanzinformationen in einer dynamischen, grafische Weise. Effektive Datenvisualisierungen helfen Entscheidungsträgern, viele manchmal komplexe Informationen auf eine Weise zu erfassen, die als intuitiv und ganzheitlich angesehen wird.

Die Möglichkeit, Daten zu visualisieren, hat offensichtliche Vorteile, einschließlich dieser „Aha-Moment“-Einblicke, die wir besprochen haben. Aber ein Vorteil, der oft übersehen wird, ist, dass wenn Sie den Datenkonsum angenehm gestalten, Entscheidungsträger und relevante Interessengruppen werden die Buchhaltung bitten, sie bei der häufigeren Verwendung von Dashboards zu unterstützen. Dies kann Investitionen in neue Datenquellen und Finanzsysteme mit integrierter BI vorantreiben.

Produktivität verbessern

Einer der wichtigsten Vorteile der gesteigerten Produktivitätsvorteile von Business Intelligence-Funktionen in Buchhaltungssoftware ist die Skalierbarkeit, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden.

Zuerst, Art und Umfang der Daten sowie Anfragen nach Analysen und Berichten wachsen tendenziell mit der Organisation. Mit BI-fähiger Buchhaltungssoftware, neue Datenquellen können einfach zu Dashboards hinzugefügt werden. Und, Buchhaltung kann individuelle Dashboards einrichten und automatisch Analysen erstellen, Minimierung des manuellen Aufwands.

Und natürlich, Business Intelligence ermöglicht die Automatisierung vieler Finanzprozesse. Nehmen wir an, die Buchhaltung braucht Tage, um monatliche Finanzberichte zu erstellen, wenn traditionelle Tools wie Tabellenkalkulationen verwendet werden. Mit BI-fähiger Software, Diagramme und Grafiken können exportiert werden, um den Zeitaufwand für die Erstellung von Finanzberichten zu reduzieren.

Datengesteuerte Entscheidungsfindung

Buchhaltungsprofis sind geborene Datenchampions. Sagen wir, ein Merchandise-Manager bei VolleyTech hat das Bauchgefühl, dass Kunden mehr für eine Reihe von Fairtrade-zertifizierten Fußbällen ausgeben würden. Das Marketing stimmt zu und glaubt, dass das Hinzufügen dieser Linie eine Verkaufsmöglichkeit darstellen würde.

Wie könnte die Buchhaltung helfen, diese Vermutung zu quantifizieren?

Taktiken, um datengesteuerte Entscheidungsfindung auf Annahmen anzuwenden, umfassen die Anwendung von Bestandskostenrechnungsmetriken auf die teureren Fair-Trade-Bälle, Hilfe bei der Kalkulation der Kosten-Plus-Preise, um einen Verkaufspreis zu schätzen und diesen mit den derzeit am höchsten auf Lager befindlichen Bällen zu vergleichen. All diese Datenpunkte können Merchandisern helfen, festzustellen, ob ein neues Produkt finanziell sinnvoll ist.

Verbesserte Produkt- und Umsatzanalyse

Mit BI, Finance kann Daten aus verschiedenen Quellen in benutzerdefinierten Dashboards zusammenstellen, um eine eingehende Analyse zu ermöglichen, die Wege zur Verbesserung von Produkten und zur Steigerung des Umsatzes aufzeigt.

Zum Beispiel, Nehmen wir an, Führungskräfte müssen herausfinden, was hinter einer Umsatzreduzierung steckt. Recherche relevanter Daten, sie können beliebige Abteilungen identifizieren, leistungsschwache Niederlassungen oder Regionen. Oder, Es können andere Faktoren sein, B. neue Vertriebsmitarbeiter, die möglicherweise nicht ausreichend geschult sind, um eine Leistung zu erbringen, oder ein Produkt-Upgrade, das vorübergehend zu Umsatzeinbußen geführt hat.

Ein Bereich, auf den Sie sich konzentrieren sollten, könnte der Gesamtumsatz sein.

Umsatzerlöse werden in der Gewinn- und Verlustrechnung des Monats erfasst, in dem das Produkt oder die Dienstleistung geliefert oder erbracht wurde, nach GAAP-Regeln zur Umsatzrealisierung. Zum Beispiel, sagen, ein VolleyTech-Standort beschließt, persönliche Torwartkurse anzubieten. Es meldet 40 Studenten im Juni an, jeder zahlt $50 pro Sitzung, und sammelte 2 $, 500 in Quittungen. Aber es hielt nur 20 dieser Sitzungen im Juni ab. Es kann nur für diese 20 Studenten Einnahmen erfassen, Erzielung von ausgewiesenen Verkaufserlösen für 1 Juni, 250. Die restlichen $1, 250 der für Juli gebuchten Sitzungen werden in der Umsatzabgrenzung erfasst. Angesichts dessen, Ist es sinnvoll, einen weiteren Dozenten hinzuzufügen, um die Anzahl der verfügbaren Kurse in einem bestimmten Monat zu verdoppeln? BI kann dem Modell dabei helfen, jeden Monat einen weiteren Dozenten hinzuzufügen, um festzustellen, ob dies finanziell sinnvoll ist oder nicht.

Verbesserte KPI-Analyse

Leistungskennzahlen, oder KPIs, sind Kennzahlen, die eng mit strategischen Geschäftszielen verknüpft sind. Führungskräfte sollten ihre wichtigsten Kennzahlen frühzeitig identifizieren und diese KPI-Liste regelmäßig auf der Grundlage von Marktveränderungen überprüfen. wirtschaftliche Bedingungen oder das Geschäft selbst.

Sobald eine Liste erstellt ist, Unternehmen müssen sich darauf einigen, welche Zahlen für Erfolg stehen – und raue Zeiten ankündigen.

Zum Beispiel, Unser britischer Schuhplattenhersteller könnte aufgrund des Brexit weniger Bestellungen aus EU-Ländern erhalten. Wenn seine Finanz- und Buchhaltungssoftware BI integriert hätte, das Unternehmen hätte gefährdete Kunden identifizieren und mit seinem FP&A (Finanzplanungs- und Analyseteam) Szenarien durchführen können, wie es seine Umsatzziele noch erreichen könnte, B. durch das Anbieten eines Rabatts, um seine Exporte an US-Händler zu erhöhen.

Verbessern Sie Ihre Business Intelligence mit NetSuite ERP

Einführung von Software mit integrierter BI, wie NetSuite Business Intelligence, kann eine bessere Transparenz der Unternehmensleistung über alle Abteilungen hinweg schaffen. Zu den Vorteilen eines einheitlichen ERP-Systems gehören ein zentralisiertes Data Warehouse und eine einheitliche Sicht auf die Kunden, Inventar und Finanzen über mehrere Geschäftsbereiche hinweg, Standorte und Tochtergesellschaften.

Suchen Sie nach der Möglichkeit, Dashboards anzupassen und Zugriff auf eine Vielzahl von Interessengruppen über einen Webbrowser zu gewähren. auch auf mobilen Geräten. Vielbeschäftigte Buchhaltungsteams sollten nach Self-Service-Funktionen Ausschau halten, damit Abteilungsleiter selbst Analysen erstellen und alle Daten abrufen können, die sie für ihre Entscheidungen benötigen.

Business Intelligence ist die perfekte Ergänzung für datengesteuerte Buchhaltungsprofis. Es hilft, Vermutungen oder Meinungen aus dem Entscheidungsprozess zu nehmen, indem es Echtzeit-, tatsächliche Ergebnisse im Vergleich zu den Geschäftszielen. Wenn diese Ergebnisse im gesamten Unternehmen geteilt werden, Entscheidungen können schneller getroffen werden. Das Buchhaltungsteam wird nicht nur zu einem vertrauenswürdigen Geschäftspartner, sondern verfügt auch über die Informationen, um Geschäftsprozesse und Leistung zu verbessern.