Was ist unterstelltes Einkommen und wie wirkt es sich auf Sie aus?

Sie wissen, dass Leistungen und Entschädigungen in allen möglichen Formen vorkommen – der IRS ist an allen interessiert. Unabhängig davon, ob Sie eine Geschenkkarte als unternehmensweiten Bonus erhalten oder ein Firmenfahrzeug fahren, müssen Sie deren Wert versteuern.

Diese Arten von Nebenleistungen können als steuerpflichtiges Einkommen gelten, daher ist es wichtig zu verstehen, wie kalkulatorisches Einkommen berechnet wird, insbesondere wenn Sie Steuererklärungen einreichen.

Was ist unterstelltes Einkommen?

Das kalkulatorische Einkommen ist der Wert einer nicht monetären Vergütung, die Arbeitnehmern in der Regel als Nebenleistungen gewährt werden. Diese Art von Einkommen wird dem Bruttolohn eines Arbeitnehmers hinzugerechnet, damit der Arbeitgeber Lohnsteuern einbehalten kann. Es zählt nicht als Nettoentgelt, da die Nebenleistungen nicht in Geldform gewährt wurden.

Was sind einige Beispiele für unterstelltes Einkommen?

Es gibt eine Vielzahl von Posten, die als kalkulatorisches Einkommen oder steuerpflichtige Nebenleistungen gelten.

Im Folgenden finden Sie eine Liste von Posten, die üblicherweise als unterstelltes Einkommen angesehen werden:

• Mitarbeiterrabatte
• Risikolebensversicherung für Gruppen über 50.000 $
• Persönliche Nutzung des Mitarbeiterfahrzeugs
• Ausbildungsbeihilfe, die den steuerfreien Betrag übersteigt
• Adoptionshilfe, die den steuerfreien Betrag übersteigt
• Mitgliedschaften im Fitnessstudio
• Fitnessanreize
• Nicht abzugsfähige Erstattungen für Umzugskosten
• Pflege für Angehörige, die den steuerfreien Betrag übersteigt
• Hinzufügen eines nicht unterhaltsberechtigten oder inländischen Partners zu Ihrer Krankenversicherung

Was sind Nebenleistungen?

Nebenleistungen sind Güter, Stipendien, Erfahrungen oder Dienstleistungen, die Mitarbeiter zusätzlich zu ihrem regulären Gehalt erhalten. Nebenleistungen sind steuerpflichtig. Beispielsweise muss ein Mitarbeiter, der einen 100-Dollar-Geschenkgutschein für den vorzeitigen Abschluss eines Projekts verdient, dies als kalkulatorisches Einkommen melden.

Wie wirkt sich das unterstellte Einkommen auf die Steuern aus?

Unterstelltes Einkommen muss zum steuerpflichtigen oder Bruttoeinkommen eines Arbeitnehmers hinzugerechnet werden, es sei denn, es kann ausdrücklich befreit werden. Der Grund, warum das kalkulatorische Einkommen nicht im Nettoeinkommen des Arbeitnehmers enthalten ist, liegt darin, dass er die Leistung auf andere Weise erhalten hat. Arbeitgeber müssen es jedoch aus steuerlichen Gründen in das W-2-Formular eines Arbeitnehmers aufnehmen, da es als Einkommen behandelt werden muss.

Unterstelltes Einkommen unterliegt in der Regel nicht der Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer, sondern der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer. Ein Arbeitnehmer kann wählen, ob er einen bestimmten Betrag der Bundeseinkommensteuer vom kalkulatorischen Einkommen einbehalten oder die fälligen Steuern bei der Einreichung seiner Jahreserklärung zahlen möchte.

Was ist mit dem unterstellten Einkommen des Lebenspartners?

Das unterstellte Einkommen für Lebenspartner funktioniert anders als das für gesetzlich unterhaltsberechtigte Personen und Ehegatten. Wenn ein Mitarbeiter legal verheiratet ist, hat der Ehepartner Anspruch auf qualifizierende steuerfreie Mitarbeiterleistungen, wie z. B. Krankenversicherung.

Arbeitgeber müssen jedoch das kalkulatorische Einkommen des Lebenspartners berechnen, wenn der Arbeitnehmer mit dieser Person nicht gesetzlich verheiratet ist. Es sei denn, der Lebenspartner kann in der Steuererklärung des Arbeitnehmers als Unterhaltsberechtigter geltend gemacht werden.

Damit ein inländischer Partner als unterhaltsberechtigt gelten kann, muss diese Person in Vollzeit mit dem Arbeitnehmer zusammenleben, mehr als die Hälfte ihrer gesamten finanziellen Unterstützung vom Arbeitnehmer erhalten und ein Bruttoeinkommen von nicht mehr als 4.300 USD für das Steuerjahr 2020 haben.

Arbeitgeber, die Beiträge zu Gesundheitsprämien für nicht unterhaltsberechtigte Lebenspartner leisten und Leistungen beziehen, müssen dies ebenfalls als kalkulatorisches Einkommen anrechnen.

Gibt es steuerfreie Nebenleistungen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Arbeitgeber einige Nebenleistungen erbringen können, die in den Augen des IRS möglicherweise nicht steuerpflichtig sind. Diese Arten von Leistungen werden auch als „de minimis (minimale) Leistungen“ bezeichnet, da sie einen so geringen Wert haben, dass der IRS es nicht für notwendig hält, administrative Aufzeichnungen darüber zu führen.

Der IRS gibt an, dass jede Nebenleistung im Wert von weniger als 100 US-Dollar nicht als De-minimis-Leistung gilt, daher ist es eine gute Idee für Arbeitgeber, deutlich unter diesem Betrag zu bleiben.

Beispiele für nicht steuerpflichtige Nebenleistungen sind:

• Blumen oder ein Obstkorb für besondere Anlässe
• Firmenpicknicks
• Die gelegentliche Nutzung eines vom Unternehmen bereitgestellten Kopiergeräts
• Die gelegentliche Eintrittskarte für Unterhaltungs- oder Sportveranstaltungen
• Geburtstags- oder Weihnachtsgeschenke im Wert von weniger als 100 $
• Firmenartikel wie T-Shirts, Wasserflaschen und Schlüsselanhänger

Es kann schwierig sein, herauszufinden, was als steuerpflichtiges Einkommen gilt. Konsultieren Sie zur Unterstützung den Fringe Benefit Guide des IRS, um die neuesten Richtlinien in Bezug auf unterstelltes Einkommen zu erfahren.

So melden Sie kalkulatorisches Einkommen

Da kalkulatorisches Einkommen steuerpflichtig ist, müssen Arbeitgeber es auf dem W-2-Formular eines Arbeitnehmers melden. Das bedeutet, dass Arbeitgeber den Wert ihres kalkulatorischen Einkommens verfolgen müssen, ähnlich wie sie es mit regulären Löhnen während des gesamten Kalenderjahres tun würden. Arbeitgeber müssen auch einen bestimmten Code eingeben, um die Art der Leistung anzugeben – nicht steuerpflichtige Leistungen sind ausgeschlossen.

Die Meldung des unterstellten Einkommens aus Arbeitgebersicht kann je nach Art der Leistung einfach sein. Leistungen wie Adoptionshilfe, Gruppenlebensversicherung oder solche mit Wertzuweisung sind einfach zu berechnen.

Andere wie die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs können komplexer sein und erfordern, dass Arbeitgeber den angemessenen Marktwert berechnen. In diesem Fall entspricht der Wert dieser Nebenleistung den Kosten, die einem Mitarbeiter in Rechnung gestellt würden, wenn er ein Auto von außerhalb des Unternehmens leasen würde.

Der IRS hat strenge Regeln für die Bestimmung des fairen Marktwerts, insbesondere für die Bewertung eines Autoleasings, also müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie es richtig machen. Publikation 15 B:Steuerleitfaden des Arbeitgebers zu Nebenleistungen ist ein nützliches Dokument.

Wie oft Nebenleistungen gemeldet werden müssen, müssen Arbeitgeber dies mindestens einmal im Jahr tun. Es kann jedoch halbjährlich, vierteljährlich oder in jeder Zahlungsperiode erfolgen. Sie ist unabhängig von der Häufigkeit bis zum Ende eines jeden Kalenderjahres im Jahr des Bezugs von Nebenleistungen zu melden.

Meistens ist es für Arbeitgeber nicht erforderlich, Bundessteuern vom unterstellten Einkommen eines Arbeitnehmers einzubehalten, aber es gibt einige Fälle, in denen sie nicht befreit sind. Ein Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, die Bundessteuer von seinem kalkulatorischen Einkommen einzubehalten oder mit der Abgabe einer Steuererklärung abzuwarten. Es ist eine gute Idee für Arbeitgeber, ihre Mitarbeiter darüber zu informieren, dass Strafen verhängt werden können, wenn sie nicht über ausreichende Steuerabzüge verfügen, und sich bei Fragen an den IRS zu wenden.