Gehaltsabrechnung erklärt:Der ultimative Leitfaden für 2021

Unternehmen, die die Gehaltsabrechnung als selbstverständlich ansehen, geben möglicherweise zu viel aus, Mitarbeiter entfremden, sogar mit saftigen Geldstrafen oder Klagen belegt. Obwohl es viele bewegliche Teile gibt – die Zeitmessung, Freigabe von Geldern an Ihr Finanzinstitut, Steuern erlassen, Verwaltung von Leistungen und anderen Abzügen – Unternehmen mit formalisierten Prozessen werden es einfacher und kostengünstiger finden, ihre Mitarbeiter ordnungsgemäß und pünktlich zu bezahlen.

Was ist Gehaltsabrechnung?

Das Wort „Gehaltsabrechnung“ kann mehrere Dinge bedeuten, alles im Zusammenhang mit Mitarbeitern und deren Bezahlung. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Prozesse, die mit der Bezahlung von Mitarbeitern für ihre Arbeit verbunden sind. Zu diesen Aufgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung gehören das Nachverfolgen von Stunden, Lohnberechnung, Steuern zahlen und einbehalten, Verwaltung von Abzügen und Leistungsbeiträgen, und dann pünktlich genaue Schecks oder direkte Einzahlungen an die Mitarbeiter zu erhalten.

In mittelständischen und großen Unternehmen, Die Verantwortung für die Gehaltsabrechnung liegt typischerweise in der Finanz- oder Personalabteilung. In kleineren Firmen, ein Buchhalter oder sogar der Eigentümer kann für den Prozess verantwortlich sein. Unabhängig von der Unternehmensgröße, Gehaltsabrechnung kann eine Herausforderung sein, weil Gehälter, Steuerabzugs- und Leistungsprofile müssen für jeden Mitarbeiter individualisiert werden. In Ergänzung, das Unternehmen muss Einkommens- und andere Steuern von jedem Scheck genau einbehalten und an die zuständige lokale Stelle abführen, Landes- oder Bundesregierung.

Die zentralen Thesen

• Die Gehaltsabrechnung ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Führung eines Unternehmens. Es ist auch einer der größten Ausgaben eines Unternehmens.
• Fehler bei Zahlungen, ob an Mitarbeiter oder die Regierung, kann kostspielige Folgen haben. Software kann helfen, den Prozess zu automatisieren.
• Die Verantwortung für die Gehaltsabrechnung umfasst mehr als die Ausstellung von Gehaltsschecks. Sie umfassen Quellensteuern und andere Steuern, Abzüge für Leistungen an Arbeitnehmer und pünktliche Auszahlung der Zahlungen.

Gehaltsabrechnung erklärt

Der Gehaltsabrechnungsprozess beginnt normalerweise, wenn ein neuer Mitarbeiter ein W-4-Formular ausfüllt. die bestimmt, wie viel Steuern einbehalten werden. Dann, für jede Zahlungsperiode, das Unternehmen berechnet, wie viel jedem Mitarbeiter geschuldet wird – ein komplizierter Prozess, da Steuereinbehalte und andere Abzüge, wie Vorteile, kann für jeden Arbeitnehmer unterschiedlich sein.

Das Unternehmen stellt dann fest, ob es Anspruch auf Lohnsteuergutschriften hat und überweist die einbehaltenen Arbeitnehmersteuern an den Bund, gegebenenfalls staatliche und lokale Behörden, zusammen mit dem Arbeitgeberanteil an den Steuern, und stellt einen Scheck oder eine direkte Einzahlung über den dem Arbeitnehmer zustehenden Betrag aus.

Wie funktioniert die Gehaltsabrechnung?

Wenn Sie Mitarbeiter bezahlen, Sie benötigen einen Prozess, um die Gehaltsabrechnung zu verwalten. Was beinhaltet das? Die Einzelheiten variieren, aber im Wesentlichen, Ein Umsetzungsplan besteht aus drei Hauptphasen:Das Unternehmen sammelt Informationen von jedem Mitarbeiter, berechnet das Gehalt und die Abzüge in jeder Periode, und reicht ein und bezahlt den Arbeitnehmer und die Regierungen nach Bedarf.

Schritt 1:Sammeln Sie Informationen.

Das Unternehmen holt ein W-4-Formular für Angestellte oder ein W-9-Formular für unabhängige Auftragnehmer ein sowie bei Bedarf staatliche Einbehaltungsbescheinigungen, a Formular I-9 (zur Überprüfung der Anstellungsberechtigung), Bankverbindung (für Direkteinzahlung), und alle Formulare im Zusammenhang mit Krankenversicherung und Altersversorgung. Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern muss außerdem eine eidgenössische Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) beantragen. die online beim IRS erhältlich ist.

Schritt 2:Mitarbeiter bezahlen.

Für jede Zahlungsperiode, das Unternehmen berechnet den Bruttolohn und die Abzüge jedes Mitarbeiters, wie Steuereinbehalt, Beiträge zur Krankenversicherung und/oder Altersvorsorge. Das Ergebnis, Nettogehalt, wird dann am Zahltag an einen Mitarbeiter geliefert, entweder elektronisch oder per Scheck.

Schritt 3:Lohnsteuer abführen.

Das Unternehmen zahlt die einbehaltenen Arbeitnehmersteuern sowie seinen eigenen Anteil an den Lohnsteuern an den IRS und die zuständigen lokalen Behörden. Es führt auch Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den Vorschriften des IRS und des Arbeitsministeriums, und meldet Steuern pro Bundes, staatlichen und lokalen Anforderungen.

Häufigkeit der Gehaltsabrechnung

Unternehmen können wählen, wie oft sie ihre Mitarbeiter bezahlen. Zu den Optionen gehören wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich und monatlich. Einige Staaten legen eine zulässige Mindestfrequenz fest; Sie können die Zahltaganforderungen für jeden Bundesstaat auf der Website des Arbeitsministeriums finden. Wenn Mitarbeiter in verschiedenen Bundesländern arbeiten, ein Arbeitgeber muss sich für jeden Arbeitnehmer an das jeweilige Landesrecht anpassen.

Halbmonatliche Zahlung, d. h. zweimal im Monat zu einem festen Datum – kann schwieriger zu verwalten sein, da jede Zahlungsperiode eine andere Anzahl von Tagen hat. Aus Arbeitnehmersicht, seltener bezahlt werden, wie monatlich, kann zu Liquiditätsproblemen führen.

Die Kosten für eine wöchentliche Zahlung können sich schnell summieren; Lohnkosten umfassen Gebühren, die an Software- oder Serviceanbieter gezahlt werden, Bankgebühren für Direkteinzahlungen und eventuelle Versandkosten.

Für Unternehmen, zweiwöchentlich ist oft der Sweet Spot. Es ist die kostengünstigste und einfachste Option und auch die häufigste Zahlungsperiodenhäufigkeit. nach Angaben des US-amerikanischen Bureau of Labor Statistics.

5 Pflichten des Arbeitgebers für die Gehaltsabrechnung

Grundsätzlich sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass die Gehaltsabrechnungen korrekt sind und die Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden. Dazu gehört die genaue Berechnung von Steuereinbehalten und Leistungsbeiträgen, und Einreichung und Zahlung des Bundes, staatliche und lokale Steuern. Hier sind die fünf wichtigsten Pflichten des Arbeitgebers:

1. Steuern Sie genau. Arbeitgeber müssen ihren Anteil an den Bundes- und allen anwendbaren staatlichen und lokalen Steuern berechnen. In Ergänzung, sie müssen die Steuern des Bundesgesetzes über die Versicherungsbeiträge (FICA) berücksichtigen, die für Sozialversicherungs- und Medicare- und Bundesarbeitslosensteuergesetz (FUTA) Steuern zahlen, die das Arbeitslosengeld finanzieren. Arbeitgeber sind für die Berechnung und den Einbehalt der Einkommensteuer der Arbeitnehmer auf der Grundlage der W-4- und staatlichen Quellensteuerformulare verantwortlich.
2. Lohnsteuer abziehen. Jede Zahlungsperiode, Arbeitgeber sind verpflichtet, Steuern und freiwillige Abzüge vom Lohn der Arbeitnehmer abzuziehen.
3. Zahlen Sie Arbeitnehmer- und Arbeitgebersteuern über das elektronische Bundessteuerzahlungssystem (EFTPS) ein. Arbeitgeber müssen sich bei EFTPS anmelden, ein System, das so eingerichtet ist, dass Steuerzahler Steuerzahlungen und Einlageneinbehalte umgehend leisten können. Ansonsten, einem Arbeitgeber drohen erhebliche Strafen.
4. Lohnbuchhaltung führen. Dazu gehören Arbeitszeiten, Löhne, Steuerausgaben und Einnahmen der zur Zahlung der Steuern verwendeten Mittel.
5. Stellen Sie den Mitarbeitern Zahlungszusammenfassungen zur Verfügung. Dazu gehört die jährliche Übersicht über die Einkünfte und Steuern, die Arbeitnehmer für die Abgabe ihrer eigenen Steuererklärungen benötigen.

IRS-Checkliste für Lohnsteuerdokumente

Möglichkeiten zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, die Gehaltsabrechnung durchzuführen. Kleine Unternehmen beginnen oft damit, die Gehaltsabrechnung manuell zu verwalten. Aber wenn sie wachsen und diese Aufgabe entsprechend länger dauert, In der Regel ist es finanziell sinnvoller, den Prozess mit einer Lohnabrechnungssoftware oder einem ausgelagerten Service zu automatisieren. Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung kann den erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren und Fehler reduzieren.

Schauen wir uns die drei Hauptoptionen an.

1. Im Haus, Handbuch: Unternehmen berechnen das Gehalt der Mitarbeiter mithilfe von Tabellenkalkulationen und/oder Online-Gehaltsrechnern, die den Steuereinbehalt und andere Abzüge bestimmen. Dieser Prozess kann leicht komplex werden, da die Mitarbeiter unterschiedliche Gehälter und Präferenzen für den Steuereinbehalt haben. Dieser Ansatz ist auch anfällig für menschliche Fehler, vor allem wegen seiner Komplexität. Ein Mitarbeiter muss Änderungen der Steuer- und Arbeitsvorschriften genau verfolgen, um sicherzustellen, dass die Entlohnung der Mitarbeiter korrekt berechnet wird. Die manuelle Gehaltsabrechnung ist auch die langsamste und arbeitsintensivste Methode, teilweise wegen der Papierspur, die zum Schutz eines Unternehmens im Falle eines Audits gepflegt werden muss.
2. Auslagern: Unternehmen können eine externe Lohnbuchhaltung oder einen Buchhalter mit der Lohnabrechnung beauftragen. Outsourcing bedeutet für ein Unternehmen nach der anfänglichen Gehaltsabrechnung oft einen praxisorientierten Prozess. obwohl bestimmte Informationen, wie Mitarbeiterzeitkarten, muss angegeben werden, wenn das Lohnunternehmen keine Zeiterfassungs-App oder eine andere Möglichkeit zur Erfassung von Stunden anbietet. Der Anbieter wickelt alle Gehaltsabrechnungen ab und verteilt Gehaltsschecks. Der Outsourcing-Dienstleister ist auch für die Einhaltung der Steuer- und Arbeitsgesetze verantwortlich, Ein Arbeitgeber haftet also nicht für Sanktionen, wenn Gehaltsschecks oder Steuererklärungen falsch sind.
3. Software: Softwarelösungen bieten Freiheit von einigen der anstrengenderen Aspekte der Gehaltsabrechnung und ermöglichen es einem Arbeitgeber, die Kontrolle über den Prozess zu behalten. Eine gute Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Softwarelösung hält die gesetzlichen Anforderungen in jeder Rechtsordnung auf dem Laufenden und spart Kunden Zeit, indem sie Aufgaben wie die automatisierte Berechnung von Verdiensten und Abzügen, Überprüfung und Bearbeitung der Gehaltsabrechnung in Echtzeit, Lohnsteuererklärungen, und Verteilung der Steuerformulare zum Jahresende.

7 Schritte zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung

Nachdem Sie die erforderlichen Unterlagen gesammelt haben, legen Sie einen Gehaltsabrechnungsrhythmus fest und legen Sie fest, wie Sie den Prozess verwalten, Es gibt sieben Schritte zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung.

1. Mitarbeiterstunden aufzeichnen. Dies kann manuell erfolgen, mit Lochkarten oder mit Zeiterfassungssoftware. Genauigkeit ist hier das A und O.
2. Bruttolohn berechnen. Für Arbeitnehmer, die nach Stundenlohn bezahlt werden, addieren Sie die Anzahl der in einem bestimmten Lohnzeitraum geleisteten Arbeitsstunden und multiplizieren Sie sie mit ihren Stundensätzen. Beachten Sie, dass Überstunden in der Regel mit anderthalb Stunden bezahlt werden müssen. Für Angestellte, Der Bruttolohn errechnet sich aus dem Jahreslohn geteilt durch die Anzahl der Lohnperioden.
3. Bestimmen Sie die Abzüge jedes Mitarbeiters. Hier ist Liebe zum Detail erforderlich, da Bundesstaaten unterschiedliche Anforderungen haben. Abzüge beinhalten Lohnsteuern:Bundessteuern, Krankenversicherung und Sozialversicherung (FICA) und Arbeitslosigkeit (FUTA). In Ergänzung, Mitarbeiter können staatliche und lokale Steuern zahlen, und einige entscheiden sich für die Teilnahme an 401(k)-Plänen. Arbeitnehmer können auch Beiträge zur Krankenversicherung und Altersvorsorge leisten, mit einer Mischung aus Vor- und Nachsteuerabzügen.
4. Berechnen Sie den Nettolohn und zahlen Sie die Mitarbeiter. Ziehen Sie alle Abzüge vom Bruttolohn jedes Mitarbeiters ab, um den Nettolohn zu erhalten. Mitarbeiter per Überweisung bezahlen, Scheck- oder Zahlkarte. Ebenfalls, Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter problemlos auf eine Kopie ihrer Gehaltsabrechnungen zugreifen können.
5. Lohnsteuer zahlen. Alle Steuereinlagen des Bundes – Einkommensteuer, FICA und FUTA – müssen über EFTPS erfolgen. Unternehmen, die 50 $ gemeldet haben, 000 oder weniger Steuerpflichtige für die letzten vier Quartale können monatlich Steuern hinterlegen; diejenigen, die mehr als $50 melden, 000 an Steuern für die letzten vier Quartale müssen halbwöchentlich (zweimal pro Monat) basierend auf dem Tag, an dem Sie die Mitarbeiter bezahlen, einzahlen.
6. Notieren Sie jeden Gehaltsscheck. Gründlich, genaue Aufzeichnungen sind ein Muss, gemäß dem Fair Labor Standards Act. Unternehmen müssen dem Arbeitsministerium auf Anfrage innerhalb von 72 Stunden Gehaltsabrechnungen vorlegen können.
7. Aktualisieren Sie die Hauptbuchkonten. Da die Gehaltsabrechnung einer der größten Ausgaben eines Unternehmens ist, Es ist wichtig, Ihre Hauptbuchkonten nach jeder Zahlungsperiode zu aktualisieren, um die Finanzberichte korrekt und aktuell zu halten.

Wesentliche Gehaltsabrechnungskomponenten

Ob Sie Mitarbeiter manuell bezahlen oder einen Outsourcing-Dienst oder eine Software nutzen, Sie müssen ein System zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung erstellen. Beispielsweise, Sie benötigen in der Regel einen Ansprechpartner im Unternehmen, der für die Lohnabrechnung zuständig ist, und Sie müssen Gehaltsabrechnungsrichtlinien definieren und sie den Mitarbeitern mitteilen.

Typische Bestandteile des Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems eines Unternehmens sind:

• Ein Lohnbuchhalter. Ein dedizierter Ansprechpartner kann zu einer reibungslosen Gehaltsabrechnung beitragen. Der Gehaltsabrechnungsmanager ist für die Ausstellung von Gehaltsschecks und/oder elektronischen Überweisungen auf Bankkonten verantwortlich; Zusammenfassung der Einnahmen, Steuern, Abzüge, verlassen, Invalidität und steuerfreier Lohn; und Ausgleich der Lohnkonten.
• Gehaltsabrechnungspolitik. Die Richtlinie sollte Informationen über die Häufigkeit von Gehaltsschecks enthalten, Übermittlung der Stundenzettel, Über-/Unterzahlungen, obligatorische Abzüge und Leistungen. Dies hilft, Erwartungen an die Mitarbeiter zu wecken und Probleme zu lösen.
• Lohnabrechnungsmethode. Sie müssen sich entscheiden, ob Sie die Gehaltsabrechnung manuell durchführen oder eine Software oder einen Outsourcing-Service verwenden und andere alltägliche Aspekte der Gehaltsabrechnung herausfinden. zum Beispiel, wie Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen.
• Lohnbuchhaltung. Eine Gehaltsabrechnung ist eine buchhalterische Zusammenfassung der Einkünfte und Abzüge der Mitarbeiter für jede Gehaltsperiode. Es umfasst Arbeitsstunden, Bruttolohn, Nettogehalt, Abzüge und Lohnabrechnungsdatum. Es führt eine Aufzeichnung der Lohnkosten und hilft dem Unternehmen, die Kosten zu analysieren.

Wie wird die Gehaltsabrechnung berechnet?

Das Gehalt eines Mitarbeiters wird in jeder Gehaltsperiode in einer Reihe von Schritten berechnet, die mit der Berechnung des Bruttogehalts beginnen und zu dem Betrag führen, den die Mitarbeiter in ihren Gehaltsschecks sehen.

1. Bestimmen Sie den Bruttolohn eines Mitarbeiters. ihren Stundensatz mit der Gesamtzahl der in der Lohnperiode geleisteten Arbeitsstunden multiplizieren, plus Überstunden. Für Angestellte, Der Bruttolohn für jede Lohnperiode wird berechnet, indem das Jahresgehalt durch die Anzahl der Lohnperioden pro Jahr geteilt wird. Wenn jemand ein Jahresgehalt von 104 US-Dollar verdient, 000 und wird wöchentlich ausgezahlt, der Bruttolohn für jede Lohnperiode beträgt 2 USD, 000 ($104, 000 / 52 =2 $, 000).
2. Abbildung Bundeseinkommensteuern. Arbeitnehmer werden individuell zu Sätzen besteuert, die sich nach ihrem Einkommen und dem Quellensteuerabzug richten.
3. Berechnen Sie die FICA-Steuern. Multiplizieren Sie den Bruttolohn jedes Mitarbeiters für den Lohnzeitraum mit 6,2 %, das ist der Anteil des Arbeitnehmers an der Sozialversicherungssteuerpflicht, ihren Beitrag zu berechnen. Im obigen Beispiel ist Der Arbeitnehmer würde 124 US-Dollar pro Gehaltsscheck für Sozialversicherungssteuern zahlen (2 US-Dollar, 000 x 0,062 =$124).

FICA-Steuern =Bruttolohn für Lohnperiode * 6,2 %

Beachten Sie, dass die Sozialversicherungssteuerpflicht auf einer steuerpflichtigen Lohngrundlage von 137 USD basiert. 700; Angestellte, die mehr verdienen, werden nur für die ersten 137 US-Dollar besteuert, 000 jährlich verdient. In Ergänzung, Die FICA-Steuern sind eine geteilte Haftung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Das bedeutet, dass ein Arbeitgeber den Betrag, den ein Arbeitnehmer an die Regierung überweist, aufstocken muss.

Für den Medicare-Teil von FICA, den Bruttolohn des Arbeitnehmers für die Lohnperiode mit 1,45% multiplizieren, das ist ihr Anteil an der Medicare-Steuerschuld. In unserem Beispiel, Die Medicare-Steuerpflicht des Mitarbeiters für jeden wöchentlichen Lohnzeitraum beträgt 29 USD (2 USD, 000 x 0,0145 =29 $.

Medicare-Steuer =Bruttolohn für Lohnperiode * 1,45%

Der Gesamtbeitrag der FICA ist die Summe aus Sozialversicherung und Medicare, oder $153 in unserem Beispiel.

FICA-Beitrag =Sozialversicherung + Medicare

4. Berechnen Sie alle anwendbaren staatlichen oder lokalen Steuern. Lohnsteuergesetze und Steuersätze unterscheiden sich von Staat zu Staat, Erkundigen Sie sich daher bei den zuständigen staatlichen und lokalen Regierungsbehörden, um die erforderlichen Steuern genau zu bestimmen. Wenn einige Mitarbeiter von der Arbeit im Büro in die Heimarbeit übergingen, möglicherweise in einem anderen Bundesstaat als Ihrem Hauptsitz, Diese Remote-Arbeiter könnten einen wirtschaftlichen Zusammenhang schaffen – und unvorhergesehene Verantwortlichkeiten für die Archivierung des Unternehmens.
5. Berechnen Sie andere Abzüge. Berechnen Sie freiwillige Abzüge, wie Beiträge zur Pensionskasse und Krankenversicherung, zuzüglich etwaiger unfreiwilliger Abzüge, wie eine gerichtlich angeordnete Lohnpfändung.

Subtrahiert man die in diesen Schritten berechneten Beträge, erhält man das Nettoentgelt des Arbeitnehmers, auch als Take-Home-Pay bezeichnet.

Lohnabzüge

Ein Abzug ist ein Betrag, der vom Bruttolohn eines Arbeitnehmers abgezogen wird, wodurch der Nettolohn gekürzt wird. Abzüge können obligatorisch sein, wie Steuern, oder freiwillig, wie zum Beispiel Rentenbeiträge.

Die fünf obligatorischen Lohnabzüge sind:

• Einbehalt der Bundeseinkommensteuer: Der IRS stellt in Veröffentlichung 15 Tabellen zur Ermittlung von Einbehaltungsbeträgen bereit.
• Staatliche Einkommensteuern für die Staaten, die diese Steuern erheben.
• Lokale Steuern, wie Stadt, Bezirks- oder Schulbezirkssteuern.
• Sozialversicherungssteuer Einbehalt von 6,2 % auf Löhne bis zum steuerpflichtigen Jahreseinkommen von 137 USD, 700 für 2020 und $142, 800 für 2021.
• Medicare-Steuer Einbehalt von 1,45%, zuzüglich einer zusätzlichen Medicare-Steuereinbehaltung von 0,9 % für Mitarbeiter mit einem Einkommen von mehr als 200 USD, 000.

Wenn es relevant ist, gerichtlich angeordnete Pfändungen, wie Kindergeld, sind ebenfalls obligatorisch. Zu den freiwilligen Abzügen zählen Beiträge zu Alterskonten, wie 401(k)-Konten oder IRAs sowie Lebensversicherungen und Versicherungsprämien.

Lohnsteuer

Lohnsteuern werden sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern gezahlt. Jede Zahlungsperiode, Arbeitgeber müssen Gelder von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehalten, um die Arbeitnehmerbeiträge zur Einkommenssteuer sowie zur Sozialversicherungs- und Krankenversicherungssteuer (FICA) zu decken. Der Arbeitgeber ist auch für die Zahlung einiger Lohnsteuern verantwortlich, einschließlich FUTA und des Arbeitgeberanteils an den FICA-Steuern.

Der Betrag der einbehaltenen Bundeseinkommensteuer wird durch das IRS-Formular W-4 bestimmt. die Mitarbeiter bei Arbeitsantritt ausfüllen. Einige Staaten verlangen auch einen Einkommensteuerabzug.

Nur Arbeitgeber zahlen FUTA, die zu Mitteln beiträgt, die staatliche Stellen zur Zahlung von Arbeitslosengeld an berechtigte Arbeitnehmer verwenden. In Ergänzung, Arbeitgeber, die in Kalifornien tätig sind, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island müssen Berufsunfähigkeitsversicherungssteuern zahlen.

7 Best Practices für die Gehaltsabrechnung

Mitarbeiter und Regierung erwarten, dass sie pünktlich und korrekt bezahlt werden. Die Nichteinhaltung dieser Verantwortung kann zu erheblichen Strafen führen, Klagen, niedrige Mitarbeitermoral und Rufschädigung. Hier sind einige Möglichkeiten, um eine reibungslose Gehaltsabrechnung sicherzustellen.

1. Verwenden Sie eine aktuelle Lohn- und Gehaltsverwaltungssoftware. Lohn- und Gehaltsverwaltungssoftware kann die Effizienz der Gehaltsabrechnung verbessern. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Verknüpfung von Buchhaltungs- und Personalinformationen, Lohnabrechnungslösungen können Zeit sparen und kostspielige Fehler vermeiden.
2. Überprüfen Sie die Mitarbeiterklassifizierungen. Die falsche Einstufung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer kann zu Geldbußen und möglicherweise anderen Problemen führen, wie Arbeitnehmerklagen. Arbeitnehmer können Anspruch auf betriebliche Leistungen und Arbeitslosengeld haben, während Auftragnehmer dies im Allgemeinen nicht sind. Es gibt auch Unterschiede in der Steuerpflicht; zum Beispiel, Sie müssen Einkommen und FICA-Steuerbeiträge für Arbeitnehmer einbehalten, aber nicht für Auftragnehmer. Für Angestellte, Sie müssen auch den Arbeitgeberanteil der FICA und andere anfallende Steuern zahlen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die aktuellen Klassifizierungsrichtlinien verstehen und einhalten.
3. Führen Sie einen Kalender mit wichtigen Steuerterminen und -fristen. Diese Informationen sollten mit dem Gehaltsabrechnungsteam geteilt werden, auch. Das Versäumen einer Frist kann zu Strafen führen.
4. Führen Sie ein Richtlinien- und Verfahrensdokument. Erstellen Sie eine Gehaltsabrechnungsrichtlinie, wenn Sie keine haben. und aktualisieren Sie es mindestens einmal jährlich. Speichern Sie es online, wo es für Mitarbeiter zugänglich ist, und verweisen Sie sie bei Fragen zu Lohnperioden an Ihre Police. Steuerformulare, Abzüge und persönliche Freizeit. Halten Sie auch online herunterladbare Kopien wichtiger Formulare bereit.
5. Direkteinzahlung fördern. Papierschecks kosten Geld zum Drucken und Versenden. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, sich für die Direkteinzahlung anzumelden. Dies stellt auch sicher, dass das Gehalt der Mitarbeiter am Zahltag auf ihren Bankkonten verfügbar ist, und eliminiert die Möglichkeit von Scheckverlust oder -diebstahl sowie die Kosten für die Sperrung und Neuausstellung eines Schecks.
6. Halten Sie die Kommunikationswege mit den Mitarbeitern offen. Mitarbeiter sollten sich wohl fühlen, wenn es darum geht, Probleme im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung mit ihren Arbeitgebern zu teilen, damit mögliche Probleme angegangen werden können. Die Förderung von Beiträgen zur Gestaltung der Gehaltsabrechnungspolitik kann die Arbeitsmoral der Mitarbeiter steigern.
7. Verteilen Sie die Arbeitslast der Gehaltsabrechnung. Delegieren von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, wie die Berechnung der zu zahlenden Stunden, Provisionen, Boni, Steuern und Abzüge, unter den Mitarbeitern kann zur Entlastung beitragen. Mit Ausbildung, auch Mitarbeiter außerhalb der Lohnbuchhaltung können Randaufgaben übernehmen, wie das Sammeln von Formularen während des Onboarding-Prozesses, So können sich die Personalabrechnungsexperten auf zeitintensivere Aufgaben konzentrieren. Ziehen Sie die Einführung von Self-Service-Anwendungen für die Gehaltsabrechnung in Betracht, damit Mitarbeiter kritische Gehaltsabrechnungsinformationen sicher aufbewahren können. wie Adressen, auf dem neusten Stand.

Wie Lohnabrechnungssoftware und -automatisierung helfen können

Auch die automatisierte Lohnabrechnung erfordert Liebe zum Detail. Manuelle Prozesse sind besonders zeitaufwendig und fehleranfällig. Ein kleiner Fehler bei der manuellen Dateneingabe – wie z. B. Mitarbeiterzeiterfassung, Anwesenheits- und Provisions-/Bonusdaten – kann zu ernsthaften Problemen führen.

Die Investition in eine Gehaltsabrechnungssoftware, die Gehaltsabrechnungsprozesse vereinheitlichen und automatisieren kann, kann an all diesen Fronten hilfreich sein. Unternehmen können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und sich auf die Steigerung des Umsatzes konzentrieren, wenn sie sicher sind, dass wichtige interne Prozesse wie die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß abgewickelt werden. Gehaltsabrechnungssoftware kann den Gehaltsabrechnungsprozess verbessern durch:

• Rationalisierung von Aufgaben. Die Gehaltsabrechnung kann schneller ausgeführt werden, wenn sie automatisiert ist. Verdienste, Abzüge, Firmenbeiträge, Steuern und bezahlte Freizeit können automatisch berechnet werden.
• Kosten senken. Mit einer Lohnabrechnungssoftware können Mitarbeiter ohne Aufpreis durch direkte Einzahlung bezahlt werden. Auch Unternehmen sparen Porto.
• Beseitigung von Fehlern. Software kann mit komplexen Steuervorschriften umgehen, einschließlich neuer Formen und Anforderungen. Unternehmen können alle Lohnsteueranmeldungen und -einlagen sicher auslagern. Software kann auch die Herausforderungen der Mehrstaatenbesteuerung meistern, Vorbereitung und Druck von W-2-Formularen, und Bestimmung der Steuerhoheit.

Endeffekt

Die Gehaltsabrechnung kann ein komplizierter und mühsamer Prozess sein, aber es ist auch einer der wichtigsten Aspekte bei der Führung eines Unternehmens. Es ist wichtig, die Besonderheiten der Gehaltsabrechnung zu verstehen, vom Onboarding bis zu den Zahlungsperioden, Arbeitnehmerklassifizierung und Steuerrecht. Software kann Arbeitgebern dabei helfen, ihre Mitarbeiter pünktlich und effizient zu bezahlen, jedes Mal, Reduzierung von manueller Arbeit und Fehlern.