Festpreisverträge:Der ultimative Expertenratgeber

Die Verträge, die ein Unternehmen mit seinen Kunden abschließt, können den Unterschied zwischen Geldverdienen oder -verlieren ausmachen. da die Vertragsbedingungen den Umfang des Projekts regeln und wie viel das Unternehmen für die Fertigstellung bezahlt wird. Während viele Verträge individuell ausgehandelt und damit einzigartig sind, die meisten lassen sich in mehrere Kategorien einteilen:Festpreisverträge, Kostenzuschlagsverträge und deren Variationen.

Welche Vorteile bietet ein Festpreisvertrag? Festpreisverträge bieten Käufern und Verkäufern eine klare Preisvorstellung. Sie sind in der Regel auch relativ einfach zu verwalten.

Was ist ein Festpreisvertrag?

Festpreisverträge, auch als Festpreis- oder Pauschalverträge bekannt, sind Vereinbarungen, in denen die beiden Parteien die Waren oder Dienstleistungen angeben, die eine Partei bereitstellen wird, und den Preis festlegen, den die andere Partei dafür zahlen wird. In mancher Hinsicht, sie ähneln den Warenpreisen im Lebensmittelgeschäft. Der auf einem Brotlaib angegebene Betrag ist der Preis, den der Verbraucher zahlt – in vielen Fällen zuzüglich Steuern.

Festpreisverträge sind in der Regel dann am besten geeignet, wenn der Umfang eines Projekts im Voraus klar bestimmt werden kann, und die Material- und Arbeitskosten, die zur Erfüllung der Vertragsbedingungen erforderlich sind, können mit hinreichender Sicherheit geschätzt werden. Der an den Verkäufer gezahlte Betrag wird nicht erhöht, auch wenn mehr Material oder Zeit benötigt wird als ursprünglich veranschlagt.

Was ist ein Beispiel für einen Festpreisvertrag? Eine vereinfachte Version eines Festpreisvertrags könnte so aussehen:

Projekt:Logo für Tree Lovers Orchard entwickeln

Anbieter:JDK Creative

Fälligkeitsdatum:Zwei Wochen (Fällig. 1. März)

Preis:2 $, 000

Notiz, im Vertrag werden nicht die Schritte erörtert, die JDK Creative zur Entwicklung des Logos unternehmen wird. Denn egal wie viele Schritte nötig sind, der Preis bleibt 2 $, 000.

Jedoch, sie sind oft nicht so einfach. Es gibt normalerweise andere Abschnitte wie Haftung, Bedingungen für die Kündigung von Verträgen, Lieferung, Zahlungsbedingungen usw. Zum Beispiel, sie können Strafen für eine verspätete Beendigung und Vorteile für eine vorzeitige Beendigung beinhalten – Bauunternehmen verwenden häufig solche Begriffe, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des Rahmens und pünktlich abgeschlossen wird.

Der Hauptvorteil von Festpreisverträgen ist die buchhalterische Sicherheit. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, alle Parteien verstehen die zu liefernden oder auszuführenden Produkte oder Dienstleistungen und den Geldbetrag, der den Besitzer wechselt.

Ein weiterer Aspekt bei der Vertragsgestaltung sind die Zahlungsbedingungen. Dies kann sich nicht nur auf den Cashflow Ihres Unternehmens auswirken, Aber auch andere Steuer- und Compliance-Themen sind zu beachten. Zum Beispiel, wenn Ihr Unternehmen eine periodengerechte Rechnungslegung verfolgt, Einnahmen werden erfasst, wenn sie erzielt wurden – oder wenn Ihr Unternehmen die Maßnahmen durchführt, die es zur Erzielung der Einnahmen berechtigen. Das heißt, auch wenn die Zahlung vor Beginn des Projekts oder weit nach Abschluss des Projekts erfolgt, der umsatz wird in der periode erfasst, in der er erwirtschaftet wird. Wenn Sie die Kassenbuchhaltung befolgen, dies wird nicht der Fall sein. Unabhängig von Ihren Prozessen, Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Vertrag angeben, wann die Zahlung geleistet wird, und dann entsprechend planen.

Festpreis- vs. Kosten-Plus-Verträge

Kosten-Plus-Verträge, manchmal auch als Kostenerstattungsverträge bezeichnet, unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von Festpreisverträgen. Im Rahmen eines Mehrkostenvertrages der Käufer erstattet dem Verkäufer die tatsächlich entstandenen Kosten, plus ein zusätzlicher Betrag für das Projekt- und Gewinnmanagement — das ist das „Plus“ in „Kosten-Plus“.

Cost-Plus-Verträge eignen sich in der Regel am besten, wenn es zu Beginn schwierig ist, den Projektumfang genau abzuschätzen.

Die in einem Cost-Plus-Vertrag enthaltenen Kosten umfassen in der Regel die direkt im Projekt verwendeten Arbeits- und Materialkosten sowie indirekte Kosten wie Versicherungen. Wenn das Projekt mehr Material oder Arbeit erfordert als erwartet, der Preis erhöht sich entsprechend. Cost-Plus-Verträge bieten Verkäufern eine gewisse Gewinngarantie, auch wenn der Umfang des Projekts von vornherein nicht bekannt ist.

Der Zusatzbetrag für Projektmanagement und Gewinn kann als Pauschalhonorar berechnet werden, auf Stundenbasis oder als Prozentsatz der Projektkosten. Damit Cost-Plus-Verträge wie vorgesehen funktionieren, Der Verkäufer benötigt ein robustes Projektabrechnungssystem, das die direkten und indirekten Kosten eines Projekts genau verfolgen kann.

Bei einem Mehrkostenvertrag der Käufer trägt ein höheres Risiko, da die endgültigen Projektkosten nicht von vornherein festgelegt werden. Einige Käufer machen sich möglicherweise Sorgen, dass sie dem Verkäufer im Wesentlichen einen Blankoscheck aushändigen.

Jedoch, Käufer können von Kosten-Plus-Verträgen profitieren. Für eine Sache, sie bieten ein Maß an Transparenz, da der Verkäufer in der Regel Aufzeichnungen über die Kosten vorlegen muss, die ihm für die Arbeit entstehen, Materialien und andere Gegenstände. Und weil der Verkäufer weiß, dass seine Kosten übernommen werden, sie haben weniger Anreiz, Abstriche zu machen.

Cost-Plus-Verträge können schneller umgesetzt werden. Das liegt daran, dass es nicht so wichtig ist, alle Elemente des Projekts im Voraus festzulegen. wie es bei Festpreisverträgen sinnvoll ist.

Außerdem, Ein Cost-Plus-Vertrag kann den Käufer letztendlich weniger kosten als ein Festpreisvertrag. Der Grund? Bei einem Festpreisvertrag der Verkäufer berechnet normalerweise mehr, um das von ihm eingegangene Risiko zu decken.

Um im Rahmen eines Cost-Plus-Vertrags eine gewisse Sicherheit zu bieten, Die Parteien können vereinbaren, dass die endgültige Projektsumme einen bestimmten Betrag nicht überschreiten darf.

Was ist der Unterschied zwischen einem Festpreis- und einem Cost-Plus-Vertrag? Bei einem Festpreisvertrag der Verkäufer übernimmt das Risiko der Vertragserfüllung zu einem festgelegten Preis, auch wenn ihre Kosten steigen. Bei einem Kosten-Plus-Vertrag Anbieter berechnen die ihnen entstehenden Kosten und einen zusätzlichen Betrag zur Deckung des Projektmanagements und zur Berücksichtigung von Gewinnen. Damit wird das Risiko, dass das Projekt teurer oder zeitaufwändiger wird als ursprünglich vom Verkäufer veranschlagt, auf den Käufer übertragen.

Arten von Festpreisverträgen

Die Federal Acquisition Regulation (FAR) der Vereinigten Staaten ist das Gesetz, das den Beschaffungsprozess der US-Bundesregierung regelt. Zu den Vertragsarten, die die Regierung verwendet, gehören die folgenden:

• Festpreisverträge: Der Verkäufer in diesen Verträgen muss die Produkte oder Dienstleistungen wie im Vertrag angegeben und zu dem festgelegten Preis liefern. Diese Vereinbarungen lassen keinen Spielraum. Sollten Verkäufer mehr Zeit oder Geld aufwenden müssen als erwartet, sie werden weniger Gewinn machen als erwartet. Um sich ein Kissen zu verschaffen, einige Verkäufer verlangen höhere Preise als bei Cost-Plus-Verträgen und ähnlichen Vertragsarten.

  Feste Festpreisverträge eignen sich in der Regel am besten für einfache Projekte, bei denen die Kosten im Voraus bekannt sind. Ein Beispiel wäre die Lieferung von 100 Dichtungen in zwei Wochen.

• Festpreis-Incentive-Verträge: Bei dieser Variante eines Festpreisvertrages das Unternehmen, das das Produkt oder die Dienstleistung bereitstellt, kann eine höhere Zahlung erhalten, wenn sie die Vertragsanforderungen überschreitet. Dies könnte ins Spiel kommen, wenn zum Beispiel, Ein Bauunternehmer beendet ein Bauprojekt vorzeitig.

  Umgekehrt, der Anreiz kann negativ sein. Das ist, eine Vertragsstrafe kann erhoben werden, wenn der Verkäufer die im Vertrag festgelegten Kriterien nicht erfüllt.

• Festpreisverträge mit wirtschaftlicher Preisanpassung: Festpreisverträge mit wirtschaftlichen Preisanpassungen, oder FP-EPA, eine Anpassung des vereinbarten Preises ermöglichen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, B. Änderungen der Material- und Arbeitspreise oder um der Inflation Rechnung zu tragen. Diese Anpassung reduziert das Risiko, das der Verkäufer bei einem reinen Festpreisvertrag übernimmt.

  Um das Risiko von Missverständnissen zu minimieren, Alle Parteien sollten die Kriterien, nach denen eine Anpassung zulässig ist, ausdrücklich festlegen. Zum Beispiel, einige FP-EPAs verwenden öffentlich zugängliche Indizes, wie ein Index der Kraftstoffpreise, um die Anpassungen zu führen.

  Da FP-EPAs Anpassungen des Vertragspreises ermöglichen, sie eignen sich oft für Verträge mit einer Laufzeit von mehreren Jahren.

• Cost-Plus-Fixed-Fee-Verträge (CPFF): Käufer erstatten Verkäufern die zulässigen Kosten zu einem festgelegten Satz. Diese sind in der Regel sinnvoll, wenn es schwierig ist, alle Kosten, die für die Vertragsabwicklung erforderlich sind, im Voraus abzuschätzen. Dies ist häufig der Fall, wenn ein Projekt eine neue Technologie oder Forschung beinhaltet.

  Damit CPFF-Verträge wie vorgesehen funktionieren, der Verkäufer benötigt ein Projektabrechnungssystem, das es ihm ermöglicht, das Material zu verfolgen und zu trennen, Arbeits- und andere projektrelevante Kosten.

• Festpreisverträge mit Preisneufestsetzung: Festpreisverträge mit Preisneufestsetzung beinhalten einen Höchstpreis, das ist der Höchstbetrag, den das Unternehmen zahlen wird. Verträge mit prospektiver Neubestimmung legen einen festen Festpreis für die anfängliche Vertragslaufzeit fest, und zu einem bestimmten Zeitpunkt während der nachfolgenden Zeiträume neu festgelegt werden können. Diese werden verwendet, wenn es möglich ist, den Preis für die anfängliche Vertragslaufzeit auszuhandeln, aber nicht für zukünftige Phasen.

  Verträge mit rückwirkender Neubestimmung ermöglichen Preisanpassungen nach Vertragsabschluss. Sie werden in der Regel für Forschungs- und Entwicklungsaufträge verwendet, bei denen es schwierig ist, im Voraus einen fairen Preis festzulegen.

Wann sollten Festpreisverträge verwendet werden?

Nicht jeder Vertragstyp passt zu jedem Projekt, und alle Arten haben Vor- und Nachteile. Festpreisverträge funktionieren in der Regel am besten, wenn die Kosten des Projekts im Voraus mit Sicherheit bestimmt werden können. Im Allgemeinen, diese Projekte:

• Sind einfacher, eine begrenzte Anzahl von Produkten und/oder Dienstleistungen umfasst.
• Fügen Sie Leistungen hinzu, die bekannt sind und sich möglicherweise wiederholen; ein Beispiel wäre die wöchentliche Lieferung von zehn Ries Computerpapier.
• Verwenden Sie Materialien und Arbeitskräfte, deren Preise im Voraus ziemlich bekannt sind.
• Haben nur begrenzte Leistungsunsicherheiten.

Um sicher zu sein, einige Kunden bestehen möglicherweise auf einer bestimmten Vertragsart, im Wesentlichen den Verkäufer dazu zwingen, entweder mitzumachen oder das Geschäft zu verlieren. Unabhängig von der Vertragsart, beide Parteien sollten alle Nuancen verstehen, bevor sie unterschreiben.

Wann sollte ein Festpreisvertrag verwendet werden? Festpreisverträge sind in der Regel dann am sinnvollsten, wenn ein Projekt relativ einfach ist und die Kosten für die Durchführung im Voraus sicher abgeschätzt werden können.

Vor- &Nachteile von Festpreisverträgen

• Vorteile: Festpreisverträge geben Sicherheit, da beide Seiten ein solides Verständnis des Preises und der zu liefernden Produkte oder Dienstleistungen haben. Sie sind in der Regel einfacher zu verwalten, da sie weniger Nachverfolgung von Arbeitskräften und anderen Materialien erfordern, als dies normalerweise bei anderen Vertragsarten der Fall ist, wie Kosten-Plus.

  Natürlich, Das Unternehmen, das das Produkt oder die Dienstleistung verkauft, möchte dennoch die Ressourcen, die es für das Projekt aufwendet, verfolgen, damit es seinen Gewinn oder Verlust berechnen kann. Eigentlich, Festpreisverträge bieten dem Verkäufer einen Anreiz, die Kosten und den Zeitplan genau zu verwalten, um das Risiko von Geldverlusten bei der Transaktion zu minimieren.

• Nachteile: Während Festpreisverträge einfacher zu verwalten sein können, sie sind mit Risiken verbunden. Vor allem, der Verkäufer das Risiko des Eintritts unvorhergesehener Hindernisse trägt, mehr Zeit und/oder Ressourcen erfordern, als in den vereinbarten Bedingungen vorgesehen waren. Der Verkäufer muss weiterhin die Vertragsbedingungen erfüllen, selbst wenn dies den budgetierten Gewinn auffrisst. Deswegen, Viele Verkäufer legen einen höheren Preis fest, als dies bei Mehrkostenverträgen der Fall wäre.

Verwalten von Festpreisprojekten

Die folgenden Schritte können Verkäufern helfen, einen Festpreisvertrag effektiv zu verwalten und das von ihnen eingegangene Risiko zu mindern:

1. Prüfen Sie, ob es sinnvoll ist, mit dem Kunden einen Festpreisvertrag abzuschließen. Können Sie sicher sein, dass Sie die Bedingungen erfüllen können? Wie wahrscheinlich ist es, dass das Projekt dem Projektplan folgt? Wenn das Projekt einigermaßen festgelegt ist – sagen wir, einmal pro Woche Reinigungsdienste anbieten – das Risiko einer Abweichung ist gering. Projekte, die weniger definiert sind, wie die Einführung einer neuen Lebensmittelmarke, sind grundsätzlich riskanter.
2. Identifizieren Sie alle Verantwortlichkeiten von Käufer und Verkäufer, einschließlich des Zeitrahmens und der zu liefernden Produkte oder Dienstleistungen.
3. Soweit möglich, identifizieren Sie alle Schritte und Materialien, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind.
4. Schätzen, so genau und gründlich wie möglich, die Kosten für diese Schritte und Materialien. Dies umfasst alle Arten von Arbeit und Materialien, die erforderlich sind, sowie deren Menge und Kosten.
5. Schätzung der indirekten Kosten, wie die Zeit der Managementaufsicht.
6. Summe aller geschätzten Kosten.
7. Identifizieren Sie mögliche Störungen. Dies kann einen unerwarteten Anstieg der Materialkosten oder eine Verzögerung bei einem kritischen Teil beinhalten.
8. Berechnen Sie den Betrag, den Sie dem Vertrag hinzufügen, um dieses Risiko abzudecken. Dies erfordert in der Regel das Abwägen des Risikos unerwarteter Hindernisse mit der Notwendigkeit, einen wettbewerbsfähigen Preis zu bieten.
9. Skizzieren Sie einen Prozess für den Umgang mit Änderungen.
10. Sobald das Projekt läuft, Überwachen Sie die Arbeit im Hinblick auf den Zeitplan und das Budget.
11. Planen Sie regelmäßige Besprechungen mit dem Kunden ein, um sicherzustellen, dass das Projekt die Erwartungen erfüllt.

Umgang mit Änderungen des Arbeitsumfangs

Wenn Projekte anlaufen, es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Umfang oder Richtung ändern. Dies mag zwar normal sein, es kann auch den vereinbarten Zeitplan und das Budget stören und den geplanten Gewinn des Verkäufers reduzieren.

Ein Änderungsauftragsprozess hilft bei der Verwaltung von Änderungen des Arbeitsumfangs. Darin sollte beschrieben werden, wer Änderungen abzeichnen kann. Allgemein, Es sollte jemand auf Führungsebene sein, der die Auswirkungen der Änderung auf das Gesamtprojekt erkennen kann.

Bevor Sie der Änderung zustimmen, die Auswirkungen auf den Zeitplan und das Budget ermitteln. Arbeiten Sie mit dem Käufer zusammen, um zu bestimmen, wie sich die Änderung im Budget und Zeitplan widerspiegelt.

Listen Sie die Änderung selbst und die Auswirkungen auf einen Änderungsauftrag auf und lassen Sie alle Parteien den Auftrag unterzeichnen.

Hinweis:Vermeiden Sie es, den Gewinn und/oder die Eventualitäten, die in den ursprünglichen Vertragsbedingungen enthalten sind, zu verwenden, um die Änderungen des Projekts zu berücksichtigen. Diese Beträge sind eher für unerwartete Hindernisse als für Änderungen am Projekt selbst gedacht.

Verwalten von Festpreisverträgen mit Buchhaltungssoftware

Die richtige Buchhaltungssoftware kann jedem Unternehmen helfen, seine Arbeit und Ausgaben bei Festpreisverträgen besser zu verfolgen und zu verwalten. Projektbuchhaltungssoftware hilft Ihnen bei jedem Schritt des Prozesses, von der Verwaltung von Ausgaben über die Erfassung von Einnahmen bis hin zur automatisierten Abrechnung. Indem Sie Ihre Kosten mit einer Buchhaltungssoftware verstehen, Sie können Kosten besser prognostizieren und Angebote für Festpreisverträge erstellen. Zusätzlich, Die Software bietet Ihnen Echtzeit-Einblicke und -Berichte, sodass Sie die prognostizierte Leistung gegenüber der Leistung für jeden Vertrag oder Ihr Unternehmen als Ganzes anzeigen können.

Ein weiteres hilfreiches Tool bei der Projektabrechnungssoftware ist die sogenannte Erneuerungspipeline. Dies hilft Ihnen, den Status von Verlängerungen besser zu verstehen, Welche Einnahmen werden erzielt, Upsells und Retouren für Ihre Verträge. Zusätzlich, Abhängig von Ihrer Buchhaltungsstruktur – periodengerecht oder kassenbasiert – muss die Umsatzrealisierung möglicherweise anders bilanziert werden, und die Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, konform und genau zu bleiben.

Die am besten geeignete Vertragsart variiert für jedes Projekt, je nach Umfang und Risiko, der Grad, in dem die Kosten im Voraus sicher geschätzt werden können, und das Verhältnis zwischen den Parteien. Während Verkäufer bei einem Festpreisvertrag in der Regel ein höheres Risiko eingehen, Sie können dieses Risiko auch reduzieren, indem sie alle erforderlichen Schritte und Materialien skizzieren und einen Eventualbetrag angeben. Ganz gleich, welche Vertragsart ein Projekt regelt, Alle Parteien sollten die Bedingungen und Verantwortlichkeiten fest im Griff haben.