Der vollständige Leitfaden für Eventmarketing im Jahr 2022

Was ist Eventmarketing? Einfach ausgedrückt ist Event-Marketing der Akt der Bewerbung einer Online- oder persönlichen Veranstaltung, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfindet. Dies ist Standardpraxis für alles, von Konferenzen über Messen bis hin zu Webinaren.

Für kleine Unternehmen kann eine erfolgreiche Veranstaltung den Umsatz steigern, die Markenbekanntheit steigern und das Wachstum fördern. Wenn jedoch nicht genügend Leute auf Ihre Veranstaltung aufmerksam werden, kann nichts davon passieren. In diesem Beitrag gehen wir auf einige wichtige Überlegungen zum Event-Marketing sowie auf sechs konkrete Tipps zur optimalen Nutzung dieser Strategie ein.

Was Sie bei der Vermarktung Ihrer Veranstaltung beachten sollten

Was Eventmarketing einzigartig macht, ist die Logistik, die richtigen Leute zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen. Um Ihre Veranstaltung effektiv zu vermarkten, müssen Sie Ihre Entscheidungen entsprechend gestalten.

Sehen wir uns drei wichtige Überlegungen bei der Vermarktung einer Veranstaltung genauer an.

1. Warum ist die Veranstaltung für die Teilnehmer nützlich?

Wie bei jedem anderen Aspekt Ihres Unternehmens müssen Sie das Wertversprechen im Auge behalten. Zeit ist wertvoll. Fragen Sie sich:Was werden sie aus Sicht Ihrer Teilnehmer von der Teilnahme an dieser Veranstaltung profitieren?

Vielleicht lernen sie zum Beispiel etwas, oder vielleicht ist es eine hervorragende Gelegenheit zum Networking. Es ist Ihre Aufgabe, genau zu quantifizieren, was das für sie ist.

Von dort aus müssen Sie fragen, ob das, was sie gewinnen werden, die Zeit, Reise und Planung wert ist, die erforderlich sind, um zur Veranstaltung zu gelangen. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie Ihren Plan überarbeiten.

2. Ist der Ort für die Veranstaltung geeignet?

Wenn alle anderen gleich sind, kann ein Veranstaltungsort eine Veranstaltung machen oder brechen. Wenn das Parken ein Albtraum ist oder die meisten Ihrer Teilnehmer Stunden brauchen, um dorthin zu gelangen, kann die Wahlbeteiligung gering sein. Außerdem kann ein Veranstaltungsort, der einen schlechten Ruf hat, für einige Ihrer Eingeladenen nicht in Frage kommen.

Alternativ kann ein Veranstaltungsort, der schlechten Service oder schlechtes Essen anbietet, Ihre Botschaft überschatten und die Effektivität Ihrer Veranstaltung beeinträchtigen.

Umgekehrt gilt natürlich auch. Der richtige Veranstaltungsort kann Veranstaltungen bequemer und angenehmer machen, was zu einem besseren Gesamterlebnis für die Gäste führt.

3. Tritt das Ereignis zur richtigen Zeit ein?

Tageszeit und Jahreszeit spielen eine große Rolle, wenn es um die Wahlbeteiligung geht. Zum Zwecke der Konzeptualisierung auf die Spitze getrieben:Die Beteiligung an einer Dinner-Veranstaltung an Thanksgiving in den USA wird wahrscheinlich sehr gering sein.

Natürlich ist es etwas komplizierter, das richtige Datum und die richtige Uhrzeit für Ihre Veranstaltung festzulegen, als einfach nur wichtige Feiertage zu vermeiden. Um sicherzustellen, dass Ihr Timing richtig ist, stellen Sie diese Fragen:

• Werden Ihre Gäste von der Arbeit frei nehmen können, um teilzunehmen? Wenn nicht, kann ein Abend oder Wochenende besser sein als die Mitte eines Arbeitstages.
• Welche anderen Veranstaltungen finden in der Gegend mit einer ähnlichen Zielgruppe statt? Das ist ein zweischneidiges Schwert. Der Wettbewerb mit einer anderen Veranstaltung kann die Teilnehmerzahl verringern, aber wenn Sie die Dinge so planen, dass die Teilnehmer bequem zu beiden gehen können, kann dies die Teilnahme erhöhen.
• Wie lange im Voraus müssen Ihre Gäste informiert werden? Wenn sie weit reisen oder sich von der Arbeit frei nehmen, werden dies wahrscheinlich mindestens mehrere Wochen sein.
• Wann sind geeignete Veranstaltungsorte verfügbar? Die Chancen stehen gut, dass die ideale Zeit für Sie auch eine ideale Zeit für andere ist. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl einen Veranstaltungsort als auch ein Datum festlegen.

Marketingstrategien, mit denen Sie für Ihre nächste Veranstaltung werben können

Jetzt, da wir die Grundlagen des Event-Marketings verstehen, können wir spezifische Strategien untersuchen, die Sie für Ihr nächstes Event verwenden können. Einige dieser Tipps, z. B. zu E-Mail und sozialen Medien, ergeben sich ganz natürlich aus einer umfassenderen Marketingstrategie.

Andere sind möglicherweise Neuland für ein kleines Unternehmen, das gerade erst in das Eventmarketing einsteigt. In beiden Fällen können diese Strategien bei effektiver Umsetzung einen großen Unterschied für Ihre nächste Veranstaltung ausmachen.

1. Finden Sie den richtigen Veranstaltungsort

Die Location ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Wenn es zu schwer zu erreichen ist, es keine Parkplätze gibt oder der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort einen schlechten Ruf hat, kann die Wahlbeteiligung gering sein. In einigen Fällen, wie z. B. Messen oder Jobmessen, erledigt sich dies von selbst. Die Organisation, die die Veranstaltung ausrichtet, kümmert sich um Ort und Logistik.

Wenn Sie die Veranstaltung jedoch selbst ausrichten, ist es ein Muss, die richtige Location zu finden. Zusätzlich zu Größe und Budget müssen Sie an Dienstleistungen wie Essen, Getränke, Sicherheit und Parkservice sowie an Annehmlichkeiten wie Sitzgelegenheiten, Klimaanlage, Waschräume und Präsentationshardware denken.

Tipps zum Finden des richtigen Veranstaltungsortes:

Um tatsächlich den richtigen Veranstaltungsort zu finden, müssen Sie sich einige Fragen stellen. Für den Anfang:

• Wie weit sind Ihre Gäste bereit zu reisen?
• Wie lange wird Ihre Veranstaltung dauern?
• Wie viele Parkplätze stehen zur Verfügung?
• Sollten Sie öffentliche Verkehrsmittel fördern?
• Entspricht der Veranstaltungsort dem Erscheinungsbild, das Sie sich für Ihre Veranstaltung wünschen?
• Welche Dienstleistungen müssen Sie erbringen?

Wenn Sie mit der Beantwortung dieser Fragen beginnen, erhalten Sie eine klarere Vorstellung davon, welche Veranstaltungsorte für Ihre nächste Veranstaltung geeignet sind.

• Halten Sie es einfach: Als Inhaber eines kleinen Unternehmens kann es leicht sein, von all den Details rund um eine Veranstaltung überwältigt zu werden. Glücklicherweise können Veranstaltungsorte wie Hotels und Bankettsäle vieles für Sie erledigen. Suchen Sie nach Möglichkeit nach einer Partnerschaft mit einem seriösen Veranstaltungsort, der die Logistik übernehmen kann, während Sie sich auf die Veranstaltung selbst konzentrieren.
• „Online“ kann der richtige Ort sein: Persönliche Veranstaltungen haben definitiv eine Wirkung, die Online-Veranstaltungen nicht erreichen können. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Online-Webinare und -Präsentationen vollständig ignorieren sollten. Webinar-Marketing ist aus gutem Grund beliebt. Eine Online-Veranstaltung kann eine hervorragende Möglichkeit sein, eine kostengünstige und bequeme (für Sie und Ihre Teilnehmer) Veranstaltung zu erstellen. Als Bonus erhalten Sie durch die Aufzeichnung eines Webinars oder einer Online-Schulungssitzung ein digitales Asset, das Sie über verschiedene Marketingkanäle hinweg wiederverwenden können.

2. Erstellen Sie eine Event-Website

Wenn Sie nach Beispielen für Event-Marketing gesucht haben, ist Ihnen vielleicht aufgefallen, dass viele Events ihre eigene Website haben. Beispielsweise nutzen viele Event-Vermarkter Websites für Konferenzmarketing und Handelsmessen.

Wenn Sie eine große Veranstaltung planen, kann es von großem Wert sein, diesem Beispiel zu folgen und eine Veranstaltungswebsite zu erstellen. Ihre Event-Website sollte als zentrale Anlaufstelle für Ihr Event dienen. Das bedeutet, dass eine gute Event-Website potenziellen Gästen alle relevanten Informationen und eine Möglichkeit zur Anmeldung bietet, Ihnen eine Plattform bietet, um Inhalte rund um Ihr Event zu veröffentlichen, und Ihrem Markenimage entspricht.

Als zusätzlichen Vorteil können Sie möglicherweise sogar den RSVP-Bereich Ihrer Website verwenden, um Ihre E-Mail-Liste aufzubauen.

Tipps zum Erstellen einer Event-Website:

Wie bei der Suche nach einem Veranstaltungsort kann das Erstellen einer Website überwältigend sein, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, den Prozess zu vereinfachen. Sie können die technische Seite der Dinge an einen IT-Profi auslagern, oder mit der Benutzerfreundlichkeit der heutigen Content-Management-Systeme ist der Do-it-yourself-Ansatz nicht nur erschwinglich, sondern auch einfach. P>

Beispielsweise ist Wix ein kostengünstiges Content-Management-System, das es technisch nicht versierten Benutzern leicht macht, eine Website zu erstellen. Wix hat sogar mehrere Vorlagen mit Veranstaltungsthemen, um dir den Einstieg zu erleichtern.

Welchen Weg Sie auch immer einschlagen, um Ihre Event-Website zu erstellen, hier sind drei Tipps, die Ihnen dabei helfen:

• Antworten leicht gemacht: Wenn Sie die Teilnehmer im Voraus zur RSVP einladen, können Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, wie hoch die Wahlbeteiligung sein wird. Darüber hinaus bedeutet eine RSVP, dass sich die Gäste verpflichten, zu erscheinen, was wahrscheinlich ihre Chancen erhöht, am Tag der Veranstaltung tatsächlich zu erscheinen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Website Ihren Gästen eine gut sichtbare und bequeme Möglichkeit bietet, zu antworten.
• Geben Sie alle Informationen zu Ihrer Veranstaltung an: Denken Sie über die Dinge nach, die Sie wissen möchten, bevor Sie an einer Veranstaltung teilnehmen:Adresse, Datum, Uhrzeit, Parkplätze, Essen, öffentliche Verkehrsmittel in der Nähe, Essen usw. Stellen Sie sicher, dass Ihre Besucher keine Schwierigkeiten haben, all diese Informationen über Sie zu finden Veranstaltung auf Ihrer Website.
• Bilder verwenden: Text ist großartig, aber Bilder – insbesondere Bilder von vergangenen Veranstaltungen oder Attraktionen bei der bevorstehenden Veranstaltung – können viel dazu beitragen, Ihren Website-Besuchern zu helfen, zu verstehen, was sie erwartet. Verwenden Sie auf Ihrer Website relevante und markenkonsistente Bilder, um sie ansprechender zu gestalten.

3. Nutzen Sie Ihre E-Mail-Liste

Wir haben die Bedeutung einer hochwertigen E-Mail-Liste in unserer Übersicht der Tipps für digitales Marketing angesprochen. Event-Promotion ist ein großartiges Beispiel dafür, warum eine E-Mail-Liste so wichtig sein kann.

Als kleines Unternehmen kann es ein harter Kampf sein, das Bewusstsein für eine Veranstaltung zu schärfen. Wenn Sie die Zeit im Voraus investiert haben, bietet Ihnen eine E-Mail-Liste einen guten Ausgangspunkt, um Ihre Nachricht einem interessierten Publikum zu übermitteln. Stellen Sie sich das so vor:Sie haben bereits eine Gästeliste; Jetzt müssen Sie nur noch Ihre digitalen Einladungen versenden.

Natürlich kann es mühsam sein, E-Mails manuell an mehr als ein paar Kontakte zu senden.

Unabhängig davon, ob Sie bereits eine E-Mail-Liste haben oder gerade erst anfangen, eine zu erstellen, E-Mail-Marketing-Software vereinfacht den Prozess der Listenverwaltung und Kampagnenerstellung. Es muss auch nicht die Bank sprengen. Beispielsweise bietet Zoho Campaigns ein kostenloses Kontingent an, das bis zu 2.000 Abonnenten und insgesamt 12.000 E-Mails pro Monat zulässt.

Tipps zur Nutzung Ihrer E-Mail-Liste:

Best Practices für E-Mail-Marketing, wie die Segmentierung Ihrer E-Mail-Liste, die Personalisierung von Inhalten und die Verfolgung der Kampagnenleistung, können bei fast jeder E-Mail-Kampagne einen großen Beitrag leisten. Dies gilt auch für Event-Promotion-Kampagnen. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

• Erstellen Sie eine effektive und zielgerichtete E-Mail-Kampagne: Damit eine E-Mail-Kampagne effektiv ist, muss sie die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich ziehen und relevante Inhalte bereitstellen. Das Erstellen einer gezielten E-Mail-Blast um Ihre Kampagne herum ist eine großartige Möglichkeit, dies zu tun.
• Verwenden Sie einen Call-to-Action, um zu antworten: Wenn Sie Events vermarkten, bedeuten RSVPs viel. Sie helfen dabei, die Wahlbeteiligung zu prognostizieren und von Ihren potenziellen Gästen eine Zusage zu erhalten. Daher ist es sinnvoll, den Teilnehmern einen überzeugenden Grund und eine Möglichkeit zu bieten, direkt aus Ihren E-Mail-Kampagnen zu antworten.

4. Erstellen Sie eine Pressemitteilung

Kleine Unternehmen übersehen oft Pressemitteilungen; Sie können eher wie eine Werbeidee für große Unternehmensveranstaltungen erscheinen.

Pressemitteilungen können einer Veranstaltung jedoch Legitimität verleihen und das Bewusstsein bei einem Publikum stärken, das Sie sonst möglicherweise nicht erreicht hätten. Wenn eine Pressemitteilung mit Links zu Ihrer Website von einer großen Nachrichtenseite aufgenommen wird, kann dies auch einen großen Einfluss auf die Suchmaschinenoptimierung (SEO) haben.

Tipps zum Erstellen einer Pressemitteilung:

Bei Pressemitteilungen ist es wichtig, realistisch zu sein. Ein Webinar rechtfertigt normalerweise keine Pressemitteilung, eine Konferenz jedoch möglicherweise. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Veranstaltung wirklich berichtenswert ist, und auf Medienskizzen – online oder in gedruckter Form – abzielen, wo es passt. Wenn Sie bereits wissen, wie man einen E-Mail-Newsletter erstellt, ist es sinnvoll, Ihre Pressemitteilung darin aufzunehmen. Außerdem ist es oft ein Kinderspiel, die Veröffentlichung auf Ihrer eigenen Website zu veröffentlichen, aber was können Sie sonst noch tun? Hier sind drei Tipps:

• Verwenden Sie die richtigen Verkaufsstellen: Es gibt eine Reihe von PR-Sites, die gerne Ihr Geld nehmen, um Ihre Pressemitteilung zu veröffentlichen. Kaufen Sie Postings auf Websites nicht blind. Definieren Sie Ihre Ziele, recherchieren Sie und arbeiten Sie nur mit seriösen Plattformen zusammen.
• Schreiben Sie es wie eine professionelle Pressemitteilung: Pressemitteilungen haben einen professionellen Ton und verwenden im Allgemeinen die dritte Person. Denken Sie daran, wenn Sie Ihre Veröffentlichung schreiben, und vermeiden Sie es, einen beiläufigen Blogbeitrag oder eine übertriebene Werbung daraus zu machen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Pressemitteilung gültige Kontaktinformationen enthält, falls ein Leser Sie kontaktieren möchte.
• Verwenden Sie relevanten Ankertext: Ankertext oder verlinkter Text zurück zu Ihrer Website kann den Lesern relevante Informationen liefern und Ihre SEO verbessern.

5. Werben Sie in den sozialen Medien

Bei Veranstaltungen dreht sich alles darum, Ihr Publikum einzubeziehen, und soziale Medien sind eine großartige Plattform, um genau das im Vorfeld einer Veranstaltung zu tun. Das Teilen interessanter Inhalte im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung, insbesondere von nutzergenerierten Inhalten, ist eine großartige Möglichkeit, Begeisterung für eine Veranstaltung zu wecken.

Darüber hinaus machen es Hashtags speziell für Ihre Veranstaltung Ihren Followern leicht, über die neuesten Nachrichten auf dem Laufenden zu bleiben.

Es gibt keine allgemeingültige Social-Media-Strategie, daher müssen Sie Ihre Bemühungen auf Ihr Publikum ausrichten.

Glücklicherweise gibt es in der Regel eine große Überschneidung zwischen der Zielgruppe einer Veranstaltung und dem Unternehmen, das sie veranstaltet. Wenn Sie also über ein bestehendes Social-Media-Marketingprogramm verfügen, sollte der Einstieg in die Veranstaltungswerbung einfach sein.

Tipps für die Werbung in sozialen Medien:

Abhängig von den Plattformen, an denen Ihre Benutzer teilnehmen, gibt es viele spezifische Funktionen, mit denen Sie für Ihre Veranstaltung werben können. Beispielsweise erleichtern Facebook-Veranstaltungen, insbesondere wenn sie in Eventbrite-Einladungen integriert sind, die Organisation von Veranstaltungen und sogar den Verkauf von Tickets. Snapchat-Geofilter können eine großartige Möglichkeit sein, teilbare, markenbezogene Fotogelegenheiten für Ihre Teilnehmer zu schaffen.

Unabhängig davon, welche Social-Media-Plattformen Sie verwenden, hier sind drei Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Bemühungen auf Kurs zu halten:

• Machen Sie es einfach, wer, was, wann und wo zu finden: Ihre Follower sollten in der Lage sein, schnell alle wichtigen Details zu Ihrer Veranstaltung in den sozialen Medien zu finden. Stellen Sie sicher, dass Datum, Ort, Details und die Liste der Redner/Moderatoren für Ihre Veranstaltung in allen Ihren Konten an auffälligen Orten vorhanden sind.
• Von Nutzern erstellte Inhalte fördern: Wenn Sie schon einmal ein erfolgreiches Event veranstaltet haben und Benutzer darüber gepostet haben oder sich auf Ihr bevorstehendes Event freuen, können Sie sich darauf einlassen und den Inhalt erneut teilen. Es ist eine großartige Möglichkeit, die organische Spannung rund um Ihre Veranstaltung zu steigern.
• Bleiben Sie engagiert: Dieser ist einfach, aber zu viele Unternehmen übersehen ihn. Nicht posten und verschwinden. Bleiben Sie mit Ihren Followern in Kontakt, antworten Sie auf Kommentare und Fragen und besuchen Sie andere Threads, die für Ihre Veranstaltung relevant sind.

6. Anreize für die Teilnahme geben

Idealerweise sollte allein das Wertversprechen Ihrer Veranstaltung ausreichen, um die Menschen zur Teilnahme zu bewegen. Natürlich ist manchmal ein zusätzlicher Schubs erforderlich. Werbegeschenke, Verlosungen und Rabatte können den zusätzlichen Anreiz bieten, der erforderlich ist, um einen spontanen Teilnehmer für die Reise zu gewinnen.

Je nach Thema Ihrer Veranstaltung können Sie sogar kreativ werden und Werbegeschenke spielerisch gestalten. Wenn es sich bei Ihrer Veranstaltung beispielsweise um eine Art Schulung handelt, wird ein Trivia-Wettbewerb mit einem interessanten Preis zu einer Win-Win-Situation. Es hilft Ihnen, mehr Leute in die Tür zu bekommen, und gibt Ihren Gästen einen zusätzlichen Grund, die von Ihnen behandelten Informationen zu behalten.

Tipps für Anreize zur Teilnahme:

Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zu finden, wenn man etwas als Gegenleistung für die Teilnahme anbietet. Gestalten Sie das Werbegeschenk schön genug, um überzeugend zu sein, aber denken Sie daran, dass das Ereignis im Mittelpunkt stehen sollte. Sie möchten keine Umgebung schaffen, in der die Teilnehmer nur sind dort für die Preise. Das Lehrbuchbeispiel dafür wäre ein Timesharing-Verkaufsgespräch, bei dem die Leute teilnehmen und einen kostenlosen Urlaub erwarten, wenn sie in der Nähe bleiben. Um eine ähnliche Situation zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie Anreize bieten, die Ihre Kernbotschaft ergänzen und nicht davon ablenken.

Hier sind zwei Ideen, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:

• Rabatte anbieten: Wenn die meisten Ihrer Teilnehmer bestehende oder potenzielle Kunden sind, ist ein Rabatt eine nützliche und relevante Möglichkeit, einen Anreiz für die Teilnahme zu schaffen.
• Verschenken Sie Produkte mit Bezug zu Ihrer Marke: Markenartikel sind eine großartige Möglichkeit, Gästen etwas zu bieten, das markenrelevant ist und nicht zu sehr von Ihrer Kernbotschaft ablenkt.

Abschließende Gedanken:Nutzen Sie den Schwung Ihrer Veranstaltung

Hoffentlich können Sie einige dieser Strategien umsetzen, um Ihre nächste Veranstaltung erfolgreich zu vermarkten. Denken Sie jedoch daran, dass es hier nicht aufhört. Sie sollten eine Bestandsaufnahme dessen machen, was Sie gut gemacht haben und was Sie beim nächsten Mal verbessern können.

Sie sollten jetzt auch einige Interessenten haben, die Sie nachverfolgen oder neue Geschäfte abschließen können. Darüber hinaus haben Sie möglicherweise auch einige neue Inhalte wie Videos, Erfahrungsberichte und Bilder, die Sie über soziale Medien und auf Ihrer Website teilen können.

Lassen Sie den Schwung nicht bei der Veranstaltung enden. Lehnen Sie sich darauf und bauen Sie Ihr Geschäft weiter aus!