Was sind Betriebsausgaben? Verschiedene Typen,

So erfassen Sie sie und steuerliche Erwägungen

Bedenken hinsichtlich der Geschäftsausgaben haben bei den Unternehmen, die an der Small Business Problems and Priorities Survey 2020 der NFIB teilnehmen, einen hohen Stellenwert. Die Befragten geben an, dass ihre Herausforderung Nr. 1 die Kosten für die Krankenversicherung sind, mit lokalen, Landes- und Bundessteuern sowie der Preis für Verbrauchsmaterialien und Inventar landen ebenfalls unter den Top 12.

Durch ein besseres Verständnis der Nuancen verschiedener Ausgaben, Unternehmer können entscheiden, wo sie mehr ausgeben möchten, wo die Verbindlichkeiten gekürzt und wie hochgerechnet werden müssen, um den Cashflow im Blick zu behalten.

Was ist eine Ausgabe?

Für Zwecke der Kreditorenbuchhaltung (AP) alle Ausgaben sind Kosten, aber nicht alle Kosten sind Ausgaben.

EIN Kosten ist der Betrag, der für den Kauf von Inventar gezahlt wird, ein Produkt herstellen und verkaufen und Ausrüstung durch Investitionen erwerben. Kosten sind die Ausgaben des Unternehmens, um in einem bestimmten Zeitraum Einnahmen zu erzielen, und werden in der Gewinn- und Verlustrechnung als Ausgleich zu diesen Einnahmen oder Einnahmen erfasst.

Im Wesentlichen, Aufwendungen sind Aufwendungen, die den laufenden Geschäftsbetrieb betreffen, wie Gehaltsabrechnung, Stromrechnungen, Mietzahlungen und mehr.

Investitionen sind Anschaffungen von Vermögenswerten, wie Fahrzeuge, Maschinen- oder Gewerbescheine. Die Anschaffungskosten eines Vermögenswerts werden in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ausgewiesen, ebenso wie die Kosten für die Wartung. Vermögen selbst, Kapital und Liquidität, tun nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen, jedoch. Sie erscheinen in der Bilanz.

Das bedeutet nicht, dass Vermögenswerte keine Ausgaben mit sich bringen:Was eine Investition in Betrieb hält – Gas, Wartung, die Person, die die Maschine bedient — sind Betriebsausgaben. Gleichfalls, Abschreibungen auf den Vermögenswert sind Aufwendungen und werden in der Gewinn- und Verlustrechnung als Betriebsaufwand erfasst, in der Regel unter Verkauf, allgemeine und administrative (SG&A).

Beachten Sie, dass die Abschreibung auf der geschätzten Nutzungsdauer eines Vermögenswerts basiert, nicht die voraussichtliche Nutzungsdauer. Anlagen werden oft noch lange nach ihrer vollständigen Abschreibung in Betrieb genommen.

Ausgaben erklärt

Im Wesentlichen, wenn Ihr Unternehmen eine Rechnung erhält und bezahlt, das ist ein aufwand. Das Bezahlen von Rechnungen ist eine Teilmenge der Kreditorenbuchhaltung (AP). Nach Erhalt einer Originalrechnung oder Bestellung jemand in der Kreditorenbuchhaltung überprüft es, um sicherzustellen, dass alle Details korrekt sind und den Richtlinien entsprechen.

Aufwendungen werden in der monatlichen Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens mit den Einnahmen verrechnet und können grundsätzlich als betriebliche oder nicht betriebliche Aufwendungen kategorisiert werden.

Betriebsaufwand, manchmal als OpEx bezeichnet, sind die laufenden Kosten zur Finanzierung des täglichen Geschäftsbetriebs. Diese können behoben werden, wie Versorgungsunternehmen, mieten, Gehälter, Grundsteuern und Rentenversicherungsbeiträge, oder periodisch, wie vierteljährliche Steuern und Geschäftsreisen, um ein paar zu nennen.

Betriebsfremde Aufwendungen Ausgaben sind, die indirekt mit der Geschäftstätigkeit und dem Ergebnis der Finanzierungs- oder Investitionstätigkeit zusammenhängen, wie Abschreibungen und Zinszahlungen auf Kredite und Kreditkarten.

Wie besprochen, Kapitalkäufe und Ausgaben im Zusammenhang mit der Herstellung von Gütern sind Kosten.

Kapitalaufwendungen sind große Gegenstände, wie ein Gebäude oder eine Maschine, die mit der Zeit abwerten.

Kosten der verkauften Waren (COGS) stellt die direkten Kosten für die Herstellung oder den Erwerb der Produkte dar, die Einnahmen generieren. Ein Dienstleistungsunternehmen kann dies einfach „Umsatzkosten, “, da es keine „Waren“ verkauft.

Zum Beispiel, sagen, ein Pack-and-Ship-Store beschließt, einen Lieferservice zu starten. Es finanziert den Kauf von 40 US-Dollar, 000 Transporter, das ist eine Kapitalausgabe; es wird dieses Fahrzeug viele Jahre haben und nicht noch einmal den vollen Kaufpreis zahlen müssen. Aber es Wille die Zinsen für das Darlehen und die laufenden Betriebskosten weiter zahlen müssen, damit der Transporter weiterhin Einnahmen erzielt, einschließlich Kraftstoff, Versicherung, Wartung, Mautgebühren und das Gehalt des Zustellers – das sind Ausgaben.

Kostenbeispiele

Zu den üblichen Betriebsausgaben gehören Miete, Versorgungsunternehmen und Versicherungen. Von dort, Typische Ausgaben variieren je nach Unternehmenstyp:Restaurants bestellen Lebensmittel bei einer Vielzahl von Lieferanten. Eine Arztpraxis kann eine spezialisierte Reinigungsfirma bezahlen. Unser Rudel, Ausgaben für Schiffs- und Lieferdienste für Büromaterial und Treibstoff.

Ausgaben können festgelegt werden, d. h. stabil trotz Änderungen des Produktionsvolumens oder der Leistungserbringung – oder variabel, das heißt, sie schwanken. Die Zinsen für den Transporter und das Gehalt des Zustellers sind Fixkosten, während Kraftstoff und Maut variabel sind.

Ausgaben werden entweder sofort verbraucht, wie Kraftstoff, oder die Wertminderung eines materiellen oder immateriellen Vermögenswerts darstellen, wie Wertminderung des Lieferwagens. Aus AP-Sicht im Gegensatz zu materiellen oder immateriellen Vermögenswerten, wie ein Patent oder eine Marke, sobald Ausgaben „verbraucht, ” Sie haben keinen zukünftigen Wert.

5 Kategorien abzugsfähiger Ausgaben, die Unternehmer vermissen könnten

Weiterbildung: Geschäftsinhaber können die Kosten für Schulungen und Seminare abziehen, um ihre Mitarbeiter weiterzubilden oder über Branchentrends auf dem Laufenden zu bleiben.

Beiträge und Abonnements: Auf der gleichen Linie, Fachzeitschriften oder Fachzeitschriften mit Bezug zu Ihrem Unternehmen können von Ihren Steuern abgezogen werden, ebenso wie Mitgliedsbeiträge, die an Ihre örtliche Handelskammer und Berufs- oder Handelsverbände gezahlt werden, die zur Förderung Ihres Unternehmens beitragen.

Geschäftliche Nutzung Ihres Autos: Möglicherweise können Sie die Kosten für die Wartung und den Betrieb eines rein geschäftlich genutzten Fahrzeugs abschreiben. Jedoch, wenn es gemischt ist, Sie können Meilen im Zusammenhang mit der geschäftlichen Nutzung geltend machen.

Startkosten: Unternehmen, die ein neues Unternehmen gegründet haben – wie unser Lieferservice – können möglicherweise bis zu 5 $ abziehen. 000 an Anlaufkosten, wie Marketing und Mitarbeiterschulungen.

Software-as-a-Service (SaaS): Anwendungen, wie Buchhaltungssoftware, oder wiederkehrendes Abonnement bei SaaS-Unternehmen, für geschäftliche Zwecke verwendet werden, können in vollem Umfang steuerlich abgesetzt werden.

Erfassung von Ausgaben

Zu den Schritten im Prozess zum Erfassen und Bezahlen von Ausgaben gehören die Einrichtung eines neuen Lieferanten in Ihrer Buchhaltungssoftware, Erstellen und Genehmigen einer Kaufanfrage, Anlegen und Genehmigen einer Bestellung, Genehmigung der Rechnung, den Artikel bezahlen, Verwaltung von Rücksendungen oder Anpassungen, Berechnung der fälligen Steuern und Erstellung von AP- und anderen erforderlichen Berichten.

Um die Geschäftsausgaben ordnungsgemäß zu erfassen und abzuziehen, Sie müssen die Dokumentation aufbewahren. Die vom IRS verlangten Belege für Spesendokumente sollten einen Zahlungsnachweis zeigen und den Zahlungsempfänger identifizieren. der gezahlte Betrag, das Datum, an dem die Kosten angefallen sind, und eine Beschreibung des gekauften Artikels oder der erhaltenen Dienstleistung enthalten, aus der hervorgeht, dass der Betrag für legitime Geschäftsausgaben war.

Der IRS gibt auch an, wie lange verschiedene Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen.

Zu den Ausgabendokumenten gehören:

• Annullierte Schecks oder andere Zahlungsnachweise/elektronische Überweisungen
• Kassenbandbelege
• Kontoauszüge
• Kreditkartenbelege und Kontoauszüge
• Rechnungen

Unternehmen verwenden für die Erfassung von Ausgaben entweder die periodengerechte oder die kassenbasierte Rechnungslegung.

Die Abgrenzungsmethode ist die gebräuchlichste. Bei der periodengerechten Buchführung das Unternehmen erfasst den Aufwand, wenn er anfällt, unabhängig davon, wann die Ware oder Dienstleistung bezahlt wird. Das Firmenbuch spiegelt die Beträge wider, die das Unternehmen schuldet, aber noch nicht bezahlt hat.

Die Cash-Basis-Methode ist einfacher. Unternehmen, die Cash-Basis-Buchhaltung verwenden, erfassen Einnahmen, wenn sie tatsächlich eingehen – sagen wir, bei Einzahlung eines Schecks, Clears und Bargeld landet auf dem Konto – und Ausgaben, wenn eine Zahlung erfolgt.

Aufwendungen werden in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Eine Gewinn- und Verlustrechnung gibt Auskunft über den Umsatz eines Unternehmens, Aufwand und Gewinn oder Verlust während einer bestimmten Rechnungsperiode. Gewinn- und Verlustrechnungen werden auch als Gewinn- und Verlustrechnungen bezeichnet. oder einfach „GuV, “ unter anderen Namen.

Arten von Ausgaben

Aufwendungen sind entweder betriebliche Aufwendungen oder nicht betriebliche Aufwendungen. Die Betriebsaufwendungen beziehen sich auf das Tagesgeschäft. Betriebsfremde Aufwendungen, wie Zinszahlungen, fallen nicht im Kerngeschäft eines Unternehmens an. In diesen Eimern, Kosten sind entweder fix – sie ändern sich im Allgemeinen nicht im Laufe des Jahres – oder variabel, das heißt, sie schwanken. Miete und Gehälter sind fixe Betriebsausgaben. Treibstoff- und Verkaufsprovisionen sind variabel.

Erinnern, Kosten der verkauften Waren (COGS) ist eine separate Kategorie. Wenn eine Ausgabe direkte Kosten für die Herstellung oder den Erwerb der Produkte darstellt, die während des Zeitraums Einnahmen generiert haben, und nicht die täglichen Kosten der Geschäftstätigkeit, es ist COGS.

Aus Steuergründen, Ausgaben sollten in Kategorien eingeteilt werden, wie Verkauf, allgemeine und Verwaltungskosten (SG&A). Eine falsche Identifizierung von Ausgaben kann dazu führen, dass Unternehmen unnötig Abzüge verpassen oder IRS-Strafen anfallen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen: Beinhaltet alle produktionsfremden Betriebsausgaben, einschließlich der Kosten für die Förderung, Produkte verkaufen und liefern — mieten, Gehälter, Provisionen, Werbung und Marketing.

Abschreibungen: Dies spiegelt den Wertverlust eines Anlagevermögens im Laufe der Zeit wider und kann in verschiedenen Teilen der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt werden. je nach Vermögenswert. Die Abschreibungen gelten für immaterielle Vermögenswerte, wie Patente.

Was ist ein nicht zahlungswirksamer Aufwand?

Ein nicht zahlungswirksamer Aufwand wird in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst, erfordert jedoch keine Barzahlung. Der häufigste nicht zahlungswirksame Aufwand ist die Abschreibung, aber Vermögensabschreibungen, wie bei veraltetem Inventar, und als Ausgleich gewährte Aktien sind weitere Beispiele.

Wenn unser Pack-and-Shipping-Unternehmen den Lieferwagen bar bezahlt hat, Abschreibung würde sich nicht direkt auf den Cashflow auswirken, aber es kann einen indirekten Effekt haben. Zum Beispiel, viele Unternehmen müssen vierteljährlich geschätzte Steuern zahlen. Die Abschreibung verringert das steuerpflichtige Gesamteinkommen und damit die Steuerschuld, Dadurch kann das Unternehmen mehr Geld behalten.

Steuerlich abzugsfähige Arten von Ausgaben

Absetzbar sein, eine Ausgabe muss das sein, was der IRS als „gewöhnlich und notwendig“ erachtet. Die Agentur definiert eine gewöhnliche Ausgabe als eine, die in Ihrer Branche üblich und akzeptiert ist. während eine notwendige Ausgabe eine ist, die für Ihren Handel oder Ihr Geschäft hilfreich und angemessen ist. Ein Aufwand muss nicht unabdingbar sein, um als notwendig angesehen zu werden; zum Beispiel, Die Entscheidung, eine Social-Media-Werbekampagne durchzuführen, ist Ermessenssache, aber dennoch abzugsfähig.

Aber es gibt Ausnahmen:Wurde ein Aufwand in die Warenkosten kalt (COGs) eingerechnet, sie kann nicht wieder als Betriebsausgabe abgezogen werden. Investitionen und persönliche Ausgaben sind ebenfalls nicht abzugsfähig, ebenso wenig wie Lobbying-Kosten oder politische Spenden.

Arbeitnehmervergütung, Altersvorsorge, geschäftlich genutzte Fahrzeuge, mieten, Versicherung und Zinsen sind abzugsfähig, ebenso wie verschiedene föderale, Zustand, lokal, und ausländische Steuern, die Ihrem Gewerbe oder Geschäft direkt zuzuordnen sind.

Beachten Sie, dass das Tax Cuts and Jobs Act Änderungen an den Abzugsposten vorgenommen hat. zusammen mit Regeln für die Abschreibung, Steuergutschriften und mehr. Zum Beispiel, Unternehmen können die Kosten für die Bewirtung von Kunden bei Sportveranstaltungen nicht mehr abziehen, Mahlzeiten sind jedoch teilweise abzugsfähig.

Die IRS-Publikation 535 listet alle abzugsfähigen Geschäftsausgaben auf.

So automatisieren Sie die Spesenabrechnung

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, oder AP-Automatisierung, vereint Tools und eine Reihe von Best Practices, um die manuellen Aspekte der Genehmigung zu automatisieren, klassifizieren, Verfolgung und Zahlung gültiger Geschäftsausgaben. Lohn-und Gehaltsabrechnung, oft einer der größten Ausgaben, kann auch Teil der AP-Automatisierung sein, indem für jede Periode Lohnsteuerverbindlichkeiten zur Zahlung an AP gesendet werden.

Anstatt dass ein Mitglied des Finanzteams Lieferantendaten eingibt, Bestellungen genehmigen und Rechnungen manuell bezahlen, mit Buchhaltungssoftware, der gesamte Prozess kann digital erfolgen, Finanzteams werden nur einbezogen, wenn das System eine Anomalie meldet. Neben der Suche nach Ungenauigkeiten, wie vertauschte Zahlen, ein automatisierter Überprüfungsprozess sucht nach Anzeichen von Betrug, stellt sicher, dass eine Rechnung kein Duplikat ist und prüft die Bedingungen des Lieferanten auf Fälligkeit und etwaige Skontoabzüge. Das spart Zeit und Geld und minimiert Betrug und Fehler.

Um den Spesenprozess zu automatisieren, Die meisten Unternehmen setzen auf moderne Buchhaltungs- und Finanzmanagementsoftware. Diese Systeme sind für die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben unerlässlich, Erstellung von Finanzberichten und Unterstützung der Finanzabteilung, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens im Auge zu behalten. Es reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe und erstellt genaue Abschlüsse und Berichte, die den US-GAAP- und IFRS-Rechnungslegungsstandards entsprechen.