So erfassen Sie eine vorausbezahlte Ausgabe

Vorausbezahlte Ausgaben beziehen sich auf Ausgaben, die bezahlt wurden, bevor die Ausgaben entstanden sind. Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung im Voraus bezahlen, gilt dies als vorausbezahlte Ausgabe und sollte als solche erfasst werden.

Die Zahlung von Spesen ist Teil der Geschäftstätigkeit. Aber einige Ausgaben werden anders gehandhabt als andere. Wenn Sie beispielsweise Ihre Miete am 31. Januar für Februar bezahlen, handelt es sich nicht um eine vorausbezahlte Ausgabe. Wenn Sie jedoch Ihre Miete für das gesamte kommende Jahr zahlen, ist dies eine vorausbezahlte Ausgabe und muss als solche verbucht werden.

Erfahren Sie mehr über vorausbezahlte Ausgaben, wie sie sich auf Ihren Jahresabschluss auswirken und warum sie anders als normale Ausgaben erfasst werden müssen.

Überblick:Was sind Vorauszahlungen?

Vorausbezahlte Ausgaben sind Ausgaben, die Sie bezahlen und die noch nicht angefallen sind. Die Erfassung dieser Ausgaben, auch bekannt als latente Ausgaben, ist Teil des periodengerechten Rechnungslegungsprozesses. Es erfordert, dass Sie Ausgaben erfassen, wenn sie anfallen, und sie zu diesem Zeitpunkt abrechnen. Wenn Sie eine Kassenbuchhaltung verwenden, müssen Sie sich keine Gedanken über vorausbezahlte Ausgaben machen. In der Kassenbuchhaltung erfassen Sie nur dann eine Ausgabe, wenn Geld den Besitzer wechselt.

Vorausbezahlte Ausgaben erscheinen in Ihrer Bilanz als Vermögenswert, und wenn der Vermögenswert verwendet wird, erscheint er in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand.

Beispiel:Sie ziehen Ende Dezember in ein neues Gebäude ein, wobei die erste Monatsmiete am 1. Januar fällig wird. Da Ihr neuer Vermieter Ihnen einen vorzeitigen Einzug ermöglicht hat, verlangt er von Ihnen nun, die Miete für das ganze Jahr im Voraus zu zahlen.

Ihre monatlichen Mietzahlungen betragen 2.000 $, also zahlen Sie die gesamten 24.000 $ Ende Dezember, indem Sie ein vorausbezahltes Mietkostenkonto belasten und Ihrem Bankkonto 24.000 $ gutschreiben, wobei das vorausbezahlte Mietkonto als Vermögenskonto geführt wird.

Wenn der Januar kommt, würden Sie dann 2.000 $ als Mietkosten für Januar abbuchen und Ihrem vorausbezahlten Mietkostenkonto 2.000 $ gutschreiben, sodass Sie einen Saldo von 22.000 $ haben. Die 2.000 $, die Sie für die Miete im Januar aufgewendet haben, erscheinen in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung als Mietaufwand, während Ihr vorausbezahltes Mietguthabenkonto in Ihrer Bilanz um 2.000 $ reduziert wird. Am Ende des Jahres haben Sie die gesamten 24.000 $ verbucht und Ihr vorausbezahltes Mietkonto weist einen Saldo von 0 $ auf.

Manchmal kann Ihre Buchhaltungssoftware den Erstellungsprozess für die Amortisationskosten übernehmen, sodass Ihre monatlichen Journalbuchungen automatisch vervollständigt werden. Wenn Sie manuelle Hauptbücher für Ihre Buchhaltung verwenden, können Sie eine Tabelle erstellen, in der Ihre monatlichen Ausgaben aufgeführt sind, die in Ihrem Hauptbuch als Anpassungseintrag erfasst werden müssen.

So erfassen Sie vorausbezahlte Ausgaben

Sie müssen mehrere Schritte unternehmen, um Ihre vorausbezahlten Ausgaben ordnungsgemäß zu erfassen. Dies beginnt mit der Bestimmung, ob der Betrag über mehrere Buchungsperioden als Aufwand erfasst werden soll, wie viel in jeder Periode als Aufwand erfasst werden soll und für wie lange. Wenn Sie beispielsweise Buchhaltungsgebühren in Höhe von 1.650 $ im Voraus zahlen, um die nächsten sechs Monate abzudecken, müssten Sie sechs Monate lang jeden Monat 275 $ ausgeben.

1. Bezahlen Sie die Kosten

Der erste Schritt bei der Erfassung einer vorausbezahlten Ausgabe ist der tatsächliche Kauf der Ausgabe. Wenn Sie beispielsweise Ihre Versicherung für das kommende Jahr bezahlen, würden Sie zuerst die Ausgaben bezahlen und sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß erfasst werden.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
01.01.2021	Prepaid-Versicherung	12.000 $
01.01.2021	Geldkonto		12.000 $

Dieser Journaleintrag wird ausgefüllt, um Ihr Guthabenkonto für die vorausbezahlte Versicherung einzurichten, das den vorausbezahlten Betrag darstellt. Die Eintragung verringert auch Ihr Cash-Konto um den gezahlten Betrag. Denken Sie daran, dass vorausbezahlte Ausgaben korrekt nachverfolgt werden können, indem sie in Ihrem Hauptbuch als vorausbezahlte Ausgaben erfasst werden, wobei ein Teil der vorausbezahlten Vermögenswerte für jeden Monat als Ausgabe verbucht wird.

2. Erfassen Sie die Ausgaben in Ihrem Hauptbuch

Ihr nächster Schritt wäre, die Versicherungskosten für die nächsten 12 Monate zu erfassen. Möglicherweise können Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware einen wiederkehrenden Journaleintrag einrichten, der diesen automatisch vervollständigt. Wenn nicht, müssen Sie einen Tilgungsplan erstellen, um festzustellen, wie viel Sie jeden Monat und für wie viele Monate zahlen müssen. Dies ist besonders wichtig, wenn der Zeitrahmen weniger als 12 Monate beträgt.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.01.2021	Versicherungskosten	1.000 $
31.01.2021	Prepaid-Versicherung		1.000 $

Der obige Journaleintrag zeigt, wie die erste Ausgabe für Januar erfasst wird.

3. Geben Sie die monatlichen Ausgaben für jeden Abrechnungszeitraum ein

Da Sie die Versicherungskosten gleichmäßig auf das Jahr verteilen, müssen Sie die Kosten jeden Monat aufzeichnen, was bedeutet, dass der obige Journaleintrag jeden Monat für die nächsten zwölf Monate aufgezeichnet werden muss.

Wenn Sie eine Tabelle erstellen, um Ihre monatlichen Ausgaben zu verfolgen, würde sie so aussehen.

Konto	Zahlungsdatum	Bezahlter Betrag	Abgedeckter Zeitraum	Januar	Februar	März
Prepaid-Versicherung	1.2.2021	12.000 $	1.1.2021 bis 31.12.2021	1.200 $	1.200 $	1.200 $
Vorausbezahlte Miete	1.2.2021	24.000 $	1.1.2021 bis 31.12.2021	2.000 $	2.000 $	2.000 $
Gesetzlicher Vertreter	1.2.2021	3.000 $	1.1.2021 bis 31.12.2021	$   250	$   250	$   250

Die Tabelle würde bis Dezember fortgesetzt und den Betrag anzeigen, der jeden Monat als Aufwand verbucht werden muss. Dies kann bei der Erstellung Ihrer monatlichen Anpassungsbuchungen hilfreich sein.

Diese Einträge wirken sich auch auf Ihren Jahresabschluss aus, da Ihr Vermögenskonto (Vorauszahlungsversicherung) stetig reduziert wird, während Ihre Versicherungsausgaben steigen.

4. Fahren Sie mit dem Vorgang fort, bis das vorausbezahlte Spesenkonto 0 $ beträgt

Im Dezember erfassen Sie den Tagebucheintrag ein letztes Mal. Durch diesen letzten Eintrag wird Ihr Prepaid-Versicherungsguthaben auf 0 $ geschlossen, während Ihre Versicherungsausgaben für das Jahr 12.000 $ betragen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.12.2021	Versicherungskosten	1.000 $
31.12.2021	Prepaid-Versicherung		1.000 $

Beispiele für Vorauszahlungen

Fast alle im Voraus bezahlten Ausgaben können als vorausbezahlte Ausgaben betrachtet werden. Hier sind übliche Vorauszahlungen aufgeführt, die kleinen Unternehmen entstehen können.

• Versicherung (Gesundheit, Leben und Eigentum)
• Steuern
• Miete
• Rechtsgebühren
• Halter
• Massenlieferungen
• Alles, was im Voraus bezahlt wird

Zum Beispiel stellt Jill ihren Anwalt aufgrund kürzlich aufgetretener rechtlicher Probleme auf Vorschuss. Die Vorschussgebühr beträgt 3.000 $ pro Jahr. Obwohl sie den Vorschuss vollständig bezahlt, muss Jill dennoch bestimmen, wie viel sie jeden Monat ausgeben muss, wenn der Vorschuss verwendet wird.

3.000 $ ÷ 12 =250 $

Zuerst muss Jill die erste Zahlung in Höhe von 3.000 $ an ihren Anwalt verbuchen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
1-05-2021	Vorausbezahlte Anwaltskosten	3.000 $
05.01.2021	Geldkonto		3.000 $

Nachdem ihre Zahlung verbucht wurde, muss Jill die Rechtskosten jeden Monat verbuchen, bis der Vorschuss aufgebraucht ist und das Konto für vorausbezahlte Rechtskosten einen Saldo von 0 US-Dollar aufweist.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.1.2021	Anwaltskosten	250 $
31.1.2021	Vorausbezahlte Anwaltskosten		250 $

Vorausbezahlte Ausgaben können einfach verwaltet werden

Wenn Sie kein erfahrener Buchhalter sind, mag die Verwaltung vorausbezahlter Ausgaben kompliziert erscheinen, aber es geht einfach darum, die Kosten als Vermögenswert zu erfassen und dann jeden Monat eine Ausgabe zu tätigen, um einen Teil dieses Vermögens zu verbrauchen.

Der einfachste Weg, vorausbezahlte Ausgaben zu verwalten, ist die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die jeden Monat automatisch einen Journaleintrag verbucht, um das Guthaben auf Ihren vorausbezahlten Konten zu verringern. Aber selbst wenn Sie einfach eine Tabelle verwenden, um Ihre monatlichen Ausgaben zu berechnen, ist die Verwaltung vorausbezahlter Ausgaben eines der einfacheren Dinge, die Sie verwalten müssen.