6 häufige Rechnungsprobleme und wie man sie löst

Ihr Unternehmen kann hervorragende Arbeit leisten, engagierte Teammitglieder haben und eine große Gruppe von Kunden bedienen, aber wenn seine Fakturierungsfunktion nicht richtig funktioniert, Sie werden nicht lange im Geschäft sein.

Die Rechnungsstellung ist für jedes Unternehmen von grundlegender Bedeutung. Der Prozess erfordert auch Genauigkeit und Aktualität. Falsch verstehen, und Sie werden nicht oder zu spät für Ihre Produkte oder Dienstleistungen bezahlt, was sich wirklich auf Ihren Cashflow auswirkt. Und wenn Sie nicht bezahlt werden, Sie können Ihre Mitarbeiter nicht entschädigen oder Ihre Gemeinkosten decken.

Fehler im Rechnungsstellungsprozess können auch das Misstrauen der Kunden bezüglich Ihrer Geschäftspraktiken wecken. Wiederholte Fehler werden diese potenziellen roten Fahnen noch höher heben und Ihre Kunden dazu zwingen, zu überdenken, ob sie mit Ihnen Geschäfte machen wollen (oder nicht).

Die gute Nachricht ist, dass Sie Schritte unternehmen können, um Rechnungsfehler zu reduzieren und Ihrem Kundenstamm ein hohes Maß an Vertrauen zu vermitteln.

6 Rechnungsprobleme und Lösungen

1. Fehlende Rechnungen

   Wenn Rechnungen nicht beim vorgesehenen Empfänger ankommen, sie werden nicht bezahlt. Und wenn Sie mit Ihren Kunden netto 30 Zahlungsbedingungen nutzen – und keine automatischen Eingangsbestätigungen erhalten – dann kann es einen Monat oder länger dauern, bis Sie überhaupt merken, dass die Rechnung fehlt. Dies kann den Cashflow erheblich beeinflussen, Ganz zu schweigen davon, dass Sie den Rechnungsstellungsprozess von vorne beginnen müssen.

   Vermeiden Sie dieses Problem, indem Sie eine Finanzsoftware verwenden, die Rechnungen nicht nur automatisch per E-Mail oder direkt an die richtige Person in der Kreditorenbuchhaltung Ihres Kunden sendet, sondern Das warnt Sie aber auch, wenn die Rechnung geöffnet und eingesehen wurde. Stellen Sie sicher, dass dem Konto jedes Kunden die richtige E-Mail-Adresse zugeordnet ist, und überprüfen Sie regelmäßig, ob es sich um „ungesehene“ Rechnungen handelt. Das ist ein Signal, dass sie nicht empfangen oder überprüft werden. Suchen Sie nach einem automatisierten System, das so eingestellt werden kann, dass es Sie kennzeichnet und benachrichtigt, wenn Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum nicht angezeigt wurden.

2. Verwirrende Rechnungen

   Während die auf Ihren Rechnungen verwendete Sprache für Sie möglicherweise klar genug ist (wir haben X-Aufträge im Austausch für X-Dollar ausgeführt), Ihre Kunden sehen diese Botschaft möglicherweise durch eine andere Linse. Dies kann zu Verwirrung bei Rechnungen führen, und es ist besonders problematisch, wenn Sie mehrere verschiedene Produkte oder Dienstleistungen an denselben Kunden verkaufen. und mehrere Male in Rechnung stellen.

   Umgehen Sie dieses Problem, indem Sie Ihre Rechnungssprache und Ihr Rechnungsformat so klar wie möglich angeben und die ursprüngliche Bestellung (PO) verwenden. Stellenangebot oder andere Unterlagen, um Ihre Beschreibungen zu erstellen. Indem Sie die Rechnung so einfach wie möglich verständlich machen, Der Genehmigungsprozess wird reibungsloser verlaufen, da sowohl die Buchhaltung als auch der Genehmiger genau wissen, wofür sie bezahlen.

3. Fehlende Daten

   Wenn Sie möchten, dass Ihre Rechnungen pünktlich und ohne zusätzliche menschliche Eingriffe bezahlt werden, sie müssen genau sein. Wenn die Daten fehlen, die Kunden für die Rechnungsbearbeitung benötigen, Es besteht eine gute Chance, dass Ihre Zahlung auf das Ende der Reihe fällt, bis jemand das Problem herausgefunden hat.

   Zum Beispiel, anstatt einfach „nach Erhalt“ als Fälligkeitsdatum zu verwenden, sehr genau angeben, wann eine Rechnung fällig ist. Das hilft Ihren Kunden, ihre eigenen Zahlungspläne zu verwalten, ohne raten zu müssen, wann eine Rechnung tatsächlich fällig ist. Beachten Sie alle Rabatte oder Anreize für vorzeitige oder verspätete Zahlungen und akzeptierte Zahlungsarten.

   Konsequent haben, aktualisierte Daten in Ihren Systemen sind von entscheidender Bedeutung, Deshalb hilft ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) als Bindeglied. Ihr automatisiertes System sollte diese Art von Problemen für Sie melden. oder Sie können sie von Hand überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Felder mit logischen, relevante Information. In jedem Fall, haben Sie einen Prozess eingerichtet, um die Rechnungsdaten gründlich zu überprüfen, bevor Sie auf "Senden" klicken.

   7 Abrechnungs-Must-Haves

   So erstellen Sie eine effektive Rechnung

   
   • Ausführlich, detaillierte Liste der in Rechnung gestellten Artikel.
   • Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
   • Abrechnungsaufschlüsselung:Haben Sie stündlich oder projektbezogen abgerechnet? Sind Gebühren eingebrannt?
   • Die akzeptierten Zahlungsarten und die genaue Zahlungsweise.
   • Fälligkeitsdatum – und Klarheit ist hier der Schlüssel. Häufige Sätze, die Verwirrung stiften können, sind:"Fällig X Tage nach Erhalt.", "erster Arbeitstag" und "Monatsende". Alle sind vage. Stattdessen, verwenden Sie "Fällig X Tage ab Rechnungsdatum."
   • Alle Rabatte oder andere Anreize für eine vorzeitige Zahlung.
   • Details zu verspäteter Strafe, wenn anwendbar.

4. Fehler in der Rechnung

   Fehler passieren. Vielleicht haben Sie vergessen, die von den Teammitgliedern erbrachten Leistungen aufzulisten, oder vielleicht haben Sie nicht gemerkt, dass Ihr Kunde seine Bestellung auf eine bestimmte Art und Weise auf der Rechnung gedruckt haben möchte. Vielleicht haben Sie das gleiche Produkt oder die gleiche Dienstleistung zweimal in Rechnung gestellt, oder vielleicht setzen Sie den Dezimalpunkt an der falschen Stelle – und drehen Sie effektiv diesen Dollar, 000,00 Service in einen $10, 000 Verpflichtung.

   Sie können Rechnungsfehler minimieren oder eliminieren, indem Sie eine automatisierte Finanzplattform verwenden, die die Berechnungen für Sie übernimmt. warnt Sie bei freien Formularfeldern und berücksichtigt kundenspezifische Anforderungen, wie die erforderliche PO-Nummer. Wenn Sie Rechnungen manuell verwalten, Überprüfen Sie Ihre Berechnungen und stellen Sie sicher, dass alle Felder vor dem Senden ausgefüllt wurden.

   Mit diesem „letzten Blick“ auf Ihre Arbeit Sie können die Anzahl der Überweisungen, die sich aufgrund von Rechnungsfehlern verzögern, erheblich reduzieren.

5. Wiederkehrende Rechnungsfehler

   Wie erwähnt, falsche Preisgestaltung, ungenaue Mathematik, fehlende Zahlungstermine und andere Versäumnisse können zu Zahlungsverzögerungen führen, die sich kein Unternehmen leisten kann. Wenn diese Fehler immer wieder passieren, sie führen zu Misstrauen innerhalb Ihres Kundenstamms. Wenn sich ein Finanzexperte die Zeit nehmen muss, um zurückzukreisen und das Problem herauszufinden, bestimmen, wie viele Zyklen betroffen waren, Berechnen Sie die notwendigen Anpassungen und stellen Sie sicher, dass dies nicht noch einmal passiert, Sie kosten diesen Kunden viel Zeit. Auch wenn Fehler unbeabsichtigt sind, Sie könnten die Beziehung beschädigen oder sogar diesen Kunden verlieren.

   Um wiederkehrende Fehler zu vermeiden, graben Sie nach unten und finden Sie die Ursachen. Einmalige Korrekturen verschwenden einfach die Zeit aller. Zum Beispiel, wenn Ihr automatisiertes System Preisinformationen aus einer Datenbank bezieht, die seit sechs Monaten nicht aktualisiert wurde, Ziehen Sie den Stecker bei der Rechnungsstellung, bis die Datenbank aktualisiert werden kann. Oder, wenn Ihre manuell erstellten Rechnungen anfällig für mathematische Probleme sind, Überprüfen Sie jede einzelne vor dem Senden. Einen zufriedenen Kunden zu haben, der sofort zahlt, wird die zusätzliche Zeit wert sein.

6. Falsche oder fehlende Kontaktdaten

   Die meisten Unternehmen haben eine bestimmte E-Mail-Box oder einen Mitarbeiter, um alle eingehenden Rechnungen zu erhalten. Größere Unternehmen haben möglicherweise mehrere Personen, die diese Aufgabe in verschiedenen Unternehmensbereichen übernehmen. Wenn Ihre Rechnung nicht bei der richtigen Person ankommt, Es besteht eine gute Chance, dass es im „verlorenen Briefstapel“ von Rechnungen landet, die nie bezahlt werden. Wenn Sie Ihre Zahlung erst 30+ Tage nach Versand der Rechnung erwartet haben, Es wird mindestens einen Monat dauern, bis Sie das Problem feststellen.

   Lösen Sie das Problem proaktiv, indem Sie den richtigen Empfänger für Ihre Rechnungen bestätigen und erneut bestätigen. wissend, dass Ihrem Konto möglicherweise mehrere verschiedene Mitarbeiter zugewiesen sind, abhängig von der Diversifizierung Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Erkennen Sie auch, dass Menschen in neue Positionen wechseln oder Unternehmen ganz verlassen, Überprüfen und aktualisieren Sie die Kontakte daher regelmäßig, sagen wir alle sechs bis zwölf Monate.

Wenn Sie einen oder alle der in diesem Artikel beschriebenen Rechnungsfehler machen, Denken Sie darüber nach, wie sich diese scheinbar geringfügigen Fehler auf Ihren Cashflow und Ihr Endergebnis auswirken. Vielleicht noch wichtiger, Überlegen Sie, wie sich diese negativ auf Ihre Kundenbeziehungen auswirken. Indem Sie die hier beschriebenen Ratschläge befolgen, Sie können viele dieser Probleme umgehen, Verbessern Sie Ihre Kundenbeziehungen und führen Sie ein profitableres Unternehmen.