Rechnungsstellung:Vermeiden Sie diese 8 Probleme, die sich auf Ihren Cashflow auswirken

Das E-Commerce-Geschäft ist die vielversprechendste und am schnellsten wachsende Branche. Es kann jedoch zu einer Herausforderung werden, wenn Kunden Sie aus der Ferne bezahlen. Hier kann Ihnen die Online-Rechnungsstellung helfen. Es gibt mehrere Rechnungsprogramme, die beim Erstellen von Rechnungen und beim Versenden von Mahnungen helfen. Die Rechnungslegung erfordert jedoch viel Zeit, Mühe und Geduld. Kleinunternehmer müssen die Gebühren von Vertriebskanälen, Lieferadressen, Inventar und andere Zahlungsdetails berücksichtigen. Schon ein kleiner Fehler im Rechnungsprozess kann große Probleme im Cash-Flow-Management nach sich ziehen. Hier sind die häufigsten Probleme bei der Rechnungsstellung, mit denen Unternehmen konfrontiert sein können.

Inhalt:

1. Was ist eine Rechnung?

2. So erstellen Sie eine Online-Rechnung

3. 8 Rechnungsprobleme, die sich auf Ihren Cashflow auswirken

   • Manuelle Abrechnung
   • Fehlende Informationen
   • Eingehende Zahlungen verfolgen
   • Inventar überwachen
   • Zahlungen in mehreren Währungen verwalten
   • Zählgebühren
   • Unregelmäßige Zahlungen
   • Negative Assoziationen

4. Fazit

Was ist eine Rechnung?

Nach der Definition von Investopedia ist eine Rechnung ein Handelsdokument mit Zeitstempel, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer einzeln aufführt und aufzeichnet. Die Rechnung enthält alle Details der Zahlung, wie z. B. Produkt oder Dienstleistung, Preis, Fälligkeitsdatum und andere Informationen über einen Käufer und einen Verkäufer.

Rechnungen sind äußerst hilfreich, um Zahlungen per Kreditkarte zu erhalten. In diesem Fall muss ein Kunde nur die Rechnung öffnen und die Kreditkartendaten eingeben. Voila, der Kauf ist erledigt! Darüber hinaus verbessern Rechnungen den Buchhaltungsprozess, da sie Informationen über Versand, Standort und Steuern enthalten, die in den Büchern erfasst sind.

Vor kurzem wurden Papierrechnungen durch weniger zeitaufwändige elektronische Rechnungen ersetzt. Für Geschäftsinhaber ist es viel einfacher, Informationen zu aktualisieren oder Fehler in Online-Rechnungen zu beseitigen. Und für Kunden ist es viel weniger zeit- und arbeitsaufwändig, online zu bezahlen, als die Rechnung auf Papier zu verwenden.

So erstellen Sie eine Online-Rechnung

Es gibt viele Rechnungs-Apps, die Ihnen helfen können, den Rechnungsprozess zu automatisieren. Sie können für diese Zwecke spezielle Software verwenden oder ein „Invoice Creator“-Tool in Ihrem QuickBooks-, Square- oder PayPal-Konto usw. verwenden.

Eines der einfachsten Tools zum Erstellen einer Rechnung bietet die Buchhaltungssoftware Synder. Synder verbindet Zahlungsabwickler wie Stripe, PayPal und Shopify mit QuickBooks oder Xero. So können Sie Zahlungen von verschiedenen Plattformen gleichzeitig empfangen und automatisch in Ihren Büchern verbuchen. Wir werden uns später in diesem Artikel genauer ansehen, wie Rechnungen in Synder erstellt werden, um das Beste aus der Zahlungsautomatisierung herauszuholen

8 Rechnungsprobleme, die sich auf Ihren Cashflow auswirken

Wenn Sie ein Anfänger in der elektronischen Rechnungsstellung sind, werden Sie möglicherweise auf einige Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Online-Transaktionen stoßen. Selbst einige kleine und unbedeutende Fehler können große Probleme mit Berichten und Abrechnungen verursachen. Hier ist eine Liste der häufigsten Probleme bei der Rechnungsstellung, die sich auf Ihr Cashflow-Management auswirken können.

1. Manuelle Abrechnung

Viele Geschäftsinhaber, die ihr Geschäft erst kürzlich auf den Online-Handel umgestellt haben, automatisieren den Rechnungsprozess nicht und erstellen jede Rechnung manuell. Ein solcher Ansatz ist sinnvoll, wenn Sie nur wenige Transaktionen pro Monat haben. Wenn Sie jedoch darauf abzielen, Ihren Umsatz zu steigern, müssen Sie die manuelle Abrechnung so weit wie möglich minimieren. Es gibt viele Apps, die einfache Rechnungsvorlagen bereitstellen, um den Bezahlvorgang zu vereinfachen. Sie müssen nur die erforderlichen Informationen in die Lücken eintragen und die Rechnung an Ihren Kunden senden. Rechnungsvorlagen sparen Ihnen Zeit und minimieren das Risiko, dass einige Daten über die Transaktion fehlen.

Hier ist ein Rechnungsbeispiel in Synder.

2. Fehlende Informationen

Selbst bei der Verwendung von Rechnungsvorlagen ist es schwierig, 100 % sicher zu sein, dass Sie alle Daten in die Rechnung aufgenommen haben. Jeder kann Fehler machen. Beispielsweise könnten Sie vergessen, die Lieferadresse in die Rechnung einzutragen und sie an Ihren Kunden zu senden. Da die Rechnung keine Versanddaten enthält, haben Sie möglicherweise Probleme, den Steuerbetrag zu zählen und diese Transaktion in Ihren Büchern zu erfassen.

Generell sollten Sie sich die für Ihre Buchhaltung wesentlichen Rechnungsbestandteile merken:

• Fälligkeitstermine
• Namen und Adressen eines Käufers und eines Verkäufers
• Kontakte
• Verkaufsdetails über das Produkt oder die Dienstleistung
• Zahlungsdetails

3. Eingehende Zahlungen verfolgen

Der schwierige Teil bei der Verwendung eines Rechnungsgenerators in PayPal, Square oder anderen Zahlungsprozessoren besteht darin, dass Transaktionsdetails nicht automatisch in Ihren Büchern aufgezeichnet werden. Sie müssen die Daten manuell in Ihrem QuickBooks- oder Xero-Konto nachverfolgen und aufzeichnen. Alternativ überwacht Synder den Status der Rechnung und trägt die Daten automatisch in die Bücher ein. Sobald Ihr Kunde die Rechnung bezahlt, synchronisiert Synder die Zahlung mit Ihrer Buchhaltungsplattform. Darüber hinaus werden alle Transaktionsdetails (Kundenname, Bestand, Versand, Rabatt, Steuern usw.) automatisch in Ihrem Konto angezeigt.

4. Inventar überwachen

Ein weiteres Problem bei Online-Zahlungen ist die Bestandsverfolgung. Wenn Ihre Kunden Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen, kann es schwierig sein, die Anzahl der auf Lager befindlichen Produkte zu überwachen. Wenn Sie beispielsweise Inventar in QuickBooks erfassen, haben Sie keine andere Wahl, als alle Änderungen der Produktmengen manuell einzugeben. Synder kann Ihnen dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Es synchronisiert Transaktionen und ändert den Bestand in QuickBooks, sodass Sie ein genaues Konto der auf Lager befindlichen Produkte haben.

Wie funktioniert es? Synder nimmt den Namen des Produkts in der Rechnung und vergleicht ihn mit allen Produkten in QuickBooks. Wenn die Namen übereinstimmen, reduziert Synder die Anzahl der Produkte in QuickBooks.

5. Verwaltung von Zahlungen in mehreren Währungen

Wenn Ihr Unternehmen Kunden mit unterschiedlichen Währungen bedient, wird der Kaufprozess für sie viel einfacher. Es ist jedoch ein Albtraum für einen Geschäftsinhaber oder den Buchhalter eines Unternehmens, Transaktionen in mehreren Währungen in den Büchern zu erfassen und Steuern zu zählen. Einige Zahlungsabwickler wie Stripe wenden Wechselkurse an, um die Zahlung in Quickbooks oder Xero genau zu erfassen. Leider funktioniert diese Funktion nicht immer richtig. Als Ergebnis erhalten Geschäftsinhaber einen Bericht mit falsch synchronisierten Transaktionen.

Im Vergleich dazu verwendet Synder einen offiziellen Bankwechselkurs, berechnet den Zahlungsbetrag neu und wendet genaue Steuern an. Und das ganz automatisch!

6. Zählgebühren

Eines der größten Probleme bei Rechnungen ist die Gebühr, die ein Zahlungsabwickler für eine Geldüberweisung erhebt. Wenn Sie mit vielen Zahlungsplattformen gleichzeitig arbeiten, dauert es Stunden, alle Gebühren für jede Transaktion zu zählen. Synder findet automatisch die Gebühreninformationen im Verkaufsbeleg und zeichnet sie in Ihrem QuickBooks- oder Xero-Konto auf. Am Ende des Monats erhalten Sie Berichte mit separaten Gewinn- und Ausgabeninformationen. Sie müssen nicht alle Gebühren manuell einziehen und nach der Höhe der Gebühr für eine neue Zahlungsplattform suchen. Synder erledigt das für Sie!

7. Unregelmäßige Zahlungen

Um Ihr Geschäft rentabel zu machen, ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Gewinn und Ausgaben zu halten. Es kommt häufig vor, dass Unternehmen Kosten decken müssen, bevor sie Geld von Kunden erhalten. Im Idealfall laufen Zahlungseingang und Zahlungsausgang parallel. In der realen Welt ist es jedoch eine Herausforderung, Kunden pünktlich zur Zahlung zu bringen. Das Nachverfolgen des Zahlungsstatus und manuelle Mahnungen erfordern viel Zeit und Mühe. Synder bietet eine spezielle Funktion „Smart Rules“, um solche Situationen zu vermeiden. Mit diesem Tool können Sie Ihre eigenen Regeln für Kunden erstellen, die die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt haben. Synder kann ihnen eine E-Mail, eine SMS im Messenger senden oder sogar eine Sprachnachricht aufzeichnen, um sicherzustellen, dass ein Kunde die Rechnung erhalten und nicht vergessen hat, sie zu bezahlen. Wenn Ihre eingehenden Zahlungen terminiert sind, können Sie ausgehende Transaktionen effektiver planen.

8. Negative Assoziationen

Viele Unternehmen machen nach Zahlungseingang oft einen Fehler – sie sagen ihren Kunden nicht „Danke“. Geschäft ist nicht nur „verkaufen und vergessen“. Sie müssen Ihre Kunden in den Einkaufstrichter einbeziehen und sie dazu bringen, mehr und regelmäßiger zu kaufen. Einer der Schlüsselmomente ist es, nach dem Kauf positive Emotionen zu hinterlassen. Zufriedene Kunden sind Stammkunden. Rechnungssoftware ermöglicht normalerweise das Senden einer „Danke“-E-Mail an den Kunden, nachdem die Zahlung erfolgt ist. Wenn Sie diesen Prozess jedoch persönlicher gestalten möchten, werfen Sie einen Blick auf das Synder-Rechnungssystem.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Online-Rechnungsstellung ein Muss für die Geschäftsentwicklung ist. Es hilft, den Zahlungsvorgang zu automatisieren und macht ihn viel schneller und einfacher. Es lohnt sich jedoch, der Rechnungslegung besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Um ein hohes Transaktionsvolumen fehlerfrei und schnell zu verwalten, sollten Sie die Verwendung einer Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen in Betracht ziehen. Starten Sie sofort eine KOSTENLOSE TESTVERSION in Synder, um die nächste Stufe der E-Commerce-Buchhaltung zu erreichen.