Was ist ein W-9-Steuerformular und was sollten Sie tun, wenn Sie eines erhalten?

Dieser Artikel wurde von unseren Redakteuren und Rachel Weatherly überprüft. Steuerproduktspezialist mit Credit Karma Tax®.

Der IRS möchte Ihr gesamtes Einkommen kennen, Und es braucht nicht nur Ihr Wort, wenn Sie Ihr Gesamteinkommen in Ihrer Bundeseinkommensteuererklärung angeben.

Allgemein, die Organisationen, die Ihr Einkommen bereitstellen – wie ein Arbeitgeber, ein Unternehmen, das bei Ihnen freiberuflich tätig ist, oder ein IRA-Administrator – müssen diese Informationen auch mit dem IRS teilen. Um das zu tun, diese Organisationen benötigen einige grundlegende Steuerinformationen von Ihnen, einschließlich Ihrer Steueridentifikationsnummer, Name oder Firmenname, und Adresse.

Um diese Informationen zu erhalten, ein Unternehmen kann Sie bitten, ein W-9-Steuerformular auszufüllen. Das Formular hilft dem Unternehmen auch zu verstehen, ob es Steuern von Beträgen einbehalten sollte, die es Ihnen zahlt.

Schauen wir uns die Informationen auf einem Formular W-9 an, wann Sie möglicherweise eine Aufforderung zum Ausfüllen erhalten und was Sie in diesem Fall tun sollten.

• Was ist ein W-9-Steuerformular?
• Welche Informationen befinden sich auf einem W-9?
• Wer könnte mich nach einem W-9 fragen?
• Muss ich mehr als ein W-9 ausfüllen?
• Was soll ich mit einem ausgefüllten Formular W-9 machen?

Was ist ein W-9-Steuerformular?

Ein W-9, Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Zertifizierung, ist ein Steuerformular, mit dem Unternehmen eine Steueridentifikationsnummer anfordern, oder TIN, von einem Steuerzahler, mit dem sie Geschäfte machen.

Jede Person oder jedes Unternehmen hat eine eindeutige TIN, die der IRS verwendet, um diesen Steuerzahler zu identifizieren. Für Einzelpersonen, das ist normalerweise eine Sozialversicherungsnummer, die von der Sozialversicherungsanstalt ausgestellt wird. Personen, die Bundeseinkommensteuer zahlen müssen, aber keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben, eine individuelle Steueridentifikationsnummer beantragen kann, oder ITIN, vom IRS. Für Unternehmen, die TIN eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer ist, die der IRS herausgibt.

Ihre eindeutige TIN muss mit allen Ihren Steuerformularen eingereicht werden, damit der IRS Ihre Steuerinformationen leicht identifizieren kann.

Wenn Sie Angestellter sind, Ihr Arbeitgeber kann Ihre Sozialversicherungsnummer von Ihrem W-4 erhalten – einem Steuerformular, das angibt, wie viel Steuern Sie von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten müssen. Wenn Sie jedoch selbstständig sind oder ein anderes Einkommen als den Arbeitnehmerlohn haben, Das Unternehmen oder die Person, die Sie bezahlt hat, kann Sie bitten, ein W-9 auszufüllen. Die Informationen auf dem Formular können dazu beitragen, dass das Unternehmen Ihre korrekte TIN verwendet, wenn es Beträge, die es Ihnen während des Steuerjahres gezahlt hat, an den IRS meldet.

Das Unternehmen wird diese Beträge wahrscheinlich auf einem 1099-Formular an den IRS melden. Zum Beispiel, ein Unternehmen kann ein Formular 1099-MISC für einen Freiberufler ausfüllen und einreichen, dem es während des Steuerjahres 600 USD oder mehr für Dienstleistungen bezahlt hat.

Welche Informationen befinden sich auf einem W-9?

Ein W-9-Steuerformular enthält einige grundlegende Steuerinformationen, einschließlich …

• Ihr Name, wie Sie ihn in Ihre Einkommensteuererklärung schreiben
• Ihr Firmenname, wenn es sich von deinem Namen unterscheidet
• Wie Sie oder Ihr Unternehmen für Bundessteuerzwecke klassifiziert werden (Einzelunternehmen/Einzelunternehmen oder Einzelunternehmen LLC, Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Konzern, Partnerschaft, oder Treuhand oder Nachlass)
• Ihre vollständige Adresse
• Ihre Steueridentifikationsnummer, mit separaten Feldern für eine Sozialversicherungsnummer (für Einzelpersonen) oder eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer, oder EIN, für Unternehmen.

Sie müssen Ihr W-9-Formular unterschreiben. Dabei Sie bestätigen, dass Sie Ihre Steuernummer korrekt angegeben haben, dass Sie ein US-Bürger oder in den USA ansässiger Ausländer sind, und dass Sie nicht den Quellensteuer- oder Meldepflichten gemäß dem Foreign Account Tax Compliance Act unterliegen, oder FATCA.

Optionale Angaben können auch in das Formular aufgenommen werden, einschließlich des Namens der Person oder Firma, die die Vervollständigung verlangt.

Was ist ein Quellensteuerabzug?

In manchen Situationen, Unternehmen, die bestimmte Arten von Zahlungen vornehmen, müssen möglicherweise 24% der Zahlungsbeträge einbehalten und an den IRS abführen. Dies wird als „Sicherungseinbehalt, “ und es kann eintreten, wenn ein Steuerzahler …

• Versäumt es, dem Unternehmen, das eine Zahlung vornimmt, seine TIN zur Verfügung zu stellen.
• Stellt dem zahlenden Unternehmen eine falsche TIN zur Verfügung, die nicht mit der Nummer übereinstimmt, die der IRS für diesen Steuerzahler hinterlegt hat.
• Meldet in ihrer Steuererklärung nicht alle Zinsen und Dividenden, die sie melden mussten.
• Bestätigt dem zahlenden Unternehmen nicht, dass sie nicht dem Quellensteuerabzug unterliegen.

Aber wenn Sie alles tun, was Sie tun sollen – geben Sie dem Unternehmen Ihre korrekte TIN, fügen Sie alle Ihre steuerpflichtigen Zinsen und Dividenden in Ihre Steuererklärung ein, und bescheinigen Sie Ihre Befreiung vom Quellensteuerabzug – Sie unterliegen nicht dem Sicherungseinbehalt.

Wer könnte mich nach einem W-9 fragen?

Allgemein, wenn ein Unternehmen eine Informationserklärung beim IRS einreichen muss, um Beträge von 600 USD oder mehr zu melden, die Ihnen während eines Steuerjahres gezahlt wurden, Möglicherweise werden Sie aufgefordert, ein W-9-Steuerformular auszufüllen. Das bedeutet, dass Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer eine W-9-Anfrage von Unternehmen erhalten können, für die sie arbeiten. Sie sind jedoch nicht die einzigen Steuerzahler, die möglicherweise aufgefordert werden, das Formular auszufüllen.

Der IRS verlangt auch, dass Unternehmen Informationserklärungen für Immobilientransaktionen einreichen, Hypothekenzinsen, die ein Steuerzahler an eine Hypothekenbank zahlt, erlassene Schulden, IRA-Beiträge und andere Situationen. In solchen Situationen, Unternehmen können auch einen Steuerzahler um eine W-9 bitten.

Muss ich mehr als ein W-9 ausfüllen?

Möglicherweise erhalten Sie eine Anfrage für mehr als ein W-9.

Zum Beispiel, wenn Sie mit mehr als einem Unternehmen zusammenarbeiten, das Ihnen 600 USD oder mehr zahlt, Jeder könnte Sie bitten, ein W-9 auszufüllen, da alle Ihre TIN benötigen, um eine 1099 für Sie auszufüllen und einzureichen. Unternehmen können auch 1099-Formulare ausfüllen, selbst wenn Sie den Schwellenwert von 600 USD nicht erreicht haben. nur um sicherzustellen, dass sie das Geld, das sie bei der Geschäftstätigkeit ausgezahlt haben, ordnungsgemäß melden.

Sie müssen W-9-Steuerformulare für jedes Unternehmen ausfüllen, das einen berechtigten Grund hat, eines zu beantragen. und Sie müssen das Formular korrekt ausfüllen oder müssen in Zukunft mit einer Strafe und möglicherweise mit einem Quellensteuerabzug rechnen.

Nachdem Sie einmal ein W-9 ausgefüllt haben, Sie sollten es für denselben Anforderer nicht erneut ausfüllen müssen. Aber wenn sich Ihre Informationen ändern, Sie müssen das Unternehmen, das nach dem W-9 gefragt hat, benachrichtigen, dass Sie Ihre persönlichen Daten ändern müssen. Dies ist wichtig, damit der Anforderer die richtige Adresse und TIN hat, die auf Ihrem 1099 angegeben werden sollen.

Achten Sie auf Identitätsdiebstahl

Wenn Sie eine Anfrage für ein W-9 erhalten, Es ist wahrscheinlich eine gute Idee, den Anfragenden zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er die gewünschten Informationen wirklich benötigt. Ein W-9 enthält sensible Informationen, die für Identitätsdiebe wertvoll sein könnten.

Was soll ich mit einem ausgefüllten Formular W-9 tun?

Wenn Sie ein W-9 abschließen, Sie müssen es an das Unternehmen zurücksenden, Organisation oder Person, die es von Ihnen angefordert hat. Der IRS erlaubt Antragstellern, ein elektronisches System für den Empfang von W-9 zu verwenden, Aber stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, wie das Unternehmen, das das Formular anfordert, von Ihnen verlangt, es zurückzusenden.

Es ist auch eine gute Idee, eine Kopie jedes Steuerformulars aufzubewahren, das Sie das ganze Jahr über ausfüllen. Es gibt wahrscheinlich keine richtige Antwort darauf, wie lange Sie eine Kopie eines W-9 aufbewahren sollten. Der IRS rät Steuerzahlern jedoch im Allgemeinen, Aufzeichnungen so lange aufzubewahren, wie sie sie möglicherweise benötigen, um Einkommen oder Abzüge in einer Steuererklärung zu dokumentieren.

Endeffekt

Sie sollten damit rechnen, von jedem Unternehmen oder jeder natürlichen Person ein W-9-Steuerformular zu erhalten. außer einem Arbeitgeber, der Ihnen mehr als 600 Dollar pro Jahr bezahlt hat. Es ist ein einfaches Formular, aber stellen Sie sicher, dass Sie es korrekt ausfüllen und Ihre Steueridentifikationsnummer und -adresse korrekt angeben. Das anfragende Unternehmen benötigt möglicherweise die Informationen, um eine 1099 vorzubereiten und einzureichen, die dem IRS mitteilt, wie viel es Ihnen während des Steuerjahres gezahlt hat. Und wenn Sie ein W-9 nicht ordnungsgemäß ausfüllen, kann dies dazu führen, dass Ihre Zahlungen der Quellensteuer unterliegen.

Rachel Weatherly ist ein Spezialist für Steuerprodukte bei Credit Karma Tax®. Sie studierte Rechnungswesen und Finanzen an der Western Carolina University und arbeitete auch als Steueranalystin. Du findest sie auf LinkedIn .