So organisieren Sie Ihre Steuerdokumente

Die Steuersaison hat offiziell begonnen. Inzwischen, Sie haben wahrscheinlich bereits damit begonnen, Ihre W-2s zu erhalten, 1099 oder andere Steuerdokumente per Post. Das heißt, es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um mit Ihrer Organisation zu beginnen, um die Einreichung Ihrer Steuern in diesem Jahr ein wenig einfacher zu machen.

Ich werde Sie durch den Prozess führen, den meine Frau und ich verwenden, um unsere Steuerdokumente für die Steuersaison zu organisieren. Dies ist eigentlich ein ganzjähriger Prozess, der nur sehr wenig Pflege erfordert – nur ein paar Manila-Umschläge, die an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, und ein digitales Ablagesystem, das jeden Monat einige Minuten dauert.

So organisieren Sie Ihre Steuerunterlagen

Steuern sind eine meiner unbeliebtesten Tätigkeiten. Es macht mir nichts aus, Steuern zu zahlen und öffentliche Arbeiten zu unterstützen – ich mag es einfach nicht, den Papierkram auszufüllen. Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, um die Vorbereitung Ihrer Steuern zu erleichtern, ist, Ihre Papiere zu organisieren.

Egal, ob Sie Ihre Steuern selbst erledigen oder einen Buchhalter beauftragen, Wenn Sie Ihre Dokumente organisiert halten, werden Fehler und der Zeitaufwand für die Erledigung Ihrer Steuern reduziert (wichtig, wenn Sie jemanden einstellen!).

Ich empfehle, zu versuchen, alles an einem Ort zu halten, wie ein Bindemittel, Mappe, großer Manila-Umschlag, Aktenordner, oder Tablett auf Ihrem Schreibtisch, je nach Bedarf. Weil ich ein Geschäft habe, Ich halte meine Steuerunterlagen für Privatpersonen und Unternehmen getrennt, auch wenn schließlich alles in der gleichen Steuererklärung landet.

Verwenden Sie Software, um zu helfen!

Viele Leute verwenden Quicken, Mint.com oder eine andere kostenlose Software, die ihnen hilft, ihre persönlichen Steuern zu organisieren.

QuickBooks

Für mein Geschäft, Ich benutze QuickBooks Online, was mir hilft, alle Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, und macht es einfach, eine Datei an meinen Buchhalter zu senden. Ich verwende auch das unten beschriebene Umschlagsystem, um alle für die Einreichung notwendigen Papierkopien aufzubewahren.

Erste Schritte mit Quickbooks>>

Persönliches Kapital

Wenn Sie ein Unternehmen ohne viele Bedürfnisse sind, können Sie sich eine Gebührenoption wie Personal Capital ansehen. Sie können Ihnen dabei helfen, Ausgaben und Einnahmen ganz einfach zu verfolgen und alle Ihre Konten zu synchronisieren. einschließlich Investitionen, an einem Ort. Ich nutze diese Plattform für meine persönlichen Finanzen und Investitionen.

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Wenn Sie an eine der besten Geldmanagement-Apps gewöhnt sind, werden Ihnen die meisten dabei helfen, den Überblick über Ihre Steuerdokumente zu behalten.

Organisieren Sie Ihre Steuerdokumente das ganze Jahr

Unsere individuellen Steuern sind ziemlich einfach, und wir erhalten das ganze Jahr über einige Steuerdokumente. Die häufigsten Steuerdokumente, die wir erhalten, sind Spendenquittungen, die wir in einem Manila-Umschlag mit der Aufschrift aufbewahren "Steuerabzüge."

Wir verwenden eine preiswerte Taschenmappe, um den Rest unserer Steuerdokumente zu organisieren, sobald unsere W-2, 1099er, und andere Steuerdokumente werden gegen Ende Januar eingeführt. Ich lege alle Einnahmen auf eine Seite des Ordners, und alle Abzüge und Ausgaben auf der anderen Seite des Ordners.

Meine Gewerbesteuern sind etwas komplizierter, da es mehr Ausgaben gibt, Abzüge, Quittungen, und andere Papiere zu verfolgen. Ich erhalte das ganze Jahr über Geschäftsdokumente und lege sie so ab, wie ich sie erhalte. Jedes Mal, wenn ich ein neues Dokument erhalte, lege ich es in einen einfachen Manila-Umschlag, wo es bis zur Steuerzeit bleiben wird.

Ich finde es einfach, meine gewerbesteuerlichen Unterlagen und Papiere in drei Ordnern aufzubewahren – Einkommen, Kosten, und kaufmännische/steuerliche Unterlagen. Wenn ich alles in separaten Umschlägen aufbewahre, kann ich mein Einkommen schnell und einfach überprüfen, wenn ich kein 1099-Formular erhalte. Kosten aufschlüsseln, oder suchen Sie bei Bedarf eine Quittung oder ein anderes Dokument.

Basierend auf Ihrer Situation, Sie können es einfacher finden, weniger oder mehr Ordner oder Umschläge zu verwenden, oder werfen Sie einfach alles bis zur Steuerzeit in eine Kiste und sortieren Sie es dann aus.

Checkliste für die Steuervorbereitung

Bevor Sie sich hinsetzen, um Ihre Steuern zu erledigen, stellen Sie sicher, dass Sie alles haben, was Sie brauchen. Dies umfasst (ist aber nicht beschränkt auf):

• Ihre Sozialversicherungsnummer, und die SSNs der Personen auf Ihren Steuerformularen
• Bankkonto und Bankleitzahl bei elektronischer Zahlung
• Ihre EFTPS-Informationen, wenn Sie elektronisch einreichen
• Liste der bisher gezahlten Steuern:Selbständigensteuer, geschätzte Steuern, Grundsteuern, etc.
• W-2s, 1099er, 1098 und zugehörige Steuerdokumente.
• Zinsen für Hypotheken- oder Studentendarlehen
• Spendenbescheinigungen für wohltätige Zwecke
• Beiträge zu steuerbegünstigten Altersvorsorgekonten (401 Tsd., IRA, Rentenkonten für Selbständige).
• Steuergutschriften für Eigenheimkäufer
• Kinderbetreuungs- und Bildungskosten
• Arztkosten und Quittungen (sofern abzugsfähig)
• Andere zugehörige Dokumente

Ausdruckbares Dokument zur Steuervorbereitung. Dies ist nur eine unvollständige Liste. Für eine druckbare Checkliste für die Steuervorbereitung, bitte schau dir das an TurboTax – Checkliste zur Steuervorbereitung .

Im Zweifelsfall – Holen Sie sich professionelle Steuerberatung

Ich hatte in der Vergangenheit keine Probleme mit der Steuervorbereitungssoftware – TurboTax und H&R Block @ Home sind großartige Optionen (H&R Block Review). Aber Sie können in eine steuerliche Situation geraten, die nicht klar ist.

Wenn es um den IRS geht, gehe ich lieber auf Nummer sicher und vermeide es, verspätete Gebühren oder Strafen zu zahlen. vor allem jetzt, wo mein kleines Unternehmen meine steuerliche Situation erschwert. Zögern Sie nicht, sich an einen Steuerberater zu wenden, wenn Ihre steuerliche Situation unklar ist.