3 Best Practices bei der Einstellung eines Buchhalters für kleine Unternehmen

Buchhalter können den Verwaltungsaufwand für die Führung eines Unternehmens verringern, sodass Eigentümer mehr Zeit haben, sich auf das zu konzentrieren, was sie lieben . Befolgen Sie unsere Tipps zur Einstellung eines Buchhalters für Kleinunternehmen.

Buchhaltungs- und Steuersoftware haben es kleinen Unternehmen ermöglicht, ohne einen internen Buchhalter auszukommen. Abhängig von der Komplexität des Unternehmens und dem Appetit des Eigentümers auf Buchhaltungsaufgaben können kleine Unternehmen jahrelang mit nur einem gelegentlichen Anruf bei der Kundensupport-Hotline einer Buchhaltungssoftware erfolgreich sein.

Aber wenn Unternehmen wachsen, werden Buchhaltungsfragen komplexer und Steuererklärungen werden für Eigentümer zu umständlich. Dann stellen Sie einen Buchhalter ein – entweder eine Firma oder einen Angestellten – um die finanziellen Aufgaben zu übernehmen, die Ihre Freizeit auffressen.

Überblick:Was macht ein Kleinunternehmer?

Ein Buchhalter für kleine Unternehmen kann die Bücher führen, die Finanzergebnisse analysieren, Unternehmenssteuern einreichen und sich mit den Eigentümern beraten, um das Geschäftsergebnis zu steigern. Sie wissen, was man sagt:Buchhalter sind die besten Freunde eines Geschäftsinhabers.

Buchhalter für kleine Unternehmen sind am besten für die Durchführung der täglichen Buchhaltung bekannt. Sie verfolgen Umsätze und Ausgaben, behalten den Cashflow im Auge, stellen Kunden Rechnungen und bezahlen Rechnungen. Einige Buchhalter für kleine Unternehmen führen auch die Gehaltsabrechnung durch.

Am Ende des Abrechnungszeitraums erstellen Buchhalter Jahresabschlüsse – Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen – um Ihnen ein Gesamtbild der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens zu vermitteln. Erfahrene Buchhalter verwenden die Finanzdaten, um Ihre Unternehmenssteuern vorzubereiten, eine Aufgabe, die die meisten Geschäftsinhaber gerne übernehmen würden.

Abgesehen von der Routinebuchhaltung und der Steuererklärung ist der wichtigste Mehrwert eines Buchhalters für kleine Unternehmen die Finanzanalyse und das Unterrichten grundlegender Buchhaltungskonzepte. Durch Verhältnisanalysen lokalisieren Buchhalter die Bereiche, in denen Ihr Unternehmen die Effizienz verbessern und Ihr Endergebnis steigern könnte. Geschäftsinhaber verlassen sich auf ihre Buchhalter, um Änderungen am Geschäftsmodell vorzuschlagen, die Gewinne bringen können.

Die Budgetierung fällt auch in das Steuerhaus eines kleinen Unternehmensbuchhalters. Unverzichtbar für die Erstellung eines realistischen Wachstumsplans ist eine Finanzprognose, um Ihre schwerfällige Traumsequenz einzuspielen.

Ein Buchhalter für kleine Unternehmen ist in der Regel ein Tausendsassa, der in der Lage ist, die meisten finanziellen Fragen zu beantworten, die Sie haben. Sie können jedoch Buchhalter finden, die sich auf die Bereiche spezialisiert haben, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.

Wenn Sie beispielsweise jemanden brauchen, der Ihre Buchhaltungssoftware wartet, sollten Sie einen erfahrenen Buchhalter einstellen. Wenn Sie sich entschieden haben, nie wieder ein Steuerdokument auszufüllen, suchen Sie sich einen Steuerberater für Kleinunternehmen, um die fehlenden Steuergutschriften für Kleinunternehmen zu nutzen.

4 Dinge, die Sie bei der Suche nach einem Buchhalter für kleine Unternehmen beachten sollten

Stellen Sie sich die folgenden Fragen, bevor Sie mit der Suche beginnen.

1. Welche Buchhaltungsdienstleistungen suchen Sie?

Erstellen Sie eine Prioritätenliste für die Aufgaben, die der Buchhalter übernehmen soll. Die Suche nach einem Buchhalter ist einfacher, wenn Sie eine Stellenbeschreibung für die Rolle haben.

Die Aufgabenliste eines Buchhalters für kleine Unternehmen könnte Folgendes umfassen:

• Prüfungsvorbereitung
• Tagesbuchhaltung
• Kreditoren
• Forderungen
• Steuerliche Vorbereitung
• Lohnabrechnung
• Erstellen von Jahresabschlüssen
• Finanzplanung und -analyse
• Budgetierung

Berücksichtigen Sie nicht nur die aktuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens, sondern auch die der nahen Zukunft. Suchen Sie zum Beispiel nicht nach einem Buchhalter, wenn Sie denken, dass Sie die Gehaltsabrechnung irgendwann an jemand anderen abgeben möchten. Sie können diese beiden Aufgaben wahrscheinlich in einer Stelle als Buchhalter kombinieren.

2. Möchten Sie eine Firma oder einen Mitarbeiter einstellen?

Ich frage im Wesentlichen, ob Sie einen internen Buchhalter oder eine Firma wünschen, die die Buchhaltungsarbeit Ihres Unternehmens verwaltet. Jede hat Vor- und Nachteile, und es kommt darauf an, wie viel Buchhaltungshilfe Sie benötigen.

Beispielsweise stellt die Einstellung eines internen Buchhalters, entweder in Teilzeit oder in Vollzeit, eine gewisse Aufwendung der Zeit Ihres Buchhalters sicher. Kleine Unternehmen, die keinen ständigen Bedarf an Buchhaltungsarbeit haben, könnten jedoch feststellen, dass ein Unternehmen einen 360-Grad-Service zu einem Bruchteil der Kosten anbieten kann. Die Einstellung eines Mitarbeiters ist in der Regel kostspielig, wenn man Löhne, Lohnsteuern des Arbeitgebers und andere Leistungen hinzurechnet.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Weg Sie einschlagen sollen, strecken Sie Ihre Fühler zuerst zu Firmen aus. Sie können ein Unternehmen testen, indem Sie ihm nur einen Teil Ihrer gesamten Buchhaltungsarbeit überlassen, bevor Sie entscheiden, ob Sie fortfahren möchten. Die Einstellung eines Mitarbeiters erfordert Engagement.

3. Wie hoch ist Ihr Budget?

Die Kenntnis Ihres Budgets könnte auch helfen, meine vorherige Frage zu beantworten. Überlegen Sie bei der Suche nach einem Buchhalter, wie viel Sie für Buchhaltungsdienstleistungen ausgeben möchten.

Ihr Budget sollte die Dienstleistungen und das Fachwissen widerspiegeln, die Ihr Unternehmen angesichts der Komplexität seiner Buchhaltungsprobleme benötigt. Die Beauftragung eines Wirtschaftsprüfers im Vergleich zu einem Buchhalter und der Standort Ihres Unternehmens beeinflussen auch die gängige Rate für Buchhaltungsdienstleistungen.

Recherche ist der beste Weg, um ein Budget für Buchhaltungshilfe aufzubauen. Wenn Sie eine Firma beauftragen möchten, holen Sie sich Angebote ein. Wenn Sie nach einem internen Buchhalter suchen, besuchen Sie Websites wie Glassdoor.com, um zu sehen, was Buchhalter in ähnlichen Unternehmen verdienen. Der beste Weg, ein Buchhaltungsbudget zu erstellen, besteht darin, einen Kollegen – vielleicht einen anderen Geschäftsinhaber in Ihrer Nähe – zu fragen, wie viel er für ähnliche Dienstleistungen zahlt.

4. Wie kann Software Ihre Buchhaltungsarbeit erleichtern?

Wenn Ihr Unternehmen noch keine Buchhaltungs-, Gehaltsabrechnungs- und Steuersoftware hat, ist jetzt vielleicht ein guter Zeitpunkt, sie einzuführen. Die Software kann die meisten automatisierten Aspekte der Buchhaltung übernehmen, wie z. B. die einfache Buchführung und das Einreichen vierteljährlicher Lohnsteuererklärungen.

Einige Buchhaltungssoftwarelösungen bieten Live-Buchhaltung zu einem erschwinglichen Preis. Beispielsweise können Sie Ihre Intuit QuickBooks Online-Software für nur 200 US-Dollar pro Monat mit einer Live-Buchhaltung versehen.

Bei Live-Services kümmert sich ein Buchhaltungsexperte um die Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Es ist keine perfekte Lösung:Sie kommen nur einmal im Monat vorbei, um Ihr Konto zu reparieren, und sie sind möglicherweise nicht so reaktionsschnell oder aufschlussreich wie ein Mitarbeiter oder eine lokale Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Es kann sich lohnen, einen Aufpreis zu zahlen, um mehr Kontrolle darüber zu haben, wer an Ihren Büchern arbeitet.

So finden Sie einen Buchhalter für Ihr kleines Unternehmen

Wenn Sie lange genug warten, finden Sie wahrscheinlich einen Buchhalter in Ihrem örtlichen Bürobedarfsgeschäft. Wir können uns nicht zu lange von der Rechnersektion fernhalten, ohne uns spontan zu entzünden.

Befolgen Sie alternativ diese Schritte, um den besten Buchhalter für Ihr kleines Unternehmen zu finden.

Fragen Sie Freunde, Familie und Kollegen

In der Buchhaltung – und wohl in allen Berufen – ist der Ruf von größter Bedeutung. Fragen Sie Ihre vertrauenswürdige Familie, Freunde und Kollegen nach Empfehlungen für Wirtschaftsprüfungsunternehmen.

Stellen Sie sicher, dass Sie mit Leuten sprechen, die diese Buchhalter für ähnliche Arbeiten eingestellt haben. Beispielsweise hat ein hervorragender persönlicher Steuerberater möglicherweise nicht die Spezialisierung oder das Interesse, die Gehaltsabrechnung Ihres S-Unternehmens zu führen.

Verwenden Sie das Verzeichnis der örtlichen Wirtschaftsprüfergesellschaft

Wenn Sie nach dem Fachwissen eines Wirtschaftsprüfers suchen, besuchen Sie die Website Ihrer örtlichen Gesellschaft von Wirtschaftsprüfern. Sie verfügen in der Regel über Verzeichnisse lokaler Personen und Firmen mit Filtern, die Ihnen helfen, Fachleute mit einer Spezialisierung in Ihrer Branche zu finden, die Ihre Buchhaltungsanforderungen erfüllen können.

Online suchen

Vielleicht hat niemand, den Sie kennen, eine Empfehlung, und Sie sind nicht daran interessiert, einen CPA einzustellen. Mit einer Online-Suche können Sie immer noch einen guten Buchhalter für Ihr Unternehmen finden.

Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen möchten, erstellen Sie einen Einstellungsplan und veröffentlichen Sie Ihre Stellenbeschreibung auf einigen Online-Jobbörsen.

Achten Sie bei der Suche nach einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft darauf, die Online-Bewertungen der Kunden zu lesen, bevor Sie ein Angebot einholen. Aber nehmen Sie Online-Rezensionen mit Vorsicht:Die Leute finden normalerweise nur Zeit, um begeisterte und hasserfüllte Rezensionen zu teilen, mit wenig bis gar nichts dazwischen. Aber wenn Sie eine Firma mit nur schlechten Bewertungen finden, ziehen Sie in Betracht, sie von Ihrer Liste zu streichen.

3 Best Practices bei der Einstellung eines Buchhalters für Kleinunternehmen

Beachten Sie diese Tipps, wenn Sie Ihren Buchhalter einstellen.

1. Suchen Sie nach Erfahrungen, die Ihren Anforderungen jetzt und in Zukunft entsprechen

Angenommen, Sie brauchen heute einen Buchhalter, wissen aber, dass die Steuersaison bevorsteht. Stellen Sie einen Mitarbeiter oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit den entsprechenden Fähigkeiten ein, um beides zu tun.

Sie möchten einen Buchhalter, der mit Ihnen wachsen kann und Ihnen hilft, alle Buchhaltungsanforderungen zu bewältigen, die auf Sie zukommen könnten. Wenn Sie potenzielle Buchhalter interviewen, fragen Sie sie nach der Art der Buchhaltungssoftware, die sie gerne verwenden, und was sie tun, um über die neuesten Buchhaltungs- und Steuergesetze auf dem Laufenden zu bleiben.

Geschäftsinhaber, die Accounting 101 bestanden haben, können während eines Vorstellungsgesprächs gezielte Fragen stellen, um zu beurteilen, ob der Kandidat bereit ist, alles zu übernehmen, wonach er sucht. Werfen Sie einen Blick in unser Glossar mit Buchhaltungsbegriffen, wenn Sie eine Auffrischung benötigen.

2. Schauen Sie sich um

Befragen Sie mindestens drei Firmen, bevor Sie sich für eine entscheiden. Wirtschaftsprüfungsunternehmen können sich stark im Preis unterscheiden, und Sie möchten nicht in eine Situation geraten, in der Sie erst Jahre später feststellen, dass Sie für Dienstleistungen zu viel bezahlt haben.

Interviewen Sie auch mehrere Kandidaten, bevor Sie einen internen Buchhalter einstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Stellenausschreibung allgemein zugänglich machen, damit sich Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund bewerben können. Ein vielfältiger Bewerberpool ist für jeden Einstellungsprozess unerlässlich.

3. Führen Sie Hintergrundüberprüfungen durch und prüfen Sie Referenzen

Buchhalter haben Zugriff auf die vertraulichsten Informationen Ihres Unternehmens, von Mitarbeiterunterlagen bis hin zu Bankkontoinformationen. Sie sollten einen Hintergrundcheck durchführen und nach Referenzen fragen, bevor Sie Ihre Bücher jemand anderem übergeben.

Gehen Sie zurück zum Geschäft, indem Sie einen Buchhalter einstellen

Nicht jeder ist wie ich und liebt es, über Buchhaltung zu sprechen und sie zu praktizieren. Das ist wahrscheinlich das Beste. Sie können wieder das tun, was Sie gerne tun, wenn Sie jemanden einstellen, der sich leidenschaftlich dafür einsetzt, Ihre Bücher in Ordnung zu bringen oder Ihre Steuern korrekt und pünktlich einzureichen.