5 Best Practices für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen in kleinen Unternehmen

Aufzeichnungen sind für eine reibungslose Steuervorbereitung unerlässlich. Nehmen Sie diese fünf Tipps zur Aufzeichnung in Ihr kleines Unternehmen mit, damit Sie Ihre Buchhaltung vereinfachen können.

Ich glaube nicht, dass Organisationsexpertin Marie Kondo hier über Geschäftsunterlagen gesprochen hat, aber es gilt auf jeden Fall:„Die Dinge in Ordnung zu bringen, bedeutet auch, deine Vergangenheit zu ordnen.“

Geschäftsunterlagen belegen geschäftliche Transaktionen und Aktivitäten. Das Wachstum eines erfolgreichen Unternehmens erfordert Organisation auf allen Ebenen, einschließlich Ihrer Geschäftsunterlagen.

Ein effektives Dokumentenverwaltungssystem nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, um Buchhaltung, Steuervorbereitung und Finanzprüfungen zu verwalten und zu rationalisieren.

Befolgen Sie diese Tipps, um ein Aufzeichnungssystem zu erstellen, das Ihren Blutdruck während der Steuererklärungssaison niedrig hält.

1. Implementieren Sie ein Dokumentenmanagementsystem

Alle Geschäftsvorgänge sollten dokumentiert werden, egal ob auf Papier oder elektronisch. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wachsen auch die Papierstapel und Akten, die Ihr Unternehmen aufbewahren muss.

Gehen Sie zunächst papierlos vor, damit alle Ihre Aufzeichnungen leicht zugänglich sind. Implementieren Sie dann ein digitales Dokumentenmanagementsystem, das Ihre Geschäftsdokumente organisiert. Fügen Sie dann ein Dokumentenkontrollsystem hinzu, das festlegt, wie oft Dokumente überprüft und aktualisiert werden müssen.

2. Prüfen Sie, ob Mandate zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen vorliegen

Bei der Führung von Aufzeichnungen geht es nicht nur darum, Ihrem Steuerberater ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Es dient auch zur Einhaltung der Aufbewahrungspflichten für Dokumente.

Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen des IRS und des Arbeitsministeriums (DOL) variieren je nach Dokument zwischen zwei und sechs Jahren. Unabhängig davon sollten Sie alle Geschäftsunterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren.

Einige Geschäftsunterlagen, wie die Steuerbefreiungsbescheinigungen einer gemeinnützigen Organisation oder eine Unternehmenssteuer-ID, werden nie irrelevant, halten Sie sie also immer griffbereit.

Die IRS-Aufbewahrungsregeln gelten für Aufzeichnungen, die Ihnen bei der Berechnung oder Rechtfertigung von Geschäftseinkommen, Steuerabzügen oder Steuergutschriften geholfen haben. Das DOL verlangt, dass Sie alle Dokumente aufbewahren, die Ihnen bei der Gehaltsabrechnung helfen.

Der IRS kann die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens bis zu sieben Jahre in der Vergangenheit prüfen und sogar noch weiter zurück, wenn Sie keine Steuererklärung einreichen oder des Betrugs verdächtigt werden. Die meisten CPAs fordern Sie auf, alle Geschäftsdokumente mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren, nachdem sie nicht mehr relevant sind.

Zu den häufigsten Geschäftsunterlagen gehören:

• Namen, Adressen und Kontaktinformationen der Mitarbeiter
• Zeittabellen der Mitarbeiter
• Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter
• Alle beim IRS eingereichten Steuerformulare
• Kontoauszüge
• Versicherungsunterlagen
• Verträge, einschließlich Darlehen und Hypotheken
• Kaufbelege
• Kundenrechnungen
• Steuererklärungen
• Finanzberichte
• Abschreibungspläne
• Dokumente zur Gewerbeanmeldung
• Protokoll der Vorstandssitzung
• Rechtliche Akten
• E-Mails

Bundesstaaten können weitere Aufbewahrungsregeln für Dokumente spezifizieren, also besuchen Sie die Website Ihres Finanzministeriums für weitere Informationen.

3. Wählen Sie Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungssoftware, die Aufzeichnungen erstellt

Überlassen Sie Software die Führung bei der Erstellung von Buchhaltungsunterlagen für kleine Unternehmen, wie Kundenrechnungen und Lohnsteuerformularen.

Die meisten Buchhaltungsprogramme können Kundenrechnungen erstellen. Die Software sollte Ihnen auch automatisch bei den Buchhaltungsgrundlagen helfen, z. B. bei der Erfassung von Forderungen, wenn Sie einem Kunden eine Rechnung stellen.

Ihre Lohnbuchhaltungssoftware sollte sich um die Erstellung von Lohnsteuerunterlagen kümmern, wie zum Beispiel:

• Formulare W-2
• Formulare W-3
• Formulare 1099-MISC
• Formular 1099-NEC, neu 2020
• Formulare 941

Gehaltsabrechnungssoftware generiert und reicht diese Formulare bei der zuständigen Behörde ein, sei es beim IRS, der Social Security Administration (SSA) oder beidem. Sie können in Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware ganz einfach nach diesen Formularen suchen, wann immer Sie sie brauchen.

4. Abgleichen von Datensätzen mit Transaktionen während Bankabstimmungen

Buchhaltung 101 lehrt uns, Dokumentation für alle Geschäftsvorgänge zu haben. Beherrschen Sie die Buchhaltungsgrundlagen, indem Sie die Aufzeichnungen zu einem Teil Ihrer Kleinunternehmensbuchhaltung machen.

Bankabstimmungen helfen kleinen Unternehmen, Fehler zu erkennen und ihre Finanzlage zu verstehen. Es ist auch der ideale Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Sie Aufzeichnungen über alle Geschäftstransaktionen haben.

Ordnen Sie während Ihres monatlichen Bankabgleichs jede Transaktion in Ihrer Buchhaltungssoftware einem Datensatz zu. Stellen Sie beim Durchsuchen Ihrer Geschäftstransaktionen sicher, dass Sie eine passende Rechnung, Quittung oder einen Vertrag haben.

Wenn Ihre Software es zulässt, speichern Sie Ihre Geschäftsunterlagen in Ihrer Buchhaltungssoftware. Mit Intuit QuickBooks Online können Benutzer Dokumente an jede Transaktion anhängen, sodass jeder, der Ihre Bücher öffnet, den zugehörigen Datensatz anzeigen kann.

5. Sichern und sichern Sie Ihre Aufzeichnungen

Wir leben in einer Zeit, in der Datenschutzverletzungen und Naturkatastrophen weit verbreitet sind. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Aufzeichnungen zu sichern und zu sichern, um eine Katastrophe zu vermeiden.

Aufzeichnungen, die auf Papier oder auf einer Festplatte gespeichert sind, sollten an mindestens einem anderen Ort gesichert werden. Digitalisieren Sie alle Dokumente, um Informationen zu bewahren, die verloren gehen, gestohlen oder zerstört werden könnten.

Das Speichern von Aufzeichnungen in Cloud-basierter Software verringert das Risiko, sie zu verlieren, erhöht jedoch das Diebstahlrisiko. Ihre Geschäftsunterlagen enthalten vertrauliche Informationen wie Sozialversicherungsnummern (SSNs) von Mitarbeitern.

Wenn Sie Geschäftsunterlagen online speichern, sichern Sie Ihr Konto mit einem eindeutigen und starken Passwort und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Häufig gestellte Fragen

• Wenn Sie jemals Zweifel haben, ob eine Geschäftsunterlage es wert ist, aufbewahrt zu werden, bewahren Sie sie auf. Fragen Sie einen Steuerberater oder Anwalt, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Aufzeichnung wichtig ist.

  Der IRS prüft normalerweise weniger als 1 % der eingereichten Einzel- und Unternehmenserklärungen, also leben Sie keine Angst vor einer IRS-Prüfung. Aber wenn Ihr Unternehmen ausgewählt wird, benötigen sie einen Nachweis für alle Einkünfte, Abzüge und Gutschriften, die Sie bei Ihren Steuern angeben.

  Ohne die ordnungsgemäße Dokumentation können Sie mit einer erhöhten Steuerpflicht und einer Fahrlässigkeitsstrafe in Höhe von 20 % Ihrer Unterzahlung rechnen.

• Wenn Aufzeichnungen verloren gehen oder gestohlen werden, sollte Ihre erste Reaktion darin bestehen, alle Personen zu informieren, deren vertrauliche Informationen möglicherweise gefährdet sind. Wenn beispielsweise Gehaltsabrechnungen verloren gegangen sind, informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, dass ihre Sozialversicherungsnummer möglicherweise offengelegt wurde.

  Wenn Ihre Aufzeichnungen nicht wiederherstellbar sind, sollten Sie Ihr Bestes tun, um alle Aufzeichnungen zu rekonstruieren, die einen Gewerbesteuerabzug rechtfertigen. Wenden Sie sich an Ihre Lieferanten und Finanzinstitute, die Kopien Ihrer Geschäftsdokumente haben sollten.

  Wenn der IRS Ihr Unternehmen prüft, sind Sie dennoch dafür verantwortlich, die steuerlich geltend gemachten Geschäftsausgaben nachzuweisen.

• Es mag logisch erscheinen, Aufzeichnungen so lange aufzubewahren, wie Sie über den Speicherplatz verfügen, aber Sie können Aufzeichnungen löschen, die für Ihr Unternehmen seit mehr als sieben Jahren nicht mehr relevant sind.

  Indem Sie Ihren Aktenstapel verkleinern, erleichtern Sie die Suche und Überprüfung von Dokumenten, die Sie tatsächlich benötigen. Wenden Sie sich an einen Anwalt, bevor Sie große Mengen von Geschäftsdokumenten löschen.

Setzen Sie die Nadel auf das Aufzeichnungssystem

Die Buchhaltung kann für ein kleines Unternehmen eine Herausforderung sein, aber ein organisiertes Aufzeichnungsverwaltungssystem kann es einfacher machen. Wenn Sie diese Best Practices befolgen, bereiten Sie sich auf eine reibungslose Steuersaison vor.