Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zu den Vertriebs- und Verwaltungskosten

Verkaufs-, allgemeine und Verwaltungskosten (SG&A) sind Kosten, die anfallen, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten. Erfahren Sie, warum diese Ausgaben von anderen Geschäftsausgaben getrennt sind und wie sie berechnet werden.

Vertriebs-, allgemeine und Verwaltungskosten (SG&A) sind Kosten, die Ihrem Unternehmen entstehen und die nicht direkt mit den Kosten für die Herstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung zusammenhängen. Vertriebs- und Verwaltungskosten werden immer separat von Ihren Kosten für verkaufte Waren erfasst und gelten als Teil der Geschäftstätigkeit.

Überblick:Was sind Vertriebs-, allgemeine und Verwaltungskosten (SG&A)?

SG&A-Kosten werden häufig als Betriebskosten bezeichnet, d. h. die täglichen Ausgaben für die Führung Ihres Unternehmens. Da diese Kosten nicht direkt mit der Produktion in Verbindung gebracht werden können, werden sie normalerweise als einzelne Posten in einer Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen.

In einer zusammenfassenden Gewinn- und Verlustrechnung werden die Vertriebs- und Verwaltungskosten als Gesamtposten unter den Betriebskosten ausgewiesen, obwohl es Sache des Geschäftsinhabers ist, zu entscheiden, wie er diese Ausgaben in seiner Gewinn- und Verlustrechnung ausweisen möchte.

Die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen kümmern sich um die Nachverfolgung der SG&A-Ausgaben und bieten Geschäftsinhabern eine einfache Möglichkeit, die Ergebnisse zu analysieren.

Verschiedene Arten von Vertriebs-, Gemein- und Verwaltungskosten (SG&A)

Alles, was nicht direkt mit der Produktproduktion und den Kosten der verkauften Waren zusammenhängt, wird normalerweise als VVG-Kosten betrachtet. Gemeinhin als indirekte Kosten bezeichnet, können Betriebs- oder VVG-Kosten Folgendes umfassen.

1. Vertriebskosten

Vertriebskosten sind solche, die in direktem Zusammenhang mit dem Verkaufsprozess stehen und diese Art von Kosten beinhalten.

• Werbe- und Marketingkosten
• Verkäuferlöhne
• Verkaufsprovisionen
• Reisen
• Werbeartikel wie Flyer und Broschüren

2. Allgemeine Ausgaben

Allgemeine Ausgaben sind solche, die nicht direkt mit einer Abteilung oder einem Produkt verbunden sind, aber für die Fortführung des Geschäftsbetriebs erforderlich sind. Allgemeine Ausgaben können die folgenden Posten umfassen.

• Miete
• Dienstprogramme
• Büroausgaben wie Portokasse
• Versicherung
• Software- und Technologiekosten

3. Verwaltungskosten

Der Verwaltungsaufwand konzentriert sich in der Regel auf Personal- und Beratungskosten. In den meisten Fällen haben kleinere Unternehmen begrenzte Verwaltungskosten.

• Gehälter für Management und Führungskräfte
• Buchhalter
• IT-Personal
• Rechtspersonal
• Berater

Was ist der Unterschied zwischen SG&A und Betriebskosten?

In vielen Fällen gibt es keinen Unterschied zwischen SG&A und Betriebsausgaben, wobei der einzige Unterschied darin besteht, wie detailliert diese Ausgaben in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen.

Größere Unternehmen finden es oft hilfreich, Ausgaben zu Nachverfolgungszwecken in jede SG&A-Kategorie aufzuteilen. In den meisten Fällen können kleine Unternehmen jedoch beide Begriffe bei der Berechnung der produktionsfremden Kosten verwenden.

So berechnen Sie Vertriebs-, allgemeine und Verwaltungskosten (SG&A)

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, kategorisiert die Struktur der Software die SG&A-Kosten automatisch basierend auf den Informationen, die während des Softwareeinrichtungsprozesses bereitgestellt werden.

Wenn Sie eine Gewinn- und Verlustrechnungsvorlage, eine Tabellenkalkulationssoftware oder ein manuelles Hauptbuch verwenden, um Transaktionen aufzuzeichnen, müssen Sie alle nicht produktbezogenen Ausgaben berechnen und sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung als SG&A-Kosten erfassen.

Bevor Sie die gesamten Vertriebs-, Gemein- und Verwaltungskosten in Ihre Gewinn- und Verlustrechnung eintragen können, müssen Sie eine detaillierte Liste der Vertriebs-, Gemein- und Verwaltungskosten erstellen, die aus verschiedenen Spesenjournalen addiert werden kann.

Unabhängig davon, ob Sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung zeilenweise Details angeben oder einen Einzelposteneintrag vornehmen, müssen Sie die Vertriebs- und Verwaltungskosten richtig kategorisieren.

Vertriebs-, allgemeine und Verwaltungskosten (SG&A) (US-Dollar in Millionen)	Gesamt
Gehälter	1.200 $
Miete	300
Werbung	100
Dienstprogramme	95
Provisionen	105
Telefon	300
VVG-Kosten insgesamt	2.100 $

Sobald Sie die Summen eingegeben haben, müssen Sie sie in bestimmte Kategorien einordnen, wie die in der obigen Liste angezeigten. Sobald dies abgeschlossen ist, können Sie den kumulierten Betrag in Ihrer Einkommensaufstellung verbuchen.

Unabhängig davon, ob sie nach Kategorie oder in einem einzelnen Posten eingegeben werden, werden die Vertriebs- und Verwaltungskosten immer im Abschnitt „Betriebskosten“ Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Sie können Abschreibungskosten direkt in Ihre Vertriebs- und Verwaltungskosten einbeziehen oder sie separat in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erfassen.

Häufig gestellte Fragen

• In den meisten Fällen tun sie das nicht. Es liegt ganz bei jedem Unternehmen, zu entscheiden, ob es die Vertriebs- und Verwaltungskosten separat ausweisen oder nur in die Betriebskosten einbeziehen möchte. Beide Methoden sind akzeptabel.

• Die regelmäßige Überprüfung der Vertriebs- und Verwaltungskosten kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten.

  Während einige Betriebsausgaben Fixkosten sind, die sich von Monat zu Monat nicht ändern, kann die regelmäßige Überprüfung anderer Ausgaben Ihnen helfen, sie besser zu verwalten, indem Sie die aktuellen Kosten überwachen, unnötige Kosten eliminieren und in Bereichen, in denen Sie zu viel ausgeben, geeignete Maßnahmen ergreifen.

• Wahrscheinlich nicht. Während alle Geschäftsinhaber ihre Ausgaben ordnungsgemäß nachverfolgen und abrechnen müssen, stehen die Chancen gut, dass alle Informationen, die Sie benötigen, in Finanzberichten wie Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung zu finden sind.

  Für wachsende Unternehmen kann es jedoch hilfreich sein, die Vertriebs- und Verwaltungskosten zu verfolgen, insbesondere wenn Sie im Fertigungssektor tätig sind.

SG&A-Kosten müssen regelmäßig überprüft werden

Obwohl viele kleinere Unternehmen Vertriebs-, Gemein- und Verwaltungskosten nicht trennen müssen, ist die Berechnung der Vertriebs- und Verwaltungskosten dennoch ein nützlicher Prozess. Ein tieferer Einblick in Ihre SG&A-Ausgaben kann Ihnen einen besseren Einblick in die Unternehmensleistung geben und auf besorgniserregende Bereiche hinweisen.

Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, alle Ihre SG&A-Kosten Zeile für Zeile durchzugehen, um zu sehen, ob es Ausgaben gibt, die gekürzt oder eliminiert werden müssen. Möglicherweise gibt es einige Bereiche, die von einer eingehenderen Überprüfung profitieren würden.

1. Werbung: Wenn Sie mit Ihren Werbekampagnen keine Ergebnisse erzielen, ist es nur verschwendetes Geld. Wenn Sie eine Kampagne jeglicher Art starten, sei es auf einer Social-Media-Plattform oder eher traditioneller Werbung, achten Sie darauf, die Ergebnisse zu verfolgen, um Ihren Return on Investment zu ermitteln.
2. Reisen: Reisekosten können schnell aus dem Ruder laufen. Wenn Ihre Reisekosten zu mehr Geschäft führen, kann es sich lohnen, aber denken Sie zweimal über Reisen nach, die keine unmittelbaren Auswirkungen haben.
3. Dienstprogramme: Während Nebenkosten manchmal als Fixkosten angesehen werden, haben Sie eine gewisse Kontrolle über die monatlichen Nebenkostenabrechnungen. Beispielsweise kann sich das Wechseln von Thermostaten direkt auf die Heiz- und Kühlkosten auswirken. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Mitarbeiter das Thermostat nicht willkürlich wechseln, wenn ihnen heiß oder kalt ist. Wenn Ihre Stromrechnungen sehr hoch sind, sollten Sie vielleicht in ein energieeffizienteres System investieren.
4. Unnötige Abonnements: Bezahlen Sie immer noch für ein Abonnement eines Dienstes, den Sie nicht mehr nutzen? Überprüfen Sie alle Ihre monatlichen Kosten und bestimmen Sie, welche Sie benötigen und welche storniert werden können.
5. Büroraum: Benötigen Sie alle Flächen, die Sie derzeit mieten? Benötigen Sie überhaupt Büroräume? Während Verhandlungen über eine Fabrik oder ein Lager möglicherweise nicht möglich sind, können Sie diese Kosten möglicherweise senken, wenn Sie zusätzliche Räumlichkeiten für den Betrieb mieten.

Die getrennte Erfassung der Vertriebs- und Verwaltungskosten hilft selbst kleinen Unternehmen, die Betriebskosten besser in den Griff zu bekommen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie richtig verfolgen.