Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zu flexiblen Budgets

Ein flexibles Budget kann eine nützliche Ressource für Geschäftsinhaber sein, die Schwierigkeiten haben, variable Kosten angemessen zu budgetieren. Wenn Sie Produkte herstellen, erfahren Sie, wie ein flexibles Budget Ihrem Unternehmen helfen kann.

Ein flexibles Budget ist ein Budget, das anhand bestimmter Kosten oder Formeln erstellt wird. Im Gegensatz zu einem statischen Budget umfasst ein flexibles Budget sowohl feste als auch variable Kosten, die basierend auf dem Umsatzprozentsatz oder den Produktionskosten angepasst werden können, die im Laufe des Budgetzeitraums anfallen.

Überblick:Was ist ein flexibles Budget?

Ein flexibles Budget ist so konzipiert, dass es sich je nach Umsatz oder Produktionsniveau ändert. Im Gegensatz zu einem statischen Budget, das in Erwartung der Leistung erstellt werden kann, ermöglicht Ihnen ein flexibles Budget, das ursprüngliche Gesamtbudget anhand des tatsächlichen Verkaufs- und/oder Produktionsvolumens anzupassen.

Wenn Sie beispielsweise ein statisches Budget für ein kleines Fertigungsunternehmen erstellen, bleibt das Budget gleich, unabhängig davon, ob die Fabrik 500 oder 5.000 Produkte produziert, wodurch Ihr Unternehmen mit einem ungenauen Budget zurückbleibt, wenn die Produktion steigt oder sinkt.

Ein flexibles Budget wird am besten in einer Produktionsumgebung verwendet, in der das Budget auf dem Produktionsvolumen basieren kann.

Das Erstellen eines Geschäftsbudgets, insbesondere eines flexiblen Budgets, erfordert eine gewisse Vertrautheit mit dem Buchhaltungsprozess und sollte am besten erfahrenen Buchhaltern und Buchhaltern mit Kenntnissen in der Kostenrechnung überlassen werden.

Statisches Budget vs. flexibles Budget:Was ist der Unterschied?

Sowohl statische als auch flexible Budgets dienen der Schätzung zukünftiger Einnahmen und Ausgaben.

Ein statisches Budget bleibt jedoch auf dem ursprünglich budgetierten Betrag, unabhängig von Änderungen der Umsatzaktivität, der Produktion oder des Volumens, während ein flexibles Budget darauf ausgelegt ist, die Budgetsummen basierend auf Änderungen des Umsatzes oder der Produktion anzupassen.

Mit anderen Worten, wenn Ihr Restaurantbudget für das Servieren von 1.000 Mahlzeiten in einem Monat vorgesehen ist, Sie aber tatsächlich 2.000 Mahlzeiten servieren, bleiben Ihre budgetierten Ausgaben in einem statischen Budget gleich, während die Budgetsummen angepasst werden, um die Änderungen bei Umsatz und Produktion widerzuspiegeln.

Vorteile eines flexiblen Budgets für Ihr kleines Unternehmen

Wenn Sie eine Produktionsumgebung auf hoher Ebene verwalten, kann die Erstellung eines flexiblen Budgets dazu beitragen, die typischen Abweichungen statischer Budgets zu verringern.

Auch wenn dies im Nachhinein abgeschlossen ist, wenn Produktionsniveaus für den gesamten Monat verfügbar sind, kann die Erstellung eines flexiblen Budgets Ihnen helfen, sowohl Einnahmen als auch Ausgaben, die direkt mit der Produktion verknüpft werden können, besser zu prognostizieren. Hier sind einige weitere Möglichkeiten, wie ein flexibles Budget für Ihr Unternehmen nützlich sein kann:

1. Spiegelt sich ändernde Kosten wider

Sich ändernde Kosten im Herstellungsprozess können Ihre Gewinnmarge stark beeinträchtigen. Unerwartete Marktveränderungen können dazu führen, dass ein für Ihre Produktionslinie wesentliches Material plötzlich mehr als das Dreifache des ursprünglich budgetierten Betrags kostet.

Durch die Verwendung eines flexiblen Budgets werden Sie sofort auf alle Änderungen hingewiesen, die sich wahrscheinlich auf Ihr Endergebnis auswirken, sodass Sie Änderungen proaktiv statt reaktiv vornehmen können.

2. Beinhaltet Echtzeitdaten

Obwohl es immer besser ist, überhaupt ein Budget zu erstellen, als gar keins zu haben, bereitet Sie ein statisches Budget nicht in Echtzeit auf Einnahmen- und Ausgabenänderungen vor.

Während bei statischen Budgets Abweichungen vermerkt werden, können Sie bei einem flexiblen Budget die Einnahmen und Ausgaben eingeben, die für diesen bestimmten Budgetzeitraum relevant sind, und die flexiblen Kosten mithilfe von Echtzeitdaten anpassen.

3. Lässt Marktabweichungen zu

Wenn Sie eine Eisdiele besitzen, wissen Sie, dass der Höhepunkt Ihres Geschäfts in den warmen Sommermonaten liegt. Durch die Verwendung eines flexiblen Budgets können Sie in den geschäftigeren Monaten höhere Einnahmen, höhere Arbeitskosten und höhere Bestandskosten berücksichtigen, ohne sich auf Monate mit schwächerem Geschäft einstellen zu müssen.

So erstellen und implementieren Sie ein flexibles Budget für Ihr Unternehmen

Das Erstellen eines flexiblen Budgets kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, aber sobald Sie das anfängliche Budget erstellt haben, können Sie einfach auf Ihren ursprünglichen Zahlen aufbauen, um ein flexibles Echtzeit-Budget zu erstellen, das Umsatzsteigerungen und -rückgänge berücksichtigt.

Um das Beste aus Ihrem Budget herauszuholen, sollten Sie mit den folgenden Buchhaltungsbegriffen vertraut sein:

• Abrechnungszeitraum: Der Zeitraum, der vom Jahresabschluss eines Unternehmens abgedeckt wird. Ein Abrechnungszeitraum kann ein Kalendermonat, ein Quartal oder ein Jahr sein.
• Fixkosten: Fixkosten sind Kosten, die konstant bleiben, unabhängig davon, ob die Produktion oder Dienstleistungen steigen oder sinken.
• Variable Kosten: Variable Kosten sind Kosten, die sich je nach Produktions- oder Serviceniveau ändern.

Wenn Sie bereit sind, ein flexibles Budget für Ihr Unternehmen zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

Schritt 1:Erstellen Sie ein statisches Gemeinkostenbudget

Der erste Schritt beim Erstellen eines flexiblen Budgets ist das Erstellen eines statischen Gemeinkostenbudgets. Dadurch können Sie von Standardproduktionsniveaus und allen damit verbundenen Kosten ausgehen. Das statische Budget dient auch als Grundlage für die Anpassung von Budgetabweichungen am flexiblen Budget.

Schritt 2:Feste und variable Kosten für den Zeitraum identifizieren

Um ein genaues Geschäftsbudget zu erstellen, müssen Sie die Fixkosten von den variablen Kosten trennen, da sich ein flexibles Budget nur mit variablen Ausgaben wie Produktionsniveau, Materialien und Arbeit befasst.

Ausgaben wie Miete, Managementgehälter und Marketingkosten bleiben statisch und ändern sich nicht basierend auf der Produktion.

Schritt 3:Geben Sie die Produktionsniveaus basierend auf den tatsächlichen Werten ein

Anstatt das Produktionsniveau zu schätzen, verwenden Sie die Ist-Werte des Vormonats, um Ihr flexibles Budget zu erstellen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise im Januar 50.000 Einheiten produziert hat und Sie im Februar 75.000 Einheiten budgetieren möchten, müssen Sie sich Ihre variablen Kosten ansehen.

Nehmen wir an, Ihre indirekten Materialkosten zur Herstellung von 50.000 Einheiten betrugen 22.000 USD, während Ihre indirekten Arbeitskosten 19.000 USD betrugen. Um Ihr flexibles Budget aufzubauen, teilen Sie die Gesamtkosten für jede Kategorie durch die Anzahl der Einheiten. Zum Beispiel:

22.000 $ ÷ 50.000 $ =0,44 $

Das bedeutet, dass Ihre indirekten Materialkosten pro Einheit 0,44 $ betragen.

Ihre indirekten Arbeitskosten betragen:

19.000 $ ÷ 50.000 $ =0,38 $

Beide Summen würden in Ihrem flexiblen Budget basierend auf der Produktion enthalten sein. Mit anderen Worten, wenn Sie für Februar 75.000 Einheiten produzieren, würden sich Ihre budgetierten Gesamtsummen in Ihrem flexiblen Budget widerspiegeln, sodass sich Ihre indirekten Materialkosten auf 0,44 $ x 75.000 $ =33.000 $ belaufen würden.

Dieselbe Berechnung würde für indirekte Arbeitskosten gelten, die 0,38 $ x 75.000 $ =28.500 $ betragen würden.

Sie können auch die Betriebskosten für ein vollständigeres Bild hinzufügen. Wenn Ihr Strom für die Fabrik beispielsweise 750 $ für die Produktion von 50.000 Einheiten kostet, beträgt Ihre Berechnung zur Bestimmung der Betriebskosten 750 $ ÷ 50.000 =0,015 $.

Das Beispiel für ein flexibles Budget unten zeigt sowohl den ursprünglichen Betrag des statischen Budgets als auch ein flexibles Budget basierend auf erhöhten Produktionsniveaus.

Schritt 4:Mit tatsächlichen Ergebnissen vergleichen

Nachdem Sie Ihr flexibles Budget erstellt haben, möchten Sie am Ende des Abrechnungszeitraums die Gesamtsummen des flexiblen Budgets mit den Istwerten vergleichen. Dieser Vergleich ermöglicht es Ihnen, zukünftige Anpassungen basierend auf der im Vergleich angegebenen Abweichung des flexiblen Budgets vorzunehmen.

Flexible Budgets schaffen ein genaues Bild der Produktionskosten

Während selbst ein statisches Budget besser ist als gar kein Budget, bietet die Erstellung eines flexiblen Budgets ein viel klareres Bild von Einnahmen und Produktionskosten.

Denken Sie daran, dass, wenn Sie oder Ihr Buchhalter mit der Kostenrechnung nicht vertraut sind, der Prozess der Erstellung eines flexiblen Budgets am besten in die Hände eines Buchhaltungsexperten oder CPA gelegt wird.

Während Buchhaltungssoftware ein wichtiger Bestandteil der Verfolgung all Ihrer Finanztransaktionen ist, haben viele Softwareanwendungen einfach nicht die Fähigkeit, ein flexibles Budget zu erstellen.

Wenn Sie sich auf dem Markt für Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen wiederfinden, sollten Sie sich unbedingt die Buchhaltungssoftware-Rezensionen von The Ascent ansehen und eine Anwendung finden, die gut zu Ihren Geschäftsanforderungen passt.