Ein Leitfaden für Kleinunternehmer zur Buchhaltung im Jahr 2022

Die Buchhaltung für Ihr kleines Unternehmen kann einschüchternd sein. Wir machen es Ihnen einfacher, indem wir es Schritt für Schritt aufschlüsseln, damit Sie noch heute loslegen können.

Als Geschäftsinhaber kann der Gedanke, die Buchhaltung für Ihr Unternehmen zu führen, einschüchternder sein als die Aussicht, ein Unternehmen zu besitzen. Aber Buchhaltung muss nicht einschüchternd sein.

Wenn Sie wissen, was Sie tun müssen, und sich einige Anleitungen dazu holen, können Sie im Handumdrehen Buchhaltungsaufgaben für Ihr Unternehmen erledigen.

Überblick:Was ist Kleinunternehmensbuchhaltung?

Während die meisten größeren Unternehmen über ein Buchhaltungspersonal verfügen, das sich um Finanztransaktionen kümmert, fällt Ihnen als Inhaber eines Kleinunternehmens normalerweise die Aufgabe des Buchhalters zu. Für Geschäftsinhaber ohne Buchhaltungs- oder Buchhaltungshintergrund kann die Aussicht überwältigend sein.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir einen Leitfaden mit den 10 wesentlichen Schritten erstellt, die für die Buchhaltung für kleine Unternehmen erforderlich sind.

So führen Sie die Buchhaltung für Ihr kleines Unternehmen

Obwohl dies keine empfohlene Methode ist, brauchen Sie, um mit der Buchhaltung Ihres Unternehmens zu beginnen, nur Bleistift und Papier und viel Geduld. Um jedoch richtig anzufangen, ist eine Buchhaltungssoftware der richtige Weg.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, was der Unterschied zwischen Soll und Haben ist, und einen Vermögenswert nicht von einer Verbindlichkeit unterscheiden konnten, kann Ihnen eine Buchhaltungssoftware das Leben erheblich erleichtern.

Aber selbst wenn Sie bereit sind, eine Buchhaltungssoftware zu finden, die für Ihr Unternehmen geeignet ist, gibt es noch ein paar andere Dinge, die Sie zuerst tun müssen.

Schritt 1:Wählen Sie eine Unternehmensstruktur aus

An erster Stelle steht die Auswahl einer Unternehmensstruktur. Da alles, was Sie tun, von Ihrer Geschäftsstruktur beeinflusst wird, wählen Sie mit Bedacht. Es gibt vier grundlegende Geschäftsstrukturen:

1. Einzelunternehmen: Ein Einzelunternehmen ist im Wesentlichen das, wonach es sich anhört. Ein Einzelunternehmen ist bei Beratern und Freiberuflern beliebt, hat einen einzigen Eigentümer und erfordert wenig Einrichtung. Der Nachteil ist, dass es keine rechtliche Unterscheidung zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen gibt, sodass Sie für alles haftbar sind, was das Unternehmen schuldet.
2. Partnerschaft: Wenn Sie mit einer oder mehreren Personen Geschäfte machen, kann das Eigentum an dem Unternehmen durch eine Partnerschaft zu gleichen Teilen geteilt werden. Jeder Partner ist dafür verantwortlich, zum Geschäft beizutragen, wobei die Einzelheiten seiner Verantwortlichkeiten in einer Partnerschaftsvereinbarung enthalten sind.
3. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC): Eine LLC ähnelt einem Einzelunternehmen, außer dass Sie nicht für Geschäftsschulden verantwortlich sind. Ein weiterer Vorteil einer LLC ist, dass Sie der alleinige Eigentümer sein oder mehrere Partner haben können, was Ihnen auch bei der Einreichung von Unternehmenssteuern Flexibilität gibt.
4. Gesellschaft: Eine Kapitalgesellschaft ist die komplexeste Unternehmensstruktur und wird für Steuerzwecke als von ihren Eigentümern getrennte Einheit betrachtet. Es gibt zwar Vorteile wie zusätzlichen Rechtsschutz und niedrigere Körperschaftssteuern, aber die Unternehmensstruktur ist kompliziert und kann teuer werden.

Schritt 2:Eröffnen Sie ein Geschäftsbankkonto

Auch wenn Sie Einzelunternehmer sind, ist es eine gute Idee, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Tatsächlich erfordern es die anderen drei Geschäftsstrukturen.

Ein Geschäftsbankkonto macht es viel einfacher, Unternehmenssteuern einzureichen, es trennt Geschäftseinnahmen von Ihren persönlichen Geldern und bietet Ihnen eine Möglichkeit, Ihre Lieferanten zu bezahlen.

Schritt 3:Buchhaltungsmethode auswählen

Wenn sich Ihre Buchhaltungserfahrung auf die Abstimmung Ihres Girokontos am Monatsende beschränkt, verstehen Sie möglicherweise nicht den Unterschied zwischen der Barbuchhaltungsmethode und der periodengerechten Buchhaltungsmethode.

• Barzahlung: Die Bargeldmethode ist die einfachere der beiden Methoden und erfordert, dass Sie Einnahmen und Ausgaben erfassen, wenn Geld den Besitzer wechselt. Die Kassenbuchhaltung wird häufig von Freiberuflern mit eingeschränkter Buchhaltungstätigkeit genutzt.
• Abgrenzungsmethode: Die von CPAs empfohlene Methode, die Abgrenzungsmethode, erfasst Einnahmen, wenn sie verdient werden, und Ausgaben, wenn sie anfallen. Diese Methode vermittelt Ihnen ein genaueres Bild Ihrer geschäftlichen Gesundheit, ist jedoch komplizierter als die Cash-Methode.

Wählen Sie mit Bedacht, denn sobald Sie sich für eine Buchhaltungsmethode entschieden haben, benötigen Sie eine Genehmigung des IRS, um sie zu ändern.

Schritt 4:Finden Sie die richtige Buchhaltungssoftware

Ja, Sie können Ihre Buchhaltungstransaktionen mithilfe von Tabellenkalkulationen oder manuellen Hauptbüchern verfolgen, aber warum sollten Sie das tun, wenn es so viele gute, erschwingliche und manchmal kostenlose Buchhaltungsprogramme auf dem Markt gibt?

Ein guter Ausgangspunkt ist das Lesen der Bewertungen der Buchhaltungstools von The Ascent, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was verfügbar ist. Laden Sie unbedingt einige Demos herunter und probieren Sie eine Anwendung selbst aus, bevor Sie sie kaufen.

Schritt 5:Richten Sie Ihren Kontenplan ein

Bevor Sie mit der Aufzeichnung von Finanztransaktionen beginnen können, müssen Sie einen Kontenplan für Ihr Unternehmen erstellen. Der Kontenplan ist eine Liste von Konten in Ihrem Hauptbuch, die zur Aufzeichnung von Finanztransaktionen verwendet werden.

Aber bevor Sie beginnen, sollten Sie sich unbedingt mit den fünf Kontotypen vertraut machen, die in Ihrem Kontenplan verwendet werden:

1. Vermögen: Alles von Wert, das Ihr Unternehmen besitzt, wird als Vermögenswert betrachtet. Zu den Vermögenswerten gehören das Geld auf Ihrem Bankkonto, Ihre Forderungen (was Ihre Kunden Ihnen schulden), Ihr Inventar, Computer und Möbel.
2. Verbindlichkeiten: Verbindlichkeiten sind alles, was Ihr Unternehmen schuldet. Zu den Verbindlichkeiten gehören Ihre Verbindlichkeiten (was Sie Lieferanten schulden) sowie alle Darlehen oder Schuldverschreibungen, die das Unternehmen schuldet.
3. Umsatz / Einkommen: Umsatz ist das Geld, das Ihr Unternehmen aus dem Verkauf von Waren oder erbrachten Dienstleistungen verdient.
4. Kosten: Dies ist eine Kategorie, mit der Sie wahrscheinlich vertraut sind; Ausgaben gelten als Kosten der Geschäftstätigkeit. Zu den üblichen Geschäftsausgaben gehören die Löhne der Mitarbeiter, die Miete für Ihr Geschäft und Ihre Stromrechnung.
5. Eigenkapital: Nachdem Sie Ihre Geschäftsverbindlichkeiten von Ihrem Geschäftsvermögen abgezogen haben, bleibt das Eigenkapital übrig, das die finanzielle Beteiligung darstellt, die Sie an Ihrem Unternehmen halten.

Buchhaltungssoftwareanwendungen enthalten immer einen Standardkontenplan, den Sie sofort verwenden können.

Schritt 6:Machen Sie sich mit den Grundlagen der Buchhaltung vertraut

Nachdem Sie nun die fünf wichtigsten Kontotypen kennen, sollten Sie sich mit einigen anderen Buchhaltungsgrundlagen vertraut machen. Wenn Sie periodengerechte oder doppelte Buchführung verwenden, müssen Sie die Buchhaltungsgleichung und die Belastungen und Gutschriften verstehen, die das Rückgrat eines jeden Buchhaltungssystems sind.

Die Abrechnungsgleichung lautet:

Vermögenswert =Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Um der Buchhaltungsgleichung zu folgen, müssen alle Einträge in Ihrem Hauptbuch einen Soll-Eintrag und einen entsprechenden Haben-Eintrag haben.

• Eine Belastungsbuchung erhöht ein Vermögenskonto oder ein Aufwandskonto. Belastungen werden immer auf der linken Seite eines Eintrags erfasst.
• Ein Guthabeneintrag erhöht Verbindlichkeiten, Einnahmen oder Eigenkapitalkonten. Credits werden immer auf der rechten Seite eines Eintrags aufgeführt.

Angenommen, Sie erhalten eine Zahlung auf eine Rechnung in Höhe von 200 $. So sieht die Journalbuchung bei Verwendung der doppelten Buchführung aus:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
1.6.2020	Bargeld	200 $
1.6.2020	Forderungen		200 $

Sowohl das Geldkonto als auch das Debitorenkonto sind Vermögenswerte. Da wir das Bankguthaben erhöhen, buchen wir die 200 $ als Belastung des Cash-Kontos, während wir dem Debitorenkonto 200 $ gutschreiben, da der Saldo sinkt.

Denken Sie daran, dass jedes Mal, wenn Sie einen Journaleintrag erfassen, immer ein Soll- und ein Habeneintrag vorhanden sein müssen.

Eine andere Sache, mit der Sie sich vertraut machen sollten, ist der Abrechnungszyklus. Der Buchhaltungszyklus umfasst neun Schritte, die alle Buchhalter oder Buchhalter einhalten sollten, um sicherzustellen, dass alle Prozesse abgeschlossen sind:

1. Transaktionen organisieren
2. Tagebucheinträge aufzeichnen
3. Buchen Sie Journaleinträge im Hauptbuch
4. Nicht angepasste Testbilanz ausführen
5. Korrekturbuchungen vornehmen
6. Erstellen Sie eine angepasste Testbilanz
7. Erstellen Sie Jahresabschlüsse
8. Schließen Sie die Bücher für den Monat
9. Starten Sie den nächsten Zyklus

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, wird der Buchhaltungszyklus automatisiert, wodurch die Anzahl der Schritte drastisch reduziert wird.

Schritt 7:Gehaltsabrechnung einrichten

Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie keine Mitarbeiter einstellen möchten. Aber selbst wenn Sie nur gelegentlich einen Auftragnehmer einstellen, sollten Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem eingerichtet haben.

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurden. Diese Anwendungen können Ihnen durch den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess helfen. Es gibt jedoch ein paar Dinge, die Sie erledigen müssen, bevor Sie die Gehaltsabrechnung in Gang bringen können:

1. Besorgen Sie sich eine EIN (Employer Identification Number) vom IRS.
2. Besorgen Sie sich staatliche und lokale ID-Nummern von den entsprechenden Behörden.
3. Entscheiden Sie, ob Sie Mitarbeiter einstellen oder stattdessen Auftragnehmer einsetzen.

Sobald Sie diese Informationen haben, suchen Sie einen guten Dienstleister für Gehaltsabrechnungen und bereiten Sie sich darauf vor, Ihren ersten Mitarbeiter einzustellen.

Schritt 8:Erfahren Sie, wie Sie Einnahmen und Ausgaben verwalten

Der Großteil Ihrer Finanztransaktionen wird mit Einnahmen und Ausgaben zu tun haben. Wenn Sie wissen, wie Sie mit diesen beiden Punkten umgehen, wird sichergestellt, dass Ihr Geschäft reibungslos läuft.

1. Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen erstellen. Das Wichtigste für Kleinunternehmer ist, zu lernen, wie man eine Rechnung schreibt. Das Zweitwichtigste ist, Ihren Kunden eine einfache Möglichkeit zu bieten, die Rechnung zu bezahlen. In vielen Fällen können Sie Ihrer Rechnung direkt einen Link zu Online-Zahlungsoptionen hinzufügen, sodass Ihre Kunden Sie einfach bezahlen können.
2. Zahlen Sie Ihre Lieferanten pünktlich. Eine gute Kreditwürdigkeit ist für kleine Unternehmen wichtig, daher sollten Sie sicher sein, dass Sie Ihre Rechnungen pünktlich bezahlen.
3. Erfassen Sie alle Ihre Ausgaben. Um am Ende des Jahres korrekte Steuern zahlen zu können, sollten Sie sicherstellen, dass alle Ihre Geschäftsausgaben ordnungsgemäß erfasst werden. Während es dem IRS egal ist, ob Sie Ausgaben auslassen, wird Ihre Steuerrechnung niedriger sein, wenn Sie alle geschäftsbezogenen Ausgaben einbeziehen.
4. Achten Sie darauf, regelmäßig alle Finanztransaktionen einzugeben. Unabhängig davon, ob Sie eine Buchhaltungssoftware oder ein manuelles Buchhaltungssystem verwenden, vergewissern Sie sich, dass Ihre Transaktionen richtig eingegeben wurden, oder Ihre Jahresabschlüsse (siehe Schritt 10) werden ungenau sein.

Schritt 9:Bankkonten abgleichen

Da Electronic Banking die Verwaltung Ihrer Bankkonten viel einfacher macht, könnten Sie versucht sein, diesen Schritt zu überspringen. Bitte nicht. Der monatliche Abgleich Ihrer Bankkonten ist wichtig und sollte regelmäßig durchgeführt werden.

Der Abschluss eines Bankabgleichs hilft Ihnen nicht nur dabei, Posten zu identifizieren, die in Ihr Hauptbuch eingetragen werden müssen, sondern zeigt auch etwaige Bankfehler auf. Ja, auch Banken machen Fehler, und sie können für Sie teuer werden, wenn sie nicht erwischt werden. Sie werden nicht erwischt, wenn Sie Ihre Konten nicht abgleichen.

Schritt 10:Finanzberichte erstellen

Wenn alle Ihre Transaktionen eingegeben wurden, können Sie Ihre Finanzberichte erstellen. Beginnen Sie mit einem nicht angepassten Testsaldo, der Ihnen dabei helfen kann, unausgeglichene Konten zu finden. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, eventuelle Anpassungsbuchungen vorzunehmen.

Sobald dies abgeschlossen ist, erstellen Sie die Finanzberichte für den Monat und nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um diese Berichte zu überprüfen, um zu sehen, wie Ihr Unternehmen abschneidet. Die drei Finanzberichte, die Sie am Ende des Monats erstellen sollten, sind:

1. Bilanz
2. Gewinn- und Verlustrechnung / Gewinn- und Verlustrechnung
3. Kapitalflussrechnung

Die beste Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen

Mit Hilfe einer guten Software kann die Buchhaltung für ein kleines Unternehmen viel einfacher sein, als Sie denken. Unabhängig von Ihrer Situation finden Sie hier einige gute Möglichkeiten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

1. FreshBooks

Wenn Sie selbstständig sind, sehen Sie sich FreshBooks an. FreshBooks ist eine benutzerfreundliche Option für die Buchhaltung kleiner Unternehmen und macht es einfach, Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, und enthält eine Version für Selbstständige nur für Sie.

Die Preise von FreshBooks beginnen bei 15 $/Monat für die Lite-Version, die perfekt für Freiberufler und Auftragnehmer ist, mit der Option, jederzeit auf den beliebten Plus-Plan für 25 $/Monat aufzusteigen.

2. Sage Business Cloud-Buchhaltung

Wenn Sie mit der Verwendung einer Softwareanwendung nicht ganz vertraut sind, ist Sage Business Cloud Accounting genau das Richtige für Sie. Sage Business Cloud Accounting eignet sich gut für Einzelunternehmer und macht es einfach, Bestandsverkäufe und Dienstleistungen zu verfolgen.

Sage Business Cloud Accounting beginnt bei 10 $/Monat, aber für vollständige Buchhaltungsfunktionen sollten Sie den Full-Service-Plan für 25 $/Monat wählen.

3. GnuCash

Wenn Sie ein Traditionalist sind und mehr daran interessiert sind, Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen als Bankkonnektivität oder Cloud-Zugriff, sehen Sie sich GnuCash an. GnuCash ist einfach einzurichten und außerdem eine kostenlose Buchhaltungssoftware.

GnuCash ist ein Einzelbenutzersystem, daher können Sie das Produkt nicht vernetzen, um zusätzliche Benutzer aufzunehmen. Wenn Sie jedoch der einzige Benutzer sein möchten, können Sie diese Buchhaltungsanwendung für kleine Unternehmen jederzeit kostenlos herunterladen.

4. Xero

Wenn Sie unbedingt mit Hunderten von Apps verbunden sein möchten, die Hunderte von Aufgaben bieten, ist Xero möglicherweise das Richtige für Sie. Xero eignet sich hervorragend für E-Commerce-Startups und kleine Unternehmen, hat in den letzten Jahren eine Menge Funktionen hinzugefügt und bietet eine hervorragende Integration auf ganzer Linie.

Xero beginnt bei 9 $/Monat für den Early-Plan, obwohl die meisten kleinen Unternehmen den Growing-Plan mit 30 $/Monat für besser geeignet halten werden.

Die Buchhaltung kleiner Unternehmen muss nicht schwierig sein

Mit ein wenig Vorbereitung werden auch Anfänger in der Lage sein, Buchhaltungs- oder Buchhaltungsaufgaben für ihr Unternehmen zu übernehmen. Unabhängig davon, ob Sie sich für die manuelle Methode entscheiden oder sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden, stehen Ihnen unzählige Buchhaltungstools zur Verfügung, die Sie nutzen können.

Denken Sie daran, je einfacher Sie den Buchhaltungsprozess gestalten, desto mehr Zeit können Sie für Ihr Unternehmen aufwenden. Also atmen Sie tief durch, studieren Sie die Grundlagen und fangen Sie noch heute an.