10 wichtige Zahlungsbedingungen, die Kleinunternehmer kennen sollten

Einer der wichtigsten Bestandteile einer Rechnung sind die enthaltenen Zahlungsbedingungen. Erfahren Sie mehr über Zahlungsbedingungen und deren Verwendung, damit Sie pünktlich bezahlt werden.

Zahlungsbedingungen mögen wie ein kleiner Zusatz zu einer Rechnung erscheinen, aber sie können einen großen Einfluss darauf haben, wie schnell Sie bezahlt werden.

Es gibt heute eine Menge Buchhaltungssoftware und Fakturierungssoftwareprodukte auf dem Markt, die es einfach machen, eine professionelle Rechnung zu erstellen, aber wenn Sie das entsprechende Fälligkeitsdatum nicht angeben, warten Sie möglicherweise lange auf die Zahlung.

Übersicht:Was sind Zahlungsbedingungen?

Ein Teil des korrekten Schreibens einer Rechnung besteht darin, die entsprechenden Zahlungsbedingungen auf der Rechnung anzugeben. Die Zahlungsbedingungen geben die genauen Bedingungen des Kaufvertrags an, einschließlich wann der Kunde zahlen muss.

Wenn Ihre Rechnung beispielsweise 30 Netto-Bedingungen enthält, bedeutet dies, dass Ihr Kunde die Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlen muss.

Das Hinzufügen von Zahlungsbedingungen zu einer Rechnung hilft auch bei der Budgetierung. Wenn Sie Ihren Kunden beispielsweise Zahlungsbedingungen von 30 netto anbieten, können Sie davon ausgehen, dass Sie innerhalb dieser Zeit eine Zahlung erhalten, wodurch Sie den Cashflow ordnungsgemäß verwalten können.

Natürlich ist es unwahrscheinlich, dass jeder Kunde pünktlich zahlt, aber wenn Sie Kunden richtig überprüfen, sind die Chancen auf verspätete Zahlungen minimal.

Welche Zahlungsbedingungen sollten Sie Ihren Kunden anbieten? Ein Teil der Antwort liegt in der Art Ihres Unternehmens. Dienstleistungsunternehmen bieten in der Regel kürzere Laufzeiten oder verlangen eine Anzahlung, während Einzelhändler und Großgerätehändler ihren Kunden möglicherweise eine längere Zahlungsfrist einräumen.

Als Kleinunternehmer liegt es an Ihnen, welche Konditionen Sie Ihren Kunden anbieten. Bevor Sie jedoch eine Rechnung stellen, ist es möglicherweise eine gute Idee, sich mit diesen Rechnungsstellungs- und Zahlungsbedingungen vertraut zu machen.

10 Rechnungs- und Zahlungsbedingungen, die Sie als Kleinunternehmer kennen sollten

Jeder möchte für die Arbeit, die er leistet, oder die Produkte, die er verkauft, bezahlt werden. Aber was ist, wenn Sie immer noch nicht sicher sind, welche Zahlungsbedingungen Sie Ihren Kunden geben sollen?

Sie können Ihre Entscheidung auf ihre Kredithistorie stützen, während Sie sich dafür entscheiden können, dass neue Kunden eine Anzahlung leisten. Manchen Kunden bieten Sie möglicherweise gar kein Guthaben an.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Zahlungsbedingungen sind oder welche Sie verwenden sollten, können diese Bedingungen hilfreich sein.

1. Zahlung per Vorkasse

In professionellen Dienstleistungsunternehmen üblich, informiert Vorauszahlung Ihren Kunden darüber, dass die gesamte Rechnung für Waren oder Dienstleistungen fällig ist, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Vorkasse ist in der Anwaltschaft sowie im Heimwerker- und Landschaftsbaubetrieb üblich.

2. Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 45, Netto 60

Die Verwendung von Zahlungsbedingungen auf Ihren Rechnungen ist nichts Neues. Die meisten Unternehmen, die ihren Kunden Zahlungsbedingungen anbieten, bieten 10-Netto-, 30-Netto-, 60-Netto-Bedingungen oder eine ähnliche Variante an. Das bedeutet, dass die Rechnung innerhalb dieses Zeitraums fällig ist.

Wenn Sie beispielsweise kreditwürdigen Kunden Zahlungsbedingungen von 10 netto anbieten und die Rechnung auf den 15. August datiert ist, wird von ihnen erwartet, dass sie am oder vor dem 24. August eine Zahlung leisten. Wenn Sie Zahlungsbedingungen von 30 netto anbieten, wird von Ihrem Kunden erwartet, dass sie ihre Zahlung leisten Rechnung bis zum 13. September.

Laufzeiten können für Kunden ohne Verwendung von Net 10 usw. weiterhin verlängert werden, indem einfach das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung angegeben wird. Dieser Prozess ist heute aus gutem Grund viel häufiger als in früheren Jahren. Es lässt keinen Raum für Verwirrung und lässt Ihren Kunden genau wissen, wann seine Zahlung fällig ist.

3. 2/10 Netto 30

2/10 Netto 30 bedeutet, dass Ihr Kunde, wenn er Sie innerhalb von 30 Tagen bezahlt, berechtigt ist, einen Rabatt von 2 % zu erhalten. Wenn Ihre Rechnung beispielsweise 100 $ lautete und Sie 2/10 Netto 30 angeboten haben, zahlt Ihr Kunde Ihnen stattdessen 98 $, wenn er innerhalb von 10 Tagen bezahlt.

Natürlich steht es Ihnen als Unternehmer frei, jeden gewünschten Rabatt anzubieten. Rabatte für vorzeitige Zahlungen funktionieren besser bei größeren Rechnungen, da sie Ihnen helfen können, größere Rechnungen schneller zu bezahlen, und gleichzeitig einen größeren Anreiz für Ihre Kunden bieten, vorzeitig zu zahlen.

4. Zahlung zum Zeitpunkt der Leistung

Die Zahlung zum Zeitpunkt der Dienstleistung ist ein leicht verständliches Konzept. Wenn Sie in einem Restaurant essen, ist die Zahlung für das bestellte Essen zum Zeitpunkt der Bedienung fällig. Ärzte und Zahnärzte verlangen in der Regel eine Zahlung zum Zeitpunkt der Leistung, als ob Sie Ihre Waren auf einem Flohmarkt oder einer Kunsthandwerksmesse verkaufen würden.

5. Fällig bei Erhalt

Fällig bei Erhalt bedeutet, dass Sie erwarten, dass Ihr Kunde Sie bezahlt, sobald er die Rechnung erhalten hat. In der Vergangenheit bedeutete dies, dass Ihr Kunde Sie bei seinem nächsten Prüflauf bezahlte. Mit der Online-Zahlungsfunktion kann Ihr Kunde Sie jetzt jedoch wirklich nach Erhalt bezahlen.

Wenn Sie diese Zahlungsbedingung verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kunden eine schnelle Möglichkeit zur Zahlung der Rechnung anbieten, z. B. einen Link zu einer Online-Zahlungsoption. Fällig bei Erhalt wird am besten für Unternehmen verwendet, die Rechnungen per E-Mail an ihre Kunden senden.

6. Anzahlung erforderlich

Ähnlich wie bei der Anzahlung von 50 % bedeutet die erforderliche Anzahlung, dass Sie von Ihrem Kunden eine Anzahlung verlangen, um den Kauf abzuschließen. Dies ist üblich bei kundenspezifischen Bestellungen, die speziell für den Kunden erstellt wurden.

7. Wiederkehrend

Wiederkehrende Rechnungen werden verwendet, um Kunden regelmäßige, monatliche Dienstleistungen wie Büroreinigung, Landschaftsgestaltung, Webdienste oder Beratungsgebühren in Rechnung zu stellen.

Die Rechnung ist in der Regel für die Dauer der Vereinbarung gleich. Wenn Ihr Kunde also einen Vertrag für ein Jahr abschließt, senden Sie ihm monatlich eine wiederkehrende Rechnung in der von Ihnen vereinbarten Höhe.

8. 50 % Anzahlung erforderlich

Nicht in jedem Unternehmen verwendet, ist eine Anzahlung von 50 % in professionellen Dienstleistungsbranchen, wie sie von Rechtsanwälten und Buchhaltern angeboten werden, ziemlich üblich. Eine Anzahlung von 50 % ist auch in der Bau- und Heimwerkerbranche üblich, wo die Fertigstellung von Aufträgen Monate dauern kann.

9. Nachnahme (COD)

Nachnahme- oder Nachnahmebedingungen erfordern, dass Ihr Kunde die Ware bei Lieferung bezahlt. Die Option, online zu bezahlen, war einst sehr beliebt und hat die Verwendung von Nachnahme auf einen Bruchteil dessen reduziert, was sie einmal war, aber sie wird immer noch von einigen Unternehmen verwendet.

10. Rechnungs-Factoring

Rechnungs-Factoring ist nicht immer die beste Lösung zum Einziehen von Rechnungen, aber für kleine Unternehmen mit begrenzten Cashflow-Optionen kann es schnell Geld auf Ihr Bankkonto bringen.

Wenn Sie Rechnungs-Factoring nutzen, verkaufen Sie eine unbezahlte Rechnung an ein Factoring-Unternehmen, das Ihnen einen festgelegten Prozentsatz des Rechnungswerts zahlt. Die Inkassotätigkeit verlagert sich dann auf das Factoring-Unternehmen, das seinen Anteil behält, während es Ihnen den Restbetrag sendet, sobald es eine Rechnungszahlung von Ihrem Kunden erhält.

Factoring-Gebühren sind sehr unterschiedlich und können zwischen 65 % und 90 % liegen. Wenn Sie sich also dafür entscheiden, machen Sie Ihre Hausaufgaben, bevor Sie eine Vereinbarung mit einem Factoring-Unternehmen unterzeichnen.

Einige Vorschläge zur Verwendung von Zahlungsbedingungen

Wenn Sie Ihren Kunden Zahlungsbedingungen anbieten, ist es hilfreich, die folgenden Vorschläge genau zu beachten.

• Überprüfen Sie Ihre Kunden: Bevor Sie Ihren Kunden Zahlungsbedingungen anbieten, sollten Sie sorgfältig prüfen, ob sie ein gutes Kreditrisiko darstellen. Dies sollte bei jedem Kunden erfolgen, der auf Kredit kaufen möchte. Wenn Sie ein paar zusätzliche Minuten für Ihre Recherche aufwenden, werden später hoffentlich zeitraubende Sammelaktivitäten vermieden.
• Melden Sie sich über Fälligkeitsdaten im Klaren: Es ist Ihr Vorrecht, bei der Rechnungsstellung an Ihre Kunden 30 netto oder ähnliche Bedingungen zu verwenden, aber es ist wahrscheinlicher, dass Sie schneller bezahlt werden, wenn Sie das Fälligkeitsdatum sehr genau angeben. Anstatt beispielsweise „Netto 30“ zu verwenden, geben Sie einfach deutlich an, dass die Zahlung am 15. September fällig ist. Das ist kaum zu übersehen.
• Geben Sie Ihren Kunden mehrere Zahlungsmöglichkeiten: Das vielleicht Wichtigste, was Sie auf Ihrer Seite tun können, um schnellere Zahlungen zu ermöglichen, besteht darin, Ihren Kunden mehrere Möglichkeiten zu bieten, Sie zu bezahlen. Insbesondere durch das Anbieten von Online-Zahlungsoptionen werden Sie wahrscheinlich schneller bezahlt, als von Ihren Kunden zu verlangen, Ihnen einen Scheck auszustellen und ihn zuzusenden.
• Verwenden Sie bei Bedarf Verspätungsgebühren: Der beste Weg, Ihre Kunden wissen zu lassen, dass Sie es ernst meinen, pünktlich bezahlt zu werden, besteht darin, eine Verzugsgebühr zu erheben, wenn die Zahlung überfällig ist. Stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihrer ursprünglichen Rechnung vermerken, dass verspätete Zahlungen mit einer Gebühr belegt werden, damit Ihre Kunden dies im Voraus wissen. Hoffentlich müssen Sie sie nie verwenden.

Das Anbieten von Krediten an Ihre Kunden kann ein beängstigender Schritt sein, insbesondere für kleinere Unternehmen mit begrenztem Cashflow. Aber wenn Sie es richtig machen, erweitert das Anbieten von Krediten Ihren Kundenstamm, erhöht den Cashflow und hilft Ihrem Unternehmen zu wachsen.