Ein Nonprofit-Leitfaden für die Fondsbuchhaltung im Jahr 2022

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, was Fondsbuchhaltung ist, haben wir Ihnen die Grundlagen bereitgestellt, die Sie dafür benötigen gemeinnützige Organisation.

Die Fondsbuchhaltung ist eine Buchhaltungsmethode, mit der die Rechenschaftspflicht und nicht die Rentabilität einer Organisation bestimmt wird. Die Fondsbuchhaltung hilft Organisationen dabei, Einnahmen und Ausgaben für jedes einzelne Programm richtig zu erfassen.

Was ist Fondsbuchhaltung?

Die Fondsbuchhaltung oder Nonprofit-Buchhaltung betont die Rechenschaftspflicht. Es wird von gemeinnützigen Organisationen, Dienstleistungsorganisationen und Regierungsbehörden verwendet, um Gelder aus verschiedenen Quellen ordnungsgemäß zu verbuchen.

Da die Finanzierung gemeinnütziger Organisationen und staatlicher Einrichtungen von Steuerzahlern, Stiftungen oder der Öffentlichkeit stammt, wird ein größerer Wert auf die ordnungsgemäße Buchführung dieser Mittel gelegt, und hier kommt die Fondsbuchhaltung ins Spiel.

Wenn beispielsweise eine gemeinnützige Organisation eine Kampagne zur Erdbebenhilfe durchführt, müssen die gesammelten Mittel für die Erdbebenhilfe verwendet werden, sofern der Spender nichts anderes angibt.

Wenn die gemeinnützige Organisation später eine Hungerhilfekampagne durchführt, müssen die aus dieser Kampagne gesammelten Gelder getrennt von den aus der Erdbebenhilfekampagne gesammelten Geldern gehalten und verbucht werden.

Dasselbe Prinzip gilt für die Rechnungslegung staatlicher Fonds. Wenn Sie sich Ihre Grundsteuerrechnung ansehen, werden Sie feststellen, dass Ihre Steuer auf verschiedene staatliche Programme angewendet wird. Alle diese Programme müssen separat abgerechnet werden, um sicherzustellen, dass Ihre Steuergelder ordnungsgemäß verwendet werden.

Gemeinnützige Organisationen haben auch die Aufgabe, Fördergelder ordnungsgemäß zu verwalten, zumal gemeinnützige Organisationen in der Regel verpflichtet sind, der Förderstiftung einen Bericht über die Verwendung der Mittel vorzulegen. Von Wohltätern erhaltene Zuwendungen müssen ebenfalls ordnungsgemäß verwaltet werden.

Welche Organisationen verwenden die Fondsbuchhaltung?

Die Fondsbuchhaltung wird in gemeinnützigen Organisationen und Regierungsbehörden verwendet. Derzeit sind in den USA 1,5 Millionen gemeinnützige Organisationen tätig, die von der frühkindlichen Bildung bis zur Hungerhilfe reichen.

Amateursportligen sind ebenso gemeinnützig wie Tierschutzorganisationen. Sie sind alle unterschiedlich, aber das einzige, was sie gemeinsam haben, sind ihre Finanzierungsströme. Die Mehrheit dieser Organisationen und Tausende anderer wie sie erhalten ihre Mittel durch öffentliche Unterstützung oder durch Zuschüsse.

Im Gegensatz zu einem gewinnorientierten Unternehmen, das den Eigentümern oder Aktionären Bericht erstattet, sind gemeinnützige und staatliche Einrichtungen der Öffentlichkeit unterstellt, weshalb sie ein Buchhaltungstool benötigen, das ihnen hilft, die erhaltenen Gelder ordnungsgemäß zu verbuchen.

Arten von Fondskategorien für gemeinnützige Organisationen

Gemeinnützige Organisationen verwenden in der Regel drei Arten von Fonds, wobei in jedem Fondstyp mehrere Einnahmequellen verwaltet werden. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation beispielsweise drei Zuschüsse erhalten hat, muss jeder dieser Zuschüsse auf dem Konto für vorübergehend gesperrte Mittel erfasst werden, da der Zuschuss ein Ablaufdatum hat (wir erklären später, warum).

Sie haben aber auch die Aufgabe, für jede Förderung eine eigene Kostenstelle anzulegen, um die Fördergelder sachgerecht zu verwalten. Jeder Fonds wird so gehandhabt, als würden mehrere Unternehmen in einem gewinnorientierten Unternehmen gehandhabt, mit eigenem Budget und eigenen Jahresabschlüssen.

Kategorie 1:Unbeschränkte Mittel

Uneingeschränkte Mittel können für alle Arten von Ausgaben verwendet werden, die einer gemeinnützigen Organisation entstehen, einschließlich Gemeinkosten und Verwaltungsausgaben wie Gehälter, Miete und Nebenkosten.

Da die freien Mittel nicht zweckgebunden für ein bestimmtes Programm vergeben werden, sind sie sehr begehrt. Spenden, die aus einer jährlichen Kampagne stammen, werden normalerweise als unbeschränkte Mittel betrachtet, es sei denn, ein Spender gibt an, dass das Geld für ein bestimmtes Programm oder einen bestimmten Kauf verwendet werden soll.

Wenn dies der Fall ist, sollten die Gelder in den vorübergehend zweckgebundenen Fonds verschoben werden.

Kategorie 2:Vorübergehend eingeschränkt

Vorübergehend zweckgebundene Mittel wurden für ein bestimmtes Programm oder einen bestimmten Zweck bestimmt. Der Unterschied zwischen vorübergehend eingeschränkten und eingeschränkten Fonds besteht darin, dass ein vorübergehend eingeschränkter Fonds ein Ablaufdatum hat, das normalerweise innerhalb eines Jahres liegt.

Beispielsweise kann eine gemeinnützige Organisation eine Spende in Höhe von 5.000 US-Dollar erhalten, die nach Angaben des Spenders vor Jahresende für ein bestimmtes Programm verwendet werden muss. Zuschüsse gelten auch als vorübergehend eingeschränkt, da sie auch ein Ablaufdatum haben.

Kategorie 3:Dauerhaft eingeschränkt

Dauerhaft zweckgebundene Mittel sind Geschenke wie Immobilien, Grundstücke oder Schürfrechte, die dauerhaft gehalten werden, wobei die gemeinnützige Organisation in der Lage ist, die Einnahmen aus der Nutzung des Vermögenswerts zu verwenden.

Arten von Fondskategorien für Regierungsbehörden

Wie gemeinnützige Organisationen verwenden auch staatliche Einrichtungen eine Art der Fondsbuchhaltung, die normalerweise als Belastungsbuchhaltung bezeichnet wird und Mittel für bestimmte Ausgaben budgetiert und reserviert. Auch wenn die Arten staatlicher Mittel unterschiedlich sind, ist ihr Zweck ähnlich.

Die staatliche Fondsbuchhaltung verwendet normalerweise fünf Fondstypen:

1. Allgemeiner Fonds:Der allgemeine Fonds verfolgt und erfasst Einnahmen und Ausgaben, die sich auf den regulären Regierungsbetrieb auswirken. Einnahmen aus Bruttoeinnahmen, Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Zinsen fließen grundsätzlich in den allgemeinen Fonds.
2. Permanenter Fonds:Ein permanenter Fonds funktioniert wie eine Stiftung, z. B. Einnahmen aus dem Verkauf oder der Verpachtung von natürlichen Ressourcen wie Öl und Gas, wobei Zinsen oder Dividenden aus der Verpachtung zur Zahlung bestimmter Verpflichtungen verwendet werden.
3. Sondereinnahmenfonds:Ein Sondereinnahmenfonds wird eingerichtet, um Mittel für ein bestimmtes Projekt zu sammeln. Beispielsweise kann eine Steuer von 0,02 USD auf Benzin eingeführt werden, um Straßenreparaturen zu bezahlen. Gegebenenfalls müssen mehrere Sonderertragsfonds gleichzeitig verwaltet werden.
4. Fonds für Kapitalprojekte:Der Fonds für Kapitalprojekte erfasst öffentliche Mittel, die zur Finanzierung eines großen Kapitalprojekts verwendet werden, z. B. eines neuen Kraftwerks, einer neuen Pipeline oder eines neuen Gebäudes. Sobald das Kapitalprojekt abgeschlossen ist, wird der Fonds geschlossen.
5. Schuldendienstfonds:Mittel, die aus Steuereinnahmen und anderen Quellen in den Schuldendienstfonds überwiesen werden, werden ausschließlich zur Zahlung von Kapital und Zinsen auf ausstehende Obligationenanleihen verwendet.

Wie funktioniert die Fondsbuchhaltung?

Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation gründen, sollten Sie einen Buchhalter oder CPA konsultieren, der Erfahrung mit den Grundlagen der Buchhaltung hat, insbesondere mit den Grundlagen der Fondsbuchhaltung.

Selbst für erfahrene Wirtschaftsprüfer eine Herausforderung, kann sich die Fondsbuchhaltung für diejenigen als besonders herausfordernd erweisen, die wenig Erfahrung im Bereich Buchhaltung haben.

Der wichtigste Schritt bei der Fondsbuchhaltung ist die Erstellung einer Kontenplanstruktur, die mehrere Fonds ordnungsgemäß verwaltet. Ein Standardkontenplan würde wie folgt aufgebaut sein:

XXXX

Ihr Hauptbuchkonto für Verbrauchsmaterialien wäre beispielsweise:

6100 - Lieferungen

Um mehrere Förderungen, Programme oder Kampagnen richtig zu verfolgen, müssten Sie Ihren Kontenplan in drei Segmente strukturieren:

XX-XX-XXXX

Das erste Segment ist das Fondssegment:

01 - Unbeschränkt

02 - Vorübergehend eingeschränkt

03 - Dauerhaft eingeschränkt

Das nächste Segment ist die Kostenstelle. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation drei Zuschüsse und zwei Programme hat, die separat nachverfolgt werden müssen, könnten Sie Ihre Kostenstellensegmente wie folgt erstellen:

10 - Stipendium der Stiftung A

20 - Stipendium der Stiftung B

30 - Stipendium der Foundation C

40 - Hungerhilfeprogramm

50 - Wohnungsbeihilfeprogramm

Schließlich verwendet Ihr Kontenplan Ihre Standardkontenstruktur zum Erfassen von Einnahmen und Ausgaben:

4110 - Unbeschränkte Einnahmen

4120 -Vorübergehend eingeschränkte Einnahmen

4130 - Dauerhaft eingeschränkte Einnahmen

Am 10. Mai erhalten Sie von Stiftung C einen Zuschuss in Höhe von 25.000 $. Der Zuschuss wird wie folgt in Ihrem Hauptbuch erfasst:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
5-10-2020	1000 – Bargeld	25.000 $
5.10.2020	30.02.4120 – Vorübergehend beschränkte Einnahmen		25.000 $

Am 30. Mai kaufen Sie Materialien in Höhe von 230 $, während Sie die in Foundation Grant C festgelegte Programmierung durchführen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
30.05.2020	02-30-6100 Zubehör	230 $
30.05.2020	Bargeld		230 $

Ähnlich verhält es sich mit der Erfassung einer Spende. Beispielsweise erhalten Sie am 1. Juni eine Spende in Höhe von 20.000 US-Dollar von einem Ihrer Unterstützer. Sie legen fest, dass sie wollen, dass die Spende für das Wohnhilfeprogramm verwendet wird. So würden Sie die Spende erfassen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
1.6.2020	1000 – Bargeld	20.000 $
1.6.2020	02-50-4120 Vorübergehend beschränkte Einnahmen		20.000 $

Durch die Verwendung von Segmenten können Sie die Ausgaben für vorübergehend eingeschränkte Spenden einfach nachverfolgen, sodass Spender und Stiftungen genau sehen können, wie ihre Mittel verwendet wurden.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass gemeinnützige Organisationen unterschiedliche Finanzberichte verwenden:

• Finanzlage:Die Bilanz ähnelt einer Bilanz und zeigt Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Nettovermögen, einschließlich der zweckgebundenen, vorübergehend zweckgebundenen und dauerhaft zweckgebundenen Vermögenswerte.
• Aufstellung der Aktivitäten:Die Aufstellung der Aktivitäten ähnelt einer Gewinn- und Verlustrechnung, enthält jedoch zusätzliche Details wie aktuelle und Vorjahressummen sowie budgetierte Gesamtsummen und Budgetabweichungen.
• Aufstellung der Funktionskosten:Die Aufstellung der Funktionskosten wird verwendet, um über die Aktivität jedes Programms zu berichten, das von der gemeinnützigen Organisation verwaltet wird.
• Kapitalflussrechnung:Die Kapitalflussrechnung ist der einzige Bericht, der üblicherweise sowohl in gewinnorientierten als auch in gemeinnützigen Organisationen verwendet wird und Berichte über Bareinnahmen aus Betriebs-, Investitions- und Finanzierungsaktivitäten enthält.

Rechenschaftspflicht ist der Schlüssel zur Fondsbuchhaltung

Wenn Sie Drachen verkaufen oder Beratungsdienste anbieten, ist es wahrscheinlich, dass Ihre Kunden sich wenig darum kümmern, wie Sie Ihr Geld ausgeben. Die Rechnungslegung für gemeinnützige Organisationen ist anders. Wenn Sie Geld von der Allgemeinheit oder Förderorganisationen annehmen, müssen Sie Einzelheiten darüber angeben, wie dieses Geld verwendet wird.

Die Verwendung manueller Buchhaltungsmethoden und Tabellenkalkulationen kann für jedes Unternehmen eine Herausforderung darstellen, und selbst die Verwendung von T-Konten wird wenig dazu beitragen, die daraus resultierende Verwirrung einzudämmen, wenn Sie versuchen, mehrere Gelder manuell zu verfolgen.

Wenn Sie bereit sind, auf ein automatisiertes System umzusteigen, sollten Sie sich unbedingt die Bewertungen der Buchhaltungssoftware von The Ascent ansehen und Ihr Leben viel einfacher machen.