So starten Sie 2022 mit der Buchhaltung von Kleinunternehmen

Vielleicht ist die Buchhaltung nicht der unterhaltsamste Teil der Führung eines kleinen Unternehmens, aber ein System zu haben, um es zu organisieren, wird es tun Stellen Sie sicher, dass es nicht der stressigste Teil ist. Lassen Sie sich von The Ascent beim Einstieg helfen.

Als Teil des Buchhaltungszyklus ist die Buchhaltung der Akt der Verfolgung, Verwaltung und Aufzeichnung aller Finanztransaktionen für Ihr Unternehmen.

Wenn Ihnen der Gedanke an Buchhaltung Angst macht, seien Sie versichert, dass es heute eine Vielzahl von Buchhaltungssoftwareanwendungen für kleine Unternehmen auf dem Markt gibt, die den Prozess einfach machen, selbst wenn Sie noch nie zuvor eine Finanztransaktion erfasst haben.

Überblick:Was ist Buchhaltung?

Die Buchhaltung ist die ordnungsgemäße Aufzeichnung aller finanziellen Transaktionen für Ihr Unternehmen. Die Buchhaltung erfordert viel Liebe zum Detail; alles von der korrekten Identifizierung und Codierung von Rechnungen, Bestellungen und Lieferantenrechnungen bis hin zur Sicherstellung, dass Rechnungen umgehend bezahlt werden.

Während viele kleine Unternehmen Buchhaltungssoftware verwenden, um die Buchhaltungsgrundlagen zu handhaben, verlassen sich andere weiterhin auf Tabellenkalkulationen, um ihre Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen.

Wofür ist ein Buchhalter zuständig?

Buchhalter sind dafür verantwortlich, alle Finanztransaktionen für ein Unternehmen genau aufzuzeichnen.

Während die spezifischen Aufgaben eines Buchhalters je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens stark variieren können, können sie Folgendes umfassen:

• Finanztransaktionen kategorisieren
• Lieferantenrechnungen rechtzeitig eingeben und bezahlen
• Schreiben Sie Rechnungen für Kunden/Kunden für gelieferte Waren oder Dienstleistungen
• Erfassen Sie Kunden-/Kundenzahlungen auf dem entsprechenden Konto
• Spesenabrechnungen von Mitarbeitern prüfen
• Betreuen Sie eine Kasse
• Journaleinträge nach Bedarf eingeben
• Alle Bankkonten monatlich abgleichen
• Nehmen Sie Anpassungsbuchungen zum Monatsende vor
• Erstellen Sie Finanzprognosen
• Unterstützung bei der Erstellung eines Geschäftsbudgets
• Erstellen Sie Jahresabschlüsse

Warum Ihr kleines Unternehmen Buchführung braucht

Es ist nahezu unmöglich, Ihr Unternehmen ohne Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen.

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, Ihr Geschäft zu führen, ohne zu wissen, wie viel Sie jeden Monat für Ausgaben ausgeben, oder nicht zu wissen, wie viel Geld Ihre Kunden Ihnen schulden. Stellen Sie sich vor, Sie würden diese Ausgaben nicht richtig abrechnen und dann versuchen, Ihre Steuererklärung im folgenden Jahr zu erstellen.

Stellen Sie sich schließlich vor, Sie wenden sich wegen eines Darlehens oder einer Kreditlinie an Ihr Finanzinstitut, ohne über die richtigen Unterlagen zu verfügen, die genau zeigen, wie Ihr Unternehmen läuft.

Du musst wissen, wie viel Geld du hast

Sobald Sie ein Unternehmen gründen, sind Sie für viele Dinge verantwortlich.

Als Geschäftsinhaber müssen Sie wissen, wie viel Geld Ihre Kunden Ihnen schulden und wie viel erhalten wurde. Sie müssen auch wissen, wie viel Geld Sie ausgeben müssen, damit Ihr Geschäft reibungslos läuft.

Unerwartete Kundenzahlungen können Ihren erwarteten Cashflow stark beeinträchtigen, während eine verspätete Zahlung Ihre Kreditwürdigkeit bei einem Anbieter gefährden kann.

Genaue und rechtzeitige Steuerzahlungen

Wir alle müssen Steuern zahlen, und um Bußgelder, Zinsen und andere Erhebungsaktivitäten durch den IRS und andere Steuerbehörden zu vermeiden, sollten Sie sie pünktlich und genau bezahlen.

Mit einem soliden Buchhaltungsprozess können Sie genau das tun und gleichzeitig alle Ihre Betriebsausgabenabzüge nachverfolgen, was für den Fall erforderlich ist, dass Ihr Unternehmen jemals geprüft wird.

Potenzielles Geschäftswachstum

Wenn Sie Ihr Geschäft ausbauen möchten, benötigen Sie ein gutes Buchhaltungssystem.

Die Buchhaltung hilft Ihnen nicht nur bei der ordnungsgemäßen Verwaltung Ihrer Transaktionen, sondern liefert auch die Informationen, die Sie benötigen, um zusätzliche Finanzierungen für Ihr Unternehmen zu erhalten.

Banken, Investoren und sogar Ihr Schwager werden sehen wollen, wie sich Ihr Unternehmen im letzten Jahr entwickelt hat, bevor sie sich bereit erklären, Ihnen Geld zu leihen. Wenn Sie diese Informationen nicht bereitstellen können, wird es schwierig, wenn nicht sogar unmöglich, eine externe Finanzierung zu erhalten.

Genaue Budgetierung

Das Erstellen eines Budgets ist eines der wichtigsten Dinge, die ein Kleinunternehmer tun kann. Um jedoch ein genaues Budget zu erstellen, müssen Sie auf Informationen wie Gesamtforderungen, Lieferantenzahlungen und Cashflow zugreifen können.

Woher wissen Sie, dass Sie Ausgaben reduzieren müssen, wenn Sie nicht wissen, was diese Ausgaben sind? Die Buchhaltung liefert Ihnen diese Informationen.

So führen Sie die Buchhaltung für Ihr kleines Unternehmen

Wenn Sie ein Einzelunternehmer oder Freiberufler sind, kommen Sie wahrscheinlich mit einem manuellen Journal oder einer Tabellenkalkulationssoftware aus, um Ihre finanziellen Aktivitäten aufzuzeichnen. Aber auch ein Freiberufler könnte von der Verwendung einer Buchhaltungssoftware zur Aufzeichnung seiner Finanztransaktionen profitieren.

Wenn Sie bereit sind, loszulegen, gibt es ein paar Dinge, die Sie tun müssen.

1. Entscheiden Sie zwischen einfacher Buchführung und doppelter Buchführung

Sie fragen sich wahrscheinlich, ob die einfache oder doppelte Buchführung für Ihr Unternehmen besser ist?

Single Entry Accounting ist so, wie es sich anhört. Sie erfassen einen einzelnen Eintrag in einem Tagebuch oder einer Tabellenkalkulation auf die gleiche Weise, wie Sie einen Check-in in Ihrem Scheckbuch aufzeichnen. So würde ein einzelner Eintrag in Ihrem Tagebuch aussehen.

Datum	Bezahlt an	Betrag
15.01.2020	Nevada Power – Versorgungsunternehmen	175,00

Die doppelte Buchführung verwendet bei der Buchung eine Belastung und eine Entlastung. Dieselbe Zahlung an Nevada Power würde bei Verwendung der doppelten Buchführung so aussehen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.01.2020	Dienstprogramme	175,00
	Bargeld		175,00

Die Verwendung der doppelten Buchführung hilft Ihnen, Ihre geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben besser zu verfolgen, was für Steuerzwecke sowie für die Erstellung von Budgets und Jahresabschlüssen wichtig ist.

Denken Sie daran, dass der IRS Änderungen zur Jahresmitte missbilligt, also seien Sie bereit, sich mindestens ein Jahr daran zu halten, wenn Sie Ihre Entscheidung treffen.

Profi-Tipp: Bevor Sie sich zur einfachen Buchführung verpflichten, probieren Sie einige Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen aus und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach die doppelte Buchführung sein kann.

2. Entscheiden Sie sich zwischen Kassen- oder Periodenrechnung

Wie bei der einfachen oder der doppelten Buchführung müssen Sie vor Beginn der Buchführung entscheiden, ob Sie die Kassen- oder Periodenbuchhaltung verwenden möchten.

Die Kassenbuchhaltung erfasst eine Transaktion, wenn Geld getauscht wird. Mit anderen Worten, die Kosten für die Stromrechnung werden erfasst, wenn die Rechnung bezahlt wird; nicht, wenn es empfangen wird.

Bei der periodengerechten Buchführung werden die Ausgaben nach Erhalt der Rechnung erfasst. Auch hier können sehr kleine Unternehmen die Kassenbuchhaltung verwenden, aber die periodengerechte Buchführung ermöglicht es Ihnen, Ausgaben im richtigen Monat zu verbuchen, anstatt sie zu erhalten oder zu bezahlen.

Profi-Tipp: Wenn Sie bereits einen Mitarbeiter haben oder in Zukunft Mitarbeiter einstellen möchten, müssen Sie die periodengerechte Buchhaltung verwenden.

3. Erfahren Sie mehr über die Basiskonten

Es gibt drei grundlegende Konten, die Sie für alle Ihre Buchhaltungstransaktionen verwenden werden.

1. Vermögen: Vermögenswerte sind alles Wertvolle, das Sie besitzen, wie z. B. Ihre Kassenkonten, Ihre Forderungen, Ihr Gebäude, Ihre immateriellen Vermögenswerte oder Ihr Inventar.
2. Verbindlichkeiten: Verbindlichkeiten sind das, was Sie schulden, z. B. Ihre Verbindlichkeiten, Darlehen und Hypotheken.
3. Eigenkapital: Eigenkapital ist das Eigentum an dem Unternehmen, unabhängig davon, ob es sich nur um Sie als Eigentümer des Unternehmens oder um eventuelle Investoren oder Partner handelt.

Profi-Tipp: Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, ziehen Sie in Betracht, den in der Anwendung enthaltenen Standardkontenplan zu verwenden, der Vermögens-, Verbindlichkeits- und Eigenkapitalkonten umfasst.

4. Beginnen Sie mit der korrekten Eingabe Ihrer Transaktionen

Anstatt diese Quittung für später auf Ihren Schreibtisch zu werfen, ist es an der Zeit, sie ordnungsgemäß zu verbuchen.

Gerade einen Job für jemanden beendet? Schreiben Sie eine Rechnung und senden Sie diese an Ihren Kunden. Gerade eine Stromrechnung erhalten?

Anstatt es für eine spätere Zahlung beiseite zu legen, geben Sie es in Ihre Kreditorenbuchhaltung ein, damit es bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt werden kann. Jede noch so kleine Finanztransaktion sollte ordnungsgemäß aufgezeichnet werden.

Profi-Tipp: Überprüfen und genehmigen Sie Finanztransaktionen nach Erhalt und buchen Sie sie entsprechend. Viele Kleinunternehmer wählen einen Wochentag, an dem sie ihre Kreditorenbuchhaltung bearbeiten oder Kundenzahlungen erfassen.

5. Gleichen Sie Ihre Bankkonten ab

Wenn Sie Ihre Bankkonten mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft haben, ist die Abstimmung ein schneller und einfacher Vorgang.

Wenn nicht, können Sie Ihren Kontoauszug wahrscheinlich trotzdem in Ihre Buchhaltungssoftware importieren, um den Abstimmungsprozess zu vereinfachen. Andernfalls müssen Sie mit dem Abgleich warten, bis Sie Ihren Kontoauszug erhalten.

In jedem Fall muss dies regelmäßig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Ihr endgültiger Kontoauszug mit Ihrem Hauptbuch-Barsaldo übereinstimmt.

Profi-Tipp: Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, sollten Sie diese mit Ihren Bankkonten verknüpfen. Das Verfahren ist genauso sicher wie das Online-Banking und ermöglicht Ihnen eine unkomplizierte und zeitnahe Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Darüber hinaus übernimmt es einen Großteil des Abstimmungsprozesses am Monatsende für Sie.

6. Erstellen Sie Ihre Jahresabschlüsse

Zugegeben, dieser Prozess wird nicht einfach sein, wenn Sie keine Buchhaltungssoftware verwenden, aber um zu wissen, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt, müssen Sie eine genaue Darstellung dieser Leistung haben. Finanzberichte tun genau das.

Zu den drei Hauptabschlüssen, die am Monatsende erstellt werden sollten, gehören:

• Bilanz: Eine Bilanz zeigt die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Datum.
• Ertragsrechnung: Besonders wichtig, wenn Sie versuchen, externe Finanzmittel oder Investoren zu gewinnen, zeigt eine Gewinn- und Verlustrechnung die Nettoeinnahmen Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum.
• Kapitalflussrechnung: Kapitalflussrechnungen sollen Ihnen Einzelheiten zu Ihrem geschäftlichen Cashflow liefern und sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Geldsummen für einen bestimmten Zeitraum anzeigen.

Profi-Tipp: Für genauere Finanzberichte ist eine Buchhaltungssoftware der richtige Weg.

Die beste Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wie Sie Geschäftsausgaben mit einer Tabellenkalkulationsanwendung verfolgen können, ist eine Buchhaltungssoftware möglicherweise die Antwort. Buchhaltungssoftware wurde entwickelt, um kleinen Unternehmen die Abwicklung von Buchhaltungs- und Buchhaltungsaufgaben zu erleichtern.

Sehen Sie sich unbedingt unsere Buchhaltungssoftware-Rezensionen an, um festzustellen, welche Anwendung für Ihr Unternehmen geeignet sein könnte, aber hier sind einige Optionen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Wave-Accounting

Wave Accounting ist perfekt für Einzelunternehmer und Freiberufler und bietet eine Vielzahl von Buchhaltungsfunktionen wie Verkäufe, Einkäufe, Bankgeschäfte und Berichtsoptionen.

Die Verkaufsfunktion macht es einfach, eine benutzerdefinierte Rechnung für Ihre Kunden zu erstellen, mit der Möglichkeit, Online-Zahlungen zu akzeptieren.

Sie können in Wave auch Lieferantenrechnungen und Zahlungen nachverfolgen sowie Geschäftsausgaben nachverfolgen, indem Sie einfach mit Ihrem Smartphone ein Foto einer Quittung machen.

Verknüpfen Sie für eine einfache Bankabstimmung Ihre Finanzinstitute mit Wave für eine gute Ausgabenverfolgung und Monatsendabstimmung.

Kashoo

Kashoo wurde für kleine Unternehmen entwickelt und bietet eine All-Inclusive-Preisstruktur, und Sie können ohne zusätzliche Kosten zusätzliche Benutzer zu Kashoo hinzufügen.

Kashoo 2.0 wurde gerade im Frühjahr 2020 veröffentlicht und enthält eine vollständig aktualisierte Benutzeroberfläche, die funkelnd neu aussieht. Obwohl anders im Aussehen, enthält Kashoo 2.0 immer noch die gleichen Funktionen, aber einige neue wurden hinzugefügt, einschließlich Rechnungszahlung, Kontakte, Konten und Steuern.

Eine neue Ergänzung zu Kashoo 2.0 ist der Posteingang, der als zentrales Repository zum Anzeigen aktueller Banktransaktionen dient, die von Ihren verbundenen Bankkonten importiert wurden, und Ihnen einen schnellen Überblick über alle Transaktionen bietet. Wenn Sie keine Bankkonten verbinden, bleibt der Posteingang leer.

Sage Business Cloud-Buchhaltung

Sage Business Cloud Accounting ist eine gute Option für Einzelunternehmer, Freiberufler und Berater und enthält einige großartige Buchhaltungsfunktionen wie Verkäufe, Ausgaben, Kontakte und Bankgeschäfte.

Die Anwendung enthält auch ein anständiges Bestandsverwaltungssystem, was sie zu einer guten Option für diejenigen macht, die Produkte verkaufen, insbesondere Online-Verkäufer.

Neben der Rechnungsstellung können Sie mit Sage Business Cloud Accounting Angebote und Kostenvoranschläge erstellen, jedem Kundenkonto Gutschriften hinzufügen und sogar eine Reihe von Schnelleinträgen veröffentlichen.

Sie können die Anwendung mit Ihren Bankkonten verbinden, und Sage Business Cloud Accounting bietet auch Lieferantenrechnungsverwaltung und gute Finanzberichte.

Buchhaltung muss nicht schwierig sein

Buchhaltung für Anfänger kann verwirrend sein. Die meisten Online-Buchhaltungssoftwareanwendungen haben es jedoch leicht gemacht, alle Buchhaltungsgrundlagen zu handhaben, die Ihr Unternehmen benötigt.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, wie Sie Ihre Buchhaltung führen sollen, können Sie Ihre Buchhaltung an einen Buchhaltungsservice auslagern.