So schreiben Sie eine Rechnung:Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Schreiben von Rechnungen mag für angehende Geschäftsinhaber schwierig zu meistern sein, aber nur ein paar schnelle Schritte lassen es erscheinen viel einfacher. Hier sind die fünf Schritte von The Ascent, um eine großartige Rechnung zu schreiben.

Sie haben sie wahrscheinlich Ihr ganzes Leben lang regelmäßig erhalten und dem Dokument selbst wenig oder gar keine Aufmerksamkeit geschenkt. Aber wenn Sie ein Geschäftsinhaber, ein Freiberufler oder ein Einzelunternehmer sind, müssen Sie in der Lage sein, eine Rechnung zu erstellen, wenn Sie bezahlt werden möchten.

Die gute Nachricht ist, dass das Schreiben einer Rechnung mithilfe von Software einfach ist, und viele der besten Buchhaltungssoftwareanwendungen haben es mit Rechnungsvorlagen und Anpassungen, die in ihren Produkten enthalten sind, noch einfacher gemacht.

Es gibt fünf einfache Schritte zum Erstellen einer Rechnung, aber es ist wichtig, dass jeder Schritt richtig ausgeführt wird. Das Überspringen eines Schritts, wie z. B. das Ausfüllen des Fälligkeitsdatums, kann zu Zahlungsverzögerungen führen, und die Eingabe falscher Überweisungsinformationen kann dazu führen, dass eine Zahlung an die falsche Adresse gesendet oder auf das falsche Bankkonto eingezahlt wird.

Auf einen Blick:So schreiben und versenden Sie Ihre erste Rechnung

• Schritt 1: Personalisieren Sie die Rechnung, um Ihr Unternehmen widerzuspiegeln.
• Schritt 2: Füllen Sie alle erforderlichen Kundeninformationen aus.
• Schritt 3: Vergeben Sie Bedingungen und füllen Sie das Fälligkeitsdatum aus.
• Schritt 4: Erklären Sie, wofür die Rechnung bestimmt ist.
• Schritt 5: Fügen Sie Überweisungsinformationen oder einen Link zur Online-Zahlung hinzu.

Grundlagen der Rechnungsstellung:Was Sie wissen müssen

Herzlichen Glückwunsch zum eigenen Unternehmen! Es ist ein großer Schritt und Ihre Tage werden wahrscheinlich sowohl mit Herausforderungen als auch mit Belohnungen gefüllt sein.

Die gute Nachricht ist, dass Ihnen als Unternehmer eine enorme Menge an Ressourcen zur Verfügung steht. Wahrscheinlich haben Sie sich bereits für einen Namen und eine Rechtsform für Ihr Unternehmen entschieden. Also, was sollten Sie als Nächstes tun?

Wenn Sie bezahlt werden möchten (und wer nicht?), müssen Sie lernen, wie man eine Rechnung schreibt. Wenn Sie bereits mit dem Rechnungserstellungsprozess vertraut sind, ist das großartig. Wenn Sie jedoch nichts über das Erstellen einer Rechnung wissen oder nur eine Auffrischung wünschen, lesen Sie bitte weiter.

Für diejenigen, die nicht genau wissen, was eine Rechnung ist, ist es einfach eine Möglichkeit, Gelder einzuziehen, die Ihrem Unternehmen geschuldet werden. Jedes Mal, wenn Sie einen Artikel verkaufen, egal ob es sich um eine Baseballkappe oder ein Paar Ohrringe handelt, und Sie zum Zeitpunkt des Verkaufs keine Zahlung für diese Artikel erhalten, möchten Sie möglicherweise eine Rechnung erstellen.

Das Gleiche gilt für die Erbringung einer Dienstleistung, sei es die Reparatur eines Rohrbruchs oder die Erstellung eines professionellen Berichts für einen Kunden. Was auch immer Ihr Unternehmen ist, ob Sie Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, wenn Sie bereit sind, die Zahlung für diese Artikel oder Dienstleistungen zu einem späteren Zeitpunkt zu akzeptieren, müssen Sie eine Rechnung erstellen.

Wie man eine Rechnung richtig schreibt und versendet

Ihre Buchhaltungssoftware ist der wahrscheinlichste Ort, an dem Sie eine Rechnung erstellen werden. Wenn Sie derzeit keine Buchhaltungssoftware verwenden, empfehle ich Ihnen dringend, dies zu tun.

Zur Not gibt es jedoch auch zahlreiche Rechnungsvorlagen, die Sie aus dem Internet oder aus einer Anwendung wie Microsoft Word herunterladen können, die Ihnen den Einstieg in die Rechnungsstellung an Ihre Kunden erleichtern. In jedem Fall werden dieselben Informationen benötigt, um eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen.

Hier ist, was Sie brauchen, in fünf einfachen Schritten.

Schritt 1:Personalisieren Sie die Rechnung

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden oder auf dem Markt für eine solche für Ihr Unternehmen sind, werden Sie Ihre Rechnungen wahrscheinlich damit erstellen. Die meisten der heute auf dem Markt erhältlichen Buchhaltungssoftwareanwendungen bieten hervorragende Rechnungsstellungsfunktionen mit der Option, die Rechnung so anzupassen, wie Sie es für richtig halten.

In den meisten Fällen werden die Geschäftsinformationen, die Sie in Ihre Software eingeben, wie Firmenname, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, automatisch in jede von Ihnen erstellte Rechnung eingetragen.

Aber viele Buchhaltungssoftwareanwendungen gehen noch einen Schritt weiter und bieten Ihnen die Möglichkeit, die Rechnung anzupassen, indem Sie Ihr Firmenlogo, Ihren Slogan oder Ihr Farbschema hinzufügen. Das Anpassen Ihrer Rechnung an Ihr Unternehmen ist zwar nicht unbedingt erforderlich, macht sie für Ihre Kunden jedoch besser erkennbar und kann Ihnen dabei helfen, etwas schneller bezahlt zu werden.

Schritt 2:Geben Sie die Kundendaten ein

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun möchten, ist die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Kunden oder Klienten. Wenn Sie ein kleiner Geschenkeladen sind, bedeutet die richtige Verwaltung Ihrer Kunden, dass Sie eine Möglichkeit haben, mit ihnen über Sonderangebote und andere Werbeaktionen oder Kampagnen zu kommunizieren.

Dasselbe gilt für Dienstleistungsunternehmen. Wenn Sie Ihren Kunden Kredit gewähren, müssen Sie unter dem Strich sicherstellen, dass Sie die entsprechenden Informationen für diese Kunden in den Akten haben, einschließlich einer genauen Postanschrift, E-Mail-Adresse und Kontaktstelle.

Eine unvollständige Postanschrift oder eine falsche E-Mail-Adresse kann die Zahlungsabwicklung wochenlang aufhalten. Sie sollten auch jeder von Ihnen erstellten Rechnung eine benutzerdefinierte Nummer zuweisen, die jedoch normalerweise automatisch von Ihrer Buchhaltungssoftware ausgefüllt wird.

Schritt 3:Bedingungen und Fälligkeitsdatum der Rechnung zuweisen

Das Zuweisen von Bedingungen an Ihre Kunden bedeutet einfach, dass Sie festlegen, wie lange sie zahlen müssen. In vielen Fällen Netto 30 ist die Standardlaufzeit, was bedeutet, dass Ihr Kunde oder Auftraggeber 30 Tage ab Rechnungsdatum Zeit hat, um Sie zu bezahlen.

Wenn sie nicht vor Ablauf der 30 Tage zahlen, können Sie Verzugsgebühren auf den überfälligen Betrag anwenden. Für Neukunden können Sie Fällig bei Erhalt verwenden als Zahlungsziel, was bedeutet, dass die Rechnung sofort nach Erhalt fällig ist. Netto 10 Begriffe sind ebenfalls üblich, aber es bleibt Ihnen als Geschäftsinhaber überlassen, zu bestimmen, welche Bedingungen für welche Kunden gelten sollen.

Schritt 4:Erklären Sie, wofür die Rechnung bestimmt ist

Wenn Sie ein Produkt verkaufen, fügen Sie die Beschreibung des Produkts sowie die Menge und den Preis pro Artikel hinzu.

Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen, möchten Sie wahrscheinlich eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen und der Gegenleistung des Kunden beifügen. Wenn Sie wie bei der obigen Rechnung einen benutzerdefinierten Bericht erstellt haben, sollten diese Informationen ordnungsgemäß in der Rechnung angezeigt werden.

Wenn Sie die geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung stellen, möchten Sie wahrscheinlich einen Rechnungsstil verwenden, der diese Informationen widerspiegelt.

Schritt 5:Überweisungsinformationen oder Online-Zahlungslink hinzufügen

Sobald Ihre Rechnung fertig ist, können Sie sie ausdrucken und an Ihren Kunden senden oder die Rechnung direkt per E-Mail versenden. Die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen bieten auch die Möglichkeit, eine Online-Zahlungsoption einzuschließen, mit der Ihre Kunden schnell und einfach per Kreditkarte oder ACH-Überweisung direkt von der Rechnung bezahlen können.

Sie müssen zwar Servicegebühren zahlen, wenn Sie sich für Online-Zahlungen entscheiden, aber der wirkliche Vorteil ist, dass Sie wahrscheinlich viel schneller bezahlt werden.

Wenn Sie sich jedoch für eine traditionellere Zahlungsmethode entscheiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Überweisungsinformationen auf Ihrer Rechnung korrekt sind, damit Ihre Kunden wissen, wohin sie ihre Zahlungen senden müssen.

Benötigen Sie eine Rechnungsvorlage?

Es gibt zwar viele Rechnungsvorlagen, die Sie verwenden können, um Ihren Kunden Rechnungen zu stellen, aber Sie können Ihr gesamtes Unternehmen besser verwalten, indem Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden.

Es gibt viele Anwendungen zur Verfügung. Einige unserer Favoriten, Wave Accounting, Xero und QuickBooks Online, bieten hervorragende Rechnungsfunktionen sowie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen anzupassen.

Besser abrechnen, schneller bezahlt werden

Die Rechnungsstellung bleibt eine Schlüsselkomponente für die Verwaltung Ihres Unternehmens. Insbesondere Kleinunternehmer werden sicher sein wollen, dass sie pünktlich und ordnungsgemäß Rechnungen stellen, denn je schneller Sie eine Rechnung versenden, desto schneller werden Sie bezahlt.