Verwenden von Pro-Forma-Rechnungen:Ein Leitfaden für kleine Unternehmen

Eine Proforma-Rechnung ist überhaupt keine Rechnung, sondern eine informelle Kaufvereinbarung zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Erfahren Sie, was eine Pro-forma-Rechnung ist und welche Vorteile sie hat.

Wenn Sie noch nie von einer Proforma-Rechnung gehört haben, sind Sie nicht allein. Pro forma ist ein lateinischer Begriff und bedeutet „der Form halber“ und wird Ihren Kunden aus Höflichkeit und nicht als verbindliches Dokument zur Verfügung gestellt. In den meisten Fällen liegt eine Proforma-Rechnung irgendwo zwischen einem Angebot und einer fertigen Rechnung und wird verwendet, um Kunden über die Endkosten von Waren und Dienstleistungen zu informieren.

Überblick:Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist überhaupt keine Rechnung, sondern eine Vorstufe zum Rechnungsschreiben. Unternehmen verwenden Proforma-Rechnungen, wenn sie ihren Kunden einen Kostenvoranschlag oder ein Angebot für Waren oder Dienstleistungen unterbreiten, und sie dienen dazu, Ihre Kunden über die endgültigen Kosten einer Verkaufstransaktion zu informieren.

Pro-Forma-Rechnungen werden, sofern verwendet, immer vor der Lieferung von Waren und Dienstleistungen an Ihre Kunden gesendet. Sie können besonders nützlich für Unternehmen sein, die Produkte weltweit versenden, da sie dem Zollpersonal die Details liefern, die es bezüglich der Art der in der Sendung enthaltenen Waren, der Menge, des Preises, des Gewichts und anderer Spezifikationen benötigt.

Die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen können eine Proforma-Rechnung erstellen, aber wie bei der manuellen Buchhaltung werden die auf einer Proforma-Rechnung bereitgestellten Informationen nie im Hauptbuch erfasst, bis sie zu einer regulären Rechnung für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren werden.

Pro-Forma-Rechnung vs. reguläre Rechnung:Was ist der Unterschied?

Es gibt viele Ähnlichkeiten zwischen einer Proforma-Rechnung und einer regulären Rechnung. Beide bieten Details wie die Anzahl der verkauften Artikel, die Stückkosten und die endgültigen Kosten sowie Versandinformationen.

Aber es gibt ebenso viele Unterschiede zwischen einer Pro-Forma-Rechnung und einer regulären Rechnung, wie es Ähnlichkeiten gibt, angefangen bei ihrer rechtlichen Stellung. Eine Pro-forma-Rechnung kann aus Kulanz versandt werden, stellt aber im Gegensatz zu einer regulären Rechnung keine verbindliche Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer dar.

Proforma-Rechnung:	Standardrechnung:
Ist ein unverbindliches Dokument, das nur zu Informationszwecken gesendet wird	Ist ein verbindliches Dokument, zu dessen Zahlung der Käufer verpflichtet ist
Wird immer vor Erhalt von Waren und Dienstleistungen versendet	Wird versendet, nachdem die gekauften Waren und Dienstleistungen eingegangen sind
Die endgültigen Bedingungen und Preise sind verhandelbar	Ist nicht verhandelbar
Wird nicht in einem Abrechnungssystem erfasst	Wird bei der Ausstellung in ein Buchhaltungssystem eingegeben
Ist zeitlich begrenzt gültig	Bleibt gültig, bis die Bedingungen erfüllt sind

3 Vorteile bei der Verwendung einer Pro-Forma-Rechnung

Während einige Geschäftsinhaber das Erstellen und Versenden einer Pro-forma-Rechnung unnötig finden, bietet die Verwendung dieser Art von Rechnung einige Vorteile.

1. Sie liefern relevante Details vor der Lieferung

Eine Pro-forma-Rechnung bietet Ihren Kunden viele der Details, die auf der Endrechnung zu finden sind, einschließlich einer Aufschlüsselung aller bestellten Artikel und ihrer Kosten. Alle relevanten Verkaufsbedingungen sollten ebenfalls enthalten sein.

Sie müssen keine endgültigen Bedingungen wie das Fälligkeitsdatum oder eine Rechnungsnummer hinzufügen, bis die endgültige Rechnung erstellt ist. Darüber hinaus können Proforma-Rechnungen verwendet werden, um Kunden über voraussichtliche Liefertermine zu informieren.

2. Bietet ein gewisses Maß an Engagement sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer

Obwohl unverbindlich, weist eine Pro-Forma-Rechnung auf ein informelles Maß an Verpflichtung sowohl des Käufers als auch des Verkäufers hin. Eine Pro-Forma-Rechnung kann auch als Angebot oder Bestellung für Ihren Kunden dienen, was in vielen Fällen für ihn notwendig sein kann, um den Verkauf genehmigen und die endgültige Rechnung bezahlen zu lassen.

3. Kann als Verhandlungsinstrument dienen

Da eine Pro-Forma-Rechnung alle relevanten Verkaufsinformationen enthält, bietet sie sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen. Auch wenn sich dies für Ihre Kunden als vorteilhafter erweisen kann, kann es langfristig auch dazu beitragen, die Kundenbindung zu stärken.

Beispiel einer Proforma-Rechnung

Eine Pro-Forma-Rechnung hat fast alle die gleichen Details wie eine normale Rechnung, mit Ausnahme einer Rechnungsnummer. Pro-Forma-Rechnungen können auch Versandinformationen anzeigen, um sicherzustellen, dass die Sendung reibungslos durch den Zoll gehen kann (Rechnungssoftware kann dabei helfen).

Beachten Sie, dass die Pro-Forma-Rechnung weder als Pro-Forma-Rechnung gilt noch Pro-Forma-Bedingungen oder eine Pro-Forma-Zahlungsoption bietet, da sie nur zu Informationszwecken verwendet werden soll. Nur eine normale Rechnung sollte diese Artikel enthalten.

Eine weitere Gelegenheit, bei der eine Pro-Forma-Rechnung nützlich sein kann, ist, wenn Sie Waren in Kommission an Ihre Kunden verkaufen. Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie eine Proforma-Rechnung für Konsignationsverkäufe verwendet werden kann.

Sobald die Sendungsnummern festgelegt sind, wird eine reguläre Rechnung zur Zahlung aller verkauften Artikel versendet.

Wann Sie eine Pro-Forma-Rechnung einer regulären Rechnung vorziehen sollten

Eine Pro-Forma-Rechnung ersetzt niemals eine reguläre Rechnung, sondern wird zusätzlich zu einer regulären Rechnung verwendet. Eine Pro-Forma-Rechnung ist nicht für alle Verkäufe erforderlich, kann aber unter bestimmten Umständen hilfreich sein.

Wenn ein vorläufiger Kaufvertrag erforderlich ist

Eine Pro-Forma-Rechnung bietet Ihren Kunden eine detaillierte Abrechnung des Verkaufs vor dessen Abschluss. Diese Informationen können für Ihre Kunden wertvoll – oder manchmal sogar notwendig – sein.

Wenn Sie beispielsweise an eine Regierungsbehörde verkaufen, enthält eine Pro-forma-Rechnung diese mit den Details des Verkaufs, die sie benötigen, um den endgültigen Verkauf zu genehmigen. Eine Pro-Forma-Rechnung gibt Ihrem Kunden auch einen letzten Einblick in die Verkaufsbedingungen, einschließlich Preis- und Zahlungsbedingungen, und bietet die Möglichkeit, Änderungen oder Anpassungen in letzter Minute an einer Bestellung vorzunehmen.

Für internationale Versandzwecke

Eine der vorteilhaftesten Anwendungen einer Proforma-Rechnung ist der internationale Versand. Da die Proforma-Rechnung alle Details enthält, die zur Beschleunigung der Zollabfertigung erforderlich sind, verwenden viele Unternehmen diese Rechnungen für internationale Sendungen. Dadurch erhalten ihre Kunden eine Standardrechnung, sobald das Produkt von den Kunden freigegeben wurde und eingegangen ist.

Beim Verkauf von Artikeln in Kommission

Kommissionsverkauf ist immer eine heikle Angelegenheit, da nur verkaufte Artikel in Rechnung gestellt werden können. Dann ist eine Pro-Forma-Rechnung praktisch. Mit der Pro-Forma-Rechnung können Sie Ihrem Kunden eine Art vorläufige Rechnung mit detaillierten Angaben zu den versendeten Artikeln senden, sodass Sie ihm nach dem Verkauf der Artikel eine reguläre Rechnung ausstellen können.

Proforma-Rechnungen können nützlich sein

Nicht alle Unternehmen müssen Pro-Forma-Rechnungen verwenden. Wenn Sie beispielsweise Reinigungsdienste für Ihre Kunden anbieten, müssen weder Sie noch Ihr Buchhalter jemals eine Pro-forma-Rechnung für Ihre Kunden erstellen.

Für diejenigen, die ins Ausland, auf Kommission oder an Unternehmen verkaufen, die vor dem Abschluss eines Verkaufs eine formellere Vereinbarung benötigen, ist es jedoch ein Muss zu wissen, wie man eine Pro-Forma-Rechnung erstellt.