Ein Leitfaden zum Einrichten der automatisierten Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen

Die automatisierte Rechnungsstellung kann Ihnen Stunden der Rechnungsstellung an Kunden ersparen. Befolgen Sie die Tipps von The Ascent zur Einrichtung eines effektiven automatisierten Abrechnungssystems.

Bei Ascent geht es darum, Wege zu finden, Ihr kleines Unternehmen effizienter zu machen. Von der Marketingautomatisierung bis zur Nutzung von KI in der Buchhaltung – wir sind alle dafür, ein paar kleine Roboterfreunde im Leben vielbeschäftigter Kleinunternehmer willkommen zu heißen.

Die Abrechnung steht wahrscheinlich auf Ihrer Liste der Aufgaben, von denen Sie wissen, dass Sie sie erledigen müssen, aber lieber nicht. Lassen Sie uns Ihnen einen weiteren kleinen Roboter vorstellen, der Ihnen etwas von dieser Arbeitslast abnehmen kann.

Überblick:Was ist automatische Abrechnung?

Ein automatisiertes Abrechnungssystem bezieht sich auf eine Softwarelösung, die Kunden Rechnungen oder Rechnungen ohne wesentlichen manuellen Eingriff erstellt. Das System funktioniert besonders gut in Unternehmen, die Kunden jeden Monat einen wiederkehrenden Betrag über ein Abonnement- oder Retainer-Modell in Rechnung stellen.

Ein kleines Weingeschäft in meiner Nähe bietet beispielsweise einen monatlichen Service an, bei dem drei fachmännisch ausgewählte Flaschen Wein für 25 US-Dollar verpackt werden. Wenn sie ein automatisiertes Abrechnungssystem verwenden, müssen sie sich keine Gedanken über die manuelle Verarbeitung der wiederkehrenden Gebühr machen. Stattdessen würde sich ihre Abrechnungssoftware darum kümmern und sie nur benachrichtigen, wenn meine Karte abgelaufen ist oder nach mehreren Versuchen abgelehnt wurde.

Beratungs-, Anwalts- und Arztpraxen können ebenfalls von der Implementierung eines automatisierten Abrechnungssystems profitieren, auch wenn sie Kunden und Patienten keinen einheitlichen Betrag in Rechnung stellen.

Automatisierte Abrechnungssysteme stellen entweder Rechnungen an Kunden und akzeptieren Zahlungen oder berechnen Kunden automatisch eine hinterlegte Zahlungsmethode.

Die automatisierte Rechnungsstellung finden Sie in eigenständigen Softwarelösungen als Teil einer Rechnungssoftware oder in einer Buchhaltungssoftware enthalten. Wie Sie sich für die Einrichtung eines automatisierten Abrechnungssystems entscheiden, hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens und den in Ihrer aktuellen Softwarepalette verfügbaren Funktionen ab.

3 Vorteile der Einrichtung eines automatisierten Abrechnungssystems

Die automatische Rechnungsstellung kann Ihrem Unternehmen schneller Geld einbringen und Ihnen gleichzeitig eine große Aufgabe abnehmen.

1. Rechtzeitigere Rechnungsstellung

Das Abonnementmodell hat unter anderem deshalb so viel Popularität erlangt, weil es einen stetigen Einnahmestrom sicherstellt. Wesentlich für den Prozess ist jedoch eine zeitnahe Rechnungsstellung; Wenn Sie Kunden uneinheitliche Rechnungen stellen, erzielen Sie uneinheitliche Einnahmen.

Eine automatisierte Abrechnungssoftware muss nicht mit mehreren Jobs jonglieren, anders als Sie es als Kleinunternehmer tun. Automatisierte Abrechnungssysteme stellen Ihren Kunden pünktlich Rechnungen.

2. Zeitersparnis

Das Versenden von Geschäftsrechnungen kann Stunden dauern, insbesondere wenn Sie ein Papierrechnungssystem verwenden. Ich bin sicher, Sie möchten die Stunden, die Sie damit verbracht haben, Rechnungen zu drucken, zu falten, in Umschläge zu stopfen und Briefmarken anzubringen, zurückhaben.

Automatisierte Abrechnungssysteme arbeiten im Allgemeinen digital. Sie helfen Ihrem Unternehmen nicht nur, papierlos zu werden, sondern sparen auch den letzten Sonntag im Monat frei, den Sie der Rechnungsstellung widmen.

Darüber hinaus verfügen alle automatisierten Abrechnungssoftware über eine „Mahn“-Funktion, die abgelehnte Karten erneut versucht und Kunden über eine abgelaufene oder abgelehnte Zahlungsmethode benachrichtigt und sie auffordert, sie zu aktualisieren. Ohne die Automatisierung müssten Sie gültige Zahlungsinformationen erfassen.

3. Fehlerreduzierung

Kunden manuell zu belasten führt unweigerlich zu Schreibfehlern. Sie können menschliche Fehler vermeiden, indem Sie ein automatisiertes Abrechnungssystem richtig einrichten. Weniger menschliche Eingriffe führen zu weniger Abrechnungsfehlern, die Kunden ernsthaft verärgern können.

So richten Sie ein effektives automatisiertes Abrechnungssystem für Ihr Unternehmen ein

Das ideale automatisierte Abrechnungssystem erfordert wenig bis gar keine Aufmerksamkeit, nachdem Sie es eingerichtet haben. So beginnen Sie mit der Auswahl und Einrichtung eines neuen automatisierten Abrechnungssystems.

1. Informieren Sie sich über branchenspezifische Abrechnungssoftware

Arztpraxen können nicht dieselbe automatisierte Abrechnungssoftware wie Blumenläden verwenden. Wenn Sie beim Abrechnungsprozess besondere Aspekte berücksichtigen müssen, z. B. Versicherungszahlungen, stellen Sie sicher, dass Sie eine automatisierte Abrechnungslösung wählen, die dies berücksichtigen kann.

2. Sorgen Sie für die Integration mit vorhandener Buchhaltungssoftware

Stellen Sie sicher, dass Ihr automatisches Abrechnungssystem in Ihre Buchhaltungssoftware integriert ist, falls dies nicht bereits integriert ist.

Angenommen, Ihr Unternehmen verwendet die Periodenrechnungsmethode. Das Abrechnungssystem sollte automatisch Journalbuchungen aufzeichnen, die Einnahmen und Forderungen erkennen, wenn Rechnungen versandt werden, und Ihre Bücher erneut aktualisieren, wenn Kunden Zahlungen leisten. Cash-basierte Unternehmen erkennen Umsätze nur, wenn Kunden bezahlen.

Durch die Implementierung eines Abrechnungssystems, das nicht mit Ihrer Buchhaltungssoftware kommuniziert, wird Ihre aktuelle Abrechnungslast nur auf die Buchhaltung übertragen.

3. Kundenzahlungsdaten migrieren

Sobald Sie die richtige Abrechnungssoftware für die Anforderungen Ihres Unternehmens ausgewählt haben, können Sie damit beginnen, die Zahlungsinformationen Ihrer Kunden in das neue System zu importieren.

Ein Teil der Buchhaltungssoftware-Integration sollte eine nahtlose Kundendatenmigration beinhalten.

4. Richten Sie ein Kundenzahlungsportal ein

Nahezu alle automatisierten Abrechnungssysteme beinhalten ein kundenorientiertes Online-Portal, das Online-Zahlungen akzeptiert und es Kunden ermöglicht, Rechnungen herunterzuladen und ihre Zahlungsmethode zu aktualisieren.

Passen Sie das Zahlungsportal mit Ihrem Firmennamen und Logo an, damit Kunden wissen, dass sie sich auf der richtigen Website anmelden, um ihre Rechnungen zu bezahlen.

5. Rechnungen anpassen

Wenn Sie eine Abrechnungssoftware verwenden, um wiederkehrende Rechnungen zu erstellen, passen Sie diese an, indem Sie Ihren Firmennamen, Ihr Logo, automatische Zahlungsinformationen und Kontaktinformationen hinzufügen. Sie möchten nicht das Abrechnungssystem wechseln und Ihre Kunden sich fragen lassen, wen sie bezahlen.

6. Überprüfen Sie Transaktionen regelmäßig

Wenn Sie den Film I, Robot gesehen haben , Sie wissen, dass Sie nicht alles Robotern überlassen sollten. Gehen Sie regelmäßig in Ihr Abrechnungssystem und testen Sie es auf Richtigkeit. Garantieren Sie die Genauigkeit, indem Sie mindestens 10 % Ihrer monatlichen Transaktionen nach dem Zufallsprinzip auswählen, und stellen Sie dann sicher, dass sie den Betrag, den jeder Kunde schuldet, genau widerspiegeln.

Sie möchten auch überprüfen, ob Ihrer Abrechnungssoftware keine Kunden entgehen. Erstellen Sie einen Debitorenbericht aus Ihrer Buchhaltungssoftware und vergleichen Sie ihn mit der Liste der Kunden, denen in Ihrer Abrechnungssoftware Rechnungen ausgestellt wurden.

Tipps zur Verwendung eines automatisierten Abrechnungssystems

Hier sind einige Möglichkeiten, den Übergang zu einem neuen Abrechnungssystem zu erleichtern.

1. Informieren Sie Ihre Kunden

Phishing-Schemata überschwemmen viele unserer Posteingänge, und Sie möchten nicht, dass Kunden glauben, eine neu gestaltete Rechnung sei der neueste Versuch eines Betrügers, sie um Hunderte von Dollar zu betrügen.

Senden Sie vor dem Wechsel eine spezielle E-Mail oder fügen Sie einen Vermerk auf der Schlussrechnung hinzu, in dem Sie Ihren Wechsel zu einem aktualisierten Abrechnungssystem erläutern.

2. Erwägen Sie eine Anpassung der Zahlungsbedingungen

Die Einrichtung eines neuen Abrechnungssystems ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Zahlungsbedingungen anzupassen.

Nehmen wir an, dass Ihr Unternehmen vor der Implementierung eines automatisierten Abrechnungssystems Kunden per Post mit 30 Netto-Zahlungsbedingungen in Rechnung gestellt hat. Ihr neues System ist völlig papierlos, d. h. es gibt keine Verzögerung zwischen der Rechnungsstellung und dem Erhalt der Kundenrechnungen, und die Kunden können ihre Rechnungen online bezahlen. Es ist vernünftig, Ihre Zahlungsbedingungen im Austausch für den zusätzlichen Komfort zu verkürzen.

3. Erkunden Sie die Optionen für Zahlungsmethoden

Viele automatisierte Abrechnungssoftware-Tools verfügen über Online-Portale, die es Kunden ermöglichen, Rechnungen mit einer beliebigen Anzahl von Zahlungsmethoden zu bezahlen, von elektronischen Schecks bis hin zu gängigen Kreditkarten. Wenn Ihr Unternehmen nur eingesandte Schecks akzeptiert, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um Kunden die Zahlung bei Ihnen zu erleichtern.

Ich werde dir später nichts in Rechnung stellen

Wir alle lieben es, bezahlt zu werden, aber nicht jeder liebt es, Stunden damit zu verbringen, Kunden Rechnungen zu stellen und die Buchhaltung dafür zu führen. Die automatisierte Rechnungsstellung bietet kleinen Unternehmen den Vorteil, dass sie Kunden jetzt – nicht später – Rechnungen stellen können, ohne dass der Liste eine weitere lästige Aufgabe hinzugefügt wird.