Verwaltung der Geschäftskontinuität bei gleichzeitiger Verhinderung von Betrug

Die globale COVID-19-Pandemie hat die Arbeitsweise vieler Unternehmen zumindest kurzfristig verändert. Viele Unternehmen mussten den Zugang zu Büros schließen oder einschränken, die Arbeit von zu Hause aus fördern oder vorschreiben und Veranstaltungen und Versammlungen absagen. Es ist überall oberstes Gebot, die Notwendigkeit der Distanzierung von Mitarbeitern mit der Fortsetzung des lebenswichtigen Geschäfts in einer angeschlagenen Wirtschaft in Einklang zu bringen. Selbst die besten Business-Continuity-Pläne haben die Umstände, in denen wir uns jetzt befinden, nicht berücksichtigt.

Leider sind Betrugsversuche eine Aktivität, die eine große Anzahl von Unternehmen betrifft, sich aber während der Pandemie wahrscheinlich nicht verlangsamen wird. Laut der Payments Fraud and Control Survey 2020 der Association for Financial Professionals (AFP) waren 81 % der Unternehmen im vergangenen Jahr Ziel von Zahlungsbetrug, wobei Betrüger alles von Business Email Compromise (BEC) bis hin zu geänderten Schecks, Banküberweisungen und Unternehmen nutzten Kreditkarten und Mitarbeiterdiebstahl.

Die gute Nachricht ist jedoch, dass Unternehmen proaktive Schritte unternehmen können, um Betrug einzudämmen und gleichzeitig die Geschäftskontinuität zu verbessern.

Versagen Sie nicht bei E-Mails

Die AFP-Umfrage stellt fest, dass Business Email Compromise (BEC) insgesamt 75 % der Unternehmen betrifft und jetzt die am häufigsten gemeldete Quelle von Zahlungsbetrugsangriffen ist, wobei 61 % der Unternehmen BEC als Angriffsquelle angeben.

BEC ist eine Form des Betrugs, bei der Mitarbeiter per E-Mail angegriffen werden, um Zugang zu Unternehmensfinanzen zu erhalten und Einzelpersonen zu Geldüberweisungen zu verleiten. Ein Beispiel für BEC ist, wenn Angreifer Zugriff auf das E-Mail-Konto einer Führungskraft erhalten und dann ihr Verhalten überwachen. Die Angreifer erkennen, wann die Führungskraft auf Reisen oder am anfälligsten ist, und senden eine Notiz, in der sie zur Zahlung aufgefordert werden, oder damit ein Mitarbeiter auf einen Link klickt, bei dem es sich um Malware handelt.

Um BEC zu verhindern, braucht es einen Plan, sichere Tools und Schulungen für alle. Das bedeutet, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die richtige Schulung zur Betrugserkennung erhalten, was normalerweise regelmäßige Schulungen mit Ihrem Team erfordert. Konzentrieren Sie sich darauf, eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter frei fühlen, ungewöhnliches Verhalten oder E-Mails offen zu teilen. Den Mitarbeitern zu helfen, sich befähigt und gebildet zu fühlen, ist der Schlüssel, um BEC aufzuhalten.

Wirf das Papier weg 

Schecks sind nach wie vor die Zahlungsmethode, die am stärksten von Betrugsaktivitäten betroffen ist. Laut der AFP-Umfrage waren 2019 74 % der Unternehmen davon betroffen. Dies war ein Anstieg gegenüber 2018 und der erste Anstieg dieser Art von Betrug seit 2010.

Wenn Sie immer noch regelmäßig Schecks verwenden, gibt es mehrere Gründe, eine Umstellung auf elektronische Zahlungsmethoden in Betracht zu ziehen, wie z. B. ein kommerzielles Kartenprogramm, das eine Vielzahl von geschäftlichen Ausgabenanforderungen erfüllen kann. Neben der Verhinderung von Zahlungsbetrug können Firmenkarten auch Unternehmen helfen:

• Erhöhen Sie den Cashflow
• Rechnungen schneller bezahlen
• Bewahren Sie Bar- und Floatzahlungen für längere Zeit auf
• Nehmen Sie an Prämienprogrammen teil und erhalten Sie Cashback und Rabatte
• Senken Sie die Verwaltungskosten, indem Sie Zahlungen rationalisieren und Mitarbeitereinkäufe automatisch abgleichen
• Sparen Sie Transaktionsgebühren – die mittleren Kosten für die Bearbeitung eines Papierschecks betragen 3 $, das Doppelte der Kosten einer Einkaufskartentransaktion

Aus Sicherheitssicht ermöglichen integrierte Schutzmaßnahmen wie EMV-Chips und Zahlungskontrollen den Administratoren, Kartenausgaben genau zu überwachen und zu regulieren, wodurch eine Infrastruktur für das Betrugsrisikomanagement geschaffen wird, die erheblich stärker ist als die von Schecksicherheitssystemen.

Geschäftskontinuität in jeder Umgebung

Während wir daran arbeiten, Betrug einzudämmen und die Geschäftskontinuität während der Pandemie und in Zukunft sicherzustellen, sind die folgenden drei wichtigen Schritte zu beachten:

• Prozesse straffen und digitalisieren, damit sie auch in Krisenzeiten funktionieren. Wenn Ihr Team über Heimbüros verteilt ist, ist es von entscheidender Bedeutung, von überall aus auf Systeme zugreifen und Zahlungen genehmigen zu können. Sicherer Remote- und mobiler Zugriff ermöglicht es den richtigen Genehmigern, Zahlungsinformationen unabhängig von ihrem physischen Arbeitsort einfach anzuzeigen, zu genehmigen und abzugleichen. Die Automatisierung Ihres Kreditorenprozesses trägt auch dazu bei, die Barreserven für wichtige Stakeholder besser sichtbar zu machen.
• Verwandeln Sie Schecks in elektronische Zahlungen, die überall getätigt werden können. Durch die Umstellung auf ACH- und virtuelle Kartenzahlungen und die Auslagerung Ihres verbleibenden Scheckstapels können Sie die physischen Herausforderungen des internen Druckens und Versendens von Schecks vermeiden und dabei Geld sparen.
• Verbessern Sie die Sicherheit und reduzieren Sie das Risiko weltweit. Die Bedeutung der Sicherheit kann nicht genug betont werden. Der richtige Partner kann Ihr Risiko drastisch reduzieren, indem er sensible Lieferantenzahlungsinformationen in Ihrem Namen verwaltet, authentifiziert und speichert. Dieser Partner kann Ihnen auch dabei helfen, die wachsende Abhängigkeit von E-Mail und digitaler Kommunikation, die Gefährdung durch potenzielle BEC und andere immer häufigere Versuche, Geld von Ihrem Unternehmen abzuzweigen, zu bewältigen.

Partner für den Erfolg

Betrug ist ein wichtiger Aspekt für alle Unternehmen und wird immer komplizierter, insbesondere in der sich ständig weiterentwickelnden Umgebung von heute. Aber Maßnahmen zu ergreifen, um den Betrügern immer einen Schritt voraus zu sein, indem Sie eng mit Mitarbeitern zusammenarbeiten und wichtige Partner engagieren, kann Unternehmen dabei helfen, sich zu schützen.

Dieser Artikel und Interviews mit Uma erschienen auch in AZ Big Media‡, Kansas City Business Journal‡,  PYMTS.com‡.

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