Wie Ihr Unternehmen Scheckbetrug vermeiden kann

Scheckbetrug ist eine der häufigsten Betrugshandlungen gegen kleine Unternehmen. Erfahren Sie mehr darüber und wie Sie Ihr Unternehmen schützen können.

Scheckbetrug betrifft alle. Es betrifft das Rentnerehepaar auf der Straße, das versehentlich einen gefälschten Scheck hinterlegt hat und jetzt 500 Dollar aus hat. Es betrifft Ihren Supermarkt in der Nähe, der in den letzten Monaten Tausende von Dollar an zurückgegebenen Schecks erhalten hat. Es betrifft Finanzinstitute, die Schecks für Kunden einlösen, die wissentlich kein verfügbares Guthaben auf ihrem Konto haben.

Scheckbetrug kann sich auch auf Ihr kleines Unternehmen auswirken. Während viele Geschäftsinhaber einfach aufgehört haben, Schecks zu verwenden, verwenden viele dieser Kunden weiterhin Schecks, um ihre Geschäftsausgaben zu bezahlen.

Wie schützen Sie sich und Ihr Unternehmen vor betrügerischen Kontrollen? Wenn die Verwendung oder Annahme von Schecks in Ihrem Unternehmen keine Option ist, gibt es andere Möglichkeiten, um zu verhindern, dass Scheckbetrug Ihr Unternehmen beeinträchtigt.

Überblick:Was ist Scheckbetrug?

Scheckbetrug kann viele Formen annehmen, aber in den meisten Fällen handelt es sich um den Versuch, Waren mit einem gestohlenen, veränderten oder gefälschten Scheck zu bezahlen. Andere Fälle von Betrug umfassen das Ausstellen eines Schecks an eine Einzelperson oder ein Unternehmen mit dem Wissen, dass das Konto nicht genügend Geld enthält, um den Betrag zu decken.

Weitere Fälle von Scheckbetrug können die Verwendung gestohlener Schecks zur Bezahlung von Waren oder die Erstellung und Verwendung gefälschter Schecks sein. Und mit der heutigen Technologie kann es schwierig sein, bei der ersten Prüfung festzustellen, ob ein Scheck gültig ist.

Mit vielen Buchhaltungssoftwareanwendungen, die die elektronische Rechnungszahlung mit ACH anbieten, können Sie die Verwendung von Schecks in Ihrem Unternehmen eliminieren. Wenn diese Option jedoch nicht möglich ist, sollten Sie sich unbedingt etwas Zeit nehmen, um sich über Scheckbetrug zu informieren und zu verhindern, dass er Probleme in Ihrem Unternehmen verursacht.

4 Arten von Scheckbetrug

Scheckbetrug beinhaltet typischerweise die illegale Verwendung von Schecks. Während einige Formen des Scheckbetrugs, wie z. B. Floating, aufgrund der elektronischen Scheckgenehmigung schwieriger geworden sind, hat die Verwendung gefälschter Schecks aufgrund der Möglichkeit zugenommen, Schecks zu reproduzieren, die wie echt aussehen. Die folgende Liste, die jedoch nicht vollständig ist, hebt vier der häufigsten Arten von Scheckbetrug hervor.

1. Schweben prüfen

Vor der Einführung von Debitkarten üblicher, wird der Akt des Schecktauschs heute fortgesetzt, wenn auch in geringerem Umfang. Jahrzehntelang haben Menschen Scheckfloating als Form eines Zahltagdarlehens verwendet und einen Scheck für Waren und Dienstleistungen Tage vor der Einzahlung auf ihr Konto ausgestellt.

In den meisten Fällen versuchen Leute, die Schecks schweben lassen, nicht, von anderen zu stehlen. Sie wollen einfach ihr Geld bis zum Zahltag ausdehnen. Aber was auch immer die Motivation ist, die Tat kann kleinen Unternehmen ernsthaft schaden.

2. Gefälschte Schecks

Früher war es einfach, gefälschte Schecks zu erkennen. Nicht mehr. Jetzt wäre es für Sie schwierig, den Unterschied zwischen einem gefälschten Scheck, der mit einem Desktop-Computer erstellt wurde, und einem anständigen Farbdrucker und denen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden, zu erkennen.

Denken Sie daran, dass fast jede Art von Scheck gefälscht sein kann, also lassen Sie sich nicht täuschen, dass von der Regierung ausgestellte Schecks immer legitim sind. Bankschecks können ebenfalls gefälscht sein, gehen Sie also nicht davon aus, dass sie nicht die gleiche Sorgfalt erfordern.

Kriminelle verwenden gefälschte Schecks auf verschiedene Arten, um Gelder von Ihrem Konto zu stehlen. In einigen Fällen verwenden sie sie, um Waren zu bezahlen, und lassen die Geschäftsinhaber die Rechnung bezahlen. In anderen Fällen ist das System komplizierter und beinhaltet Überzahlungen und Cashback-Anforderungen, die Geschäftsinhabern Tausende von Dollar kosten können.

3. Gestohlene Schecks

Gestohlene Schecks können ebenso wie gefälschte Schecks von Kriminellen zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen verwendet oder sogar mit Cashback hinterlegt werden. Sobald festgestellt wird, dass die Schecks gestohlen wurden, storniert die Bank die Einzahlung und lässt den Besitzer erneut im Stich.

Aber wenn Sie Schecks in Ihrem Unternehmen verwenden, gehen Sie ein weiteres Risiko ein, nämlich die Gefahr, dass skrupellose Mitarbeiter Schecks stehlen. Außerdem kann ein Einbruch in Ihr Unternehmen zu massivem Scheckbetrug führen, wenn Schecks gestohlen werden.

4. Überprüfen Sie das Kiten

Während Check Kiting hauptsächlich Banken und Finanzinstitute betrifft, können auch Unternehmen Opfer von Check Kiting werden. Beim Scheckkiten eröffnet der Täter Konten bei zwei Banken und tauscht dann Schecks zwischen ihnen aus, da er weiß, dass bei beiden Banken kein ausreichendes Guthaben vorhanden ist.

Scheckkiten kann sich auf Ihr Geschäft auswirken, wenn Sie Cashback für einen Kauf zulassen. Scheckkiting kann sich auch auf Ihr Geschäft auswirken, wenn ein Kunde einen Artikel mit einem Scheck kauft und den Artikel dann gegen eine Barrückerstattung zurückgibt. Am Ende leisten Sie die Rückerstattung, und der Scheck wird dann wegen Nichtzahlung zurückgegeben.

Weitere Beispiele für Scheckbetrug

Diana braucht Lebensmittel, aber sie hat nur 10 $ auf ihrem Konto und wird zwei weitere Tage lang nicht bezahlt. Auf dem Heimweg von der Arbeit hält sie im Lebensmittelgeschäft an und stellt einen Scheck über 65 Dollar für ihre Einkäufe aus. Da heute Mittwoch ist, hofft sie, dass der von ihr ausgestellte Scheck ihre Bank nicht vor Freitag, wenn ihr Gehaltsscheck überwiesen wird, verrechnet.

Unglücklicherweise für Diana wird der Scheck am Donnerstag vorgelegt und wegen unzureichender Deckung zurückgegeben, wodurch sie für den ursprünglichen Betrag verantwortlich ist, zusammen mit Überziehungsgebühren, während das Lebensmittelgeschäft 65 $ ausgeht.

Ed erhält einen Rückerstattungsscheck von der Hausverwaltungsgesellschaft, die die Wohnung verwaltet, die er gemietet hat. Als Computergenie sieht sich Ed den Scheck an und sieht, wie einfach es wäre, einen Scheck zu erstellen, der genauso aussieht wie der, den er erhalten hat.

Später an diesem Nachmittag hat Ed einen Scheck erstellt, der mit dem anderen identisch aussieht. Er bringt seinen neu ausgestellten Scheck zur Bank und löst ihn ein, und plötzlich hat Ed 500 $ mehr, dank seiner ehemaligen Hausverwaltungsgesellschaft.

In der Zwischenzeit hat die Hausverwaltung keine Ahnung, dass ein gefälschter Scheck auf ihrem Konto eingelöst wurde, da seit Monaten keine Bankabstimmungen durchgeführt wurden. Das macht es schwieriger, die gestohlenen Gelder von Ed einzutreiben oder von der Bank erstattet zu werden, die erwartet, dass Betrugsvorfälle innerhalb von 30 Tagen gemeldet werden.

Wie Ihr Unternehmen Scheckbetrug vermeiden kann

Derzeit wird geschätzt, dass die Verluste durch Scheckbetrug allein in den USA in Milliardenhöhe liegen und wahrscheinlich weiter steigen werden. Aber es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um zu verhindern, dass Scheckbetrug Ihr Geschäft beeinträchtigt.

Überprüfen Sie immer den Ausweis, wenn Sie einen Scheck annehmen

Die erste Regel für die Annahme von Schecks ist, immer die ID des Kunden zu prüfen, der den Scheck ausstellt. In jedem Fall sollte die ID immer mit dem Namen auf dem Scheck übereinstimmen. Wenn dies nicht der Fall ist, fordern Sie eine alternative Zahlungsmethode an. Es sollte keine Ausnahmen von dieser Regel geben, und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter – oder jeder, der einen Scheck im Namen Ihres Unternehmens entgegennimmt – sich an diese Regeln halten.

Nehmen Sie nur Schecks von bekannten Kunden an

Wenn Sie Schecks von bestimmten Kunden immer angenommen haben, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass sie Sie betrügen. Dies ist möglicherweise der beste Weg, um weiterhin Schecks anzunehmen, ohne das Risiko von Scheckbetrug zu erhöhen.

Verwenden Sie andere Rechnungszahlungsmethoden

Suchen Sie nach anderen Methoden, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. Viele Unternehmen akzeptieren ACH-Zahlungen oder direkte Einzahlungen für die Rechnungszahlung, sodass Sie keine Geschäftsschecks mehr ausstellen müssen. Es eliminiert auch die Gefahr von gestohlenen oder missbrauchten Schecks.

Untersuchen Sie den Scheck genau

Achten Sie bei der Annahme eines Schecks darauf, genau hinzusehen. Scheint die Färbung abgefallen zu sein? Sehen die Zahlen seriös aus? Wenn eine Überprüfung verdächtig aussieht, überprüfen Sie die Bankleitzahl, um festzustellen, ob sie legitim ist. Überprüfen Sie die Legitimität des Schecks bei der Bank, von der der Scheck ausgestellt wurde.

Wenn Sie die Informationen auf dem Scheck nicht überprüfen können, akzeptieren Sie ihn nicht. Es ist besser, einen Kunden zu verlieren, als Tausende von Dollars verloren zu haben.

Seien Sie vorsichtig mit Bankschecks

Es wurde lange angenommen, dass Bankschecks legitim sind. Leider können Bankschecks auch reproduziert werden, um authentisch auszusehen, und Sie haben wenig Rückgriffsmöglichkeiten, wenn sie wegen nicht ausreichender Deckung zurückgegeben werden.

Ein echter Bankscheck sollte oben immer den Namen einer Bank und auch eine Telefonnummer enthalten. In jedem Fall sollte der Name des Zahlungsempfängers bereits auf dem Kassenscheck aufgedruckt sein.

Rufen Sie im Zweifelsfall die Bankfiliale an, die auf dem Bankscheck aufgeführt ist, um seine Echtheit zu überprüfen, bevor Sie ihn akzeptieren.

Halten Sie Ihre Schecks unter Verschluss

Viele Scheckbetrügereien treten auf, weil Schecks gestohlen und in betrügerischer Weise verwendet werden. Mit Computertechnologie können sie auch leicht reproduziert und von Dieben verwendet werden.

Wenn Sie Rechnungen mit Schecks bezahlen müssen, stellen Sie sicher, dass diese nur autorisierten Mitarbeitern zugänglich sind und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Achten Sie außerdem genau auf die Schecknummern und untersuchen Sie sofort alle Schecks außerhalb der Reihenfolge, da diese ebenfalls auf Diebstahl hinweisen können.

Kontoauszüge umgehend abgleichen

Der beste Weg, Betrug frühzeitig stichprobenartig zu überprüfen, besteht darin, Ihren Bankabstimmungsprozess umgehend abzuschließen. Wenn ein Fall von Scheckbetrug vier Monate nach seinem Auftreten gefunden wird, wird es viel schwieriger, den Täter ausfindig zu machen, und es ist weniger wahrscheinlich, dass die Bank die gestohlenen Gelder zurückerstattet.

Es gibt Möglichkeiten, Scheckbetrug zu verhindern

Obwohl Scheckbetrug am besten verhindert werden kann, indem Sie die Verwendung und Annahme von Schecks einstellen, ist dies möglicherweise keine Option für Ihr kleines Unternehmen.

Wenn die Verwendung und Annahme von Schecks für Ihr Unternehmen eine Notwendigkeit ist, vergewissern Sie sich, dass Sie oder Ihr Buchhalter alle Vorsichtsmaßnahmen befolgen, darunter die Überprüfung der Identität, die Prüfung und sogar die Überprüfung von Schecks vor der Annahme und die Aufbewahrung Ihres Scheckbestands unter Verschluss.

Abgesehen von den Statistiken können Sie mit einiger Sorgfalt Scheckbetrug in Ihrem Unternehmen ab heute ausmerzen.