Ultimative Checkliste für die Inventurzählung in 24 Schritten

Die Durchführung einer Inventurzählung ist eine wichtige Tätigkeit für Unternehmen aller Art. Während Einzelhändler vielleicht zuerst daran denken, den physischen Bestand zu messen, in Wahrheit, alle Arten von Unternehmen – von Herstellern bis hin zu Dienstleistungsunternehmen – führen in irgendeiner Form ein Inventar.

Eine Inventurzählung erfordert Liebe zum Detail, Präzision und ein durchdachtes Verfahren. Eine Checkliste für die Inventurzählung kann eine hervorragende Möglichkeit sein, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Schritte verstehen und befolgen. um Genauigkeit zu gewährleisten und das Beste aus Ihren Bemühungen zu machen.

Was ist eine Inventurzählung?

Wie der Name schon sagt, eine Inventurzählung ist eine organisierte, methodischer und strukturierter Prozess, der verwendet wird, um die Aktien eines Unternehmens zu zählen. Unternehmen verwenden physische Inventurzählungen, um eine Prüfung oder Überprüfung der Daten in Inventarsystemen durchzuführen, und führen sie zu geplanten Zeiten durch, die normalerweise mit Finanzberichtsperioden zusammenfallen. Bestandszählungen sind auch entscheidend, um die Zuverlässigkeit der Verkaufs- und Einkaufsprognosen zu gewährleisten.

Es gibt zwei Hauptmethoden, um eine physische Inventurzählung durchzuführen:

• Handbuch — Benutze Papier und Bleistift, um das Inventar zu zählen und aufzuzeichnen.
• Elektronisch — Auf Technologien wie Scanner angewiesen, RFID-, Barcodes oder mobile Geräte zum Zählen von Artikeln.

Wenn Sie die beste Methode zum Zählen des Inventars ermitteln möchten, Unternehmen entscheiden sich oft für das Zyklenzählen. Zyklenzählungs- und Bestandskontrollsoftware kann helfen, die Grundursachen von Fehlern zu beseitigen, indem zuverlässigere Kontrollprozesse geschaffen werden. Die Unterstützung einer Zykluszählungsstrategie mit einer Bestandsverwaltungssoftware kann Mitarbeiter automatisch dazu veranlassen, bestimmte Artikel zu zählen und Produkte nach Volumen oder Wert zu kategorisieren. Letzten Endes, Dies führt zu genaueren Bestandsinformationen und einer besseren Qualitätssicherung.

Das ultimative Ziel bei der Durchführung einer physischen Bestandszählung besteht darin, dass die Aufzeichnungen so genau wie möglich mit den verfügbaren Produkten übereinstimmen.

Checkliste für die Inventurzählung in 24 Schritten

Bei der Durchführung einer Inventurzählung Mitarbeiter müssen mehrere Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass der Prozess so reibungslos und genau wie möglich abläuft. Hier ist eine Checkliste für die Inventurzählung – die Vorzählung, während der Zählung und nach der Zählung.

Vorzählen

• Wählen und benachrichtigen Sie die Mitarbeiter, die an der Inventurzählung beteiligt sind. Das kann eine Kombination aus erfahrenen und neuen Mitarbeitern sein, aber Sie möchten vertrauenswürdige auswählen, detailorientierte und gewissenhafte Mitarbeiter. Stellen Sie diese Mitarbeiter paarweise zusammen, wobei ein Mitarbeiter zählt und der andere aufzeichnet.
• Planen Sie einen Zeitpunkt für die Zählung ein. Dies geschieht in der Regel außerhalb der regulären Geschäftszeiten und nach saisonalen Stoßzeiten. vor allem im Einzelhandel, um eine Störung der Kunden und des täglichen Betriebs zu vermeiden.
• Schulen Sie alle Mitarbeiter, die an der Inventurzählung beteiligt sind. Stellen Sie sicher, dass sie klare Details zu den zu ergreifenden Schritten und zur Durchführung und Dokumentation der Zählung erhalten.
• Organisieren Sie Ihre Zählung nach Standort anstatt nach Produkt. Das hilft, den Prozess effizienter zu gestalten und bietet den Mitarbeitern eine geordnete Möglichkeit, die Inventurzählung durchzuführen.
• Erstellen Sie Karten oder Diagramme, die die Zählgebiete anzeigen und eindeutige Kennzeichnung des in jedem Bereich gelagerten Inventars.
• Stellen Sie sicher, dass das gesamte Inventar eindeutig gekennzeichnet ist mit festen Etiketten (damit sie sich wahrscheinlich nicht bewegen oder aus den Regalen fallen) und diese Etiketten sind leicht zu finden und zu lesen, wenn Sie die Behälterverwaltung nicht verwenden.
• Weisen Sie Mitarbeitern bestimmte Bereiche zu dass sie für das Zählen verantwortlich sind. Dies hilft bei der Verwaltung des Zählvorgangs und erleichtert die Identifizierung von Mitarbeitern, die nach Abschluss der Zählung möglicherweise Informationen bereitstellen oder klären müssen.
• Verfolgen Sie alle Sendungsprodukte, die Sie auf Lager haben, separat. Vermeiden Sie es, sie in die gleiche Anzahl wie andere Inventargegenstände einzubeziehen. Der Konsignationsbestand bezieht sich auf Artikel, die weiterhin im Besitz des Herstellers sind, während ein anderes Unternehmen (wie ein Einzelhändler oder Distributor) sie lagert und an die Kunden versendet, das Inventar erst bezahlen, wenn es verkauft ist.
• Zähl-Tags abrufen. Zählmarken sind zweiteilige Formulare, die von denjenigen ausgefüllt werden, die die Inventurzählung durchführen. Sie sind nummeriert, um das Inventar zu dokumentieren und eine genaue Aufzeichnung zu gewährleisten. Scanner und andere elektronische Zählgeräte automatisieren diesen Vorgang.
• Machen Sie Pläne, um Bereiche zu beobachten, in denen das Inventar gezählt wird . Erwägen Sie die Planung von "Überraschungsbesuchen, " insbesondere in Bereichen, in denen sich wertvolle Gegenstände befinden, um die Wahrscheinlichkeit von Diebstahl oder Betrug zu verringern.

Während der Zählung

• Benennen Sie eine Person, die den Prozess demonstriert am Tag der Zählung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter verstehen, was sie tun und wie der Prozess funktioniert. Stellen Sie sicher, dass jeder Beispiele für die Dokumentationsmethode erhält, die Sie als Leitfaden verwenden.
• Vermeiden Sie es, alle Aktivitäten im Lager zu stoppen. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung sicherzustellen, dass während der Inventurzählung kein Bestand in den Bereich ein- oder ausgeht. Das führt zu Verwirrung und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
• Teammitglieder sollten ein Zählfeld ausfüllen , Anhängen einer Kopie an den Inventargegenstand und Aufbewahren der anderen Kopie, unabhängig davon, ob sie manuell oder mit einem Scanner gezählt werden. Der Projektleiter sammelt die Tags ein und bestätigt, dass sie richtig ausgefüllt wurden und keine Tags fehlen.
• Tags sollten auf Richtigkeit überprüft werden , dann an Mitarbeiter weitergegeben, die mit der Eingabe der Informationen in das Bestandsverwaltungssystem beauftragt sind. Wenn Sie Scanner verwenden, Dies ist nicht erforderlich, da die Informationen automatisch in das System einfließen.
• Da Flächen gezählt werden, Mitarbeiter sollten sie markieren es ist also klar, dass die Inventur in diesem Bereich bereits durchgeführt wurde.
• Durchführung von Stichproben ist ein entscheidender Schritt, um Genauigkeit zu gewährleisten und potenzielle Fehler oder Prozessstörungen zu erkennen, die korrigiert werden müssen.
• Lassen Sie verlegte Gegenstände dort, wo sie sind wenn Sie während der Zählung auf welche stoßen.
• Führen Sie eine letzte Tour durch die gezählten Bereiche durch. Führen Sie diesen Schritt aus, um sicherzustellen, dass alle Elemente mit Tags versehen wurden. zeigt an, dass sie gezählt wurden.
• Planen Sie Zeit für Pausen ein und sorgen Sie für Essen und Erfrischungen an die Mitarbeiter, um ihnen für ihre Beiträge zu danken, insbesondere wenn Zählungen außerhalb der regulären Arbeitszeiten erfolgen.

Nachzählung

• Analysieren Sie die Ergebnisse der Inventurzählung um Problembereiche zu identifizieren und zu lösen oder wo Prozessverbesserungen erforderlich sein könnten, um die Bestandsgenauigkeit zu verbessern.
• Mit Mitarbeitern breit kommunizieren , nicht nur diejenigen, die an der Zählung beteiligt waren, sondern alle Mitarbeiter in der gesamten Organisation. Lassen Sie sie die Ergebnisse der körperlichen Zählungen wissen, alle größeren Abweichungen, und bitten Sie um ihren Beitrag dazu, was zu diesen Diskrepanzen geführt haben könnte.
• Ergreifen Sie Maßnahmen, um jeden Verdacht auf Diebstahl zu untersuchen wenn Ihre Bestandszählung solche Bedenken aufwirft.
• Maßnahmen ergreifen, um Verfahren zu bewerten und zu aktualisieren , Implementierung von Cycle-Counting, um zukünftige Zählungen zu erleichtern, und führen Sie Schulungen durch oder verbessern Sie die Kommunikation, wenn Ihre Inventurzählung auf einen Mitarbeiterfehler hindeutet.
• Mitarbeiter anerkennen und belohnen in Bereichen, in denen die Bestandszählung ein hohes Maß an Genauigkeit zeigte. Bieten Sie Mitarbeitern konstruktives Feedback in Bereichen, in denen es erhebliche Unstimmigkeiten gab. Bitten Sie um ihren Beitrag, um neue Richtlinien zu entwickeln, Verfahren und Praktiken, um solche Probleme in Zukunft zu minimieren.

Gehen Sie mit der Bestandsverwaltungssoftware über Tabellenkalkulationen hinaus

Während einige Unternehmen Tabellenkalkulationen oder sogar Papier verwenden, um den Bestand zu verwalten, das ist weit von einer idealen lösung entfernt. Diese Ansätze sind nicht nur fehleranfällig, Sie bieten jedoch nicht die robustere Funktionalität einer Bestandsverwaltungssoftware, die dazu beitragen kann, Verschwendung zu minimieren und die Möglichkeit zu maximieren, fundierte Entscheidungen in Bezug auf Einkauf und Verkauf zu treffen.

Die heutige Cloud-Bestandsverwaltungssoftware kann Produkte über zahlreiche Standorte hinweg verfolgen und bietet Ihren Mitarbeitern jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten zu Lagerbeständen. Diese Technologie kann den Nachschub automatisieren, Chargen- und Serienverfolgung und Zykluszählung. Das richtige System hilft Ihnen, bessere Bestandsverwaltungspraktiken zu etablieren, die Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Reduzieren Sie Fehler und statten Sie Ihre Führungskräfte mit den Informationen aus, die sie für wichtige Geschäftsentscheidungen benötigen.

Ein Bestandsverwaltungssystem und Cycle-Counting können die Häufigkeit physischer Zählungen reduzieren, da jeder Artikel beim Eingang verfolgt wird. bewegt sich um und verlässt Ihre Einrichtung, während weniger Unstimmigkeiten zu beheben sind. Wenn Sie eine körperliche Zählung durchführen müssen, Sie werden mit dieser Software schneller und genauer sein. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die Scanner verwenden, die mit der Bestandsverwaltungslösung verbunden sind.

Die Bestandsverwaltung ist ein kritisches Element der Geschäftstätigkeit eines jeden Unternehmens und hat einen erheblichen Einfluss auf das Endergebnis und den Gesamterfolg. Die regelmäßige Durchführung physischer Inventurzählungen – oft jährlich in Verbindung mit den jährlichen Budgetierungs- und Berichtszyklen – gewährleistet genaue Aufzeichnungen und hilft bei wichtigen Entscheidungen über Lagerbestände, um die Kundennachfrage zu erfüllen und die Kontinuität des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten. Der Einsatz von Technologie zur Verbesserung des Bestandsverwaltungsprozesses und zur Optimierung der physischen Zählung kann Ihrem Unternehmen helfen, die Bearbeitungskosten zu senken und den Cashflow zu erhöhen.