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Spesenmanagementrichtlinie:Endgültiger Leitfaden [mit kostenloser Vorlage]

Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern, denen Kosten anfallen, muss über eine solide Richtlinie verfügen, um diese Kosten zu regeln. Selbst die Organisation, die nur eine Handvoll Mitarbeiter hat, die Ausgaben machen, braucht einen Leitfaden, der erklärt, was erstattungsfähig ist oder nicht. Durch die Entwicklung einer Kostenmanagementrichtlinie, und dann bei Bedarf an das Wachstum Ihres Unternehmens anzupassen, Sie werden in der Lage sein, die Kosten überschaubar zu halten und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter engagiert und produktiv zu halten.

Was ist eine Firmenkostenrichtlinie?

Eine Spesenrichtlinie ist ein formaler Satz von Richtlinien, der genau umreißt, was genehmigungsfähige Ausgaben sind und welche nicht. Es hilft auch der Buchhaltung und/oder den Genehmigern, schnell zu entscheiden, ob eine Ausgabe erstattungsfähig ist oder nicht.

Diese Richtlinie legt genau fest, wann Mitarbeiter mit einer Erstattung ihrer Ausgaben rechnen können (normalerweise 30 Tage oder weniger, je nach Unternehmen) und allfällige Regressansprüche bei Ablehnung einer Ausgabe.

Vorteile einer Spesenrichtlinie

Eine der besten Möglichkeiten, die Ausgaben der Mitarbeiter zu kontrollieren, besteht darin, eine Richtlinie für das Ausgabenmanagement zu implementieren, die von jedem in der Organisation befolgt wird. Dieser Weg, wenn eine Ausgabe abgelehnt oder in Frage gestellt wird, Ihre Police dient als Maßstab für die endgültige Entscheidung, ob die Kosten erstattet werden oder nicht.

Eine Spesenpolitik auch:

Standardisiert Regeln für das Spesenmanagement eines Unternehmens.
Verhindert, dass Mitarbeiter behaupten, dass ihnen „nicht gesagt“ wurde, dass ihnen eine bestimmte Ausgabe nicht erstattet würde.
Hilft Mitarbeitern, sich mit den Regeln vertraut zu machen und im Voraus zu wissen, ob der Einkauf, den sie tätigen, erstattet wird.
Gibt genehmigenden Managern einen Leitfaden, nach dem sie arbeiten können (im Gegensatz zu jeder „fragwürdigen“ Ausgabe).
Hilft, Finanzbetrug zu verhindern und zu erkennen, wenn ein Mitarbeiter das System missbraucht.

7 Schritte zu einer erfolgreichen Spesenpolitik

Befolgen Sie diese sieben Schritte bei der Entwicklung der Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens:

Bestimmen Sie, welche Ausgaben erstattet werden und welche nicht, sowie ob eine Firmenkreditkarte erforderlich ist.
Beschreiben Sie diese Ausgaben so genau wie möglich (z. B. wenn Sie keine First-Class-Fluglinien abdecken oder die Hotelpreise auf einen bestimmten Schwellenwert begrenzen, nehmen Sie diese Punkte in Ihre Police auf).
Beschreiben Sie den Autorisierungsprozess, einschließlich wer die Genehmiger sind, wie der Erstattungsplan ist, wenn Vorabgenehmigungen erforderlich sind, Ausgabenschwellen und so weiter.
Achten Sie darauf, Best Practices zu berücksichtigen, wie z. B. die Vorabgenehmigung für bestimmte Ausgaben, die Schritte des Genehmigungsprozesses klar definieren, oder andere Elemente, die dazu beitragen können, potenzielle Probleme zu minimieren, wenn eingereichte Ausgaben gekennzeichnet werden.
Nachdem die Richtlinie erstellt wurde, teilen Sie es mit allen Mitarbeitern, Manager und leitende Angestellte, die an den Ausgaben beteiligt sind, Genehmigungs- oder Erstattungsverfahren. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter jederzeit auf die Richtlinie zugreifen können. Die Spesenrichtlinie sollte Teil des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses sein und über das Intranet des Unternehmens oder einen anderen leicht zugänglichen Ort zur Verfügung gestellt werden.
Bitten Sie die Führung um Feedback zu Ihrem ersten Entwurf und nehmen Sie dann alle geeigneten Änderungen in Ihren endgültigen Entwurf auf.
Aktualisieren Sie Ihre Ausgabenmanagementrichtlinie regelmäßig. Wenn Ihr Unternehmen wächst und in neue Geschäftsfelder expandiert, Diese Richtlinie muss an diese Änderungen angepasst werden. Alle Änderungen der Richtlinie müssen allen Mitarbeitern klar kommuniziert werden.

Was sollte eine Spesenrichtlinie beinhalten?

Alle Richtlinien zum Kostenmanagement sollten Folgendes beinhalten:

Eine vollständige Liste der Ausgaben, die das Unternehmen übernimmt: Stellen Sie sicher, dass Ihre Liste Folgendes enthält (aber nicht unbedingt darauf beschränkt ist):
- Hotelunterkünfte
- Transportkosten
- Meilenrückerstattung
- Kosten für Essen/Getränke
- Alle Regeln in Bezug auf Alkohol
- Bewirtungskosten
- Geschäftsbezogene Artikel (d. h. Abonnements, Elektronik, Ausrüstung, etc.)
- Alle anderen sonstigen Ausgaben (d. h. Porto, Geburtstagstorten für Mitarbeiter, etc.)
- Besondere Überlegungen bei Reisen außerhalb des Heimatlandes
- Abweichungen in der Richtlinie für verschiedene Rollen und Managementebenen
Spezifische Budgets für jede Art von Ausgaben (z. B. Reisen, Lieferungen, Lebensmittel, etc.): Wenn Ihr Budget im Laufe des Jahres schwankt, Verwenden Sie diesen Abschnitt, um allgemeine Richtlinien oder Bereiche bereitzustellen, die Mitarbeiter als Referenz verwenden können.
Erläuterungen zu bevorzugten Anbietern: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Regeln verstehen, wann Mitarbeiter bevorzugte Hotels nutzen müssen, Fluggesellschaften, Mietwagenfirmen oder anderen Anbietern und wenn Flexibilität gegeben ist. Machen Sie sich klar, wie und wann Ausnahmen zulässig sind.
Sehr klare und prägnante Sprache: Schreiben Sie die Richtlinie so, dass keine Frage offen bleibt, was zulässig ist und was nicht.
Alle Ausgaben, für die das Unternehmen nicht bereit ist, zu zahlen: Erwarten Sie, dass diese Liste mit der Zeit wächst, da die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter in Frage gestellt oder abgelehnt werden. Wenn Sie Ihre Richtlinie regelmäßig aktualisieren, Sie können diese nicht förderfähigen Ausgaben einfach in einen neuen Abschnitt einfügen, in dem beschrieben wird, was nicht abgedeckt ist.
Spezifische Anweisungen zur Geltendmachung von Spesen: Skizzieren Sie den Prozess, eventuelle Fristen (z. reichen Sie alle Spesenabrechnungen bis zum letzten Tag des Monats ein, in dem sie angefallen sind), oder andere Details, die Mitarbeiter befolgen müssen, um eine Rückerstattung zu erhalten.
Ihre Richtlinie zu Barvorschüssen: Bestimmen Sie, ob Sie Barvorschüsse ausgeben möchten oder nicht. Wenn du bist, Achten Sie darauf, die spezifischen Schritte anzugeben, die jemand unternehmen muss, um den Vorschuss zu erhalten (und, wie Sie überschüssige Mittel aus diesem Vorschuss melden/zurückgeben).
Das Erstattungsverfahren: Machen Sie Angaben darüber, wann Mitarbeiter mit einer Rückzahlung rechnen können, wie sie ihr Geld erhalten, und welche Schritte sie unternehmen müssen, wenn ein oder mehrere Posten in ihrer Spesenabrechnung abgelehnt werden.
Vom Unternehmen ausgestellte Kreditkartenregeln: Wenn Ihr Unternehmen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter anbietet, die Spesenrichtlinie muss Angaben dazu enthalten, ob und wann Karten für persönliche Zwecke verwendet werden können, Rückzahlungsrichtlinien und ob persönliche Kreditkarten zur Begleichung von Ausgaben verwendet werden können.

Beispiel für eine Spesenrichtlinie

Hier ist eine grundlegende Gliederung, die Sie verwenden können, um die Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens zu erstellen.

Geben Sie den Zweck der Richtlinie an:

Beispiel:Diese Spesenrichtlinie gilt für alle Mitarbeiter, denen arbeitsbezogene Ausgaben erstattet werden.
Machen Sie detailliert aus, was die Richtlinie abdeckt:
- Geschäftsreise
- Unterkünfte
- Mahlzeiten
- Unterhaltung
- Konferenzen, Aus-und Weiterbildung
- Bürobedarf und -ausstattung
- Sonstige Ausgaben
- Zusätzliche/relevante Ausgaben
Geben Sie an, was die Police nicht abdeckt:
- Persönliche Einkäufe
- Aufwendungen für Nicht-Angestellte
- Mahlzeiten und Unterhaltung im Zusammenhang mit nicht autorisierten Reisen oder Veranstaltungen
- Mehr als zwei alkoholische Getränke pro Tag
- Tickets für Konzerte oder Sportveranstaltungen, es sei denn, sie sind Teil einer vorab genehmigten Veranstaltung mit Interessenten/Kunden.
Beschreiben Sie das Verfahren zur Erstattung von Mitarbeiterkosten:
- Hier beschreiben Sie die Schritte, die Arbeitnehmer unternehmen müssen, um ihre Auslagen ganz oder teilweise erstattet zu bekommen.
- Beschreiben Sie den Genehmigungsprozess und wer daran beteiligt sein muss.
- Geben Sie die Fristen für die Erstattung an.

Dieses Beispiel soll als Leitfaden für die Erstellung Ihrer eigenen Richtlinie dienen. Sobald Sie damit beginnen, Ihre Ausgabenmanagementrichtlinie zu skizzieren, Sie sollten es so anpassen, dass es alle relevanten Punkte enthält und potenzielle Probleme im Zusammenhang mit Ihrem eigenen Betrieb anspricht.

Die wichtigsten Probleme mit der Spesenrichtlinie, die Sie vermeiden sollten

Die ordnungsgemäße Verwaltung und Verfolgung der Mitarbeiterausgaben ist eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen, da sie sich auf den Cashflow auswirkt, Steuern und Finanzen. Bei richtiger Entwicklung und Ausführung eine richtlinie zum ausgabenmanagement bietet eine leitlinie für den mitarbeiter und ein sicherheitsnetz für das unternehmen.

Wenn sich ein Unternehmen nicht die Zeit nimmt, diese wichtige Richtlinie zu entwickeln, Es kann zu Problemen führen wie:

Cashflow-Probleme: In einer Welt, in der 20 % aller Mitarbeiterausgaben gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen, die Politik muss kugelsicher sein. Wenn Mitarbeiter „freie Hand“ haben, die sie nach eigenem Ermessen ausgeben können, die Liste der nicht erklärbaren Ausgaben wird sich schnell anhäufen. Dies kann zu erheblichen Cashflow-Problemen führen.
Verwirrte Manager und Führungskräfte: Ohne eine Anleitung zu folgen, Ihre Vorgesetzten können keine guten Entscheidungen über die Genehmigung oder Ablehnung von Mitarbeiterausgaben treffen. Sie gehen entweder mit ihrem Bauchgefühl oder rufen wiederholt die Buchhaltung um Hilfe an. Sie können diese Verwirrung vermeiden, indem Sie die Regeln für das Spesenmanagement in einer Unternehmensrichtlinie klar festlegen, die für das gesamte Team freigegeben ist.
Spesenbetrug: Mitarbeiter können über Ausgaben lügen . Niemand will von seinen geschätzten Teammitgliedern das Schlimmste denken, Finanzbetrug kommt jedoch vor, und Unternehmen sollten sich ihrer Schwachstellen bewusst sein. Wenn die Regeln für die Personalausgaben verschwommen oder undefiniert sind, die Möglichkeit, Betrug zu begehen, kann dramatisch zunehmen. In manchen Fällen, Allein das Wissen, dass jemand Regeln aufgestellt hat und durchsetzt, kann das Risiko von Spesenbetrug verringern.
Schlechtes Steuermanagement: Die IRS-Regeln für die Spesenberichterstattung beschreiben genau, was als Geschäftsausgaben gilt. Was für eine vollständige Aufzeichnung ist, wie diese Aufzeichnungen geführt werden und welche Ausgaben steuerlich abzugsfähig sind (weitere Informationen finden Sie in der IRS-Publikation 535). Ohne eine klare Richtlinie für die Verwaltung dieser Ausgaben, Sie laufen Gefahr, bei Ihren Steuern Fehler zu machen und möglicherweise sogar eine IRS-Prüfung auszulösen. (Sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter, um weitere Einzelheiten dazu zu erfahren und zu erfahren, was Sie sonst noch tun müssen, um die Einhaltung der Steuervorschriften sicherzustellen.)

Holen Sie sich unsere Vorlage für die Richtlinien zum Kostenmanagement

Diese Vorlage hilft Ihnen bei der Erstellung einer Spesenverwaltungsrichtlinie, die als Richtlinie dafür dient, was Mitarbeiter mit einer Erstattung rechnen können.

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6 Best Practices für die wichtigsten Spesenrichtlinien

Die Spesenpolitik Ihres Unternehmens dient als Signal für die Mitarbeiter, die die Ausgaben tragen, die Manager, die sie genehmigen oder ablehnen, und das Buchhaltungspersonal, das sie bearbeitet. Da es sich auf so viele Aspekte Ihres Unternehmens auswirken wird, Sie sollten sich die Zeit nehmen, eine Richtlinie zusammenzustellen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter entspricht.

Hier sind sechs Best Practices, die Sie bei der Entwicklung der Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens verwenden sollten:

Verstehen Sie die rechtlichen und steuerlichen Auswirkungen Ihrer Police. Überprüfen Sie alle staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze zur Spesenabrechnung und -erstattung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinie mit diesen Gesetzen übereinstimmt. Gehen Sie bei Steuergesetzen ähnlich vor, in dem Wissen, dass es strenge Richtlinien gibt, welche Ausgaben von Ihrer Gewerbesteuererklärung abgezogen werden können oder nicht.
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Input. Wenn Sie zum ersten Mal eine Richtlinie erstellen, und wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie darin aufnehmen sollen, Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Input. Was würde ihnen den Prozess erleichtern? Was muss klarer formuliert werden? Wo gab es in der Vergangenheit Probleme mit den Anmeldekosten (entweder in Ihrer Firma oder bei einem früheren Arbeitgeber)? Verwenden Sie diese Eingabe, um eine Richtlinie zu erstellen, die den Bedürfnissen aller so gut wie möglich entspricht.
Sprechen Sie mit leitenden Angestellten über die neue Richtlinie. Anstatt nur die neuen Regeln für Manager und Führungskräfte aufzugreifen, Beziehen Sie sie (und andere Genehmiger) in den Richtlinienentwicklungsprozess ein. Wie Ihre Arbeitgeber, Diese Mitarbeiter mussten in früheren Positionen wahrscheinlich ähnliche Richtlinien befolgen und können sowohl das Gute als auch das Schlechte mit Ihnen teilen. Wieder, Verwenden Sie diese Erkenntnisse, um Ihre eigene Politikentwicklung zu leiten.
Halte es einfach, aber alle wichtigen Themen ansprechen. Dies wird ein gewisser Balanceakt sein, Ihr Ziel sollte es jedoch sein, die Richtlinie so einfach wie möglich zu halten, während Sie alle wichtigen Punkte ansprechen. Seien Sie prägnant und verwenden Sie so wenige Wörter wie möglich ohne überlässt zu viel der Interpretation.
Vergraben Sie die Police nicht in Ihrem Firmenpapierstapel. Die ganze Idee hinter dieser Übung besteht darin, eine Spesenrichtlinie zu erstellen, die alle interessierten Parteien lesen und bei Bedarf darauf verweisen können. Sobald die Richtlinie abgeschlossen ist, verteilen Sie es elektronisch und ermutigen Sie die Mitarbeiter, es zu lesen und Feedback zu geben. Wenn dies Ihr erster Entwurf des Dokuments ist, Sie können dieses Feedback verwenden, um Ihre Richtlinie zu optimieren, bevor Sie sie finalisieren und zu einem Teil Ihres gesamten Unternehmensregelwerks machen.
Automatisieren Sie Ihren Spesenverwaltungsprozess. Ein Prozess, der früher weitgehend mit Papierbelegen und Tabellenkalkulationen abgewickelt wurde, Das Kostenmanagement hat erheblich von der Technologie profitiert. Mitarbeiter können ihre Belege einfach über ihr Smartphone hochladen und in den Spesenmanagement-Workflow einbinden. Einmal im Buchhaltungssystem, diese Ausgaben können automatisch zur Genehmigung an die richtigen Personen weitergeleitet werden, gekennzeichnet oder zur Zahlung vorbereitet. Die Automatisierung des Spesenmanagementprozesses ist eine bewährte Methode, die viele Unternehmen angenommen haben. hilft ihnen, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig das Potenzial für Fehler und betrügerische Transaktionen zu reduzieren.

Kostenlose Vorlage für Spesenrichtlinien

Unsere kostenlose Vorlage für eine Spesenverwaltungsrichtlinie hilft Ihnen bei der Erstellung einer Spesenverwaltungsrichtlinie, die als Richtlinie dafür dient, was Mitarbeiter mit einer Erstattung rechnen können.

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