Die 13 häufigsten Fehler bei der Gehaltsabrechnung in kleinen Unternehmen und wie man sie vermeidet

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung ist eine der wichtigsten Funktionen für ein wachsendes Unternehmen. Aber es ist auch überraschend komplex, und es ist leicht, Fehler zu machen, die kostspielige und schmerzhafte Folgen haben können.

Häufige Fehler bei der Gehaltsabrechnung sind die falsche Klassifizierung von Arbeitnehmern, falsche Lohnberechnung, Steuern oder Abzüge, und falscher Umgang mit Entschädigungen für Ausbildung oder arbeitsbedingte Verletzungen. Dieser Artikel behandelt einige der Fehler, die kleine Unternehmen häufig machen – und wie man sie vermeidet.

Was passiert, wenn Sie einen Fehler bei der Gehaltsabrechnung machen?

Fehler bei der Gehaltsabrechnung können zu erheblichen Geldstrafen führen, sowie Klagen und Prüfungen. Sie können mit einer Untersuchung durch den IRS oder das US-Arbeitsministerium rechnen, sowie staatliche und lokale Behörden. Und wenn Ihre Fehler eine falsche Lohnberechnung oder andere negative Auswirkungen auf die Mitarbeiter beinhalten, sie können die Arbeitsmoral schädigen, was zu weiteren Problemen wie geringerer Produktivität führt.

Das können unschuldige Versehen sein. Kleine Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung. Das ändert aber nichts daran, dass Lohnabrechnungsfehler geschäftsstörend sind und bleibenden Schaden anrichten. Daher müssen Unternehmen alles tun, um sie zu vermeiden. Und um das zu tun, Sie müssen sich der häufigsten Fehler bewusst sein, die sie wahrscheinlich machen werden.

Die häufigsten Probleme und Fehler bei der Gehaltsabrechnung

Hier sind 13 der häufigsten Fehler bei der Gehaltsabrechnung in kleinen Unternehmen und wie Ihr Unternehmen sie vermeiden kann.

1. Arbeitnehmer nicht richtig klassifizieren. Es gibt zwei Hauptklassifikationen, die Sie bei Ihren Mitarbeitern berücksichtigen sollten:ob Mitarbeiter unabhängige Auftragnehmer oder Angestellte sind, und ob Mitarbeiter gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) befreit oder nicht befreit sind.

   Es kann manchmal schwierig sein zu entscheiden, ob ein Arbeitnehmer als Arbeitnehmer oder Auftragnehmer einzustufen ist. Das Department of Labor (DOL) bietet eine sechsstufige Anleitung, die Ihnen hilft, die richtige Bezeichnung zu bestimmen. aber zu den entscheidenden Faktoren zählen die Dauer, die jemand für das Unternehmen arbeitet, ob sie ihre eigene Ausrüstung verwenden und wer ihren Zeitplan bestimmt. Alternative, Sie können das Formular SS-8 einreichen, um den IRS zu bitten, dies für Sie zu bestimmen. Es ist wichtig, die Einstufung richtig zu machen:Arbeitnehmer können Anspruch auf Mindestlohn und Überstunden haben, während Auftragnehmer es nicht sind. Wenn jemand Angestellter ist, Sie müssen den Anteil des Arbeitgebers an den Lohnsteuern zahlen und die Einkommensteuer von dessen Gehaltsschecks einbehalten. Eine Fehlklassifizierung kann neben der Notwendigkeit, Steuern mit Zinsen zurückzuzahlen, zu Strafen führen.

   Arbeitnehmer, die von der FLSA ausgenommen sind, haben keinen Anspruch auf einige der Schutzbestimmungen des Gesetzes. Zum Beispiel, sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, Überstundenzulage zu erhalten. Zu den steuerbefreiten Mitarbeitern zählen in der Regel Führungskräfte und einige andere Angestellte, Sie sollten jedoch die Richtlinien des DOL genau prüfen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

2. Überstundenlöhne falsch berechnet. Im Allgemeinen, die FLSA verlangt von Unternehmen, nicht freigestellte Arbeitnehmer in Höhe des 1,5-fachen (eineinhalb Mal) ihres Standardlohnsatzes zu entschädigen, wenn sie mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten. Einige Staaten stellen jedoch zusätzliche Anforderungen, die Bundesgesetze ersetzen können. In Alaska, Kalifornien und Nevada, zum Beispiel, Arbeitgeber müssen Überstunden zahlen, wenn Arbeitnehmer mehr als acht Stunden pro Tag arbeiten. Das Verständnis Ihrer lokalen Gesetze ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden. Interesse, Nachzahlungen und mögliche Klagen.

3. Zahlung falscher Steuersätze. Steuerfehler gehören zu den häufigsten Fehlern bei der Gehaltsabrechnung. Das liegt daran, dass Lohnsteuern kompliziert sind und sich häufig ändern. Ihr Unternehmen unterliegt möglicherweise lokalen, Zustand, und Bundessteuern, und Sie müssen die Änderungen auf jeder Ebene verfolgen. Außerdem, Die Steuerverbindlichkeiten können für Mitarbeiter, die in verschiedenen Rechtsordnungen leben, unterschiedlich sein.

4. Gehaltsabrechnung zu spät ausführen. Mitarbeiter sind darauf angewiesen, dass sie ihre Gehaltsschecks pünktlich erhalten, damit sie ihre eigenen Rechnungen bezahlen können. Verspätete Zahlungen können das Vertrauen der Mitarbeiter untergraben und zu Problemen mit staatlichen Behörden führen. Daher ist es wichtig, den Cashflow zu überwachen, damit Sie über genügend Mittel verfügen, um die Mitarbeiter am Zahltag pünktlich zu bezahlen. Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung mit Software oder einem ausgelagerten Service kann hilfreich sein. Sollten Probleme auftreten, Informieren Sie die Mitarbeiter so früh wie möglich, damit sie entsprechend planen können.

5. Zahlung falscher Beträge. Unterbezahlte Arbeitnehmer sind möglicherweise häufiger als Sie denken:2019 das DOL sammelte 322 Millionen Dollar an Löhnen ein, die den Arbeitern geschuldet wurden. Wenn Sie feststellen, dass Sie einen Arbeitnehmer unterbezahlt haben, Es ist am besten, Fehler sofort zu beheben, um eine positive Beziehung aufrechtzuerhalten und potenzielle Ansprüche und Reputationsschäden zu vermeiden. Es ist wichtig, das Problem und seine Lösung klar zu dokumentieren.

   Die Überzahlung eines Mitarbeiters kann ein komplizierteres Problem sein. Wieder, klare und umfassende Aufzeichnungen sind der Schlüssel. Niemand möchte hören, dass er seinem Arbeitgeber zurückzahlen muss, aber es kann helfen, den Mitarbeitern einen klaren Beweis für den Fehler zu zeigen. Wenn die Überzahlung erheblich ist, Es empfiehlt sich, mit dem Mitarbeiter eine Vereinbarung über die Rückforderung des Geldes in Form einer Pauschale oder in kleinen Raten zu treffen.

6. Schlechte Urlaubsplanung. Es ist wichtig, den Urlaub zu planen – und zwar rechtzeitig. Sie müssen die Mitarbeiter im Voraus über Schließungen informieren. Nach Bundesrecht, Sie sind nicht verpflichtet, bezahlten Urlaub zu gewähren oder Mitarbeitern Überstunden zu zahlen, wenn sie an diesen Bundestagen arbeiten, obwohl sich viele Unternehmen dafür entscheiden. Aber auf jeden Fall, Es ist eine gute Idee, Urlaubspläne lange im Voraus zu veröffentlichen und sich über alle damit verbundenen Änderungen der Gehaltsabrechnung klar zu werden.

   Beachten Sie, dass, wenn ein regelmäßig geplanter Zahltag ein Feiertag ist, Mitarbeiter, die per Direkteinzahlung bezahlt werden, erhalten die Zahlung erst am nächsten Tag. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden und das Geld haben, das sie brauchen, wenn sie es brauchen, Sie müssen die Zahlung einen Werktag früher planen.

7. Zahlung nicht innerhalb der Mindestzahlungsfrist. In den meisten Bundesstaaten gibt es Gesetze, die die Mindesthäufigkeit für die Bezahlung von Mitarbeitern festlegen. wie wöchentlich, halbmonatlich oder monatlich; in einigen Staaten, wie Kalifornien, die Mindestfrequenz hängt vom Beruf ab. Die Nichteinhaltung der Anforderungen Ihres Bundesstaates kann zu Geldstrafen und möglicherweise zu Klagen gegen Mitarbeiter führen. Das DOL stellt eine Tabelle zur Verfügung, die die Anforderungen in jedem Bundesland klar darlegt.

8. Verwechslung von Brutto- und Nettolohnabrechnungen. Es ist wichtig, zwischen Brutto- und Nettolohnabrechnung zu unterscheiden – und Ihre Geschäftskosten entsprechend zu berechnen. Die Bruttolohnsumme bezieht sich auf die Löhne aller Arbeitnehmer vor Steuern und Abzügen. Um die gesamten Lohnkosten für Ihr Unternehmen zu ermitteln, Sie müssen auch den Arbeitgeberbeitrag zur Lohnsteuer und eventuelle Leistungen berücksichtigen. Die Nettolohnabrechnung ist der Betrag, den die Mitarbeiter erhalten, nach Abzügen für Bundes-, Zustand, und lokale Steuern, sowie alle anderen erforderlichen oder optionalen Einbehaltungen.

9. Nichtbefreite Mitarbeiter für Dinge wie Schulungen nicht bezahlen. Im Allgemeinen, Sie müssen nicht freigestellte Mitarbeiter für die Stunden bezahlen, die sie für die Teilnahme an arbeitsbezogenen Schulungen oder anderen Aktivitäten wie den Besuch von Vorträgen und Besprechungen aufwenden. Dies beinhaltet die Zeit, die für Online-Schulungen im Zusammenhang mit dem Job aufgewendet wird, auch wenn es außerhalb der normalen Arbeitszeiten stattfindet. Unter der FLSA, um eine Aktivität zu machen nicht als Teil der geleisteten Arbeitszeit gelten, es muss freiwillig sein, nicht berufsbezogen, nicht gleichzeitig mit anderen Arbeiten durchgeführt werden und außerhalb der normalen Arbeitszeiten stattfinden.

10. Gehaltsabrechnungen werden nicht geführt. Das Versäumnis, genaue Mitarbeiter- und Gehaltsabrechnungen zu führen, kann zu Prüfungen und erheblichen Geldstrafen führen. Beachten Sie, dass der IRS Unternehmen im Jahr 2019 mit einer Geldstrafe von insgesamt 13,7 Milliarden US-Dollar belegte, weil sie sich nicht an die Lohnsteuergesetze hielten. Der IRS verlangt, dass Sie Aufzeichnungen für alle Mitarbeiter führen, einschließlich Informationen wie Höhe und Datum aller Löhne und Kopien der W-4-Steuereinbehaltungsformulare. Zusätzlich, die FLSA verlangt, dass Sie noch detailliertere Informationen für alle nicht freigestellten Mitarbeiter pflegen, einschließlich der geleisteten Arbeitsstunden. Um der FLSA zu entsprechen, Sie müssen diese Aufzeichnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahren.

11. Nicht für die Erholungszeit von Verletzungen bezahlen. Die meisten Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, eine Arbeiterunfallversicherung abzuschließen. die einen Teil des regulären Lohns eines Arbeitnehmers zahlt, wenn er von der Arbeit abwesend ist, während er sich von einer arbeitsbedingten Verletzung oder Krankheit erholt. Zusätzlich, nach dem FLSA ist ein Arbeitgeber dafür verantwortlich, den Arbeitnehmern die Wartezeit und die ärztliche Betreuung in ihren Arbeitsräumen oder auf Anweisung des Arbeitgebers zu entschädigen.

12. Versäumnis, über das Gehaltsgesetz auf dem Laufenden zu bleiben. Viele Gesetze – beim Bund, bundesstaatliche und lokale Ebene – legen Sie Regeln fest, wie Sie Mitarbeiter einstellen und bezahlen. Neben der FLSA, Zu den wichtigsten Bundesgesetzen gehören:

    • Das Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMLA), die berechtigten Arbeitnehmern Anspruch auf bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen gewährt.
    • Gleichstellungsgesetze wie das Bürgerrechtsgesetz, die viele Formen der Diskriminierung verbietet, und das Entgeltgleichheitsgesetz, die verlangt, dass Frauen für gleiche Arbeit gleiche Löhne wie Männer gezahlt werden.
    • Das Arbeitsschutzgesetz (OSHA), die der Arbeitssicherheit dienen soll.

    Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, es kann schwierig sein, über alle relevanten Gesetze auf dem Laufenden zu bleiben, vor allem, wenn Sie kein spezielles HR- und Rechtswissen haben. Es kann hilfreich sein, Berufsverbänden beizutreten, die Gesetze in Bezug auf Ihre Branche verfolgen.

13. Vergessen, arbeitsrechtliche Beschilderung anzubringen. Laut Gesetz, Sie müssen Mitteilungen anbringen, die die Mitarbeiter über ihre Rechte informieren. Zum Beispiel, das DOL verlangt vom Arbeitgeber, die Bestimmungen der FMLA und FLSA sowie die Schritte, die ein Arbeitnehmer befolgen muss, um eine Beschwerde einzureichen, zu veröffentlichen. Um dabei zu helfen, das DOL berät Sie, welche Poster Sie benötigen und lässt Sie diese kostenlos bestellen.

Vermeiden Sie Lohnabrechnungsfehler und -probleme mit Lohnabrechnungssoftware

Gehaltsabrechnungssoftware kann die Wahrscheinlichkeit von Gehaltsabrechnungsfehlern erheblich reduzieren, indem komplexe Berechnungen automatisiert werden. Steuererklärungen und Mitarbeiterzahlungen. Es sollte automatisch die neueste Bundes-, staatliche und lokale Steuern, Sie nehmen die Kopfschmerzen und Risiken ab, wenn Sie versuchen, Änderungen in den Steuer- und Arbeitsvorschriften zu verfolgen. Es kann den gesetzlich vorgeschriebenen Prozess der Pflege von Gehaltsabrechnungen automatisieren.

Die Auswahl einer Gehaltsabrechnungssoftware, die Teil einer integrierten Suite von Geschäftsanwendungen ist, kann die Buchhaltung vereinfachen, indem das Hauptbuch automatisch aktualisiert und Abstimmungen durchgeführt werden. Diese Konnektivität ermöglicht auch schnellere Berichte und Analysen, die auf Echtzeitdaten basieren. Es ermöglicht Unternehmen auch, Integrationen zu vermeiden, die kostspielig sind und zusätzliche Risiken bergen, und gibt ihnen eine einzige Support-Ressource, wenn Probleme auftreten.

Die komplexe Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung birgt zahlreiche potenzielle Fallstricke. Für viele kleine Unternehmen, Es ist schwer, die sich ändernden Anforderungen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Sie jeden Aspekt der Gehaltsabrechnung richtig handhaben, jedes Mal. Eine Gehaltsabrechnungssoftware kann einen Großteil der Belastung entlasten, indem sie automatisch mit sich ändernden Vorschriften Schritt hält und sicherstellt, dass Sie Ihre Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlen.