Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen:Von Ausgaben zu Abzügen und Berichten – alles, was Sie wissen müssen

Für viele kleine Unternehmen, Lohnkosten sind einer der größten Kosten der Geschäftstätigkeit. Die Bezahlung von Mitarbeitern kann auch eine zeitaufwändige Aufgabe sein – und es ist wichtig, dass sie richtig gemacht wird. Auch wenn Sie relativ wenige Mitarbeiter haben, es kann eine Herausforderung sein, mit den sich entwickelnden Steuer- und Lohngesetzen Schritt zu halten, Führen Sie alle erforderlichen Aufzeichnungen und zahlen Sie alle genau und pünktlich. Die Strafen für die Nichteinhaltung sind schwerwiegend und Fehler können sich auch negativ auf das Vertrauen und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken. Payroll-Lösungen können die Komplexität und Risiken stark reduzieren, Sie müssen jedoch immer noch verstehen, was mit der Gehaltsabrechnung zu tun hat.

Die zentralen Thesen

• Die Gehaltsabrechnung ist für die meisten kleinen Unternehmen einer der zwei oder drei wichtigsten wiederkehrenden Kosten.
• Die Gehaltsabrechnung ist einer der wichtigsten Punkte der Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Art und Weise, wie Sie mit der Gehaltsabrechnung umgehen, kann das Vertrauen und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter erheblich beeinflussen.
• Die Gehaltsabrechnung ist komplex. Der Steuerabzug und andere Abzüge können für jeden Mitarbeiter unterschiedlich sein. Steuer- und Lohngesetze ändern sich häufig.
• Wenn die Gehaltsabrechnung nicht korrekt verarbeitet wird, Unternehmen können bei Nichteinhaltung mit hohen Strafen rechnen.
• Gehaltsabrechnungssoftware und -dienste können Unternehmen dabei helfen, die Gehaltsabrechnung effizient durchzuführen, Bleiben Sie auf dem Laufenden mit föderalen, staatliche und lokale Lohnabrechnungsvorschriften, Steuern richtig einbehalten und bezahlen, und Leistungen an Arbeitnehmer bearbeiten.

Was ist Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung bezieht sich im Allgemeinen auf den Prozess der Bezahlung von Mitarbeitern, obwohl der Begriff manchmal auch verwendet wird, um die Mitarbeiterliste des Unternehmens oder die Gesamtkosten der Mitarbeiterlöhne zu bezeichnen.

Aus Sicht der Mitarbeiter, Gehaltsabrechnung mag täuschend einfach erscheinen. Ein Mitarbeiter leistet eine Woche Arbeit und erhält seinen Nettolohn am vorgesehenen Zahltag, mit bereits abgezogenen Steuern und Sozialbeiträgen.

Aber hinter den Kulissen passiert viel, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt wird. Löhne, Steuerverbindlichkeiten und andere Abzüge können für jeden Mitarbeiter unterschiedlich sein. Unternehmen müssen komplexe föderale, staatliche und lokale Lohnsteuerzahlungs- und Meldepflichten. Unternehmen müssen immer sicherstellen, dass sie genügend Bargeld zur Verfügung haben, um pünktlich zu bezahlen, Das bedeutet, dass sie genügend Einnahmen erzielen müssen, um die Gehaltsausgaben dauerhaft zu decken.

Wie funktioniert die Gehaltsabrechnung?

Hier ein allgemeiner Überblick über die Funktionsweise der Gehaltsabrechnung:

Für jeden Lohnzeitraum berechnet das Unternehmen die Gehaltsschecks der Mitarbeiter auf der Grundlage ihres Gehalts oder Stundenlohns und der geleisteten Arbeitsstunden, abzüglich ihrer erforderlichen Steuerpflichten und anderer relevanter Abzüge, wie Beiträge zur Krankenversicherung oder Altersvorsorge. Mitarbeiter können zusätzliche Steuern einbehalten (Formular W-4). Auch diese zusätzlichen Freibeträge müssen bei der Brutto-Netto-Berechnung berücksichtigt werden.

Basierend auf diesen Berechnungen, das Unternehmen liefert dann am Zahltag den Nettolohn an alle Mitarbeiter aus, entweder elektronisch oder per Scheck. Das Unternehmen zahlt auch die Lohnsteuern der Mitarbeiter und seinen eigenen Anteil an den IRS und die zuständigen lokalen Behörden und aktualisiert sein Hauptbuch, um die gezahlten Beträge widerzuspiegeln. Das Unternehmen muss auch Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den Vorschriften des IRS und des US-Arbeitsministeriums führen. und melden Sie Steuern in Übereinstimmung mit den IRS-Zeitplänen – plus alle erforderlichen staatlichen und lokalen Steuererklärungs- und Aufzeichnungspflichten.

Unternehmen können die Gehaltsabrechnung manuell intern durchführen, die Arbeit an eine dedizierte Lohnbuchhaltung oder einen Buchhalter auslagern, oder verwenden Sie eine Software-Abrechnungslösung.

Wer steht auf der Gehaltsabrechnung?

Allgemein gesagt, der Begriff Gehaltsabrechnung gilt nur für Arbeitnehmer, die nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) als Arbeitnehmer gelten; es umfasst keine unabhängigen Auftragnehmer. Unternehmen müssen zurückhalten, Lohnsteuern für Mitarbeiter zahlen und melden, aber nicht für Auftragnehmer.

Viele Lohnabrechnungslösungen können sowohl zur Bezahlung von Auftragnehmern als auch von Mitarbeitern verwendet werden. jedoch, Auftragnehmer und andere „Nicht-Angestellte“ werden in der Regel über Kreditorenkonten bezahlt – es werden keine Lohnsteuern einbehalten. Auftragnehmer erhalten am Ende des Kalenderjahres ein Formular 1099 und müssen ihre eigenen Lohnsteuern zahlen.

• Was ist der Unterschied zwischen einem Angestellten und einem selbstständigen Auftragnehmer? Unabhängige Auftragnehmer, in einigen Branchen als Freiberufler bekannt, kann für ein Unternehmen arbeiten, aber sie werden technisch nicht als Angestellte nach IRS-Standards betrachtet. Sie erhalten vom Unternehmen unterschiedliche Einkommensteuerformulare (ein 1099-MISC statt eines W-2), und sie haben keinen Anspruch auf Leistungen, die Mitarbeiter erhalten können, wie staatliche und bundesstaatliche Arbeitslosen- und Invalidenversicherung. Unabhängige Auftragnehmer müssen ihre eigenen Lohnsteuern zahlen, wenn die Steuersaison beginnt; das Geschäft nicht gesetzlich zur Zurückbehaltung verpflichtet ist, hinterlegen und zahlen ihre Lohnsteuer. Deswegen, Unabhängige Auftragnehmer erhalten in der Regel ihren gesamten Bruttolohn ohne Einbehalte oder Abzüge.

• Was ist, wenn ich mein einziger Mitarbeiter bin? Wenn Sie der einzige Mitarbeiter Ihres kleinen Unternehmens sind, Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen klassifiziert wird, bestimmt, wie Sie bezahlt werden. Wenn Ihr Unternehmen als S- oder C-Unternehmen gegründet wurde, Sie sind gesetzlich verpflichtet, Lohn wie jeder andere Arbeitnehmer zu erhalten (d. h. Einkommensteuern werden von Ihren Gehaltsschecks einbehalten und das Unternehmen übernimmt seinen Anteil an den Lohnsteuern).

  Wenn Ihr Unternehmen als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft gegründet wurde, Sie qualifizieren sich in der Regel nicht als Angestellter und erhalten stattdessen eine Vergütung durch Ziehungen des Eigentümers, die direkt aus den Einnahmen und Gewinnen Ihres Unternehmens entnommen werden. Sie sind persönlich für die Zahlung aller relevanten Steuern verantwortlich.

Benötigt mein kleines Unternehmen eine Gehaltsabrechnung?

Wenn Sie Mitarbeiter haben, Ihr Unternehmen muss die Gehaltsabrechnung durchführen. Ob Sie sich entscheiden, dies manuell zu tun, eine Lohnabrechnungssoftware auslagern oder nutzen, Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern benötigt eine organisierte Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen, Arbeiter bezahlen, Lohnsteuern verwalten und Aufzeichnungen führen.

Aber angesichts der Komplexität der Gehaltsabrechnung, einfach wissen, dass du es brauchst Lauf Gehaltsabrechnung reicht nicht. Du musst verstehen Gehaltsabrechnung, um die Mitarbeiter zufrieden zu stellen, Unternehmensfinanzen optimieren und Vorschriften einhalten. Wenn Sie Ihre Sorgfaltspflicht nicht erfüllen, kann dies zu Problemen mit Ihren Mitarbeitern führen, der IRS und das US-Arbeitsministerium.

Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen erklärt

Bei der Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen geht es um viel mehr als die pünktliche Lieferung von Gehaltsschecks an die Mitarbeiter – obwohl dies von entscheidender Bedeutung ist. Bei der Gehaltsabrechnung geht es auch um den Schutz der Mitarbeiter, halten sie glücklich, Einhaltung der Lohnsteuervorschriften, Verwaltung des Cashflows und Optimierung der Geschäftsleistung:

• Mitarbeiter schützen: Arbeitnehmer, die auf der Gehaltsliste stehen, haben in der Regel Anspruch auf Leistungen wie Arbeitslosengeld. Weitere Leistungen an Arbeitnehmer, die direkt mit der Gehaltsabrechnung verknüpft sind, umfassen Beiträge zur Krankenversicherung und zur Altersvorsorge. Kleine Unternehmen, die es sich leisten können, solche Vorteile anzubieten, können Wettbewerbsvorteile bei der Einstellung und Bindung von Mitarbeitern genießen.
• Mitarbeiter binden: Wenn Mitarbeiter darauf vertrauen, dass ihre Bezahlung regelmäßig und korrekt ist, es kann die Moral steigern, Engagement und Vertrauen in ihren Arbeitgeber. Im Gegensatz, Gehaltsabrechnungsfehler wie verspätete oder falsche Gehaltsschecks können schnell entwässern und zu Spannungen führen. Eine Umfrage ergab, dass 49% der amerikanischen Arbeitnehmer nach nur zwei Problemen mit dem Gehaltsscheck auf der Suche nach einem neuen Job sind.
• Einhaltung der Lohnsteuervorschriften und des Arbeitsrechts: Unternehmen müssen mit komplexen Steuer- und Arbeitsvorschriften auf dem Laufenden bleiben, die auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene. Diese Regelungen unterliegen einem ständigen Wandel. Im Jahr 2020, zum Beispiel, Aufgrund der COVID-19-Pandemie wurden viele Anforderungen an die Steuerzahlung vorübergehend gelockert. Compliance kann noch komplizierter sein, wenn Mitarbeiter in einer Gerichtsbarkeit leben, aber in einer anderen arbeiten. Dies ist häufig bei Unternehmen der Fall, die sich in der Nähe von Staatsgrenzen befinden oder Telearbeiter einstellen.
• Cashflow und Liquidität verwalten: Die Gehaltsabrechnung ist für viele kleine Unternehmen die größte wiederkehrende Ausgabe. Ein sorgfältiges Finanzmanagement ist erforderlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über einen ausreichenden Cashflow und Liquidität zur Bewältigung seiner Verpflichtungen verfügt – insbesondere, da die Lohnkosten höher sein können, als viele kleine Unternehmen zunächst annehmen. Arbeitgeberbeiträge wie Steuern, Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnungsgebühren erhöhen in der Regel 15-20% der Gesamtkosten der Mitarbeitergehälter. Die Gehaltsabrechnung ist auch sehr zeitkritisch; Das Unternehmen muss über genügend Bargeld verfügen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig zu decken.
• Optimierung der Unternehmensleistung: Die effiziente Verwaltung der Gehaltsabrechnung erfordert, dass Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen genügend Mitarbeitern finden, um die Arbeit zu erledigen, ohne mehr Mitarbeiter als nötig einzustellen. Zur selben Zeit, Das Unternehmen muss möglicherweise genügend Bargeld vorhalten, um zusätzliche Arbeitskräfte einzustellen, wenn diese kurzfristig benötigt werden, um die Nachfrage zu decken oder kranke Mitarbeiter zu decken. Viele Unternehmen, die an Kundenprojekten arbeiten, benötigen auch einen klaren Überblick über die Lohnkosten, um Kosten und Rentabilität zu analysieren.

So richten Sie die Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen ein

Das Einrichten der Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen ist möglicherweise nicht sehr kompliziert – aber Sie müssen Ihre genauen Gehaltsabrechnungsanforderungen kennen. Der Prozess lässt sich in sieben wichtige Schritte unterteilen:

1. Beantragen Sie eine eidgenössische Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Auch als Gewerbesteuer-Identifikationsnummer bekannt, Ihre EIN ist die eindeutige Nummer, die der IRS Ihrem Unternehmen zuweist. Sie können eine EIN online über die IRS-Website beantragen. per Post oder per Fax. Einige Bundesstaaten und Gemeinden haben zusätzliche Anforderungen an die steuerliche Registrierung von Arbeitgebern – wie z.

2. Verstehen Sie die Finanzdaten Ihres Unternehmens. Beginnen Sie damit, die geeignete Struktur für die Verfolgung der Lohnkosten in Ihrem Hauptbuch einzurichten. Berechnen Sie Ihre Lohnkosten in Dollar und als Prozentsatz des Umsatzes. Obwohl die Lohnkosten je nach Branche und Geschäft variieren, Es ist im Allgemeinen eine gute Faustregel, die Kosten ähnlich denen erfolgreicher Wettbewerber zu halten.

3. Führen Sie Ihre regulatorische Due Diligence durch. Um Lohnsteuerstrafen und andere Risiken bei Nichteinhaltung zu mindern, Sie müssen die Besonderheiten von Steuern und Arbeitsgesetzen kennen. Gesetze unterliegen häufigen Änderungen und Lohnsteuern können für einzelne Mitarbeiter unterschiedlich sein. vor allem, wenn sie in verschiedenen Staaten oder Gerichtsbarkeiten leben.

4. Klassifizieren Sie Ihre Mitarbeiter. Werden Sie Vollzeitbeschäftigte oder selbstständige Auftragnehmer einstellen? Werden Mitarbeiter angestellt oder auf Stundenbasis beschäftigt? Werden Sie auch Saisonkräfte oder Praktikanten haben? Wie hoch sind der Lohnsatz und der Steuerstatus jedes Mitarbeiters? Die Antworten auf diese Fragen helfen bei der Ermittlung Ihrer steuer- und arbeitsrechtlichen Pflichten. Wenn Mitarbeiter falsch klassifiziert werden, Sie könnten mit hohen Geldstrafen rechnen und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen. Zum Beispiel, Auftragnehmer als Arbeitnehmer behandeln und kontrollieren, wann und wie sie arbeiten, nicht nur das Ergebnis ihrer Arbeit, kann als eine Form von Lohndiebstahl angesehen werden. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter die erforderlichen Unterlagen für Neueinstellungen und die entsprechenden Steuerformulare ausfüllt. wie IRS-Formulare I-9 und W-4.

5. Bezahlzeitraum bestimmen. Führen Sie die Gehaltsabrechnung wöchentlich durch, zweiwöchentlich, monatlich oder halbmonatlich? Eine seltenere Gehaltsabrechnung bedeutet weniger Papierkram und möglicherweise auch geringere Bearbeitungskosten, Mitarbeiter möchten jedoch möglicherweise häufiger bezahlt werden, und einige Staaten haben Mindestfrequenzanforderungen. Erkundigen Sie sich beim Arbeitsministerium Ihres Staates, ob Ihr gewählter Lohnzeitraum den Vorschriften entspricht. Zweiwöchentlich ist die häufigste, gefolgt von wöchentlich. Nur etwa 5% der Amerikaner werden monatlich bezahlt. Sobald Sie einen Gehaltsplan festgelegt haben, der für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter geeignet ist, Es ist eine gute Idee, einen Gehaltskalender und eine Erklärung zur Gehaltsabrechnung zu verteilen, damit alle Mitarbeiter ein klares Verständnis haben.

6. Legen Sie Urlaubsregelungen und Anspruchsberechtigungen fest. Bieten Sie bezahlte Freizeit und bezahlten Krankenstand an? Wenn ja, Wie viele Tage oder Stunden erhalten die Mitarbeiter? Werden Stunden anfallen und in das nächste Jahr übertragen, wenn sie nicht genutzt werden? Wenn Ihr Unternehmen Vorteile anbieten möchte, wann werden die Mitarbeiter anspruchsberechtigt, und welche Auswirkungen werden die Leistungen auf Ihre Lohnkosten und Kalkulationen haben? Erklären Sie allen Mitarbeitern die Richtlinien und Vorteile klar und deutlich.

7. Starten Sie mit einer Lohnabrechnungslösung. Entscheiden Sie, wie Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem verwalten, abhängig von den Anforderungen und Fähigkeiten Ihres Unternehmens. Zu den Optionen gehören die manuelle Durchführung im Haus, Outsourcing an einen Buchhalter oder Gehaltsabrechnungsdienst oder die Verwendung einer Gehaltsabrechnungssoftware.

Sobald Sie Ihren vollständigen Gehaltsabrechnungsplan erstellt haben, Ihre Mitarbeiter klassifiziert und eine EIN erhalten hat, Sie sind bereit, mit der Gehaltsabrechnung zu beginnen.

3 Wege zur Gehaltsabrechnung

Es gibt drei Möglichkeiten, wie ein kleines Unternehmen die Gehaltsabrechnung durchführen kann:

1. Manuell im Haus: Dieser DIY-Ansatz beinhaltet normalerweise die Verwendung von Tabellenkalkulationen und Online-Gehaltsrechnern, um Gehaltsschecks zu berechnen und Steuereinbehalte und andere Abzüge zu bestimmen. Sie müssen Änderungen der Steuer- und Arbeitsvorschriften genau verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie die Entlohnung der Mitarbeiter korrekt berechnen und alle Regeln einhalten. Sie müssen auch mit dem Papierkram Schritt halten, um sicherzustellen, dass Sie im Falle eines Audits geschützt sind.

   Die manuelle Gehaltsabrechnung kann zeitaufwändig sein, und Berechnungen können schnell kompliziert werden, wenn Sie Mitarbeiter und Zusatzleistungen hinzufügen – sogar zwei Mitarbeiter mit dem gleichen Gehalt können unterschiedliche Steuerfreibeträge haben. Die manuelle Gehaltsabrechnung ist am besten für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und einfachen, einfache Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies ist im Allgemeinen nicht die beste langfristige Lösung für Unternehmen, die wachsen und mehr Mitarbeiter einstellen möchten.

2. Auslagern: Dies beinhaltet die Einstellung einer externen Lohnbuchhaltung oder eines Buchhalters, die die Lohnabrechnung für Ihr Unternehmen vollständig übernimmt. Outsourcing bedeutet in der Regel einen manuellen Prozess nach der anfänglichen Einstellung der Gehaltsabrechnung, obwohl Sie möglicherweise Informationen wie Mitarbeiterzeitkarten bereitstellen müssen, wenn das Lohnunternehmen keine Möglichkeit bietet, Stunden zu verfolgen.

   Der Anbieter übernimmt alle Gehaltsabrechnungen und verteilt Gehaltsschecks. Der Outsourcing-Dienstleister ist auch für die Einhaltung der Steuer- und Arbeitsgesetze verantwortlich, Ihr Unternehmen haftet also nicht für Strafen, wenn Gehaltsschecks oder Steuererklärungen falsch sind.

3. Lohnsoftware: Payroll-Softwarelösungen können als Mittelpunkt zwischen Inhouse- und Outsourcing-Optionen verstanden werden. Gehaltsabrechnungssoftware automatisiert normalerweise viele Aspekte der Gehaltsabrechnung, einschließlich der Durchführung aller Berechnungen, Steuern einbehalten und Arbeitnehmer bezahlen. Jedoch, im Vergleich zum Outsourcing, Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware gibt Unternehmen in der Regel ein höheres Maß an Kontrolle.

   Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung können auch in andere Unternehmenssoftware integriert werden, wie Buchhaltungs- oder HR-Systeme. Jedoch, Unternehmen tragen die volle Verantwortung für die Einhaltung geltender Steuergesetze und Arbeitsvorschriften – obwohl eine gute Gehaltsabrechnungssoftwarelösung mit den Anforderungen in jeder Gerichtsbarkeit auf dem neuesten Stand sein sollte.

   Funktionen der Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen

   Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bietet in der Regel Funktionen wie die automatisierte Berechnung von Verdiensten und Abzügen, Überprüfung und Bearbeitung der Gehaltsabrechnung in Echtzeit und mehrere Zahlungsoptionen, einschließlich direkter Einzahlung oder Papierschecks. Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verarbeitet auch Lohnsteueranmeldungen und stellt Jahresend-Steuerformulare für Unternehmen und deren Mitarbeiter bereit. Mitarbeiter haben möglicherweise Zugriff auf ein Online-Portal oder eine mobile App, mit der sie Gehaltsabrechnungen überprüfen können, Leistungsinformationen und wie viel bezahlte Freizeit sie angesammelt haben, sowie die Eingabe von Informationen wie einer Adressänderung zu ermöglichen.

   So wählen Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware aus

   Wenn Sie sich für eine Lohnabrechnungssoftware entscheiden, Sie sollten einige kritische Punkte berücksichtigen:

   • Lässt sich die Software in bestehende Geschäftslösungen wie Buchhaltungs- und HR-Programme integrieren? Kann es das Hauptbuch Ihres Unternehmens automatisch mit Gehaltsabrechnungen aktualisieren, oder liefert es nur zusammenfassende Informationen, die erneut in das Buchführungssystem eingegeben werden müssen?
   • Wie viel Detail und Kontrolle haben Sie über die Gehaltsabrechnung? Zum Beispiel, Können Sie die Gehaltsabrechnungen nach Abteilungen anzeigen?
   • Wenn ein Arbeitnehmer vor Ablauf der Lohnperiode entlassen oder gekündigt wird, Sie müssen die Gehaltsabrechnung off-cycle durchführen, um sie sofort zu bezahlen. Lässt sich mit der Software die Gehaltsabrechnung außerhalb des standardmäßigen Gehaltsabrechnungszyklus durchführen? Wenn ja, Sind Off-Cycle-Lohnabrechnungen kostenlos oder wird ein Aufpreis berechnet?
   • Verfügt die Software über die Flexibilität, staatliche und lokale Steuern zu verarbeiten, wenn die Mitarbeiter in verschiedenen Rechtsordnungen ansässig sind? Verfügt das Softwareunternehmen über die Ressourcen, um mit allen Änderungen auf Bundesebene Schritt zu halten, Landes- und Kommunalebene?
   • Gibt es Self-Service-Optionen, damit Mitarbeiter problemlos auf Informationen zugreifen und diese aktualisieren können, ohne sich an einen Vorgesetzten oder Gehaltsabrechnungsspezialisten wenden zu müssen?
   • Wie sicher ist das System? Lohndaten sind privat und hochsensibel. Der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter ist unerlässlich, und Gehaltsinformationen sind oft ein sensibles Thema. Software sollte die Möglichkeit bieten, den Zugriff basierend auf der Art der Informationen und der Rolle des Benutzers einzuschränken.
   • Ist die Software einfach zu bedienen, und wie viel Training und technische Unterstützung bietet der Lieferant?
   • Entsprechen die Kosten der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware Ihrem Budget?

Zahlungsmethoden für die Gehaltsabrechnung

Es gibt drei Möglichkeiten, Mitarbeiter zu bezahlen:Gehaltsschecks, Gehaltsabrechnungskarten und Direkteinzahlung.

Traditionell, Die Erstellung von Gehaltsschecks war zeitaufwändig, Aber Gehaltsabrechnungslösungen können den Prozess jetzt automatisieren und Unternehmen Schecks direkt selbst drucken lassen.

Lohnkarten, eine Art Debitkarte, erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Jeder Mitarbeiter erhält eine wiederaufladbare Karte. Das Gehalt des Mitarbeiters wird jeden Zahltag auf das Debitkartenkonto eingezahlt. Die Karten funktionieren normalerweise in den wichtigsten Kartennetzwerken, wie Visa und Mastercard, damit Mitarbeiter sie überall dort verwenden können, wo diese Karten akzeptiert werden, Sie sind jedoch nicht wie eine typische Debitkarte mit Girokonten verknüpft.

Die Direkteinzahlung verwendet das Zahlungsnetzwerk Automated Clearing House (ACH), um Gelder direkt vom Bankkonto Ihres Unternehmens auf das Bankkonto des Mitarbeiters einzuzahlen. Nach der Ersteinrichtung, Die direkte Einzahlung ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Mitarbeiter zu bezahlen und hat sich zur gebräuchlichsten Zahlungsmethode für die Gehaltsabrechnung entwickelt.

Direkteinzahlung für kleine Unternehmen

Jedes Geschäft, klein oder groß, können Mitarbeiter per Direkteinzahlung bezahlen – und die meisten tun es. Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2020 fast 94 % der amerikanischen Angestellten werden jetzt nach dieser Methode bezahlt. Es ist schnell und bequem, und Mitarbeiter erhalten die Bezahlung direkt auf ihren Bankkonten, ohne einen Scheck einzahlen oder riskieren zu müssen.

Um Mitarbeiter per Direkteinzahlung zu bezahlen, Sie müssen zuerst eine direkte Einzahlung entweder bei der Bank, die Ihr Geschäftsbankkonto führt, oder über einen Gehaltsabrechnungsdienst einrichten. Nachdem Sie die Ersteinrichtung abgeschlossen haben, Sie benötigen die Bankkontonummer und die Routing-Nummer jedes Mitarbeiters. Von diesem Punkt an, Jedes Mal, wenn Sie die Gehaltsabrechnung durchführen, sendet Ihre Bank eine Reihe von Direkteinzahlungen über das ACH-Netzwerk auf die Bankkonten Ihrer Mitarbeiter. Die Belastung Ihres Kontos dauert in der Regel ein bis zwei Tage, die Konten der Mitarbeiter gutschreiben und die Gelder für die Verwendung durch die Mitarbeiter freigeben.

Immer noch, Direkteinzahlung ist nicht ohne Nachteile. Zum Beispiel, Unternehmen müssen bei der Speicherung sensibler Bankdaten besonders auf die Privatsphäre ihrer Mitarbeiter achten. und es gibt keine Möglichkeit, die Zahlung für eine direkte Einzahlung zu stoppen, wenn die Gehaltsabrechnung falsch berechnet wurde. Es ist auch zeitkritisch. Stellen Sie sicher, dass Sie die Frist für die Direkteinzahlung Ihrer Bank überprüfen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitergehälter pünktlich ausgezahlt werden. Weiter, Alle Mitarbeiterzahlungen werden gleichzeitig von Ihrem Bankkonto abgebucht, daher ist es wichtig, dass Sie genügend Guthaben auf Ihrem Konto haben, um die Gehaltsabrechnung vorzunehmen.

Was ist in einem Gehaltsscheck enthalten?

Obwohl es keine Bundespflicht gibt, Die meisten staatlichen Arbeitsgesetze verlangen, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Möglichkeit bieten, ihre Gehaltsabrechnungen einzusehen, auch als Gehaltsabrechnungen bekannt, mit jedem Gehaltsscheck – auch wenn sie per Direkteinzahlung oder mit einer Gehaltsabrechnungskarte bezahlt werden. Gehaltsabrechnungen werden an jedem Zahltag ausgestellt und enthalten die folgenden Informationen:

• Allgemeine Information wie Name des Mitarbeiters, das Datum, Lohnperiode und geleistete Arbeitsstunden.
• Steuern vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen. Steuern werden in der Regel in Bundes-, staatliche und lokale Steuern, plus Sozialversicherung und Medicare.
• Zusätzliche Abzüge vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers für Zwecke wie Rentenversicherungsbeiträge abgezogen, Krankenversicherungsleistungen oder Lohnpfändungen.
• Verdienste inklusive Grundlohn, etwaige Überstunden und zusätzliche Einnahmen wie Trinkgelder, Provisionen oder Boni. Gehaltsabrechnungen zeigen sowohl den Bruttolohn (Gesamtverdienst vor allen Abzügen) als auch den Nettolohn (auch als Take-Home-Lohn bezeichnet). Die Verdienste werden in der Regel für die aktuelle Lohnperiode und für das bisherige Jahr ausgewiesen.

5 Schritte zur Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen

Sobald Ihre Lohnabrechnungslösung für kleine Unternehmen eingerichtet und einsatzbereit ist, Es gibt fünf Schritte, um jeden Abrechnungsbatch auszuführen:

1. Verfolgen Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Sie können dies manuell tun, indem Sie Daten eingeben, B. mit einer Stech- oder Stanzmaschine oder mit Zeiterfassungssoftware. Einige Softwarelösungen für die Gehaltsabrechnung enthalten Zeiterfassungssoftware.

2. Führen Sie die Zahlen aus. Berechnen Sie den Bruttolohn der Mitarbeiter basierend auf ihrem Gehalt oder ihren geleisteten Arbeitsstunden, zuzüglich etwaiger zusätzlicher Einnahmen wie Trinkgelder oder Provisionen. Ziehen Sie alle relevanten Steuern und andere Abzüge ab.

3. Mitarbeiter bezahlen. Gehaltsschecks verteilen, Bezahlkarten aufladen oder Geld per Direkteinzahlung überweisen. Gehaltsabrechnungen bereitstellen. Erfassen Sie die Zahlungen an jeden Mitarbeiter, den Gesamtlohnbetrag und andere Informationen für buchhalterische und steuerliche Zwecke.

4. Lohnsteuern und andere Ausgaben bezahlen. Zahlen Sie Steuern ein und reichen Sie Steuerformulare bei Regierungsbehörden gemäß den erforderlichen Zeitplänen ein. Sie zahlen sowohl den Arbeitnehmeranteil an der Lohnsteuer, die von ihren Gehaltsschecks einbehalten wurden, und Arbeitgeberanteil. Lohnsteuern müssen elektronisch bezahlt werden, normalerweise durch Elektronisches Bundessteuerzahlungssystem (EFTPS). Sie bezahlen auch die Firmen, die Arbeitnehmerleistungen anbieten, wie Krankenkassen, und alle Gebühren, die an Lohnabrechnungs-Outsourcing-Unternehmen oder Lohnabrechnungssoftware-Anbieter fällig werden.

5. Führen Sie gründliche Aufzeichnungen. Gemäß der FLSA sind Sie verpflichtet, drei Jahre lang genaue Aufzeichnungen über die Gehaltszahlungen zu führen. Es ist egal wie Sie behalten diese Gehaltsabrechnungen. Wichtig ist, dass Sie sie an einem sicheren und zugänglichen Ort aufbewahren, der dem US-Arbeitsministerium innerhalb von 72 Stunden nach einer Anfrage zur Verfügung gestellt werden kann.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber für Gehaltsabrechnungen und Steuern?

Verwaltung von Lohnsteuern, auch als Lohnsteuer bezeichnet, ist einer der kompliziertesten Aspekte der Gehaltsabrechnung. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Es gibt föderale, staatliche und lokale Lohnsteuern, über die Sie sich Sorgen machen müssen, einige, die nur von Mitarbeitern bezahlt werden, andere werden nur von Arbeitgebern und andere von beiden bezahlt. Dazu gehören Bundeseinkommensteuern, Steuern des Bundesgesetzes über Versicherungsbeiträge (FICA), die die Sozialversicherung und die Krankenversicherung finanzieren, Bundesarbeitslosensteuergesetz (FUTA) Steuern, die Arbeitslosengeldleistungen und staatliche und lokale Steuern wie staatliche Einkommens- und Erwerbsunfähigkeitssteuern finanzieren.
• Steuergesetze können sich ändern und bei Nichteinhaltung können schwere Strafen drohen.
• Arbeitnehmer können je nach ihrer persönlichen Finanzsituation und ihrem Wohnort unterschiedlich besteuert werden.
• Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern zum Jahresende ordnungsgemäße Steuerformulare und -papiere zur Verfügung stellen. sowie die erforderlichen Aufzeichnungen für jede relevante Regierungsbehörde zu führen.
• Da einige Lohnsteuern von Arbeitgebern gezahlt werden, erhöhen sie die Gesamtkosten der Lohnabrechnung für ein Unternehmen.

Angesichts der Komplexität, Es ist wichtig, dass Unternehmen ein klares Verständnis ihrer Gehaltsabrechnungs- und Steuerpflichten haben, um IRS-Strafen und andere potenzielle Probleme zu vermeiden – insbesondere, wenn sie planen, die Gehaltsabrechnung manuell im Haus zu verwalten.

Die folgenden Diagramme bieten eine Aufschlüsselung der Lohnsteuer- und Meldepflichten eines Kleinunternehmens. Die Veröffentlichung 15 des IRS erklärt auch, wie die Verantwortlichkeiten der Bundeslohnsummensteuer zu verwalten sind.

5 Schritte zur Berechnung der Lohnsteuer

Die Berechnung der Lohnsteuer kann kompliziert sein. Eine Deloitte-Umfrage ergab, dass 35 % der Unternehmen sagen, dass ihre größte Herausforderung darin besteht, Steuereinbehaltungsberechnungen für regelmäßige oder zusätzliche Zahlungen zu verwalten. Lohnabrechnungs-Outsourcing-Unternehmen und Lohnabrechnungs-Softwarelösungen automatisieren in der Regel die Einbehaltung für Sie. Aber wenn Sie planen, es selbst zu tun, Sie müssen wissen, wie Sie die Lohnsteuer richtig berechnen. Hier ist wie.

1. Bruttolohn des Mitarbeiters berechnen indem sie ihren Stundensatz mit der Gesamtzahl der in der Lohnperiode geleisteten Arbeitsstunden multiplizieren. Ist der Arbeitnehmer angestellt, Sie können ihr Bruttogrundgehalt für jede Lohnperiode ermitteln, indem Sie ihr Jahresgehalt durch die Anzahl der Lohnperioden pro Jahr teilen. Der Bruttolohn ist der Ausgangspunkt für die meisten Lohnsteuerberechnungen. Beispiel:Wenn ein Mitarbeiter 52 USD verdient, 000 pro Jahr und wird wöchentlich bezahlt, sein Bruttogehalt für jeden Lohnzeitraum beträgt 1 USD, 000.

2. Berechnen Sie die Bundeseinkommensteuer. Jeder Arbeitnehmer kann je nach Einkommen und Quellensteuerabzügen zu einem anderen Satz besteuert werden. Der IRS bietet einen Assistenten zum Einbehalten von Einkommensteuern, der Sie bei der Berechnung der Bundeseinkommensteuern für jeden Mitarbeiter unterstützt.

3. Berechnen Sie die FICA-Steuern. Um den Sozialversicherungsanteil der FICA-Steuern zu berechnen, multiplizieren Sie den Bruttolohn Ihres Mitarbeiters für den Lohnzeitraum mit 6,2 %, das ist ihr Anteil an der Sozialversicherungssteuerpflicht. Verwenden Sie das gleiche Beispiel in Schritt 1, Der Arbeitnehmer würde 62 US-Dollar pro Gehaltsscheck für Sozialversicherungssteuern (1 US-Dollar) zahlen. 000 x 0,062 =62 $). Jedoch, die Sozialversicherungspflicht basiert auf der steuerpflichtigen Lohngrundlage von 137 USD, 700, Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter, der mehr verdient, nur die ersten 137 US-Dollar besteuert, 000 in einem Jahr verdient.

   Für den Medicare-Anteil den Bruttolohn des Arbeitnehmers mit 1,45% multiplizieren, ihren Anteil an der Medicare-Steuerschuld. Anhand des gleichen Beispiels, Die Medicare-Steuerschuld des Mitarbeiters für diesen Lohnzeitraum beträgt 14,50 USD (1 USD). 000 x 0,0145 =14,50 USD).

   Addieren Sie die beiden Beträge (62 USD + 14,50 USD =76,50 USD), um die gesamten FICA-Beiträge des Mitarbeiters für diesen Lohnzeitraum zu erhalten.

   Denken Sie daran:Die FICA-Steuern sind eine geteilte Steuerpflicht und die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Beiträge ihrer Arbeitnehmer zu ergänzen. Anhand des gleichen Beispiels, Ihr Unternehmen würde für diesen Mitarbeiter auch 76,50 US-Dollar an FICA-Steuern zahlen.

4. Berechnen Sie die FUTA-Steuern. FUTA wird nur vom Arbeitgeber bezahlt. Der FUTA-Steuersatz beträgt 6% auf die ersten 7 $, 000 in einem Kalenderjahr an einen Arbeitnehmer gezahlte Löhne, es sei denn, Ihr Bundesstaat erhält eine Steuergutschrift, die Ihre FUTA-Gesamtzahlung senkt. Viele Staaten erhalten Steuergutschriften, die ihren FUTA-Beitrag effektiv senken, so zahlen die meisten Staaten deutlich weniger als 6% der FUTA-Steuern. Die FUTA-Steuern sind nicht vom Einkommen oder Bruttolohn des Arbeitnehmers abhängig.

5. Berechnen Sie alle relevanten staatlichen oder lokalen Steuern. Staatliche Lohnsteuergesetze und Steuersätze unterscheiden sich von Staat zu Staat, Erkundigen Sie sich daher bei allen zuständigen staatlichen und lokalen Regierungsbehörden, um die erforderlichen Steuern korrekt zu ermitteln und zu berechnen.

   Um den Nettolohn Ihres Mitarbeiters zu berechnen, Sie müssen dann ihr Bundeseinkommen abziehen, FICA und alle staatlichen und lokalen Steuereinbehalte – zuzüglich aller anderen Abzüge – vom Bruttolohn.

Gehaltsabrechnungsprobleme und Herausforderungen für kleine Unternehmen

Viele kleine Unternehmen kennen die Zeit nicht, Energie und Ressourcen, die für eine genaue Gehaltsabrechnung erforderlich sind. Die Gehaltsabrechnung ist so integraler Bestandteil des Unternehmens, dass selbst kleine Fehler große negative Auswirkungen haben können. Glücklicherweise, Die häufigsten Herausforderungen und Probleme bei der Gehaltsabrechnung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) können mit Voraussicht vermieden werden:

Lohnkosten unterschätzt. Die Gesamtlohnkosten variieren stark, können aber in einigen Branchen bis zu 50-60 % der Gesamtbetriebskosten eines Unternehmens ausmachen. Arbeitgeberbeiträge wie FICA-Steuern, Arbeitslosenversicherung, Sozialleistungen und Anbietergebühren können 15%-20% der Gesamtlohnsumme erhöhen.

• Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie ein genaues Bild von der allgemeinen finanziellen Gesundheit und den Lohnkosten Ihres Unternehmens haben. unter Berücksichtigung aller Ausgaben.

Fehler bei der Gehaltsabrechnung machen. Die Gehaltsabrechnung ist eine kritische und zeitkritische Aufgabe, da die Mitarbeiter auf ihre Gehaltsschecks angewiesen sind. Mehr als ein Drittel der Mitarbeiter war aufgrund von Abrechnungsfehlern gezwungen, eine verspätete Zahlung von Rechnungen zu leisten. Verspätete und/oder fehlerhafte Gehaltsschecks können das Vertrauen der Mitarbeiter untergraben und schließlich zu größeren Problemen führen:Das US-Arbeitsministerium hat 2019 einen Rekord von 322 Millionen US-Dollar an Lohnrückständen eingezogen, die den Arbeitern geschuldet wurden.

• Lösung: Ergreifen Sie Schritte, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung manuell ausführen, Sie benötigen Personal mit entsprechender Lohnbuchhaltung. Alternative, Sie können die Gehaltsabrechnung an Full-Service-Gehaltsabrechnungsanbieter auslagern.

Steuerschulden übersehen. Abgabenordnungen und Arbeitsgesetze sind kompliziert und können sich ändern. Jedes Unternehmen muss Steuern genau und pünktlich zahlen, oder es drohen Strafen oder sogar strafrechtliche Anklagen.

• Lösung: Dedizierte Gehaltsabrechnungsexperten oder eine spezielle Gehaltsabrechnungslösung können dabei helfen, sicherzustellen, dass ein Unternehmen hinsichtlich der Steuerverbindlichkeiten eines Bundes, Landes- und Kommunalebene.

Versäumnis, Aufzeichnungen zu führen. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, klare Prüfpfade mit genauen, aktuelle Aufzeichnungen über ihre Gehaltsabrechnungsprozesse. Sowohl der IRS als auch das US-Arbeitsministerium haben spezifische Anforderungen, und staatliche Arbeitsministerien können zusätzliche Aufzeichnungspflichten haben.

• Lösung: Machen Sie Ihre Due Diligence. Informieren Sie sich, welche Aufzeichnungen für jede Regierungsbehörde aufbewahrt werden müssen und wie lange Sie sie aufbewahren müssen.

Fehler beim Aktualisieren der Daten. Angestellter, Lohn- und Steuerdaten müssen genau gepflegt und aktualisiert werden. Selbst eine scheinbar geringfügige Änderung wie eine Adressänderung kann sich auf die Lohnsteuerberechnungen auswirken, wenn der Mitarbeiter in eine andere Steuerhoheit zieht. Zusätzlich, Es kann besonders schwierig sein, aktuelle und genaue Daten zu pflegen, wenn ein Unternehmen eine separate Buchhaltung hat, Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme.

• Lösung: Verwenden Sie eine Gehaltsabrechnungssoftwarelösung, die sich nahtlos in andere Unternehmenssoftware integrieren lässt, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen jederzeit korrekt und aktuell sind.

Kostenlose Checkliste für die Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen

Verwenden Sie diese Checkliste, um die Gehaltsabrechnung einzurichten und durchzuführen und die Steuer- und Berichtspflichten zu erfüllen.

Gehaltsabrechnung einrichten:

• Haben Sie Ihre EIN erhalten?
• Sind alle Mitarbeiter richtig klassifiziert?
• Kennen Sie Bundes, Landes- und Kommunalarbeitsrecht?
• Lassen Sie die Mitarbeiter alle erforderlichen Steuer- und Einstellungspapiere ausfüllen, wie W-2s und I-9s?
• Sind alle Mitarbeiterinformationen korrekt?
• Wenn Sie eine direkte Einzahlung verwenden, Verfügen Sie über genaue Aufzeichnungen über alle Bankdaten Ihrer Mitarbeiter?
• Sind Zahlungsfristen, Freizeitpolitik und Leistungen klar definiert?

Laufende Gehaltsabrechnung:

• Haben Sie eine Möglichkeit, die Gehaltsabrechnung zu führen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, ob im Haus, mit einem Lohnabrechnungsunternehmen oder einer Lohnabrechnungssoftwarelösung?
• Haben Sie eine Möglichkeit zu verfolgen, wie lange jeder Mitarbeiter gearbeitet hat?
• Wenn Sie keine Gehaltsabrechnungssoftware oder ausgelagerte Lösung verwenden, Wissen Sie, wie Sie Gehaltsschecks genau berechnen und alle notwendigen Steuern und Abzüge einbehalten?
• Müssen Sie am Zahltag Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter verteilen?

Steuer- und Meldepflichten:

• Kennen Sie Ihre Lohnsteuerpflichten, sowie was Sie für Ihre Mitarbeiter zahlen müssen?
• Kennen Sie alle Steuerzahlungs- und Meldefristen?
• Kennen Sie alle Aufzeichnungspflichten? Wie werden Sie Aufzeichnungen führen?

Wichtige Lohnabrechnungsbedingungen, die Sie kennen sollten

940: IRS-Formular 940 ist die jährliche Bundesarbeitslosensteuererklärung (FUTA) des Arbeitgebers. verwendet, um die jährlichen FUTA-Steuerzahlungen eines Arbeitgebers an den IRS zu melden. Nur Arbeitgeber zahlen FUTA-Steuern.

941: Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers. Arbeitgeber müssen jedes Quartal das IRS-Formular 941 einreichen, um den Arbeitgeberanteil an den FICA-Steuern zu zahlen und die von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehaltenen Einkommenssteuern und FICA-Steuern zu melden.

945: Die jährliche Einkommensteuererklärung des Arbeitgebers. Dieses IRS-Formular wird verwendet, um alle einbehaltenen Einkommenssteuern zu melden, B. bei Rentenausschüttungen einbehaltene Einkommensteuer oder Ersatzeinbehalt.

1040: Das Formular für die US-Einkommensteuererklärung. Dieses IRS-Formular wird von Steuerzahlern verwendet, um ihre jährliche Einkommensteuererklärung einzureichen.

1096: Jährliche Zusammenfassung und Übermittlung von US-Informationsrücksendungen. One use of this form is for employers to provide the IRS with a summary of all the 1099-MISCs provided to independent contractors. IRS form 1096 is also used to transmit forms 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, and W-2G.

1099-MISC: The IRS form used to report annual compensation paid to each non-employee taxpayer, such as freelancers or independent contractors. If you paid a contractor $600 or more during the tax year, you need to issue them a 1099-MISC. At the end of the tax year contractors receive one 1099-MISC form from each business that paid them $600 or more in the year.

8027: Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips is used to report all tips received by employers in the tax year.

Accrue: To accumulate or receive. In the context of small business payroll, the term usually refers to earning benefits like paid vacation, sick leave and personal time off.

ACH (Automated Clearing House): A U.S.-based electronic payment network that transmits direct deposit payroll transactions.

Base pay rate: An employee’s salary or hourly pay rate before factoring in any benefits, Boni, commissions or tips.

Bonus: A sum of money added to regular wages, often given as a reward for exceptional performance.

Commissions: Extra pay earned for completing a specific task, such as selling a certain amount of goods or services. Commissions are paid in addition to an employee’s base pay rate and are usually calculated as a percentage of the price of goods or services sold.

Deductions: The amount of money subtracted from an employee’s gross pay to cover taxes, wage garnishments and benefits like health insurance or retirement plan contributions .

EFTPS: The Electronic Federal Tax Payment System is used by employers to pay federal taxes online.

Employee’s Withholding Allowance Certificate (W-4): The IRS form filled out by employees to determine the number of withholding allowances they will claim. Employers use an employee’s W-4 to withhold the correct amount of federal income tax from each paycheck. Filling out a W-4 is standard new-hire paperwork, but employees may wish to change their W-4 each time their personal or financial situation changes.

Exempt: Allgemein, refers to employees who are exempt from the Fair Labor Standards Act (FLSA). Typischerweise exempt employees include executives and some other salaried employees.

Exempt employees are not protected by certain aspects of the FLSA. Zum Beispiel, they are not legally required to receive overtime pay.

FICA Taxes: The Federal Insurance Contributions Act, which mandates payroll taxes to fund Social Security and Medicare. Employers are responsible for paying 50% of each employee’s FICA, which must be remitted with federal income taxes—together known as the federal tax liability—and reported quarterly with the IRS form 941.

FLSA :The Fair Labor Standards Act establishes the minimum wage, overtime pay, recordkeeping and child labor standards in the U.S. Some salaried employees may be exempt from certain provisions of the FLSA, such as overtime pay.

FUTA Taxes :Taxes established by the Federal Unemployment Tax Act. FUTA taxes are paid yearly by employers using IRS form 940. FUTA taxes contribute to a fund that provides unemployment compensation to workers who have lost their jobs.

Garnishment: A legal requirement that certain amounts of money—usually wages paid by an employer—are seized to satisfy debt or other necessary obligations like alimony or child support. Employers are responsible for taking garnishments out of paychecks after taxes have been deducted.

General ledger: A bookkeeping system used to track and record all of a business’s financial transactions.

Gross pay: An employee’s total wages and earnings before taxes and other deductions are withheld.

Hourly wages: The rate at which an employer agrees to pay an employee per hour worked, such as $15 an hour.

I-9: Employment eligibility verification form used by the IRS to verify an employee’s identity and validate that he or she is legally eligible to work in the U.S.

Income tax: The primary tax that governments levy on the earnings of businesses and individuals. Employers and employees may have to pay federal, state and local income tax. Employees’ income tax obligations are typically calculated by payroll software or services and withheld from employee’s paychecks.

Independent contractor: Sometimes referred to as a freelancer, an independent contractor is a self-employed person who performs work for a business. When first hired by a company, independent contractors generally file a W-9, and they receive a 1099-MISC summarizing their payments at the end of the tax year. Independent contractors must pay all of their own income taxes, including Social Security and Medicare, and are not eligible for employee benefits such as unemployment compensation.

Net pay: An employee’s take-home pay, or the amount of wages and earnings they receive after all taxes and deductions are subtracted from their gross earnings.

Non-exempt employee: Non-exempt employees are covered by certain regulations FLSA. Zum Beispiel, they must be paid at least the federal minimum wage and they qualify for overtime pay. Non-exempt employees are typically paid an hourly rate instead of a salary.

Overtime: Time worked beyond 40 hours in a workweek. Federal overtime laws state that non-exempt employees must be paid one and one-half times their usual wage for overtime.

Gehalt: A fixed regular pay amount allotted every pay period, but usually expressed as a total annual sum. Zum Beispiel, if an employee earns a $60, 000/year salary and is paid twice a month, the employee would receive a gross pay of $2, 500 in each paycheck.

Social Security (OASDI): Social Security tax, also known as the Old Age, Survivors and Disability Insurance tax, is a payroll tax paid by both employees and employers. Employees and employers split the tax payment 50/50, meaning the employer and employee each pay 6.2% of the 12.4% tax rate on up to the taxable wage base, or $137, 700 of employee earnings as of 2020.

Take-home pay: Also known as net pay, it’s the amount of wages and earnings an employee receives after all taxes and other deductions are withheld from their gross pay.

Taxable wage base: Also known as the contribution and benefit base, the Social Security taxable wage base is the maximum amount of an employee’s income that can be subject to Social Security taxes in a given year. Für 2020, the taxable wage base is $137, 700. If an employee makes more than that, the employee and their employer pay FICA tax only on the first $137, 700 earned. The taxable wage base increases every year.

Third-party sick pay: An insurance disability benefit set up by participating employers that aims to help pay employees if they lose wages due to illness or non-work-related injury. Third-party sick pay is usually provided by insurance companies and is typically paid only when employees are absent from work.

Tipps: Optional or extra payments—whether paid in cash or as non-cash rewards like tickets or event passes—given to an employee by a customer as a reward for service. Tips are usually considered taxable income and are therefore subject to income taxes and FICA taxes.

W-2: The IRS form that employers send to employees at the end of the tax year to report the employee’s annual wages and the total amount of taxes withheld from their pay throughout the year. Taxpayers use the information on their W-2 to file income taxes.

W-3 :The Transmittal of Wage and Tax Statements form employers must submit to the Social Security Administration each year. The W-3 provides a quick overview of all employee wages and contributions submitted to the Social Security Administration in a given tax year.

W-9: The IRS form filled out by independent contractors to provide their taxpayer identification number to the company they’ll be doing business with. A W-9 is needed in order for the business to send the independent contractor a 1099-MISC at the end of the tax year.

Withholding: The tax liability held back from employees’ paychecks by the employer and sent directly to tax authorities.

Small Business Payroll FAQs

What are my payroll tax obligations?

All businesses with employees are legally required to withhold payroll taxes from each employee’s paycheck and pay all applicable federal, state and local taxes, including additional tax obligations like the Federal Unemployment Tax Act (FUTA) payments and any applicable disability insurance taxes on time. Missed payments or failure to pay taxes can lead to fines and penalties.

What payroll reports do I need to submit to remain compliant?

Employers must submit several federal payroll reports periodically in order to remain compliant. These include IRS forms 940, 941, W-2 and W-3. Additional reports may be required depending the nature of the business and its employee classifications. State payroll report requirements may differ depending on state-specific laws, so be sure to check with the appropriate state government organization.

What payroll reports are due annually?

Several payroll reports are due annually:

• Form 940, identifying the amount of FUTA taxes paid throughout the year, due Jan. 31 following the close of the tax year.
• Form W-2, summarizing each employee’s wages and tax withholding for the year. W-2s must be supplied to employees by Jan. 31.
• Form W-3, a summary report of all the W-2 forms issued by the employer for the tax year. W-3s must be submitted to the Social Security Administration by the end of February following the close of the tax year.
• Any additional relevant federal payroll tax reports, wenn anwendbar.
• Any relevant annual state payroll reports, wenn anwendbar.

What payroll reports are due quarterly?

The main payroll report that must be submitted quarterly is Form 941, which is used to pay an employer’s portion of FICA taxes and to report total federal income and FICA taxes withheld from employee paychecks. Some states may also require businesses to submit additional quarterly payroll tax reports.

What payroll records do I need to create and keep?

Every employer covered by the FLSA must keep particular records for all non-exempt employees, with the following information about each employee:

• Name, social security number, address, birthdate and gender
• Occupation
• Pay rate and how they are paid
• Time and day of week when workweek begins
• Hours worked each day
• Total hours worked each workweek
• Total daily or weekly straight-time earnings
• Total weekly overtime earnings
• All additions to and/or deductions from pay
• Total wages (gross pay and net pay) paid each pay period
• Date of payment and the pay period covered by the payment

The FLSA mandates that these payroll records are kept for at least three years; some other records, such as timecards, must be kept for two years.

Zusätzlich, the IRS requires that employers keep employee information such as:

• Employee name, address, social security number and occupation
• Employment date
• Amounts and dates of all earned wages, including any pension or annuity payments
• Amounts of tips reported
• Dates for which employees received sick pay or injury compensation, including the amount and weekly payment rate
• Copies of employee’s income tax withholding certificates (W-4)
• Dates and amounts of tax deposits made
• Amount of additional benefits provided

States may have additional record-keeping requirements.

What payroll records do I need to create and give my employees?

The primary payroll record you need to create and give to each employee is a W-2. This must be provided annually, before Jan. 31. Independent contractors who are paid more than $600 must receive a 1099-MISC.

Zusätzlich, some states require that employers provide employees access to pay stubs with each paycheck.

What are payroll deductions?

Payroll deductions are items subtracted from an employee’s gross pay, reducing net pay. Deductions can be mandatory or voluntary. Mandatory deductions include taxes and court-ordered wage garnishments, while voluntary deductions typically include benefits like health insurance, third-party sick pay and retirement plan contributions.

Which deductions are required by law?

The five mandatory payroll deductions are federal income taxes, state income taxes, local taxes, FICA taxes and court-ordered garnishments like child support payments.

How can I estimate payroll costs?

First estimate how much you will be paying employees. One way to get a rough estimate of your total payroll costs is to then add an additional 20% on top to account for payroll taxes, benefits and payroll service fees. Depending on your business and employees, the additional 20% may be on the high side, but it’s generally better to overestimate than underestimate.

What percentage of gross revenue should go to payroll?

Es hängt davon ab, ob. Not all businesses or industries have the same labor requirements. Payroll expenses can account for anywhere from less than 10% of revenue to more than 50%, depending on the industry.

How do payroll companies/outsourced services work?

Outsourced payroll services typically provide a completely hands-off way to handle payroll. The provider performs all payroll calculations and distributes pay. Outsourced services also handle compliance with tax and wage laws, and your business is generally not held liable for penalties if paychecks or tax filings are calculated incorrectly.

How does payroll software work?

Payroll software solutions generally automate aspects of the payroll process, such as payroll calculations and wage payments, to help save businesses time and money. Unlike outsourcing services, payroll software typically gives businesses a greater degree of internal control over the payroll process. Payroll software systems may integrate with other business software like accounting, human resources or time tracking systems.

How do I know which payroll software is right for my business?

The choice of payroll method depends on several factors, including the size of your business, payroll complexity, your budget and your plans for business growth. If you have a small business with a simple payroll, you may choose to manually run payroll, at least to start. If your business is larger with more employees or your payroll situation is more complex, consider using payroll software or an outsourced payroll company. If you have many employees that live in different states, you will need a payroll solution that stays up to date with all federal, state and local tax laws.