Tipps und Tricks zur Kostenerstattungsrichtlinie für kleine Unternehmen

Manchmal ist es für Mitarbeiter bequemer, Geschäftsausgaben aus eigener Tasche zu bezahlen. Ob Abendessen mit Kunden, neue Tools für einen spezialisierten Job oder Gas, um zu Besprechungen zu gelangen, Geschäftskosten landen oft auf den persönlichen Kreditkarten der Mitarbeiter. Es ist gängige Praxis, die Mitarbeiter zurückzuzahlen. Und wenn Sie dies richtig und schnell tun, können Sie Ihre Mitarbeiter zufrieden stellen und gleichzeitig Ihre Gesamtsteuerbelastung senken.

Was ist eine Aufwandsentschädigung?

Eine Spesenerstattung ist eine Zahlung an einen Mitarbeiter für eine Geschäftsausgabe, die er aus eigener Tasche bezahlt hat. Generell, wenn es sich bei den Ausgaben um eine legitime Geschäftsausgabe handelt, dass die Erstattung nicht besteuert wird, und das Unternehmen kann entweder die Gesamtkosten oder einen Teil der Kosten als Steuerabzug geltend machen.

Die IRS-Richtlinie besagt, „abzugsfähig sein, eine Geschäftsausgabe muss sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein. Eine gewöhnliche Ausgabe ist eine, die in Ihrer Branche üblich und akzeptiert ist. Eine notwendige Ausgabe ist eine, die für Ihr Gewerbe oder Geschäft hilfreich und angemessen ist. Ein Aufwand muss nicht unabdingbar sein, um als notwendig angesehen zu werden.“

Was ist eine Kostenerstattungsrichtlinie?

Aufwandserstattungen als Steuerabzug geltend machen, Zahlungen müssen im Rahmen eines sogenannten Rechenschaftsplans geleistet werden. Der IRS sagt, dass die Vereinbarungen zur Kostenerstattung im Rahmen von rechenschaftspflichtigen Plänen diesen drei Regeln entsprechen müssen:

1. Die Ausgabe muss einen geschäftlichen Bezug haben. Der Arbeitnehmer muss während der Erbringung von Dienstleistungen als Arbeitnehmer abzugsfähige Aufwendungen bezahlt oder getätigt haben.
2. Der Arbeitnehmer hat diese Aufwendungen innerhalb einer angemessenen Frist angemessen abzurechnen. Der Mitarbeiter tut dies, indem er eine Spesenabrechnung einreicht und Belege wie Quittungen beifügt.
3. Überschüssige Erstattungen oder Zulagen sind vom Arbeitnehmer innerhalb einer angemessenen Frist zu erstatten.

Wenn die Kostenerstattung diesen Anforderungen nicht entspricht, sie müssen als Erstattungen im Rahmen eines nicht rechenschaftspflichtigen Plans behandelt werden. Diese Kostenerstattungen werden besteuert und als Lohn behandelt. Es kann sinnvoll sein, sowohl rechenschaftspflichtige als auch nicht rechenschaftspflichtige Pläne zu haben, wenn die Geschäftsausgabenrichtlinie die Erstattung von nicht-geschäftlichen Ausgaben wie den Kosten einer Fitnessstudio-Mitgliedschaft als Anreiz für die Mitarbeiter vorsieht.

Der IRS verlangt nicht, dass rechenschaftspflichtige Pläne geschrieben werden, aber es ist eine gute Idee, dies zu tun. Viele dieser Anforderungen können bereits in der Spesenrichtlinie des Unternehmens festgelegt sein.

Warum haben / benötigen Unternehmen Richtlinien zur Kostenerstattung?

Erstattungsrichtlinien legen klare Erwartungen an die Mitarbeiter fest, welche Ausgaben sie voraussichtlich zurückerstattet bekommen. Je klarer die Politik ist, desto wahrscheinlicher sind die Mitarbeiter, sich daran zu halten. Die Einführung von Richtlinien trägt auch dazu bei, den Genehmigungs- und Zahlungsprozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass diese Erstattungen steuerfrei bleiben.

Ein wichtiges Merkmal einer Erstattungspolitik besteht darin, dass jede Transaktion begründet, was bedeutet, dass der Nachweis erbracht werden muss, dass es zu geschäftlichen Zwecken stattgefunden hat. Dies minimiert die Möglichkeiten für Missbrauch und Betrug.

Vor 2018, Mitarbeiter konnten diverse steuerliche Abzüge für nicht erstattete berufsbezogene Ausgaben wie Homeoffice geltend machen, Uniformen und vom Arbeitgeber vorgeschriebene ärztliche Untersuchungen. Das Tax Cuts and Jobs Act hat diese Abzüge abgeschafft. Daher ist es besonders wichtig, dass Ihren Mitarbeitern geschäftsbezogene Ausgaben problemlos erstattet werden können.

Welche Kosten sollte ein Unternehmen übernehmen?

Es gibt kein Bundesgesetz, das ausdrücklich eine Kostenerstattung vorschreibt. Gemäß dem Fair Labor Standards Act sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Arbeitnehmern zu erstatten, wenn die arbeitsbedingten Ausgaben den Lohn des Arbeitnehmers unter den Bundesmindestlohn bringen. nach der Gesellschaft für Personalmanagement (SHRM).

Jedoch, Erstattungsanforderungen variieren je nach Bundesland. Kalifornien, Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana, New York und Washington, D.C. verlangen bestimmte Kostenerstattungen. Zum Beispiel, Kalifornien verlangt von Arbeitgebern, einige Handykosten zu erstatten, wenn der Arbeitnehmer sein Handy für geschäftliche Zwecke verwendet.

Die Kostenerstattung ist aufgrund ihrer steuerlichen Vorteile und der Vorteile für das Mitarbeiterengagement eine weithin akzeptierte und anerkannte Best Practice. Welche Ausgaben das Unternehmen übernimmt, hängt von der Tätigkeit des Unternehmens und seiner Kultur ab. Einige der Dinge, für die ein Unternehmen eine Kostenerstattung zulassen kann, sind möglicherweise nicht steuerlich abzugsfähig. wie die Erstattung von Umzugskosten (nicht abzugsfähig, es sei denn, die Person ist beim Militär) oder das Pendeln mit dem Fahrrad. Das Unternehmen kann sich jedoch immer noch dafür entscheiden, sie im Rahmen einer Erstattungsvereinbarung zugunsten des Arbeitnehmers bereitzustellen.

Zu den grundlegenden Punkten, die in eine Kostenerstattungsrichtlinie einbezogen werden sollten, gehören:

• Dienstreisekosten wie Unterkunft, Verpflegung und Transport, aber keine Unterhaltung.
• Nutzung eines Privatfahrzeugs zu geschäftlichen Zwecken.
• Ausgaben für Telearbeit, wie Telefon und Internet, kann nach mehreren Landesgesetzen erforderlich sein.

Vorteile der Erstattungsrichtlinie für kleine Unternehmen

Neben den großen Steuervorteilen Hier sind einige andere Gründe, warum ein Kleinunternehmen eine Erstattungsrichtlinie haben sollte:

• Erhöhen Sie die Compliance. Damit die Ausgaben steuerlich absetzbar sind, sie müssen die IRS-Richtlinien erfüllen, um als Teil eines rechenschaftspflichtigen Plans betrachtet zu werden. Eine schriftliche und formalisierte Richtlinie hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu wissen, welche Ausgaben erstattungsfähig sind. Eine klare Kommunikation hilft Ihren Mitarbeitern, sich an die Richtlinie zu halten und ihre Grenzen einzuhalten.
• Betrug eindämmen. Etwa 56 % der CFOs in einer Umfrage von Robert Half Management Resources gaben an, dass sie in den letzten drei Jahren eine Zunahme der Anzahl unangemessener Erstattungsanträge von Arbeitnehmern festgestellt haben. Nicht alle unangemessenen Erstattungen sind leicht zu erkennen, wie der Versuch, einen Bootskauf in Rechnung zu stellen. Stattdessen, einige sind weniger klar und können durchrutschen, wie Kinderbetreuung oder Bürobedarf für den persönlichen Gebrauch. Eine Erstattungsrichtlinie, die sich mit regulatorischen Änderungen und externen Faktoren weiterentwickelt, bietet Mitarbeitern – meistens wohlmeinenden – Orientierungshilfen, die eine Erstattung beantragen.
• Reduzieren Sie unnötige Kommunikation. Wenn die Erwartungen klar sind, es rationalisiert den Genehmigungsprozess, da es weniger wahrscheinlich ist, dass Mitarbeiter Ausgaben geltend machen, die nicht in die Richtlinie fallen. Dies verkürzt die Zeit von der Einreichung bis zur Erstattung und erhöht die Zufriedenheit aller in diesem Prozess. einschließlich des Arbeitnehmers, der genehmigende Manager und die Kreditorenbuchhaltung, die die Forderungen bearbeitet.

6 Schritte zum Erstellen einer Kostenerstattungsrichtlinie

Um eine Kostenerstattungsrichtlinie zu erstellen, folge diesen Schritten:

1. Definieren Sie, was abgedeckt ist und was nicht. Zum Beispiel, wenn es um Reisekostenerstattung geht, Häufig auszuschließende Elemente sind Upgrades von Fluggesellschaften, babysitten, Hauswirtschaft, Gebühren für die Betreuung von Haustieren/Zwinger und das Pendeln zwischen dem Wohnort und dem Hauptarbeitsplatz.
2. Setzen Sie Grenzen, wie viel Mitarbeiter ausgeben sollten, und stellen Sie sicher, dass sie die Erstattungen nach Möglichkeit schätzen. Zum Reisen, Bundesbehörden bieten einige Richtlinien, die Sie berücksichtigen können. Das Bureau of Transportation Statistics veröffentlicht durchschnittliche Inlandsflugpreise. Und der IRS veröffentlicht jährlich Standard-Meilenvergütungssätze. Vergessen Sie nicht, die Beziehung zu Lieferanten und Auftragnehmern in der Spesenrichtlinie abzudecken.
3. Überlegen Sie, wie Ihre Mitarbeiter die Kostenmanagementrichtlinie über Geschäftsreisen hinaus nutzen können, wie zum Beispiel die Erstattung von Homeoffice-Kosten. Aus steuerlichen Gründen – und in einigen Bundesstaaten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – kann es sinnvoll sein, den Mitarbeitern diese Posten zu erstatten.
4. Um von Steuerabzügen zu profitieren, stellen Sie sicher, dass die Ausgaben im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans erstattet werden können. Schreiben Sie die Kostenerstattungsvereinbarung Ihres Unternehmens auf. Viele dieser Anforderungen können bereits in der Spesenrichtlinie definiert sein.
5. Erstellen Sie eine Spesenabrechnung, die Ihre Mitarbeiter zur Erstattung einreichen können, die die folgenden Informationen enthält:
   • Name
   • Mitarbeiter-ID-Nummer
   • Datum der Einreichung
   • Zeitraum der Erstattung
   • Kostenstelle (z.B. ein konkretes Projekt, Klient, etc.)
   • Betragen
   • Geschäftszweck
   • Jede Dokumentation, wie Quittungen und Rechnungen
6. Automatisieren Sie die fehleranfälligen Teile des Prozesses. Die Implementierung einer Spesenverwaltungssoftware hat viele Vorteile. Einige Systeme verwenden OCR-Technologie (Optical Character Recognition), die gescannte Dokumente wie Quittungen in durchsuchbare PDFs umwandelt. Für eine genaue Kilometerberechnung, Systeme verfügen über eine integrierte GPS-Integration. Die Integration einer Spesensoftware in ein Gehaltsabrechnungssystem beschleunigt die Erstattung. Best-in-Class-Unternehmen bearbeiten Spesenabrechnungen für Mitarbeiter in 3,5 Tagen, laut The Aberdeen Group, ein B2B-Marketing-Unternehmen. Wenn Sie den Prozess automatisieren, die Software weist auf unangemessene Ausgaben und Fehler hin, benachrichtigt Genehmiger und integriert sich sogar in die Gehaltsabrechnung.

4 Best Practices für Erstattungen für kleine Unternehmen

Das Ziel der besten Erstattungsverfahren besteht darin, Zahlungshindernisse zu beseitigen. Hier sind vier Schritte, die kleine Unternehmen unternehmen können, um Ihre Richtlinien und Verfahren so effizient wie möglich zu gestalten.

1. Überprüfen Sie die Richtlinie regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie mit den Änderungen der Steuergesetzgebung sowie den Umwelt- und Wirtschaftsbedingungen Schritt hält. Eine bewährte Methode ist die Einrichtung eines Reise- und Spesenausschusses mit Vertretern aus mehreren Bereichen des Unternehmens, wie Unternehmenskommunikation, Finanzen, Humanressourcen, Der Umsatz, und möglicherweise legal, um die Richtlinien monatlich zu erfüllen und die Richtlinien nach Bedarf zu überprüfen und zu aktualisieren.
2. Kommunizieren Sie die Richtlinie über das Onboarding hinaus. Senden Sie regelmäßig E-Mails und bieten Sie Schulungen zu wichtigen Updates für Manager und andere Mitarbeiter an. Wenn eine Richtlinie aktualisiert werden muss, Die Nachricht sollte von jemandem aus Ihrem Führungsteam kommen und klar erklären, warum die Änderungen vorgenommen werden und wo die Mitarbeiter die neuesten Informationen finden. Geben Sie Beispiele, ohne bestimmte Mitarbeiter herauszufordern, um knifflige Bereiche hervorzuheben und zu erklären, wie Sie diese vermeiden können. Wenn Sie ein Mitarbeiter-Intranet haben, posten Sie dieses Memo in einem leicht zugänglichen Abschnitt.
3. Betriebsausgaben erstatten im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans zur Senkung des steuerpflichtigen Unternehmenseinkommens.
4. Setzen Sie die Richtlinie auf höchster Ebene durch. Mehr als ein Viertel des Erstattungsbetrugs kommt von Führungskräften und dem oberen Management, laut einer Umfrage der Association of Certified Fraud Examiners. Es sollte klar sein, dass die Richtlinien für alle gelten.

Vorlage für eine Richtlinie zur Erstattung von Mitarbeiterkosten für kleine Unternehmen

Schauen Sie sich die Arten von Ausgaben genau an, die in Ihrem Unternehmen üblich sind. Zum Beispiel, wenn Sie viele Geschäftsreisen haben, Erwägen Sie, Vorlagen zu erstellen, die Ihre Mitarbeiter ausfüllen können. Der IRS bietet eine Mustervorlage für die Kilometerleistung eines Fahrzeugs und eine Vorlage für die Erstattung von Geschäftsreisen. Vorlagen helfen Ihnen dabei, allgemeine Ausgaben zu identifizieren und die Erstattungsrichtlinie mit allen erforderlichen Informationen an einem Ort zu optimieren. Die Vorlagen helfen Ihnen auch, die rechenschaftspflichtigen Plananforderungen in Schach zu halten, damit Ausgaben steuerlich absetzbar sind.

Das Spesenmanagement kann ein mühsamer Prozess mit vielen fehleranfälligen manuellen Dateneingaben und Papierkram sein. Die Automatisierung des Ausgabenmanagements macht diesen Prozess schneller, einfacher und reduziert die Möglichkeit von Fehlern und Betrug. Und seine Popularität wächst. Eigentlich, eine Umfrage von Technavio, eine Marktforschungsgruppe, schätzt, dass die Reise- und Spesenverwaltungssoftware jährlich um 12 % wachsen wird. In Kenntnis der Bundes- und Landesvorschriften, Steuergesetzbuch und Sicherstellung, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt werden, können Sie Mitarbeiter auf eine Weise entschädigen, die sowohl für das Endergebnis Ihres Unternehmens als auch für die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter verantwortlich ist.