Der Leitfaden zur Kostenmanagement-Software 2020 für Unternehmen

Ausgabenmanagement vs. Ausgabenmanagement

Ausgabenmanagement ist der Prozess, mit dem Unternehmen Richtlinien definieren, sie durchsetzen und die Mitarbeiter entschädigen. Ausgabenmanagement ist die Disziplin der Kategorisierung der wichtigsten Ausgabentreiber, um herauszufinden, ob Richtlinien wirksam sind, und Änderungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass sie dem Unternehmen gut dienen. Ein besseres Ausgabenmanagement führt zu einem besseren Ausgabenmanagement.

Herausforderungen und Kosten des Ausgabenmanagements

Das Festlegen eines Reise- und Spesenbudgets ist ein entscheidender erster Schritt, um die oft zweit- oder drittgrößten Ausgaben eines Unternehmens einzudämmen. laut Travel Leaders Corporate.

Es ist auch eine, die schwer einzudämmen sein kann. Etwa 56 % der CFOs in einer Robert Half Management Resources-Umfrage gaben an, dass sie in den letzten drei Jahren einen Anstieg der Anzahl „unangemessener Erstattungsanträge“ von Arbeitnehmern festgestellt haben. Einige sind leicht zu erkennen und ohne Argument abzulehnen – eine Yacht, eine Reise nach Italien, ein Pogo-Stick. Andere können durchfallen, weil ihre Gültigkeit im Rahmen der Richtlinie weniger eindeutig ist – denken Sie an Kinderbetreuung oder Bettwanzenentfernung.

Unsachgemäße Spesenabrechnungen können ein Nebenprodukt einer unklaren und unrealistischen Spesenpolitik oder einer schlecht kommunizierten sein. Die Erstellung einer sowohl gründlichen als auch klaren Richtlinie ist eine der Herausforderungen des Ausgabenmanagements. aber ohne einen es gibt kaskadierende Auswirkungen, weil mehr Zeit für die Fertigstellung aufgewendet wird, Abweisung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen.

Grundlagen der Spesenverwaltung

Mitarbeiter können eine Richtlinie nicht eindeutig befolgen, wenn die Richtlinie nicht klar ist. Bedauerlicherweise, Nicht alle Unternehmen kommen mit der bekannten (und leicht zu merkenden) Richtlinie von Netflix aus:„Handle im besten Interesse von Netflix.“ Die meisten müssen viel Tinte aufwenden, um zu definieren, was und wie viel erstattungsfähig ist. die Grenzen, durch die bestimmte Genehmigungsstufen ausgelöst werden, und die Rahmenbedingungen für die Genehmigung und Auszahlung von Ausgaben.

So entwickeln Sie eine Spesenverwaltungsrichtlinie

So erstellen Sie die Spesenverwaltungsrichtlinie:

• Definieren Sie, was abgedeckt ist und wichtiger, was nicht abgedeckt ist – normalerweise Upgrades von Fluggesellschaften, Kinder- und Haustierbetreuung, Haussitting, Pendeln zwischen Wohnort und Hauptarbeitsplatz, On-Demand-Video in Hotelzimmern und Wäscherei und Reinigung (berufsabhängig, selbstverständlich).
• Berücksichtigen Sie alle Möglichkeiten, wie ein Mitarbeiter die Kostenmanagementrichtlinie über Geschäftsreisen hinaus nutzen kann, B. das Einreichen von Gebühren für kostengünstigere Softwaretools für Abonnements und Ausgaben für das Home-Office.
• Entscheiden Sie, wie viel Reisebudget Sie einplanen und legen Sie Grenzen für die Erstattung fest. Das Bureau of Transportation Statistics bietet Einblicke in den durchschnittlichen Flugpreis. Die US-amerikanische GSA verfügt über einen Rechner, der die Zulagen für Unterkunft anzeigt, Mahlzeiten und Nebenkosten für Bundesbedienstete je nach Standort. Und der IRS veröffentlicht jährlich Standard-Kilometerrückerstattungssätze. Vergessen Sie nicht, die Beziehung zu Lieferanten und Auftragnehmern in der Spesenrichtlinie abzudecken.

So aktualisieren und entwickeln Sie die bestehende Spesenverwaltungsrichtlinie

Um die Einhaltung der Richtlinie zu gewährleisten, es muss sich mit den Umwelt- und Wirtschaftsbedingungen, unter denen die Mitarbeiter arbeiten, weiterentwickeln. Zum Beispiel, zu Beginn der Corona-Pandemie, Google hat seine Spesenrichtlinie aktualisiert, wonach Mitarbeiter keine Lebensmittel ausgeben dürfen. Büromöbel, Fitnessstudiokosten oder Geschenke während der Arbeit von zu Hause aus – selbst wenn zusätzliches Geld in Veranstaltungs- und Reisebudgets vorhanden wäre, das nicht verwendet würde. Es kündigte dann an, jedem Mitarbeiter 1 US-Dollar zu geben, 000, um Home-Offices auszustatten.

Um solche Entscheidungen zu treffen, Unternehmen brauchen Transparenz über Ausgabenkategorien und die Hebel, die sie antreiben. Eine bewährte Methode ist die Einrichtung eines Ausschusses für „Reisen und Spesen“, der – idealerweise – monatlich zusammentritt und in dem Vertreter aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens, wie Unternehmenskommunikation, Finanzen, Humanressourcen, Verkauf und ggf. rechtliche, überprüfen und aktualisieren Sie die Richtlinie nach Bedarf.

Die Charta dieser Gruppe sollte auch die Kommunikation beinhalten. Eine gängige Praxis besteht darin, dass Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses unterschreiben, dass sie die Richtlinie gelesen haben – eine Zeit, in der eine riesige Menge an Informationen in den Weg geworfen wird. Wenn es Zeit zum Reisen ist, Viele Mitarbeiter suchen Rat bei Führungskräften, die selbst möglicherweise nicht auf dem neuesten Stand sind.

Bieten Sie regelmäßig, gezielte Updates für Führungskräfte, Abrufen von Informationen, die speziell für ihre Abteilungen relevant sind, in Form von E-Mails oder bei wesentlichen Aktualisierungen, einen Webcast oder eine Schulungssitzung. Bei Nachrichten, die von allen Mitarbeitern gelesen werden müssen, ein unternehmensweites Memo eines leitenden Angestellten verteilen, in dem die Gründe für die Richtlinienänderungen klar erläutert werden, sowie wo Mitarbeiter Updates finden können. Ziehen Sie in Erwägung, diese Nachricht persönlich zu gestalten. Robert Half empfiehlt, Beispiele für vergangene Fehler einzufügen – ohne bestimmte Mitarbeiter herauszufordern –, um knifflige Bereiche hervorzuheben und zu erklären, wie sie vermieden werden können. Schließlich, Veröffentlichen Sie dieses Memo in einem leicht zugänglichen Abschnitt auf der Mitarbeiter-Intranetseite.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Trotz bester Kommunikation Spesenmanagement-Betrug wird in den meisten Unternehmen irgendwann passieren. Etwa 13,8% der Betrugsversuche beinhalten Ausgaben, nach der Association of Certified Fraud Examiners. Mitarbeiter können versuchen, persönliche Ausgaben als geschäftliche Ausgaben abzurechnen. Sie können die Ausgaben in die Höhe treiben, Ausgaben erstatten oder dieselbe Ausgabe mehrmals einreichen.

Einer der größten Fehler, den Unternehmen machen, besteht darin, nicht deutlich zu machen, dass Richtlinien für alle gelten. Nach einer Umfrageschätzung Mehr als 25 % der Betrugsfälle bei der Erstattung von Spesen stammen von Mitarbeitern, die in leitenden oder oberen Managementpositionen tätig sind. Die Vermittlung der Bedeutung der Einhaltung der Richtlinien muss von oben nach unten erfolgen.

Warum eine Spesenverwaltungssoftware verwenden?

Die allererste Spesenabrechnung, laut Boston Business Journal, wurde wahrscheinlich von Paul Revere eingereicht. Nach einer Reihe von Fahrten im Jahr 1775, Revere reichte während dieser Zeit eine handschriftliche Quittung „zu Lasten für sich selbst und das Pferd“ ein.

Sind Ihre Prozesse viel weiter gekommen? Von der 1. 000 von Robert Half befragte CFOs, satte 14 % machten immer noch manuelles Spesenmanagement.

Kostenmanagement-Software reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Einreichung, genehmigen und verarbeiten die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter; es rationalisiert auch den Prozess, nach dem die Mitarbeiter erstattet werden. Es kann dabei helfen, zu verfolgen und zu überwachen, wie viel und wofür Mitarbeiter eine Erstattung verlangen, und es erleichtert das Aufschlüsseln von Ausgabenkategorien. Dies trägt dazu bei, das Risiko durch betrügerische Spesenabrechnungen zu reduzieren und die Ausgaben unternehmensweit besser zu kontrollieren.

Mit einer Kostenmanagement-Software, Das Unternehmen baut eine Informationsdatenbank auf, um nach Trends zu suchen. Mithilfe dieser Daten, Unternehmen können ihre Ausgabenmanagementrichtlinien schnell an das Geschäftsklima anpassen.

Muss Ihr Spesenmanagementsystem automatisiert werden?

Excel ist für viele Unternehmen immer noch ein großer Teil des Spesenmanagements, und die daraus resultierenden Fehler sind ein Hauptgrund dafür, warum Unternehmen ihr Ausgabenmanagement automatisieren müssen. Mitarbeiter können ihre Ausgaben in einer Tabelle angeben, E-Mail an jemanden zur Überprüfung, der es per E-Mail an jemanden aus dem Finanzteam schickt, wer sie in das Finanzmanagementsystem importiert.

Als Ergebnis, bei diesen Unternehmen, Die Spesenabrechnung ist ein fehleranfälliger und ineffizienter Prozess. Mitarbeiter können Papierquittungen verlieren oder vergessen, eine Ausgabe klar zu definieren. Manager verschwenden Zeit damit, unvollständige Berichte zu überprüfen. Oftmals, Manager verlassen sich darauf, dass das Finanzteam Warnsignale erkennt, was ihre Zeit verschwendet. All dies verzögert die Erstattung des Mitarbeiters und erhöht die Frustration und den Groll über den gesamten Prozess.

Die Risiken von manuellen Genehmigungsprozessen und daraus resultierenden Fehlern gehen über die Kosten hinaus auf das Unternehmen intern. Unternehmen, die SOX einhalten müssen, benötigen robuste Berichtsfunktionen, aber für jedes Geschäft, Die Quittungen von Steuereinhaltungsanforderungen werden protokolliert und sind leicht zugänglich. Eine starke Governance durch automatisierte Spesenmanagementprozesse ist eine der wichtigsten Funktionen, da ihre automatisierten Kontrollen Fehler verhindern und potenzielle Betrugsfälle erkennen können.

Automatisierte Spesenverwaltungsfunktionen

Weniger als 2 % der Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 499 Millionen US-Dollar haben Prozesse im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung ausgelagert – unter die der Spesenabrechnungsprozess fällt. Der Aufbau interner Kompetenz in diesem Bereich ist für kleine und mittelständische Unternehmen von entscheidender Bedeutung – und die Automatisierung des Ausgabenmanagements – das oft auf der Liste der Funktionen, für die eine End-to-End-Automatisierung erforderlich ist, weit unten steht – hat tatsächlich einen schnellen Return on Investment. Zu den Merkmalen, nach denen Sie suchen sollten, gehören:

• Mobile-App-Funktionen oder eine responsive Benutzeroberfläche Dies ermöglicht es Mitarbeitern, Ausgaben einfach dort zu verfolgen, wo sie am häufigsten anfallen – abseits des Desktops.
• Spesenbelegmanagement und GPS-Integration beinhaltet Funktionen wie die optische Zeichenerkennung ermöglichen es dem Mitarbeiter, mit dem Smartphone ein Foto von einem Beleg zu machen. Die Software ordnet Feldern zu und füllt sie automatisch aus, um die Belegverfolgung und die Übermittlung von Berichten zu optimieren. Mit GPS-Integration, Spesenverwaltungssoftware kann Kilometer automatisch protokollieren und übermitteln.
• Firmenkreditkarte Integration erleichtert oder eliminiert den Prozess des Einsammelns von Papierbelegen von Mitarbeitern sowie den Abstimmungsprozess für das Finanzteam.
• Anpassbare Geschäftsregeln die Einreichung rationalisieren, Genehmigung und Zahlung und kennzeichnen unsachgemäße oder fragwürdige Ausgaben, bevor sie der nächsten Ebene zur Genehmigung vorgelegt werden.
• Regelbasierte Kontrollen ermöglichen es Unternehmen, Ausgaben proaktiv zu verwalten, indem sie unternehmensweite Richtlinien festlegen und Genehmigungen automatisieren. Eine auditierbare Historie macht es einfach, Auditoren die notwendigen Informationen für die SOX-Compliance bereitzustellen.
• Eingebettete Analysen und Dashboards ermöglichen es Unternehmen, Trends in der Spesenabrechnung zu analysieren, Verstöße gegen Richtlinien erkennen und Lücken in den Reiserichtlinien und potenzielle Bereiche der Nichteinhaltung identifizieren. Durch Aufschlüsselung der Ausgaben nach Kategorien, Art und Häufigkeit des Richtlinienverstoßes, Unternehmen können Top-Spender sehen, Drill-Downs, um detaillierte Spesenbelege zu überprüfen und Verstöße gegen Spesenrichtlinien aufzudecken. Ausgaben können kostenstellenübergreifend analysiert werden, Mitarbeiter und damit verbundene Aufsichtshierarchien.
• Integration mit Kreditoren- und/oder Gehaltsabrechnungssystem ermöglicht einen reibungsloseren Vorgang von der Transaktion bis zum Abgleich bis zur Zahlung, Dies bedeutet, dass Ausgaben leichter als Teil der Gesamtfinanzen des Unternehmens bewertet werden können.

Vorteile einer automatisierten Spesenverwaltungssoftware

Zufriedene Mitarbeiter

Glückliche Kreditorenbuchhaltung

Viel Spaß bei der Finanzabteilung

Glückliche Rechtsabteilung

Automatisierte Spesenverwaltungssoftware:

• Spart Zeit von der Transaktion bis zum Abgleich.
• Spart Geld, da Unternehmen Ausgaben einfach kategorisieren und Anpassungen vornehmen können. bei Bedarf in Echtzeit.
• Stellt die Einhaltung der Richtlinien sicher, indem Mitarbeiter auf Warnsignale aufmerksam gemacht werden, bevor Spesenabrechnungen eingereicht werden können, und fördert die Einhaltung von Standards.
• Gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch die Erstellung einer Datenbank aller Spesenabrechnungen und den einfachen Zugriff auf Daten für interne und externe Audits.

Die Wahl der richtigen Spesenverwaltungssoftware

Es gibt fünf Fragen, die sich jedes Unternehmen stellen sollte, um sicherzustellen, dass es ein Kostenmanagement-Softwarepaket und einen Partner wählt, der für seine Mitarbeiter geeignet ist.

• Sie sind eine Aktiengesellschaft oder planen einen Börsengang? Sie benötigen eine Software mit robuster Funktionalität für die SOX-Konformität.
• Sind Sie in mehreren Ländern und Währungen tätig? Sie benötigen Unterstützung für mehrere Währungen und möglicherweise mehrere Sprachen.
• Liefern Sie Projekte an Ihre Kunden? Sie benötigen eine Software, die Projekte mit Ausgaben aktualisiert, um eine genauere Projektkalkulation zu ermöglichen.
• Benötigen Sie spezielle Konfigurationen oder Anpassungen? Suchen Sie nach einem ausgereiften Produkt und einer zugehörigen Partner-Community, um sicherzustellen, dass die Software Ihren individuellen Richtlinienanforderungen entspricht.
• Wird die Software mit Ihrem Unternehmen skalieren? Cloud-basierte Software kann einfach bereitgestellt werden, um jedem Weg Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Unternehmen entwachsen oft Basisprodukten, deren Umfang begrenzt ist, wie die Handhabung nur der Belegverfolgung. Suchen Sie nach Produkten mit Funktionen, die mit dem Wachstum oder den Veränderungen des Unternehmens skaliert werden.