Ein Aufgabenmanagement-Leitfaden für den Teamerfolg

In einem unserer vorherigen Artikel haben wir über Vertriebsteamstrukturen, ihre Vor- und Nachteile und darüber gesprochen, wie Sie die beste für Ihre Art von Geschäft auswählen. In diesem Artikel betrachten wir die täglichen Aufgaben Ihrer Teams, wie Sie sie richtig verwalten und wie dies Ihren Verkäufen zugute kommen kann.

Wichtig dabei ist, dass Projektmanagement und Aufgabenmanagement nicht dasselbe sind.

Einfach gesagt bestehen Projekte aus vielen verschiedenen Aufgaben. Aufgaben sind die kleinsten Arbeitseinheiten, die jeweils ihre eigenen Ergebnisse und Fristen haben. Der Erfolg Ihres Projekts hängt davon ab, wie gut Ihr Team alltägliche Aufgaben wie Überwachung, Tests und Berichterstellung ausführt.

Um Aufgaben überschaubarer zu machen, ist es ein Muss, sie auf unterschiedliche Weise zu priorisieren. Es gibt ein paar gängige Ansätze dafür, aber die zwei gängigsten Wege sind:

Prioritätsbasiert

• Kritisch
  
• Hoch
• Mittel
• Niedrig

Zeitbasiert

• Jetzt
• Heute
• Morgen
• Diese Woche
• Diesen Monat

Sie sollten Ihre Aufgaben mit einem System, das Statusaktualisierungen unterstützt, weiter kategorisieren, damit Ihr Vertriebsteam den Fortschritt jederzeit verfolgen kann. Die am häufigsten verwendeten Begriffe sind:

• Neu
• In Bearbeitung
• Ausstehend
• Fertig

Diese Art der Kategorisierung zeigt sich auch in Ihrer Sales-Pipeline, auf die wir weiter unten in diesem Artikel eingehen werden. Wenn Sie Ihre Verkaufspipeline durch diese definierten Verkaufsphasen verwalten, können Sie im Wesentlichen den Fortschritt bei jedem Lead verfolgen und den Verkaufsprozess optimieren.

Nachdem wir nun die grundlegenden Umrisse der Aufgabenverwaltung kennen, werfen wir einen Blick darauf, wie ein Projekt damit gehandhabt wird.

1. Sammeln Sie alle Informationen

Egal, ob Sie eine Website erstellen oder einen Flohmarkt veranstalten, jedes Projekt beginnt mit einem Sturm von Ideen, Fragen und Beobachtungen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie bauen ein Fahrrad. Zuerst würden Sie alle Informationen sammeln und aufschreiben, die Sie benötigen, damit dieses Projekt zum Leben erweckt werden kann:zum Beispiel die Teile, die Sie benötigen, die verschiedenen Geschäfte, die Sie besuchen müssen, und vielleicht spezialisierte Fachleute, die Sie anrufen werden, um Ihnen zu helfen.

Wenn Sie ein Geschäftsprojekt durchführen, reicht es möglicherweise nicht aus, Dinge zu Papier zu bringen. Was Sie tun sollten, ist Diagramme und Mindmaps zu erstellen.

Ein paar Dinge, die Sie in dieser Phase beachten sollten:

• Unterteilen Sie das Projekt in weitreichende Schritte
  
• Verwenden Sie frühere Projekte als losen Leitfaden
• Jeder große Schritt sollte mit einem lieferbaren Ergebnis verbunden sein

2. Chaos in Ordnung verwandeln

Der nächste Schritt besteht darin, alle Informationen zu organisieren und in drei Kategorien zu unterteilen:

• Aktivitäten ‒ alle Aktionen, die zum Abschließen einer Aufgabe erforderlich sind
• Lieferergebnisse – das Endergebnis einer abgeschlossenen Aufgabe
• Tipps – Erkenntnisse aus Ihren bisherigen Projekten oder Erfahrungen, die Ihnen helfen können, Ihre Aufgaben schneller zu erledigen

In diesem Stadium ist es wirklich wichtig, ein Konzept namens Aufgabenabhängigkeit im Auge zu behalten .

Hier sehen wir die Beziehung der Aufgaben, an denen Ihre Vertriebsmitarbeiter arbeiten, oder genauer gesagt, die Reihenfolge, in der diese Aufgaben ausgeführt werden müssen.

Sie könnten sich hier fragen, wer bestimmt die Aufgabenabhängigkeit und wie?

Bei einigen Aufgaben wird ihre Abhängigkeit natürlich entschieden, wenn sie erstellt werden. Wir könnten diese harten Abhängigkeiten nennen , da eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, damit die andere beginnen kann. Beispielsweise besteht der erste Schritt bei jeder Art von Verkauf darin, Ihrem potenziellen Kunden ein Angebot zu unterbreiten.

Andere Abhängigkeiten sind ressourcenbasiert, was bedeutet, dass beide Aufgaben von derselben Ressource finanziert werden. In diesem Fall können Sie bestimmen, welche zuerst beendet werden muss.

Tipps zur Steigerung der Effizienz

Automatisieren Sie so viel wie möglich

Mit der heutigen Verfügbarkeit von Tools zur Aufgabenautomatisierung haben Sie keinen Grund, sie nicht zu implementieren und Ihrem Vertriebsteam weiter zu helfen. Menschen, die im Vertrieb arbeiten, haben jeden Tag sich wiederholende Aufgaben. Dinge wie das Senden von Kontakten, das Nachfassen, das Aktualisieren Ihres CRM und das Teilen von Inhalten auf Ihren Social-Media-Kanälen können automatisiert werden.

Jüngste Untersuchungen zur Vertriebsautomatisierung zeigen, dass Sie eine Steigerung der Geschäftsabschlüsse um 30 %, eine Verkürzung des Verkaufszyklus um 18 % und eine Verkürzung der Verwaltungszeit um 14 % erreichen könnten.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht multitasken

Das passiert uns allen, wenn sich die Arbeit anhäuft – um aufzuholen, versuchen wir am Ende, ein paar Dinge gleichzeitig zu erledigen.

Multitasking kann nützlich sein, wenn es um alltägliche Aufgaben geht, wie wenn Sie telefonieren und Brot schneiden. Sicher, wenn Sie Ihren Anruf beenden, haben Sie das Brot in Scheiben geschnitten … aber Sie könnten am Ende auch einen Schnitt haben! Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit teilen und gleichzeitig zwei Dinge tun, sinkt Ihre Effizienz. Je komplizierter die Aufgaben sind, desto weniger effektiv werden Sie sein.

Neue Forschungsergebnisse zeigen, dass Multitasking ein Mythos ist – selbst wenn Sie glauben, dass Sie mehr leisten, verschlechtert sich in Wirklichkeit die Qualität Ihrer Arbeit. Durch die Schaffung einer Arbeitsumgebung, die Single-Tasking unterstützt, wird Ihr Vertriebsteam effizienter.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ruhen

Auch wenn Ihre Mitarbeiter Multitasking erfolgreich vermeiden, lässt ihre Leistungsfähigkeit nach einer gewissen Zeit nach. Achten Sie bei der Planung von Aufgaben, insbesondere von stressigen, darauf, genügend Freiraum zwischen ihnen zu lassen, um ein Burnout der Mitarbeiter zu vermeiden.

Das Aufteilen Ihres Projekts in „Sprints“ und „Pausen“ ist die grundlegende Theorie hinter dem agilen Aufgaben- und Projektmanagement.

Die Mutter aller Tools – CRM

Da wir darüber gesprochen haben, was Aufgabenmanagement ist, seinen Platz im gesamten Projekt und wie es effizienter gestaltet werden kann, werfen wir einen Blick darauf, was CRM-Software zum Aufgabenmanagement beitragen kann.

Mit unserem CRM können Sie Aufgaben einrichten, die Sie von Ihrem Dashboard aus verfolgen und verwalten können. Sie können auch Erinnerungen in Ihren Kundenkonten erstellen, die mit Ihrem Kalender synchronisiert werden können.

Abgeschlossene Aufgaben werden in der Aktivitätszeitachse Ihrer Kunden angezeigt, und nicht abgeschlossene Aufgaben sind für jeden in Ihrem Team deutlich sichtbar. Hier erfahren Sie mehr über unseren Aufgabenverwaltungsprozess.

Außerdem ermöglicht es Ihrem Vertriebsteam, effizienter zu arbeiten, indem es einige der alltäglicheren Verwaltungsaufgaben automatisiert, die es erledigt. Darüber hinaus gilt die Automatisierung nicht nur für einfache Aufgaben, sondern auch für komplexere Prozesse wie das Management der Vertriebspipeline. Mit jedem neuen Lead, der der Pipeline hinzugefügt wird, wird ihr Status automatisch entlang des Verkaufszyklus aktualisiert, wodurch nach Bedarf Aufgaben erstellt werden, um den Verkauf zu optimieren.

Durch den Einsatz von CRM-Software setzen Sie der Datenduplizierung, Zeitverschwendung und Misshandlung von Aufgaben ein Ende.

Weitere hilfreiche Tools

Trello

Aufgaben- und Projektmanagement-Tools waren noch nie angenehmer für das Auge. Trello verwendet ein System von Karten, die jede Aufgabe darstellen. Sie sind in vertikalen Kategorien organisiert – Trello-Boards. Karten haben auch eine Vorderseite mit einer kurzen Zusammenfassung und eine Rückseite mit Details.

Das Kartensystem ist perfekt für Vertriebsmitarbeiter, da jede Karte einen Lead mit allen notwendigen Informationen darstellen kann. Es gibt auch einen sichtbaren Status des Leads, der sich mit dem Verschieben der Karten von „eingehend“ auf „gewonnen“ ändert. Ein weiteres nettes Feature ist, dass Sie Dateien wie SLAs und Verträge an Karten anhängen können.

Trello hat auch eine App. Wenn Sie also dem BYOD-Trend folgen, können Ihre Mitarbeiter all dies unterwegs tun.

Schreiben

Mit einem traditionelleren Aussehen ermöglicht Ihnen Wrike, Projekte und Aufgaben zu erstellen, Ordner zu erstellen und Dateien hochzuladen. Dank eines Echtzeit-Bearbeitungssystems können Sie die Aktivitäten Ihrer Teams verfolgen, und wenn Sie mit den neuesten Updates nicht zufrieden sind, können Sie die vorherige Version auswählen.

Es enthält auch Gant-Diagramme, mit denen der Benutzer seinen Projektplan anzeigen und Abhängigkeiten für Aufgaben festlegen kann. Um die Planung und Investition zu vereinfachen, verfolgt es auch Zeit, Budget und Ressourcen.

Asanas

Mit diesem agilen Aufgabenmanagement-Tool können Sie Projekte aller Art abwickeln. Einige der bemerkenswerten Funktionen sind das Erstellen von Aufgaben, das Hinzufügen von Fristen und Aufgabeninhabern sowie das Hochladen von Dateien.

Asana ist für bis zu 15 Benutzer kostenlos, was es perfekt für kleine bis mittelgroße Teams macht.
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Mit dem Dashboard erhalten Sie eine ganze Reihe von Aufgaben Ihres Teams, deren Status und wie weit Sie vom Abschluss des Projekts entfernt sind.

Jeden Montagmorgen werden Sie mit einer wöchentlichen Zusammenfassung all Ihrer Projekte begrüßt. Da diese Berichte automatisch erfolgen, müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen.

ClickUp

ClickUp begann als interne App, aber jetzt ist es eine App mit der Vision, einen Ort zu schaffen, an dem Sie alles tun können. Mit Funktionen, die vollständig anpassbar sind, ermöglicht es verschiedenen Arten von Teams zusammenzuarbeiten. Sie können Dokumente, Erinnerungen, Ereignisse erstellen und die Zeit verfolgen. In einem gemeinsamen Bereich können andere Mitglieder des Teams Aufgaben mit voller Transparenz anzeigen.

Wenn Sie also ein größeres Team haben, das an vielen verschiedenen Projekten arbeitet, kann diese App sehr nützlich sein.

Imbiss

Die Aufgabenverwaltung kann sehr entmutigend erscheinen, ist jedoch für jedes Projekt unabhängig von seiner Größe erforderlich.

Durch die Umsetzung des Wissens und der Tipps aus diesem Artikel wird Ihr Vertriebsteam in der Lage sein, jede Aufgabe und jedes Projekt, das Sie ihm zuwerfen, im Griff zu haben. Glücklicherweise gibt es auch verschiedene Tools und Automatisierungen, die dabei helfen, die Aufgabenverwaltung zu vereinfachen und zu rationalisieren.