Umsetzung der DSGVO-Anforderungen

Da sich die E-Mails mit aktualisierten Datenschutzrichtlinien in unseren Posteingängen eingenistet haben und die meisten von uns den GDPR-Meme-Wahn von 2018 hinter uns gelassen haben, ist die DSGVO zu einem Teil des Alltags geworden.

Trotzdem geben viele Organisationen die Einhaltung der DSGVO immer noch als Hauptanliegen an, da zwei Drittel der kleinen Unternehmen in der EU immer noch nicht alle DSGVO-Anforderungen erfüllen. Und obwohl viele große Unternehmen Fachberater und Datensicherheitsbeauftragte hinzugezogen haben, sind viele von ihnen immer noch nicht vollständig DSGVO-konform.

Also, was ist los?

Es scheint, dass viele Organisationen die Bedeutung der Mitarbeiterschulung bei der Umsetzung der DSGVO übersehen haben. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die DSGVO-Anforderungen erfüllt, müssen Sie sicherstellen, dass die regulären Mitarbeiter, die täglich mit Kundendaten umgehen, die richtigen Tools und Anleitungen bei der Verarbeitung von Kundendaten erhalten.

Mitarbeiterschulungen minimieren das Risiko, dass die DSGVO-Bestimmungen versehentlich in der Organisation gebrochen werden.

Im Folgenden habe ich vier der größten Änderungen bei der Verarbeitung von Kundendaten aufgelistet, die von der DSGVO auferlegt wurden. Es ist jedoch wichtig, dass Ihr Unternehmen alle neuen DSGVO-Anforderungen versteht und anwendet, um sicherzustellen, dass Sie die aktuellen Datenschutzgesetze vollständig einhalten.

Ihre Kundendaten müssen in der EU sicher gespeichert werden

Die neuen DSGVO-Anforderungen besagen, dass alle Daten von EU-Bürgern innerhalb der EU sicher gespeichert werden müssen. Bevor Ihre Organisation mit der Erfassung und Speicherung von Kundendaten beginnt, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie wissen, wo die Daten gespeichert werden und dass die Daten auf einem sicheren System gespeichert sind. Dadurch wird das Risiko minimiert, dass die persönlichen Daten eines Kunden verloren gehen oder gestohlen werden.

Das Niederschreiben sensibler Informationen auf einem Blatt Papier oder das lokale Speichern von Informationen auf einem Computer erhöht das Risiko, dass die Daten mit anderen Personen außerhalb der Organisation geteilt werden. Wenn sich Ihre Organisation außerhalb der EU befindet, würden papierbasierte oder lokal gespeicherte Daten die DSGVO-Anforderungen nicht erfüllen. Die Verwendung eines europäischen CRM-Systems, das Ihre Kundeninformationen verschlüsselt, trägt dazu bei, die persönlichen Daten Ihrer Kunden zu schützen. Wenn Sie derzeit kein CRM verwenden oder Ihr CRM-System nicht DSGVO-konform ist, können Sie sich hier für ein kostenloses CRM von Really Simple Systems anmelden.

Die neuen DSGVO-Anforderungen besagen, dass alle Daten von EU-Bürgern innerhalb der EU sicher gespeichert werden müssen. Bevor Ihre Organisation mit der Erfassung und Speicherung von Kundendaten beginnt, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie wissen, wo die Daten gespeichert werden und dass die Daten auf einem sicheren System gespeichert sind. Dadurch wird das Risiko minimiert, dass die persönlichen Daten eines Kunden verloren gehen oder gestohlen werden.

Das Niederschreiben sensibler Informationen auf einem Blatt Papier oder das lokale Speichern von Informationen auf einem Computer erhöht das Risiko, dass die Daten mit anderen Personen außerhalb der Organisation geteilt werden. Wenn sich Ihre Organisation außerhalb der EU befindet, würden papierbasierte oder lokal gespeicherte Daten die DSGVO-Anforderungen nicht erfüllen.

Die Verwendung eines europäischen CRM-Systems, das Ihre Kundeninformationen verschlüsselt, trägt dazu bei, die persönlichen Daten Ihrer Kunden zu schützen. Wenn Sie derzeit kein CRM verwenden oder Ihr CRM-System nicht DSGVO-konform ist, können Sie sich hier für ein kostenloses CRM von Really Simple Systems anmelden.

Sie sollten nur notwendige personenbezogene Daten erheben

Sobald Sie über ein sicheres System zum Speichern Ihrer Kundendaten verfügen, besteht der nächste Schritt darin, zu entscheiden, welche Daten erfasst werden sollen. Die aktuellen DSGVO-Anforderungen besagen, dass Unternehmen nur notwendige Informationen von ihren Kunden sammeln dürfen und dass Anstrengungen unternommen werden sollten, um die Menge der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu minimieren.

Es kann schwierig sein zu wissen, welche Informationen wichtig zu sammeln sind; Eine gute Idee ist es, die aktuellen Informationen, die Ihr Unternehmen sammelt, durchzugehen und zu überprüfen, wofür sie derzeit verwendet werden. Alle gesammelten Kundendaten, die nicht verwendet werden, sollten dann von Ihrem System entfernt werden. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter darüber informiert werden, welche Informationen sie sammeln müssen und warum. Dies verringert das Risiko einer „Datenüberflutung“ und trägt dazu bei, dass die Datenverarbeitung Ihrer Organisation den DSGVO-Anforderungen entspricht.

Die DSGVO besagt auch, dass Organisationen personenbezogene Daten nur für das verwenden dürfen, wofür die ursprüngliche Erlaubnis erteilt wurde. Wenn beispielsweise die personenbezogenen Daten eines Kunden bei einem Verkauf erfasst wurden, dürfen diese Informationen nicht in einer Marketingkampagne verwendet werden, es sei denn, der Kunde hat ausdrücklich zugestimmt, dass seine Informationen für Marketingzwecke verwendet werden.

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Absicht verstehen, für die die Informationen verarbeitet werden, um sicherzustellen, dass Daten nicht für die falschen Zwecke verwendet werden. Wenn Sie ein System wie ein CRM verwenden, können Sie Ihre eigenen Datenfelder im System einrichten, wodurch sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter nur die erforderlichen Kundendaten erfassen. Really Simple Systems bietet anpassbare Felder, damit Sie das System an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und nur die Daten einschließen können, die Sie benötigen, sowie die Möglichkeit, Einwilligungen zu erfassen und aufzuzeichnen.

Geben Sie nur relevanten Mitarbeitern Zugriff auf sensible Kundendaten

Wenn Ihr Unternehmen vertrauliche Informationen über Kunden speichert, ist es auch wichtig, dass der Zugriff auf diese Informationen innerhalb der Organisationen eingeschränkt ist. Die neuen DSGVO-Anforderungen besagen nicht nur, dass Daten nicht an Dritte weitergegeben werden sollten, sondern auch, dass nur relevante Mitarbeiter Zugang zu sensibleren Daten wie Bankdaten, Finanzunterlagen oder medizinischen Informationen erhalten sollten.

Die Verwendung eines Systems, mit dem Sie rollenbasierte Berechtigungen für verschiedene Arten von Kundendaten einrichten können, stellt sicher, dass nur die Mitarbeiter mit der richtigen Befugnis Zugriff auf vertrauliche Kundeninformationen erhalten. Werfen Sie einen Blick auf unseren Abschnitt zu Benutzerberechtigungsebenen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie den Zugriff auf Mitarbeiterdaten einschränken können, wenn Sie Really Simple Systems CRM verwenden.

Kundendaten löschen, wenn sie darum bitten

Eine der radikaleren Änderungen der neuen Datenschutzverordnung ist das Recht auf Löschung von Daten, eine Erweiterung des bisherigen Rechts auf Vergessenwerden. Eine der zentralen Säulen der neuen DSGVO-Anforderungen besagt, dass Einzelpersonen das Recht haben, Organisationen jederzeit aufzufordern, ihre Daten zu löschen.

Die DSGVO besagt auch, dass Organisationen sicherstellen sollten, dass personenbezogene Daten einer Person gelöscht werden, wenn die Daten nicht mehr verwendet werden oder aufbewahrt werden müssen. Sicherzustellen, dass Ihre Kundendaten in einem zentralisierten System wie CRM gespeichert werden, bedeutet, dass alle Kundendaten an einem Ort gespeichert werden. Dies erleichtert das Auffinden und Löschen von Daten, wenn Ihr Kunde deren Entfernung verlangt. Außerdem können Ihre Mitarbeiter leicht nachverfolgen, welche Daten nützlich sind und welche Daten veraltet sind und entfernt werden müssen.

DSGVO ist in vollem Umfang in Kraft

Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen umfassend über die bestehenden DSGVO-Anforderungen informiert ist. Dazu gehören nicht nur Vorgesetzte und Datenschutzbeauftragte, sondern auch Mitarbeiter mit Kundenkontakt und Mitarbeiter, die sich mit der Verarbeitung Ihrer Kundendaten befassen. Sicherzustellen, dass Daten auf einem sicheren DSGVO-konformen System gespeichert werden, ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die erforderlichen DSGVO-Anforderungen erfüllt.

Really Simple Systems CRM ist ein sicheres CRM-System, das alle Daten in der EU speichert. Hier können Sie sich bei Ihrem eigenen Really Simple Systems CRM anmelden.