Wie man ein virtuelles Retreat veranstaltet

Möchten Sie einen virtuellen Rückzug für Ihr Unternehmen planen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Wir teilen unsere eigenen Tipps und Tricks, damit auch Ihr virtuelles Retreat ein Erfolg wird.

Es war ein trauriger Tag, als wir beschlossen, unser geliebtes YNAB-Team-Retreat im Jahr 2020 abzusagen. (COVID!). Unser Unternehmen war von Anfang an vollständig remote, und diese persönlichen Retreats, die einmal im Jahr stattfinden, sind schließlich legendär! Aber mit zielgerichteter Planung haben wir einen virtuellen Rückzugsort geschaffen, der immer noch die Magie einfängt.

Unser Retreat fand an zwei Wochentagen statt, jeden Tag sechs Stunden, einschließlich Pausen. Hier sind einige Aktivitäten, die wir aufgenommen haben, zusammen mit Tipps und Lektionen, die Sie selbst inspirieren können!

Wie wir ein erfolgreiches virtuelles Retreat durchgeführt haben

Aufregung aufbauen

Ungefähr einen Monat vor dem Retreat haben wir einen speziellen Retreat-Slack-Kanal erstellt, um Spannung zu erzeugen und gute Gespräche in Gang zu bringen. Vorfreude ist angesagt! Wir haben Teaser über kommende Swags, Brettspiele und andere Dinge verteilt, die unser Team begeistern.

Bringen Sie die Magie mit Snacks

Snacks sind ein nicht verhandelbarer Teil unserer persönlichen Retreats! Um sie dennoch einzubeziehen, haben wir SnackMagic verwendet, eine Plattform zum Verschenken von Snacks. Ungefähr eine Woche vor dem Retreat erhielten alle eine E-Mail von SnackMagic, in der sie eine Kiste voller Snacks erhielten, die sie auswählen konnten. Die Kisten kamen kurz vor dem Retreat an, und wow, Sie hätten gedacht, wir hätten das Team mit einer Reise nach Maui überrascht! ! (Anmerkung des Herausgebers:Das ist keine Übertreibung. Sie waren großartig.)

Mit Geschenkkarten für die Lieferung von Mahlzeiten können Sie nichts falsch machen

Das gemeinsame Essen ist auch ein beliebter Teil der persönlichen Retreats bei YNAB. Wir haben jedem Teammitglied eine E-Geschenkkarte an einen Essenslieferdienst geschickt (was auch immer sie vor Ort hatten), damit die Leute trotzdem „zusammen“ essen können, wenn sie wollen.

Spiele Online-Spiele (und teste sie zuerst)

Brettspiele sind ein absolutes Muss bei YNAB Retreats! (Vielleicht das Must-Have Nr. 1.) Unser Operations-Team hat vorab einige Online-Spiele ausprobiert (hey, jemand musste es tun!), Dann haben wir das Team gebeten, sich für das/die gewünschte(n) Spiel(e) anzumelden jeden Tag spielen. Vor und während des Retreats stellten wir sicher, dass jeder wusste, wo er für jedes Spiel sein sollte, wer sein Gruppenleiter war, und schickten sogar Kalendereinladungen mit Gruppeninformationen und Spiellinks. Codenames und Drawphone waren beide große Hits!

Planen Sie lustige, unerwartete Aktivitäten

Wir haben einige andere lustige, unerwartete Aktivitäten aufgenommen, die den Menschen geholfen haben, sich in kleineren Gruppen zu treffen und einander kennenzulernen. Wir haben Puzzle Break für einen virtuellen Escape Room verwendet (das hat mir gefallen!), Icebreaker für zufällig zugewiesene Eins-zu-Eins-Chats und ein Arbeitsprojekt zum Spaß, das wir Small Teams Super Secret Work Project genannt haben. Wir haben die Details dafür geheim gehalten, bis das Projekt begonnen hat!

Probieren Sie Hometown Tours aus

Die Teammitglieder konnten jeweils ein optionales Video erstellen, das uns ihre Heimat oder ihren Heimatort zeigt. Wir haben uns diese Hometown Tours ein paar Mal während des Retreats zusammen für 30-Minuten-Blöcke angesehen. Wir haben es geliebt, diese Einblicke in die Häuser und Nachbarschaften der anderen zu bekommen!

8 Tipps für einen virtuellen Rückzug

1. Sei klar in der Agenda . Gibt es bestimmte Aktivitäten, an denen alle im Team teilnehmen möchten? Was ist optional?
2. Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer von zu Hause aus teilnehmen. Sie werden Bedürfnisse und Unterbrechungen haben (Hallo, hungriges Kleinkind!), die nicht da wären, wenn das Retreat persönlich wäre. Lassen Sie Ihre Gruppe wissen, dass es in Ordnung ist, bei Bedarf flexibel mit ihrem Zeitplan umzugehen!
3. Hinterlassen Sie ein kleines Geheimnis! Planen Sie einige Überraschungen oder Aktivitäten, ohne alle Ihre Karten zu zeigen.
4. Geben Sie Menschen die Möglichkeit, einzeln oder in kleinen Gruppen zu interagieren. Stellen Sie so oft wie möglich die improvisierten Chats nach, die persönlich stattfinden, wenn sich die Leute wirklich kennenlernen.
5. Geben Sie Essen auf irgendeine Weise!! Viele Menschen beziehen sich auf Essen. Aber wenn Essen nicht das Ding Ihres Teams ist, finden Sie etwas anderes, das es tut Bauen Sie Verbindungen zu Ihrem Team auf und integrieren Sie es.
6. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren. Informieren Sie Ihre Gruppe im Voraus über Termine, Zeitpläne und (zumindest) vorläufige Pläne und stellen Sie dann sicher, dass jeder weiß, wohin er zu jeder Zeit gehen soll. Wir hatten eine Master-Agenda (Google-Dokument) und haben während des Retreats Zoom-Meeting-Links und Erinnerungen in Slack gepostet.
7. Kennen Sie Ihr Team! Brauchen sie eine ganze Woche für ein Retreat? Was löst Gespräche aus? Was hilft ihnen, sich zu verbinden? Über welche früheren Aktivitäten haben sie noch lange danach gesprochen? Welche Insider-Witze kommen oft vor?
8. Gehen Sie durch das gesamte Retreat, als ob Sie ein Teammitglied wären. Welche Fragen könnten an bestimmten Stellen für jemanden aufkommen? Passen Sie Ihren Zeitplan, Ihre Anweisungen und Pläne so an, dass es für Ihr Team so stressfrei wie möglich ist. Hilf ihm, für sie zu fließen.

3 Dinge, die Sie während eines virtuellen Retreats vermeiden sollten

1. Zu viele Aktivitäten. Es gibt viele unterhaltsame Optionen für virtuelle Retreats, aber widerstehen Sie dem Drang, sie alle zu machen. Wählen Sie diejenigen aus, die am besten zu Ihrem Team passen! Denken Sie Qualität über Quantität.
2. Etwas zusammenwerfen. Selbst ein virtuelles Retreat erfordert viel sorgfältige Planung, sonst fühlt es sich an wie eine weitere kitschige Konferenz. Halten Sie ein Retreat nicht nur um des Retreats willen ab.
3. Denken, dass es perfekt wird. Geben Sie Ihr Bestes, um zu planen und sich um Details zu kümmern, aber rollen Sie dann mit den Schlägen, wenn etwas nicht ganz wie geplant läuft.

Was wir sonst noch gelernt haben

• Bauen Sie echte Pausen ein. Ziehe in Betracht, während der Retreat-Stunden Zeiten einzubeziehen, die echte Pausen sind, wenn nichts los ist. Auf diese Weise müssen sich die Menschen nicht zwischen „optionalen“ Aktivitäten entscheiden oder sich wirklich eine Pause von der Geselligkeit des Retreats gönnen. Es hilft, FOMO zu verringern. 🙂
• Seien Sie sensibel gegenüber Teammitgliedern in verschiedenen Zeitzonen. Diesmal haben wir unsere Aktivitäten für den Großteil des Teams auf die Standardarbeitszeit beschränkt. Aber da wir auch eine große Handvoll internationaler Teammitglieder haben, werden wir das nächste Mal mehr Aktivitäten während ihrer planen Normalarbeitszeit.
• Lassen Sie zwischen den Aktivitäten Platz. Die Leute wollen Zeit haben, um einfach zu plaudern und sich auszutauschen, getrennt von einem gemeinsamen Spiel oder einer anderen Aktivität. Sie brauchen Gelegenheiten für ungeplante Gespräche und Interaktionen. Beim nächsten Mal lassen wir vielleicht etwas mehr Platz zum Atmen zwischen den Aktivitäten.

Bei jedem Retreat, ob virtuell oder nicht, sind die Menschen das Wichtigste. Dein Team. Was auch immer Sie also für Ihren virtuellen Rückzug tun, behalten Sie Ihre Leute im Auge und haben Sie Spaß damit. Wenn Sie darauf abzielen, sie zu erfreuen und ihnen zu zeigen, wie wertvoll sie sind, können Sie prrreeeetty sein Sie werden es sicher schaffen!

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