Nebenbücher verstehen und warum Sie sie brauchen

Nebenbücher sind Teil Ihres Hauptbuchs und enthalten Einzelheiten zu bestimmten Konten mit hoher Aktivität. Erfahren Sie mehr über Nebenbücher und warum sie für Ihr kleines Unternehmen wichtig sind.

Ein Nebenbuch oder Nebenbuch stellt die Details bereit, die den Saldo bestimmter Hauptbuchkonten ausmachen. Da Hauptbuchkonten nur einen Endsaldo für jedes einzelne Konto liefern, wird ein Nebenbuch verwendet, um die Details bereitzustellen, die zu diesem Hauptbuchsaldo führen. Nur Konten mit hoher Aktivität in Ihrem Hauptbuch verwenden ein Nebenbuch.

Überblick:Was ist ein Nebenbuch?

Stellen Sie sich vor, Sie schauen in Ihr Hauptbuch und sehen, dass Sie Ihren Lieferanten derzeit 4.500 $ schulden, aber keine Ahnung haben, wie viel Sie jedem einzelnen Lieferanten schulden. Das gleiche Problem kann sich auch auf Ihren Debitorensaldo auswirken. Obwohl Ihr Hauptbuchsaldo Sie darüber informiert, dass Ihre Kunden derzeit 10.000 $ schulden, wie können Sie diese Gelder einziehen und verspätete Zahlungen nachverfolgen, wenn Sie nicht wissen, welche Kunden wie viel schulden?

Deshalb sind Nebenzeitschriften so wichtig. Sie stellen die Details für Hauptbuchkonten mit hoher Aktivität bereit, was es einfach macht, Ihre Rechnungen zu bezahlen und Guthaben von Kunden einzuziehen. Nebenbuchkonten sind üblich für Hauptbuchhauptkonten wie Bargeld, Kreditoren, Debitoren und Verkäufe. Beispiele für Nebenbücher sind:

• Kundenkonten
• Anbieterkonten
• Bankkonten
• Verkaufskonten
• Anlagekonten

Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist und Sie nur einen oder zwei Lieferanten oder Kunden haben, können Sie Ihre Salden problemlos in Ihrem Hauptbuch nachverfolgen. Aber sobald die Aktivität von Verkäufern oder Kunden zunimmt, brauchen Sie eine Möglichkeit, die einzelnen Transaktionen zu verfolgen, die den Saldo dieser Hauptbuchkonten ausmachen. Das macht nur die Nebenbuchhaltung.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware zur Verwaltung Ihrer Geschäftsfinanzen verwenden, erstellt Ihre Software automatisch Nebenbuchkonten für Sie, sodass Sie diese Transaktionen nicht mehr separat verfolgen müssen. Buchhaltungssoftware macht das Problem zwischen Nebenbuch und Hauptbuch irrelevant.

3 Unterschiede zwischen einem Hauptbuch und einem Nebenbuch

Obwohl sie so konzipiert sind, dass sie zusammen funktionieren, gibt es einige Unterschiede zwischen einem Hauptbuch und einem Nebenbuch. Die folgenden sind einige der wichtigsten.

1. Das Hauptbuch ist Teil Ihres Kontenplans

Ihr Hauptbuch dient als Kontenplan, während Ihr Nebenbuch die Informationen sind, die in Ihr Hauptbuch einfließen, aber keinen eigenen Kontenplan haben. Mit anderen Worten, das Hauptbuch kann ohne Nebenbücher gut funktionieren, aber ein Nebenbuch benötigt ein Hauptbuch, um richtig zu funktionieren.

2. Hauptbücher und Nebenbücher haben unterschiedliche Kontenzahlen

Ihr Hauptbuchkonto enthält nur ein spezifisches Konto für jede Kategorie, während ein Nebenbuch eine unbegrenzte Anzahl von Kontobewegungen haben kann.

Beispielsweise hat Ihr Hauptbuch nur ein Kreditorenkonto, während Ihr Nebenbuch eine unbegrenzte Anzahl von Unterkontentransaktionen haben kann, die die Gesamtsumme Ihres Kreditorenkontos ausmachen.

3. Hauptbuchkonten bieten Zusammenfassungen, während Nebenbuchkonten Details liefern

Ihr Hauptbuch ist so konzipiert, dass es den Saldo jedes einzelnen Kontos in Ihrem Kontenplan bereitstellt, während das Nebenbuch Ihnen die Details liefert, aus denen dieses bestimmte Konto besteht.

Hauptbuch	Nebenbuch
Berücksichtigte Hauptkonten, in denen alle Transaktionen und Salden aufgezeichnet werden	Wird verwendet, um die Details des Hauptbuchkontos aufzuzeichnen, mit dem es verknüpft ist
Beispiele für Konten sind Bankgeschäfte, Forderungen, Verbindlichkeiten, Verkäufe und Anlagevermögen	Beispiele für Konten sind Banktransaktionen, Kundenkonten, Verkaufskonten, Kreditorenkonten und Transaktionen mit Anlagevermögen
Transaktionsinformationen variieren von Konto zu Konto	Jede Gruppe von Transaktionen weist ähnliche Merkmale auf
Es gibt nur ein Konto für jede Kategorie	Es gibt oft mehrere Konten für jedes der entsprechenden Hauptbuchkonten
Enthält nur zusammenfassende Informationen	Enthält detaillierte Informationen zu jeder Transaktion
Hat keine Ausgleichsanforderung	Muss den im entsprechenden Hauptbuchkonto angezeigten Betrag summieren

Best Practices bei der Verwendung eines Nebenbuchs

Wenn Sie noch ein manuelles Buchhaltungssystem verwenden, müssen Sie bei der Verwendung eines Nebenbuchs einige Dinge genau beachten.

Stellen Sie sicher, dass die Guthaben übereinstimmen

Die Transaktionssumme in Ihrem Nebenbuchkonto sollte immer mit der Summe in Ihrem Hauptbuch übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Nebenbuchkonten für Debitoren haben, die derzeit 15.000 USD entsprechen, sollte Ihr Debitorensaldo in Ihrem Hauptbuch ebenfalls 15.000 USD betragen. Wenn die Salden nicht übereinstimmen, sollten Sie das Konto abgleichen, um den Grund für die Differenz zu ermitteln.

Hauptbuchkonto zum 31.12.2020	Belastung	Kredit
Debitorenbuchhaltung	15.000 $

Debitorennebenbuch zum 31.12.2020

Datum	Kunde	Belastung	Kredit	Saldo
10.12.2020	J. Smith	1.200 $		1.200 $
15.12.2020	M.Jones	4.000 $		5.200 $
18.12.2020	W. Brown	5.000 $		10.200 $
19.12.2020	C. Johnson	1.800 $		12.000 $
22.12.2020	S. Smith	3.000 $		15.000 $
23.12.2020	W. Brown		5.000 $	10.000 $
27.12.2020	J.Johnson	5.000 $		5.000 $
31.12.2020	Gesamt	20.000 $	5.000 $	15.000 $

Achten Sie darauf, Ihre Abschlussbuchungen nach der Abstimmung abzuschließen

Nachdem Sie alle Ihre Nebenbuchkonten abgestimmt haben, vergewissern Sie sich, dass Sie den Buchhaltungszyklus ordnungsgemäß abschließen, indem Sie alle Abschlussbuchungen eingeben oder Buchungen korrigieren, die Sie möglicherweise haben, einschließlich fehlender Transaktionen. Möglicherweise müssen Sie auch fehlerhafte doppelte Einträge rückgängig machen.

Erwägen Sie den Wechsel zu einem automatisierten Buchhaltungssystem

Wenn Sie es leid sind, Nebenbücher für Ihre hochvolumigen Hauptbuchkonten zu führen, sollten Sie den Wechsel zu einer Buchhaltungssoftware in Betracht ziehen. Durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftwareanwendung werden Ihre Nebenbuchsummen nachverfolgt und die Gesamtsumme dieser Transaktionen automatisch in Ihr Hauptbuch übertragen, sodass sie nicht mehr manuell nachverfolgt werden müssen.

Durch die Verwendung von Buchhaltungssoftware entfällt auch die Notwendigkeit, die Summen der Nebenbuchkonten am Monatsende in Ihr Hauptbuch einzutragen. Darüber hinaus wird der gesamte Journalbuchungsprozess automatisiert, sodass die einzigen Buchungen zum Monatsende, die Sie vornehmen müssen, die Anpassung von Buchungen für Zinsen, Abschreibungen und Amortisationen sind.

Nebenbücher sind ein wichtiger Teil des Buchhaltungsprozesses

Während das Hauptbuch das Rückgrat Ihres doppelten Buchführungssystems ist, spielen Nebenbücher ebenfalls eine wichtige Rolle, indem sie die Transaktionen detailliert beschreiben, aus denen sich Ihre Hauptbuchsalden zusammensetzen.

Die Verwendung von Buchhaltungssoftware kann den Prozess der Führung mehrerer Nebenbuchkonten vereinfachen, wodurch die Notwendigkeit entfällt, mehrere Transaktionen manuell zu erfassen. Es kann auch den Zeitaufwand verringern, den Sie für die Recherche und den Ausgleich von Kontoschiefständen aufwenden müssen.

Aber egal, ob Sie Ihre Nebenbuchkonten automatisch oder manuell aufzeichnen, sie sind eine Notwendigkeit für die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Kleinunternehmensbuchhaltung, also stellen Sie sicher, dass sie richtig gemacht werden.