Wie man Transpositionsfehler korrigiert und vermeidet

Wenn Sie bei der Eingabe einer Transaktion in Ihren Büchern zwei Ziffern vertauschen, haben Sie einen Umsetzungsfehler begangen. Hier erfahren Sie, wie Sie einen häufigen Buchhaltungsfehler erkennen und beheben.

So akribisch die meisten Geschäftsinhaber auch sind, Fehler sind vorprogrammiert. Hannah Montana machte keine Ausschlüsse, als sie berühmt sang:„Jeder macht Fehler. Jeder hat diese Tage.“

Einer der häufigsten Buchungsfehler ist die Umsetzung.

Übersicht:Was ist ein Transpositionsfehler?

Ein Transpositionsfehler tritt auf, wenn Sie eine Zahl durcheinander bringen, während Sie sie von einer Quelle zur anderen übertragen. Angenommen, Sie erhalten eine Rechnung über 450 $, die Sie versehentlich als 540 $ in Ihre Buchhaltungssoftware eingeben. Durch diesen Tippfehler sind Ihre Ausgaben um 90 $ zu hoch angegeben.

Stellen Sie sich vor, wie häufig Übertragungsfehler vorkamen, bevor Unternehmen ihre Bücher mit Software führten. In den analogen Tagen zeichneten die Leute Transaktionen in zwei getrennten Büchern auf – dem Hauptbuch und dem Hauptbuch. Mit mehr manueller Dateneingabe steigt die Wahrscheinlichkeit eines Umsetzungsfehlers.

Auch im digitalen Zeitalter können Übertragungsfehler passieren. Geschäftsinhaber sollten regelmäßig ihre Buchhaltungsunterlagen für sie scannen. Selbst kleine Umsetzungsfehler können zu schwerwiegenderen Fehlern führen, insbesondere wenn Sie sie nicht erkennen, bevor Sie Ihre Unternehmenssteuern einreichen.

So erkennen Sie, ob Sie einen Umsetzungsfehler haben

Kein einzelner Indikator erfasst jeden Umsetzungsfehler. Achten Sie auf diese Warnzeichen, wenn Sie in Ihren Büchern nach Transpositionsfehlern suchen.

Einem „Lifehack“ in der Buchhaltung kommt man am ehesten mit der Neunerregel vor:Wenn man zwei Ziffern nebeneinander stellt, ist die Differenz ein Vielfaches von neun. Ich weiß, du sitzt da und denkst an Beispiele in deinem Kopf. Probieren Sie es aus:950 und 590, 295 und 259, 341 und 431 haben alle eine durch neun teilbare Differenz.

Eine unausgeglichene Probebilanz

Wenn Ihnen etwas von den Grundlagen der Buchhaltung in Erinnerung bleibt, dann dreht sich bei der Buchhaltung alles um Soll und Haben. Jede Transaktion muss mindestens eine Belastung und eine Gutschrift haben, und die Summe der Belastungen und Gutschriften muss immer gleich sein. Ein Probesaldo listet all Ihre Kontostände auf, um zu beweisen, dass Ihre Belastungen den Gutschriften entsprechen.

Eröffnen Sie mindestens monatlich die Probebilanz Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass es keinen Unterschied zwischen den Belastungen und Gutschriften gibt.

Wenn Ihre Belastungen und Gutschriften nicht übereinstimmen, liegt möglicherweise ein Umsetzungsfehler vor. Fehler bei der Bilanzierung der Probe führen zu Ungenauigkeiten in Ihrer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Ein Quelldokument stimmt nicht mit einer erfassten Transaktion überein

Sie wissen, dass Sie einen Umsetzungsfehler identifiziert haben, wenn es eine Diskrepanz zwischen einem Quelldokument und einer Transaktion in Ihrer Buchhaltungssoftware gibt, insbesondere wenn die Differenz durch neun teilbar ist.

Angenommen, Sie haben in Ihrer Buchhaltungssoftware einen Kundenscheck über 560 $ erfasst, aber der tatsächliche Scheckbetrag beträgt 650 $. Sowohl der Scheck als auch Ihr Kontoauszug weisen 650 $ aus, aber Ihre Bücher weisen einen um 90 $ niedrigeren Kontostand aus.

Wie man einen Transpositionsfehler korrigiert

Buchen Sie einen korrigierenden Journaleintrag, um Umsetzungsfehler zu korrigieren.

Unternehmen verwenden die doppelte Buchführung, um Transaktionen zu erfassen. Um eine fehlerhafte Transaktion zu korrigieren, müssen Sie eine zusätzliche Transaktion aufzeichnen, an der dieselben Konten beteiligt sind. Im folgenden Beispiel sehen Sie einen korrigierenden Journaleintrag.

Ein Beispiel für einen Transpositionsfehler

Angenommen, ich bin Buchhalter in Ihrem Unternehmen. Nach einer Woche Urlaub sehe ich auf meinem Schreibtisch einen Stapel Rechnungen, die ich sofort bearbeiten muss. In meiner erschöpften Benommenheit öffne ich die Buchhaltungssoftware und beginne, die Rechnungen abzurechnen. Ich bin so schnell wie möglich durch, weil mein Kollege sagte, es gibt Donuts in Pulverform in der Küche. Unter den Rechnungen befindet sich eine Energierechnung über 105 $.

Mein ursprünglicher Tagebucheintrag zeigt:

Konto	Belastung	Kredit
Betriebsausgaben	150 $
Kreditorenbuchhaltung		150 $

Nachdem ich alle Rechnungen bearbeitet habe, erstelle ich einen Bericht über die Fälligkeit der Kreditorenbuchhaltung für Sie. Als fleißiger Geschäftsinhaber überprüfen Sie meine Arbeit, bevor Sie Rechnungen bezahlen. Sie bemerken, dass auf der Energierechnung 105 US-Dollar stehen, aber im Alterungsbericht 150 US-Dollar. Ich habe die Kosten um 45 $ zu hoch angegeben.

Sie geben den Fehler weiter und bitten mich, die Bücher zu korrigieren. Ich erfasse den folgenden korrigierenden Journaleintrag, um sowohl die Nebenkosten als auch die Verbindlichkeiten um 45 $ zu senken.

Konto	Belastung	Kredit
Kreditorenbuchhaltung	45 $
Betriebsausgaben		45 $

In diesem Beispiel kippt mein korrigierender Journaleintrag die Konten um, die belastet und gutgeschrieben werden. Wenn ich die Ausgaben zu niedrig angegeben hätte – sagen wir, ich hätte die Rechnung für weniger als 105 US-Dollar gebucht – hätte ich stattdessen die Nebenkosten und Verbindlichkeiten hinzugefügt.

2 Wege zur Vermeidung von Transpositionsfehlern

Befolgen Sie diese Tipps, um Transpositionsfehler zu vermeiden.

1. Führen Sie monatliche Bankabstimmungen durch

Bankabstimmungen helfen Ihnen, Umsetzungsfehler zu erkennen, bevor sie Ihrem Unternehmen weitere Probleme bereiten. Ein Bankabgleich vergleicht Ihre Buchhaltungsunterlagen mit Ihrem Kontoauszug. Gleichen Sie während des Prozesses jede Transaktion mit Quelldokumenten wie Quittungen und Rechnungen ab. Wenn etwas nicht stimmt, liegt möglicherweise ein Umsetzungsfehler vor.

2. Synchronisieren Sie Ihr Bankkonto mit Ihrer Buchhaltungssoftware

Durch den Verzicht auf manuelle Eingaben aus der Buchhaltung kann die Wahrscheinlichkeit von Umsetzungsfehlern drastisch reduziert werden. Ein guter erster Schritt besteht darin, Ihre Buchhaltungssoftware und Ihr Bankkonto miteinander kommunizieren zu lassen.

Unternehmen, die die Barbuchhaltungsmethode verwenden, könnten praktisch alle manuellen Transaktionen eliminieren, indem ihre Software Banktransaktionen automatisch importiert.

Niemand ist perfekt

Fehler gehören zum Menschsein. Implementieren Sie ein System zum sofortigen Erkennen und Korrigieren von Fehlern, um zu vermeiden, dass Sie sich selbst weitere Probleme bereiten.