5 Möglichkeiten zur effektiven Kostenkontrolle in Ihrem Kleinunternehmen

Im Gegensatz zu einfachen Kostensenkungen ist die Kostenkontrolle eine gezielte Maßnahme, die darauf abzielt, die Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig den Gewinn zu steigern. Erfahren Sie, warum Kostenkontrolle für Ihr Unternehmen wichtig ist.

Wenn wir ein Geschäft eröffnen, erwarten wir, einen Gewinn zu erzielen. Der Schlüssel liegt darin, richtig zu planen, wie dieser Gewinn erzielt wird. Hier kommt die Kostenkontrolle ins Spiel. Erfahren Sie mehr darüber, was Kostenkontrolle ist, wie sie sich vom Kostenmanagement unterscheidet und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um die Kosten besser zu kontrollieren und die Gewinne für Ihr Unternehmen zu steigern.

Überblick:Was ist Kostenkontrolle?

Wir alle haben Grundausgaben, für deren Kontrolle wir verantwortlich sind. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, Ihre Miete oder Ihre Hypothek zu bezahlen, wenn Sie diese monatlichen Ausgaben nicht eingeplant haben. Die gleiche Theorie gilt für die Geschäftswelt. Kostenkontrollmaßnahmen dienen dazu, eine Basismessung zu erstellen, die verwendet werden kann, um die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Ausgaben zu vergleichen.

Wenn wir im Geschäftsleben Ausgaben für die Produktproduktion budgetieren, schätzen wir, wie viel es kosten wird, diesen Artikel herzustellen und an unsere Kunden zu liefern. Wir vergleichen dann unsere tatsächlichen Kosten mit unserem Budget, um festzustellen, wie nahe wir an der Basislinie sind, und nehmen entsprechende Anpassungen vor.

Wenn wir uns diese Budgetabweichungen ansehen, können wir genau sehen, wo unsere Schätzungen genau waren und wo sie daneben liegen. Es wird dann unsere Aufgabe, diese Kostenunterschiede zu untersuchen und herauszufinden, welche Maßnahmen zur Kostenkontrolle ergriffen werden müssen.

Angenommen, Sie haben für jedes verkaufte Produkt einen Gewinn von 4 US-Dollar budgetiert, aber da Ihre Lieferantenausgaben aufgrund einer unerwarteten Preiserhöhung das Budget überschritten haben, haben Sie nur einen Gewinn von 2 US-Dollar für jedes verkaufte Produkt erzielt.

Da Sie feststellen konnten, was Ihren Gewinnrückgang verursacht hat, können Sie an der Behebung des Problems arbeiten, indem Sie den Lieferanten wechseln, die Preise erhöhen oder andere mit der Produktion verbundene Kosten senken, damit Sie zu Ihrem ursprünglichen Ziel zurückkehren können.

Der einfachste Weg, ein Budget zu erstellen, das Ihren Ausgaben zugeordnet werden kann, ist die Verwendung Ihrer Buchhaltungssoftwareanwendung. Wenn Ihre Software keine Budgetierungsfunktion bietet, können Sie eine Tabellenkalkulationsanwendung verwenden, um Ihr Budget zu erstellen, obwohl Aktualisierungen manuell eingegeben werden müssen. In jedem Fall ist ein Budget eine Notwendigkeit, um Ausgaben besser zu verfolgen und zu kontrollieren.

Kostenmanagement vs. Kostenkontrolle:Was ist der Unterschied?

Kostenmanagement und Kostenkontrolle werden oft synonym verwendet, obwohl es sich um zwei verschiedene Dinge handelt. Das Kostenmanagement befasst sich mit der Planung und Budgetierung, während sich die Kostenkontrolle mit den tatsächlichen Kosten und den aufgrund dieser Kosten ergriffenen Maßnahmen befasst.

Wenn Sie beispielsweise ein Budget für das Folgejahr erstellen, verwenden Sie das Kostenmanagement, um es vorzubereiten. Sie beginnen mit dem Planungsprozess, der Produkte oder Dienstleistungen umfasst, die Sie anbieten möchten, und wie Sie diese an Ihre Kunden liefern. Die Planungsphase sollte auch erste Finanzprognosen enthalten, die später in Ihrem Budget verwendet werden.

Als Nächstes müssen Sie die damit verbundenen Kosten dieser Prozesse schätzen und diese Zahlen verwenden, um ein Budget oder eine Ausgangsbasis für die Messung zu erstellen.

Hier kommt die Kostenkontrolle ins Spiel. Die Kostenkontrolle misst die tatsächlichen Ausgaben mit den geschätzten oder budgetierten Ausgaben, um Abweichungen proaktiv anzugehen. Kostenkontrolle umfasst alles, von der direkten Behandlung Ihrer Budgetabweichungen bis hin zur Einleitung von Korrekturmaßnahmen, mit denen Sie unerwartete Kosten reduzieren können.

Aber du bist noch nicht fertig. Selbst wenn Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, müssen Sie zukünftige Ausgaben nachverfolgen, um sicher zu sein, dass die umgesetzten Maßnahmen wirksam sind.

5 Wege zur effektiven Senkung und Kontrolle der Kosten in Ihrem kleinen Unternehmen

Ein effektives Kostenkontrollsystem beginnt mit einer genauen Budgetierung, einschließlich einer Möglichkeit, Budgetabweichungen in Echtzeit zu messen. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt verwalten, sollten Sie Ihre Abweichungen im gesamten Budget proaktiv messen und Abweichungen wie Überschreitungen schnell angehen, um den reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten.

Dies gilt auch für die Messung unternehmensweiter Abweichungen. Wenn Ihre Herstellungs- und Produktionskosten beispielsweise stark gestiegen sind, möchten Sie nicht bis Ende des Jahres warten, um die Probleme hinter dem Anstieg der Produktionskosten anzugehen. Aus diesem Grund kann eine monatliche Überprüfung Ihrer Budgetabweichungen dazu beitragen, Katastrophen abzuwenden, da Sie schnell Änderungen vornehmen können.

Sehen Sie sich diese anderen Dinge an, die Sie tun können, um die Kosten in Ihrem Unternehmen zu kontrollieren.

1. Drilldown hinter den Zahlen

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss am Ende des Monats erstellen, stellen Sie fest, dass Ihr Nettogewinn viel niedriger ist als erwartet. Aber um den Grund für den unerwarteten Gewinnrückgang anzugehen, müssen Sie wissen, warum sie gesunken sind.

Sind Ihre Fixkosten höher als Ihre ursprüngliche Finanzprognose? Hat Ihr Lieferant seine Preise erhöht? Mussten Sie Ihren Mitarbeitern Überstunden zahlen, um Produkte rechtzeitig herauszubringen? All dies kann sich auf Ihren Gewinn auswirken, aber Sie können das Problem nicht beheben, wenn Sie nicht wissen, was es verursacht hat.

Wenn Ihre Kosten beispielsweise aufgrund einer Änderung der Lieferantenpreise gestiegen sind, müssen Sie dieses Problem mit Korrekturmaßnahmen angehen, die das Aushandeln eines reduzierten Preises oder sogar den Wechsel des Lieferanten umfassen können. Indem Sie das Problem lokalisieren, gewinnen Sie mehr Kontrolle über Ihre Kosten zurück und können auf Ihr Ziel hinarbeiten, den Gewinn zu steigern.

2. Bereiten Sie Budgets richtig vor

Der beste Weg, sowohl Kostenmanagement- als auch Kostenkontrollverfahren zu implementieren, ist die Erstellung eines Budgets. Nehmen Sie sich die Zeit, ein Budget zu erstellen, das nicht nur eine grobe Schätzung ist, sondern historische Zahlen als Grundlage verwendet. Wenn dieser Prozess für Sie nicht funktioniert, ziehen Sie die Verwendung eines nullbasierten Budgets in Betracht, das es Ihnen ermöglicht, bei Null anzufangen und jede Betriebsausgabe zu rechtfertigen, bevor Sie sie in Ihr Budget aufnehmen.

Aber ein Budget zu erstellen, reicht nicht aus. Sie müssen dieses Budget auch regelmäßig überwachen, um bei auftretenden Abweichungen auf dem Laufenden zu bleiben, nicht mehrere Monate später, wenn Korrekturmaßnahmen keine praktikable Option mehr sind.

3. Verwalten Sie Ihre Projekte besser

Sie sind dabei, Ihre erste Veranstaltung des Jahres zu veranstalten. Gibt es einen besseren Weg, um sicherzustellen, dass die prognostizierten Kosten im Plan bleiben, als verschiedene Komponenten der Veranstaltung zu verwalten? Es kann zwar nützlich sein, die Kosten nach Abschluss der Veranstaltung zu überprüfen, um zu sehen, was gut gelaufen ist und was nicht, aber ist es nicht besser, Ihre Projektausgaben in Echtzeit zu überwachen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor Ihr Projekt sein Budget um Tausende überschreitet Dollar?

4. Behalten Sie Ihr Inventar im Auge

Ihre Lagerbestände können eine große Rolle dabei spielen, ob die Gewinne steigen, fallen oder stagnieren. Wenn Sie Produkte verkaufen, müssen Sie lernen, einen schmalen Grat zu gehen zwischen einem ausreichenden Bestand auf Lager, um Bestellungen rechtzeitig auszuführen, und einem Überbestand, der die Kosten in die Höhe treibt und als Verschwendung enden kann.

Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Inventar ein Ablaufdatum hat. Verwalten Sie Ihr Inventar richtig und Ihre Kosten werden wahrscheinlich ebenfalls reduziert.

5. Reduzieren Sie Reparaturen

Eine bessere Kostenkontrolle bedeutet oft, proaktiv statt reaktiv zu sein. Beispielsweise kann die Verwendung alter oder fehlerhafter Geräte in Ihrem Büro oder Ihrer Produktionslinie katastrophale Folgen haben, da ein unerwarteter Computerabsturz oder fehlerhafte Maschinen Sie sowohl Zeit als auch Geld kosten.

Während Sie Geld ausgeben, um sicherzustellen, dass Ihre Büro- und Fabrikausstattung auf dem neuesten Stand ist, vermeiden Sie auch kostspielige Überraschungen, die auftauchen und Ihr Budget und Ihre Kosten durcheinander bringen können.

Kostenkontrolle ist eine Notwendigkeit für ein erfolgreiches Unternehmen

Wir alle denken gerne, dass unser Geschäft Gewinn machen wird. Aber es gibt Dinge, die Sie tun können, um diesen Gedanken Wirklichkeit werden zu lassen, beginnend mit der Implementierung von Kostenmanagement- und Kostenkontrollmaßnahmen.

Ihre Kosten im Griff zu haben, beginnt mit der Erstellung eines Budgets, das als aktives Instrument genutzt und nicht nur gelegentlich angeschaut wird. Die Kenntnis Ihrer monatlichen Abweichungen kann Ihnen helfen, eine Krise zu mildern, bevor sie beginnt, und Ihnen ermöglichen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen – sei es die Suche nach einem neuen Lieferanten, die Beseitigung von Überstunden der Mitarbeiter oder die Anpassung des Produktionsniveaus.

Die Kostenkontrolle durch die Implementierung von Kostenkontrollmaßnahmen gibt Ihnen die Kontrolle über Ihr Unternehmen und seine Gewinne.