10 unerwartete Kosten, auf die Ihr Unternehmen stoßen kann

Unerwartete Kosten können zum ungünstigsten Zeitpunkt auftreten. Wir listen unsere Top 10 der unerwarteten Kosten auf, denen Unternehmen begegnen können, und Möglichkeiten, besser vorbereitet zu sein, wenn sie auftauchen.

Sie haben Stunden damit verbracht, Ihr Geschäftsbudget vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle Ihre regelmäßigen Kosten enthalten sind. Sie sind sogar noch einen Schritt weiter gegangen, indem Sie für das nächste Jahr eine Erhöhung hinzugefügt haben. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware Ihren Jahresabschluss und Ihr veranschlagtes Budget erstellt, atmen Sie erleichtert auf und sind froh, dass der Prozess abgeschlossen ist.

Oder doch?

Wird Ihr Budget ausreichen oder wird Murphy’s Law greifen? Wenn Sie mit Murphy’s Law nicht vertraut sind, garantiert es, dass, wenn Sie 20 Ausgaben budgetieren, die einzige, die Ihnen entstehen wird, diejenige ist, die Sie nicht budgetiert haben.

Während es praktisch keine Begrenzung für die Anzahl unerwarteter Ausgaben gibt, von denen Ihr Unternehmen betroffen sein kann (genau das, was Sie hören wollten), gibt es einige unvorhergesehene Ausgaben, die Unternehmen häufiger betreffen als andere. Sehen Sie sich diese 10 Beispiele an und beginnen Sie entsprechend mit der Planung.

1. Geräteausfall

Mike besitzt eine Einrichtung, die Indoor-Sportarten wie Basketball und Volleyball anbietet. Der Großteil von Mikes Einnahmen stammt jedoch aus der Eislaufbahn, nur einer von dreien in der gesamten Region. Obwohl Mike konsequent Reparaturen an der Eisbahn selbst eingeplant hat, hat er keine Reparaturen am Kompressor eingeplant, der eines Freitagabends während einer Kür ausfiel. Die Kosten für den Austausch des Kompressors:30.000 $.

Die 30.000 US-Dollar fressen nicht nur Mikes sorgfältig zusammengestelltes Budget auf, sondern wirken sich auch auf sein Einkommen aus, da der Großteil seiner Einnahmen von Skatern stammt. Eine bessere Budgetierung würde dieses Problem nicht lösen, aber ein Notfallfonds könnte dies tun. Noch hilfreicher wäre eine Kreditlinie von Mikes Bank, die er für einen solchen Notfall nutzen könnte.

2. Steuern

Obwohl es relativ einfach ist, die Höhe der zu zahlenden Steuern zu schätzen, besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre Schätzung falsch ist. Es ist auch möglich, dass Sie auditiert werden. Und selbst wenn die Prüfung ergibt, dass keine zusätzlichen Steuern geschuldet sind, können die Kosten für die Zahlung eines Wirtschaftsprüfers oder Steueranwalts zur Unterstützung bei der Prüfung Ihr Budget durcheinander bringen.

Zum Beispiel besitzt David einen kleinen Blumenladen. Als er am Jahresende seine Steuererklärung abgab, unterlief ihm ein Rechenfehler bei der Erfassung seiner Betriebsausgaben. Dies erregte die Aufmerksamkeit des IRS, der entschied, dass Davids Geschäft geprüft werden sollte.

Wie die meisten Geschäftsinhaber wusste David so gut wie nichts über Steuern und nahm die Hilfe eines CPA in Anspruch, der ihm helfen konnte, die Anfragen des IRS zu bearbeiten. In den nächsten sechs Wochen sahen sich die Wirtschaftsprüfer so gut wie alle Rechnungen, Schecks, Quittungen, Einkommensnachweise und Bankeinlagen von Dave in den letzten zwei Jahren an. Sie kamen zu dem Schluss, dass nichts geschuldet wurde.

David hatte jedoch nicht so viel Glück, denn er schuldete seinem CPA jetzt mehr als 4.000 US-Dollar für seine stundenlange Hilfe. Obwohl es keine Möglichkeit gibt, vorherzusagen, ob Sie das Pech haben werden, von einem Kunden geprüft oder verklagt zu werden, sollten Sie die Gebühren für professionelle Dienstleistungen in Ihr Budget einbauen. Hoffentlich müssen Sie sie nicht anzapfen.

3. Die Lieferantenkosten steigen

Wenn Sie ein Produkt verkaufen, sollten Sie immer die Kosten für die Materialien berücksichtigen, die zur Herstellung Ihrer Produkte benötigt werden. Ob es sich um Holz zur Herstellung von Schaukelstühlen oder fertige Produkte handelt, die Sie für den Wiederverkauf kaufen, die Lieferantenkosten spielen eine wichtige Rolle bei Ihren Kosten verkaufte Waren und letztendlich, wie viel Sie mit jedem Produkt verdienen.

Nehmen wir an, Sie haben Ihre Vorräte immer bei Val’s bezogen, wo die Artikel, die Sie benötigen, zu einem vernünftigen Preis angeboten werden. Allerdings haben Sie gestern einen Brief per Post erhalten, in dem Sie darüber informiert wurden, dass Val’s seine Preise nächsten Monat um satte 30 % erhöhen wird.

Unerwartete Preissteigerungen sind schwer vorhersehbar. Das Einplanen einer jährlichen Erhöhung der Produktkosten kann hilfreich sein, aber sie trägt nicht dazu bei, eine Preiserhöhung zur Jahresmitte abzudecken. Sie können mit der Suche nach einem neuen Lieferanten beginnen, müssen aber trotzdem einen Weg finden, die Preiserhöhung von Val’s zumindest vorübergehend aufzufangen. Möglicherweise müssen Sie auch Ihre Preise erhöhen, um einige Ihrer zusätzlichen Kosten zu decken.

4. Versicherung

Die Versicherungskosten bleiben in der Regel ziemlich konstant, sodass sie einfach zu budgetieren sind, indem einfach eine jährliche Prämienerhöhung eingebaut wird. Es sei denn, Sie haben einen Anspruch.

Als Anfang des Jahres das Dach von Jills Restaurant durch einen Tornado beschädigt wurde, reichte sie bei ihrer Versicherungsgesellschaft einen Anspruch ein, der die Reparaturkosten übernahm. Jill war zufrieden mit dem Service und der sofortigen Aufmerksamkeit, die die Versicherungsgesellschaft ihr zukommen ließ, bis es an der Zeit war, ihre Police zu erneuern.

Ihre jährliche Prämie war um fast 1.600 Dollar oder weitere 133 Dollar pro Monat gestiegen. Wäre das Geschäft auf normalem Niveau gelaufen, hätte Jill die zusätzlichen Kosten leicht einkalkulieren können, aber mit dem Geschäftsausfall verlor sie jeden Monat Geld und war nicht in der Lage, noch etwas hinzuzufügen.

Bauen Sie bei der Vervollständigung Ihres Budgets eine Preiserhöhung immer in die nicht variablen Kosten ein. Es kann zwar nicht die gesamte Erhöhung abdecken, aber Sie werden trotzdem finanziell besser dastehen.

5. Erhöhte Miete

Wenn Sie Eigentümer des Gebäudes sind, in dem sich Ihr Unternehmen befindet, müssen Sie sich keine Sorgen über eine unerwartete Erhöhung Ihrer Hypothek machen. Aber für diejenigen unter Ihnen, die mieten, gibt es keine Möglichkeit vorherzusagen, wie hoch Ihre Mieterhöhung sein wird.

Debbie mietet ein kleines Büro, in dem sie als Anwältin praktiziert. Debbie weiß nicht, dass ihr Vermieter das Gebäude kürzlich verkauft hat, bis es an der Zeit ist, ihren Mietvertrag zu verlängern. Zu ihrer Überraschung verlangt die neue Vermieterin fast das Doppelte und erhöht ihre Miete von 1.100 $ auf 2.000 $ pro Monat.

Debbie hat zwei Möglichkeiten. Sie kann die neue Miete akzeptieren oder umziehen. Beide Optionen kosten sie Geld, das sie nicht budgetiert hatte, also liegt es an ihr, herauszufinden, welche weniger kostet.

In diesem Fall wäre es für Debbie hilfreich, einen Notfallfonds zur Hand zu haben, der es ihr ermöglicht, die beste Wahl für ihr Unternehmen zu treffen, anstatt einfach die erhöhte Miete zu zahlen.

6. Büroausstattung

Ihr Computer stürzt ab. Ihr Kopierer beendet den Kopiervorgang. Ihr Drucker beschließt, Tinte auf alles in Sichtweite zu spritzen. Dies sind nur einige der Probleme, die bei alternden Bürogeräten auftreten können. Während die Kosten für den Ersatz eines Desktop-Computers minimal sind, können die Kosten für neue Kopierer und Drucker das Budget eines kleinen Unternehmens stark beeinträchtigen.

Wenn Ihre Ausrüstung altert, ist das Beste, was Sie tun können, sie in Ihre anstehenden Ausgaben einzuplanen und sie zu ersetzen, bevor sie abstürzt. Und wenn Sie für das nächste Jahr zusätzliche Mitarbeiter einplanen, berücksichtigen Sie unbedingt die Kosten für die Bereitstellung der Ausrüstung, die sie für ihre Arbeit benötigen.

7. Vorteile

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Leistungen wie Kranken- und Zahnversicherungen anbieten, planen Sie wahrscheinlich eine jährliche Prämienerhöhung in Ihr Budget ein. Aber das reicht vielleicht nicht.

Als Kate anfing, ihren Mitarbeitern eine Krankenversicherung anzubieten, zahlte sie die gesamten Kosten. Aber im Laufe der Jahre fing sie an, mehr Kosten auf ihre Mitarbeiter abzuwälzen. Als sie ihre Verlängerungsbenachrichtigung erhielt, war ihre Prämie dennoch um mehr als 40 % gestiegen, sodass die Kosten für sie unerschwinglich waren.

Da die Anmeldung bereits beendet war und die Mitarbeiter die Versicherung auf der Grundlage des zuvor einbehaltenen Betrags plus 10 % abgeschlossen hatten, war es zu spät, um den gezahlten Mitarbeiterprozentsatz zu erhöhen, sodass Kate sich bemühen musste, einen Weg zu finden, den zusätzlichen Betrag zu zahlen Kosten der Prämie.

Indem Sie die Versicherungsoptionen früher im Jahr prüfen, haben Sie genügend Zeit, Ihre Mitarbeiter über alle Änderungen für das kommende Jahr zu informieren und gleichzeitig die Gefahr ungeplanter Ausgaben zu eliminieren.

8. Verspätete Zahlungen

Ihr Ankerkunde zahlt Sie immer pünktlich. Außer jetzt, weil sie Konkurs anmelden. Und wenn Sie das Glück haben, in den Konkursvergleich aufgenommen zu werden, ist es nur ein Bruchteil dessen, was sie Ihnen schulden, und Sie werden das wahrscheinlich monatelang nicht sehen, wenn überhaupt.

Es ist schwierig, ein Unternehmen zu führen, wenn Sie sich darauf verlassen können, dass ein Kunde den Großteil Ihres Einkommens liefert. Was passiert mit Ihnen, wenn ihnen etwas passiert?

Eine verspätete Zahlung ist zwar kein Kostenfaktor, kann sich aber genauso auf Ihr Unternehmen auswirken. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Budgetierung Ihrer Ausgaben für das Jahr mit den Gesamteinnahmen nicht zu großzügig sind. Eine Erweiterung Ihres Kundenstamms wäre ebenfalls hilfreich.

9. Krankheit

Wenn Sie viele Mitarbeiter haben, wird Ihre Krankheit oder die eines Schlüsselmitarbeiters wahrscheinlich eine vorübergehende Unannehmlichkeit sein. Wenn Sie jedoch der einzige Mitarbeiter sind, ändert sich das. Wochenlang außer Betrieb zu sein, kann Ihr Geschäft ernsthaft beeinträchtigen. Die Situation wird noch schlimmer, wenn Ihr Unternehmen die Haupteinnahmequelle Ihrer Familie ist.

Stephanie besitzt ein kleines Nagelstudio, in dem sie zwei Teilzeit-Nageltechniker beschäftigt. Eines Abends hatte Stephanie auf dem Heimweg vom Salon einen schweren Autounfall und konnte sechs Wochen lang nicht arbeiten. Während ihre beiden Techniker versuchten, so viel wie möglich auszufüllen, gingen dem Unternehmen erhebliche Verkaufseinnahmen verloren. In diesem Fall wäre ein Notfallfonds oder eine Kreditlinie äußerst hilfreich gewesen, um das Geschäft durch eine schwierige Phase zu führen, bis Stephanie wieder arbeiten könnte.

10. Beschädigtes Inventar

Als Cara anfing, Steampunk-Halsketten zu entwerfen, hätte sie sich nie träumen lassen, dass ihr Geschäft einmal richtig Fahrt aufnehmen würde. Sie hatte Bestellungen im Wert von einer Woche, die sie nicht ausführen konnte, weil sie auf eine Inventarlieferung wartete. Leider wurde das Inventar, auf das sie gewartet hatte, während des Transports beschädigt, wodurch sie noch weiter zurückfiel, als sie es ohnehin schon war.

Als Cara ihren Kunden mitteilte, dass die Wartezeit für eine Kette jetzt vier statt einer Woche betrage, stornierten viele ihre Bestellungen, was Cara viel Geld kostete.

Obwohl unvorhersehbare oder beschädigte Sendungen nicht Ihrer Kontrolle unterliegen, wäre es äußerst hilfreich, zusätzliche Mittel zur Verfügung zu haben, um einen vorübergehenden Abschwung zu überstehen. Es könnte sogar der Unterschied sein, ob Caras Geschäft einen vorübergehenden Rückschlag erleidet oder den Betrieb ganz einstellt.

Du kannst Katastrophen nicht vorhersagen, aber du kannst sie planen

Egal wie versiert Sie im Geschäft sind, Sie können nicht vorhersagen, dass Sie auf dem Heimweg einen Autounfall haben werden. Sie können nicht vorhersehen, dass das Versandunternehmen Ihre Bestellung beschädigen würde oder dass Ihr größter Kunde unerwartet Konkurs anmelden würde.

Aber es gibt Möglichkeiten, wie Sie sich vor unvorhergesehenen Ausgaben schützen können. Die Einrichtung eines Notfallfonds oder die Erlangung einer Kreditlinie bei Ihrer Bank kann einen großen Beitrag zur Verwaltung unerwarteter Rechnungen leisten. Obwohl zusätzliche Mittel Katastrophen nicht verhindern können, können sie Ihrem Unternehmen helfen, alles zu überstehen, was das Leben ihm entgegenwirft.