So erfassen Sie einen Abschreibungsjournaleintrag:Schritt für Schritt

Die Berechnung der Abschreibung ist der erste Schritt zur Verwaltung der Abschreibungskosten. Aber Sie müssen auch einen Journaleintrag für Ihre Abschreibungsberechnung erfassen. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie es geht.

Die Verwaltung von Abschreibungen kann für unerfahrene Buchhalter und Buchhalter überwältigend sein. Aber in Wirklichkeit wird der Prozess viel einfacher, sobald Sie mit der Abschreibung und den verschiedenen Abschreibungsmethoden, die Sie verwenden können, vertraut sind.

Überblick:Was ist der Journaleintrag für die Abschreibung?

Die Abschreibung kann einer der verwirrenderen Aspekte der Buchhaltung sein. Der Zweck der Abschreibung besteht darin, die Kosten einer Sachanlage oder Sachanlage über ihre Nutzungsdauer zu verteilen.

Durch die Verwendung der Abschreibung können Sie vermeiden, dass in einem einzigen Abrechnungszeitraum große Ausgaben entstehen, die sich sowohl auf Ihre Bilanz als auch auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung stark auswirken können.

Sobald die Abschreibung berechnet wurde, müssen Sie die Ausgaben als Journaleintrag erfassen. Die Journalbuchung wird verwendet, um Abschreibungskosten für einen bestimmten Abrechnungszeitraum zu erfassen, und kann manuell in einem Hauptbuch oder in Ihrer Buchhaltungssoftwareanwendung erfasst werden.

Um eine Journalbuchung für die Abschreibung zu erstellen, müssen Sie sich zunächst mit den folgenden Buchhaltungsbegriffen vertraut machen:

• Kosten: Die Kosten des Vermögenswerts, den Sie abschreiben, sind von besonderer Bedeutung. Die Kosten dienen als Grundlage für Ihre Abschreibungsberechnung und sollten alle damit verbundenen Kosten wie Versand, Steuern oder zusätzliche Garantien enthalten.
• Nutzungsdauer: Sobald Sie Ihre Kostenbasis haben, müssen Sie die Nutzungsdauer des Vermögenswerts schätzen. Wenn Sie einen Kopierer kaufen, von dem Sie erwarten, dass er fünf Jahre hält, stützen Sie Ihre Berechnungen und Ihren Tagebucheintrag auf die Kosten und die Nutzungsdauer.
• Restwert: Es mag ein wenig seltsam erscheinen, über den Restwert für einen neuen Vermögenswert nachzudenken, aber Sie müssen dies ermitteln, bevor Sie einen Journaleintrag erstellen. Das liegt daran, dass der Restwert je nach gewählter Methode eine Rolle bei der Berechnung der Abschreibung spielt.

Was sind die 4 Arten von Journaleinträgen für die Abschreibung?

Während Ihr Journaleintrag verarbeitet wird bleiben für jede Abschreibungsart gleich, Ihre Journalbuchung Gesamtsummen ändert sich je nach gewählter Abschreibungsmethode. Es gibt zahlreiche Abschreibungsmethoden, die Sie verwenden können, aber die meisten Unternehmen verwenden eine dieser vier Methoden:

1. Lineare Abschreibung

Die lineare Abschreibung ist die einfachste Abschreibungsmethode. Es hält Ihre Abschreibungskosten für jedes Jahr in der Lebensdauer eines Vermögenswerts gleich.

2. Doppelt degressive Abschreibung

Die doppelte degressive Abschreibung eignet sich am besten für Vermögenswerte, die in den Anfangsjahren schnell an Wert verlieren, wie z. B. ein Auto.

Bei der doppelt degressiven Abschreibung wird die Abschreibung doppelt so hoch wie die lineare berechnet und der Buchwert, also der Wert des Vermögenswerts gemäß Ihrem Hauptbuch (und nicht die ursprünglichen Anschaffungskosten des Vermögenswerts), verwendet, um die Abschreibung für die Folgejahre zu berechnen.

3. Abschreibung über die Jahre

Die Summe der Jahre Abschreibung basiert auf der Gesamtzahl der Jahre, die ein Vermögenswert voraussichtlich halten wird. Wenn Sie beispielsweise festlegen, dass die Nutzungsdauer eines Vermögenswerts drei Jahre beträgt, würden Sie die Abschreibung berechnen, indem Sie diese Jahre addieren:

1 + 2 + 3 =6

Wie die doppelte Abnahme eignet sich die Summe der Jahre am besten für Vermögenswerte, die zu Beginn ihrer Nutzungsdauer stärker an Wert verlieren.

4. Einheiten der Produktionsabschreibung

Die Abschreibungsmethode nach Produktionseinheiten ist nützlich, wenn die Abschreibung für ein Gerät oder eine Maschine berechnet wird, deren Nutzungsdauer auf der Anzahl der produzierten Einheiten und nicht auf einer bestimmten Anzahl von Jahren basiert.

Denken Sie daran, dass die Abschreibungsregeln vom IRS geregelt werden und die Methode, die Sie zur Abschreibung Ihrer Vermögenswerte wählen, sich direkt auf die Steuern zum Jahresende auswirkt, also wählen Sie mit Bedacht. Die derzeit vom IRS verwendete Methode ist das Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS).

Bei dieser Methode müssen Sie jede abgeschriebene Anlage einer bestimmten Anlagenkategorie zuordnen. Eine aktualisierte Tabelle ist in Publikation 946, How to Depreciate Property, verfügbar. Bei Verwendung von MACRS können Sie entweder die lineare oder die doppelt degressive Abschreibungsmethode verwenden.

So berechnen Sie den Journaleintrag für den Abschreibungsaufwand

Die Berechnung der Abschreibung hängt von der gewählten Abschreibungsmethode ab.

Einfache Methode

Die lineare Abschreibung ist die einfachste Abschreibungsrechnung. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Kosten des Vermögenswerts, seinen Restwert und seine Nutzungsdauer zu bestimmen. Wenn Sie beispielsweise eine Maschine für 3.900 $ kaufen, den Restwert auf 1.000 $ und die Nutzungsdauer auf drei Jahre festlegen, lautet Ihre Abschreibungsformel:

(3.900 $ - 1.000 $) ÷ 3 =966,67 $

Daraus ergibt sich Ihre jährliche Abschreibungszahl. Wenn Sie die Abschreibung monatlich erfassen, führen Sie eine zweite Berechnung durch:

966,67 $ ÷ 12 =80,56 $

Mit dieser Methode bleibt Ihr monatlicher Abschreibungsbetrag während der gesamten Lebensdauer des Vermögenswerts gleich.

Doppelt degressive Saldenmethode

Die doppelte degressive Abschreibung ist eine gute Methode, wenn Sie davon ausgehen, dass der Vermögenswert eher früher als später an Wert verliert. Verglichen mit der linearen Methode verdoppelt sich der Abschreibungsbetrag, den Sie im ersten Jahr übernehmen können.

Die Berechnung jedes Folgejahres basiert auf dem Buchwert (Hauptbuch) des Vermögenswerts und nicht auf seinen ursprünglichen Anschaffungskosten. Um die doppelt degressive Abschreibung für denselben Vermögenswert zu berechnen, den wir oben verwendet haben, würden Sie wie folgt vorgehen:

(3.900 $ ÷ 3) x 2 =2.600 $

Daraus ergibt sich Ihr Abschreibungsaufwand für das erste Nutzungsjahr des Vermögenswerts. Ihre monatlichen Abschreibungskosten wären ein Zwölftel dieser Zahl:

2.600 $ ÷ 12 =216,67 $

Dies ändert sich jedes Jahr, da Sie den neuen Buchwert verwenden würden, der 1.300 $ (der ursprüngliche Preis des Vermögenswerts abzüglich des bereits abgeschriebenen Betrags) betragen würde, um die Abschreibung für das folgende Jahr zu berechnen.

Jahressummenmethode

Komplizierter als die ersten beiden Abschreibungsmethoden addiert die Summenabschreibung die Summe der Nutzungsdauer des Vermögenswerts. Anhand des obigen Beispiels würde ein Vermögenswert mit einer Nutzungsdauer von drei Jahren wie folgt berechnet:

1 + 2 + 3 =6

Die Abschreibungsberechnung für das erste Jahr wäre:

(3 ÷ 6) x 3.900 $ =1.950 $

So berechnen Sie die Abschreibung nach Monat:

1.950 $ ÷ 12 =162,50 $

Ihre Abschreibungsberechnung und -kosten für die Summe der Jahre ändern sich jedes Jahr, wobei in jedem Folgejahr die abnehmende Zahl verwendet wird. Die Berechnung für das zweite Jahr wäre beispielsweise:

(2 ÷ 6) x 3.900 $ =1.300 $

Einheiten der Produktionsmethode

Diese Methode wird nur bei der Berechnung der Abschreibung für Geräte oder Maschinen verwendet, deren Nutzungsdauer auf der Produktionskapazität und nicht auf einer Anzahl von Jahren basiert.

Ein kürzlich gekaufter Kopierer schafft beispielsweise während seiner Nutzungsdauer schätzungsweise 250.000 Kopien. Die Abschreibung auf Produktionseinheiten verwendet den Restwert, sodass Ihre Berechnung für das erste Jahr wie folgt aussehen würde:

(3.900 $ - 1.000 $) ÷ 250.000 =0,015 $

Das bedeutet, dass Sie für jede produzierte Kopie diese Zahl mit 0,015 $ multiplizieren. Wenn Sie beispielsweise im ersten Jahr 35.000 Kopien erstellen, berechnen Sie die Abschreibung wie folgt:

0,015 $ x 35.000 $ =525 $

Die Einheiten der Produktionsabschreibung ändern sich monatlich, da sie auf der Maschinen- oder Gerätenutzung basieren.

Denken Sie daran, dass die Abschreibungsregeln vom IRS geregelt werden und die Methode, die Sie zur Abschreibung Ihrer Vermögenswerte wählen, sich direkt auf die Steuern zum Jahresende auswirkt, also wählen Sie mit Bedacht. Die derzeit vom IRS verwendete Methode ist das Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS).

Bei dieser Methode müssen Sie alle abgeschriebenen Anlagen einer bestimmten Anlagenkategorie zuordnen. Eine aktualisierte Tabelle ist in Publikation 946, How to Depreciate Property, verfügbar. Bei Verwendung von MACRS können Sie entweder die lineare oder die doppelt degressive Abschreibungsmethode verwenden.

Erfassen des Abschreibungsjournaleintrags

Die Journalbuchung für die Abschreibung wird als Anpassungsbuchung betrachtet. Dies sind die Buchungen, die Sie vornehmen, bevor Sie eine angepasste Probebilanz ausführen.

Stellen Sie vor der Erfassung einer Journalbuchung sicher, dass Sie ein Gegenanlagenkonto für Ihre kumulierte Abschreibung erstellt haben, das verwendet wird, um Ihre kumulierten Abschreibungsausgabenbuchungen bis heute zu verfolgen. Beim Erfassen einer Journalbuchung haben Sie je nach Ihrer aktuellen Buchhaltungsmethode zwei Möglichkeiten.

1. Eintrag manuell erfassen

Selbst wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die kein Anlagevermögensmodul hat, müssen Sie den Abschreibungsjournaleintrag immer noch manuell eingeben. Für diejenigen, die immer noch Hauptbücher und Tabellenkalkulationen verwenden, erfassen Sie den Eintrag auch manuell, aber in Ihren Hauptbüchern, nicht in Ihrer Software.

Um die Abschreibung anhand des obigen linearen Beispiels zu erfassen, müssen Sie die folgenden Journalbuchungen vornehmen:

Datum	Betrag	Belastung	Kredit
30.06.20	Anlagevermögen – Maschinen	3.900 $
	Bargeld		3.900 $
	Um den Kauf von Maschinen aufzuzeichnen
30.06.20	Abschreibungsaufwand	80,56 $
	Kumulierte Abschreibung		80,56 $
	Zur Aufzeichnung der monatlichen Abschreibung

2. Verwendung von Buchhaltungssoftware

Wenn Sie das Glück haben, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, die ein Anlagevermögensmodul enthält, können Sie alle Abschreibungsjournaleinträge direkt in der Software erfassen. In vielen Fällen müssen Sie, selbst wenn Sie eine Software verwenden, immer noch manuell einen Journaleintrag in Ihre Anwendung eingeben, um den Abschreibungsaufwand zu erfassen.

Die Berechnung und Aufzeichnung der Abschreibung ist wichtig

Es ist vielleicht nicht Ihre Lieblingsaufgabe auf der Welt, aber die Berechnung und Erfassung von Abschreibungskosten sollte nicht übersehen werden.

Die genaue Berechnung und zeitnahe Erfassung der Abschreibung kann dazu beitragen, Ihre Steuern zu senken, Investoren ein viel besseres Bild Ihrer Unternehmensfinanzen zu vermitteln und sicherzustellen, dass Ihre Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung korrekt sind.