Ein Leitfaden für kleine Unternehmen zu Gemeinkosten

Alle Geschäftskosten müssen nachverfolgt werden, auch solche, die nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen. Erfahren Sie mehr über diese Gemeinkosten und wie Sie sie für Ihr Unternehmen nachverfolgen können.

Wenn Sie ein Unternehmen haben, haben Sie Gemeinkosten. Ob Sie alleine arbeiten oder 50 Mitarbeiter haben, Gemeinkosten gehören zum Geschäft. Erfahren Sie, was Gemeinkosten sind, welche verschiedenen Arten von Gemeinkosten Ihr Unternehmen haben kann und wie Sie oder Ihr Buchhalter lernen können, diese einfach zu berechnen.

Überblick:Was sind Gemeinkosten?

Gemeinkosten sind die Kosten, die notwendig sind, um Ihr Unternehmen zu führen. Gemeinkosten stehen nicht in direktem Zusammenhang mit einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung und erzeugen im Gegensatz zu Artikeln wie Materialien keinen direkten Gewinn. Overhead-Kosten sind jedoch nach wie vor Teil der Geschäftstätigkeit und sollten ordnungsgemäß abgerechnet werden.

Die Berechnung von Gemeinkosten ist für produzierende Unternehmen keine Option, da die GAAP-Vorschriften besagen, dass Fertigungsgemeinkosten in den Fortschrittsbestand und den Fertigwarenbestand in Ihrer Bilanz und in die Kosten der verkauften Waren in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen werden müssen.

Auch wenn das einschüchternd klingen mag, ist der Prozess ziemlich routinemäßig, wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, aber diejenigen von Ihnen, die Transaktionen immer noch mit manuellen Ledgern erfassen, müssen ein wenig Zeit damit verbringen, Ihre Gemeinkosten zu berechnen.

Um die Gemeinkosten zu verstehen, kann es hilfreich sein, den Unterschied zwischen direkten und indirekten Kosten zu verstehen:

• Direkte Kosten sind alle Kosten, die Ihrem Unternehmen entstehen und die in direktem Zusammenhang mit der Produktion von Waren oder Dienstleistungen stehen. Direkte Arbeits- und Materialkosten gelten als direkte Kosten.
• Indirekte Kosten stehen nicht in direktem Zusammenhang mit den Produktionskosten, sind aber dennoch notwendig, um Ihr Unternehmen zu führen. Beispielsweise ist die Gebäudemiete für den Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich, steht jedoch nicht in direktem Zusammenhang mit dem Produktionsprozess.

Sobald Sie den Unterschied zwischen direkten Kosten und indirekten Kosten verstanden haben, wird es viel einfacher, Gemeinkosten zu erkennen und zu berechnen.

Arten von Gemeinkosten für kleine Unternehmen

Es gibt drei Arten von Gemeinkosten, die sich direkt auf Ihr kleines Unternehmen auswirken können. Während die ersten beiden, Fixkosten und variable Kosten, ziemlich einfach zu verfolgen sind, gibt es auch eine dritte Kategorie, halbvariable Kosten, die auch kleinen Unternehmen entstehen können.

1. Fixkosten

Fixkosten sind die am einfachsten zu verwaltenden Gemeinkosten. Die Fixkosten sind jeden Monat gleich und werden nicht durch eine Zunahme oder Abnahme der Produktionstätigkeit beeinflusst. Beispiele für Fixkosten sind allgemeine Betriebskosten wie:

• Miete
• Hypothekenzahlungen
• Versicherung
• Grundsteuern
• Anlagenabschreibung
• Verwaltungsgehälter

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie besitzen ein kleines Produktionsunternehmen, das Bilderrahmen aus Holz herstellt. Sie mieten derzeit ein Gebäude, in dem sowohl Verwaltungspersonal als auch ein kleiner Produktionsbereich untergebracht sind.

Die Miete für das Gebäude beträgt 3.500 $/Monat. Im Mai haben Sie Rahmen im Wert von 10.000 US-Dollar produziert und verkauft, aber defekte Geräte im Juni haben die Produktion verringert, sodass Sie nur Rahmen im Wert von 2.000 US-Dollar hergestellt und verkauft haben. Unabhängig von der Produktionsleistung im Mai und Juni blieben Ihre Mietkosten bei 3.500 $.

2. Variable Kosten

Während der Großteil Ihrer Gemeinkosten Fixkosten sind, müssen auch einige variable Gemeinkosten berechnet werden. Im Gegensatz zu Fixkosten können Sie für einen bestimmten Monat variable Kosten haben oder auch nicht. Zu den variablen Kosten gehören:

• Versand
• Bürobedarf
• Wartung
• Werbung
• Beratung

Da Sie beispielsweise Bilderrahmen herstellen und verkaufen, fallen für jeden Monat, in dem Sie Bestellungen versenden, Versandkosten an. Wenn Ihr Unternehmen jedoch einen Monat lang keine Bilderrahmen verkauft, fallen für Sie keine Versandkosten an.

Das gleiche Prinzip gilt für jeden Monat, in dem kein Büromaterial gekauft oder keine Werbung gekauft wird.

3. Semivariable Kosten

Die meisten Ihrer Gemeinkosten fallen in die Kategorie der festen oder variablen Kosten, aber es gibt Zeiten, in denen halbvariable Kosten verwendet werden. Dazu gehören:

• Dienstprogramme
• Vertriebsgehälter
• Stündliche Überstunden

Während Kosten wie Nebenkosten jeden Monat anfallen, variiert die Höhe von Monat zu Monat, wodurch sie direkt in die halbvariable Kategorie fallen.

So berechnen Sie Gemeinkosten

Sobald Sie die verschiedenen Arten von Gemeinkosten verstanden haben, können Sie die Gemeinkosten für Unternehmen berechnen. Eines der wichtigsten Dinge, die Sie bei der Berechnung der Gemeinkosten beachten sollten, ist, keine direkten Ausgaben wie gekaufte Produkte und Materialien, die für den Wiederverkauf verwendet werden, oder direkte Arbeit einzubeziehen.

Direkte Kosten sollten immer in Ihren Wareneinsatz einkalkuliert werden; Ihre Einbeziehung in Ihre Gemeinkosten würde Ihre Ausgaben erhöhen.

Der einfachste Weg, die Gemeinkosten zu berechnen, besteht darin, Ihre Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum zusammenzurechnen. Die meisten Unternehmen finden es am hilfreichsten, wenn sie ihre Gemeinkosten monatlich berechnen.

Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Fertigungsunternehmen hatte im Monat Mai die folgenden Ausgaben:

• Miete:1.100 $
• Versicherung:300 $
• Grundsteuern:160 $
• Versand:250 $
• Bürobedarf:90 $
• Dienstprogramme:175 $

Wenn Sie die Summen addieren, beliefen sich die Gemeinkosten für Ihr Unternehmen im Mai auf 2.075 $.

So berechnen Sie den Gemeinkostensatz

Um den größtmöglichen Nutzen aus der Berechnung Ihrer Gemeinkosten zu ziehen, wäre der nächste Schritt die Berechnung Ihres Gemeinkostensatzes. Um Ihren Overhead-Satz zu berechnen, verwenden Sie die folgende Formel:

Gemeinkosten ÷ Umsatz =Gemeinkostensatz

Nehmen wir in diesem Beispiel an, dass Sie im Mai einen Umsatz von 32.000 $ erzielt haben. Um Ihre Gemeinkosten zu berechnen, würden Sie Ihre Gemeinkosten, die 2.075 $ betragen, durch Ihre Verkäufe für den Zeitraum dividieren, die insgesamt 32.000 $ betragen.

2.075 $ ÷ 32.000 $ =0,06 oder 6 %

Dieses Ergebnis bedeutet, dass Sie für jeden Dollar, den Sie verdienen, 0,06 $ Gemeinkosten ausgeben.

Wie verteilen Sie Gemeinkosten?

Es gibt noch eine weitere Berechnung, die Sie mit Gemeinkosten durchführen können:den Gemeinkostenzuordnungssatz. Ähnlich wie bei der Berechnung des Gemeinkostensatzes hilft Ihnen der Gemeinkostenzuordnungssatz zu bestimmen, wie viel Gemeinkosten zugeordnet werden müssen, um ein Produkt oder eine Dienstleistung herzustellen. Die Berechnung für die Zuordnung von Gemeinkosten lautet:

Gesamtgemeinkosten ÷ Gesamtarbeitsstunden =Gemeinkostenzuweisungssatz

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Unternehmen hatte im Mai 140 direkte Arbeitsstunden. Wir wissen bereits, dass die Gemeinkosten für den Monat 2.075 $ betrugen. Die Berechnung wäre:

2.075 $ ÷ 140 =14,82 $

Das bedeutet, dass Sie für jede Arbeitsstunde, die Sie für die Herstellung von Bilderrahmen aufgewendet haben, 14,82 $ an Gemeinkosten einplanen müssen.

Sie können bei der Berechnung Ihrer Gemeinkostenzuordnung auch Maschinenstunden anstelle von Arbeitsstunden verwenden und die Anzahl der Arbeitsstunden durch die Anzahl der Maschinenstunden in Ihrer Berechnung ersetzen.

Warum es wichtig ist, Ihre Gemeinkosten zu kennen

Gemeinkosten wirken sich direkt sowohl auf Ihre Bilanz als auch auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung aus, aber vielleicht noch wichtiger, wenn Sie Ihre Gemeinkosten nicht kennen oder falsch berechnen, kann dies zu geringeren Gewinnen durch ungenaue Produktpreise führen.

Wenn Sie Ihre Gemeinkosten bei der Preisgestaltung eines Produkts oder einer Dienstleistung nicht berücksichtigen, kann dies zu erheblichen Gewinnverlusten führen, wenn ein Produkt zu niedrig bewertet wird. Umgekehrt kann eine falsche Schätzung der Gemeinkosten dazu führen, dass Sie Ihre Produkte überteuern, was zu einer schleppenden Bestandsbewegung und veralteten Lagerbeständen führt, die in einem Regal verstauben.

Die Kenntnis Ihrer Geschäftsgemeinkosten hilft Ihnen auch dabei, Ihr Unternehmen proaktiver zu verwalten. Wenn Sie beispielsweise einen hohen Overhead haben, können Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um ihn zu reduzieren. Wenn Ihre geschäftlichen Gemeinkosten niedrig sind, ist es möglicherweise ein guter Zeitpunkt, um ein zusätzliches Produkt zu Ihrer aktuellen Produktlinie hinzuzufügen.

Sich ein paar zusätzliche Minuten Zeit zu nehmen, um Ihre Gemeinkosten zu berechnen, kann sich sowohl kurz- als auch langfristig auszahlen. Sie sind im Geschäft, um Geld zu verdienen, und die Verwaltung Ihrer Gemeinkosten hilft Ihnen dabei.