Ein Leitfaden für aufgelaufene Ausgaben für kleine Unternehmen

Eine aufgelaufene Ausgabe ist eine Ausgabe, die erfasst, aber noch nicht bezahlt wurde. Um Ausgaben in der richtigen Abrechnungsperiode zu melden, müssen Sie möglicherweise bestimmte Ausgaben abgrenzen und die Abgrenzungsmethode verwenden.

Abgegrenzte Ausgaben sind Ausgaben, die noch nicht bezahlt wurden. Um sicherzustellen, dass die Berichterstattung am Ende des Berichtszeitraums korrekt ist, müssen aufgelaufene Ausgaben vor der Erstellung von Jahresabschlüssen erfasst werden.

Um Ausgaben abzugrenzen, müssen Sie die Periodenabgrenzungsmethode verwenden, bei der Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, wenn sie anfallen. Sowohl das Matching-Prinzip als auch das Aufwandserfassungsprinzip sind Kernbestandteile der periodengerechten Rechnungslegung.

Überblick:Was sind angefallene Ausgaben?

Als Inhaber eines Kleinunternehmens müssen Sie alle angefallenen Ausgaben, die noch nicht in Rechnung gestellt oder bezahlt wurden, abrechnen, und Sie tun dies, indem Sie Ausgaben auflaufen lassen. Um aufgelaufene Ausgaben besser zu verstehen, kann es hilfreich sein, sich mit den folgenden Buchhaltungsbegriffen vertraut zu machen:

• Abrechnungszeitraum: Ein bestimmter Zeitraum, der vom Jahresabschluss abgedeckt wird. Ein Abrechnungszeitraum kann je nach Unternehmen einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr betragen.
• Kreditoren: Verbindlichkeiten sind das Geld, das Sie Anbietern und Lieferanten für Waren und Dienstleistungen schulden, die auf Kredit gekauft wurden.
• Abgrenzungsrechnung: Bei der periodengerechten Buchführung werden Transaktionen erfasst, wenn sie stattfinden, und nicht, wenn Geld den Besitzer wechselt.
• Kosten: Ausgaben sind die Kosten der Geschäftstätigkeit und sind notwendig, um Einnahmen zu erzielen.
• Finanzberichte : Jahresabschlüsse berichten über die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens und werden intern und extern verwendet. Es gibt drei grundlegende Finanzberichte, die nach jeder Rechnungsperiode erstellt werden sollten:Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) und Kapitalflussrechnung.
• Tagebucheintrag : Journaleinträge erfassen die Finanztransaktionen Ihres Unternehmens im Hauptbuch.

Hier sind einige Ausgaben, die am Ende einer Abrechnungsperiode aufgelaufen sein sollten:

• Löhne und damit verbundene Ausgaben für Mitarbeiter, die noch nicht bezahlt wurden
• Im laufenden Monat verdiente Verkaufsprovisionen, die erst im Folgemonat ausgezahlt werden
• Angefallene Steuern
• Leistungen, die vor dem Erhalt einer Rechnung vom Anbieter erhalten wurden
• Wareneingang vor Erhalt einer Rechnung vom Lieferanten
• Zinszahlungen für Darlehen

Ihre Rückstellung sollte nach Möglichkeit immer den fälligen Betrag widerspiegeln. Wenn Sie keine genaue Gesamtsumme haben, müssen Sie die Ausgaben schätzen.

Beispielsweise schließen Sie am 1. Mai einen Vertrag mit einer Reinigungsfirma ab, um Ihr Büro viermal im Monat zu reinigen. Bis zum 31. Mai haben Sie von der Firma keine Rechnung für die Büroreinigung erhalten, noch wurde die Rechnung bezahlt. Um diese Ausgaben ordnungsgemäß zu berücksichtigen, müssen Sie die Büroreinigungskosten als Rückstellung verbuchen.

Wenn im entsprechenden Monat aufgelaufene Ausgaben nicht erfasst werden, sind die Ausgaben in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung zu niedrig, ebenso wie die aufgelaufenen Verbindlichkeiten, die in Ihrer Bilanz erscheinen.

Aufgelaufene Kosten vs. Verbindlichkeiten:Was ist der Unterschied?

Die Verwaltung der Ausgaben für Ihr Unternehmen erfolgt auf zwei Arten:über die Kreditorenbuchhaltung oder durch die Erfassung aufgelaufener Ausgaben. Aufgelaufene Ausgaben sind Ausgaben, die für Waren oder Dienstleistungen geschuldet werden, die bereits erhalten wurden, aber noch nicht als Ausgaben in Ihrem Hauptbuch oder Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst wurden.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind zwar ähnlich, stellen jedoch die Kosten für Waren und Dienstleistungen dar, die Sie auf Kredit gekauft haben, und sind normalerweise innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum fällig. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten als laufende Verbindlichkeiten.

Sehen Sie sich das folgende Beispiel an, wann Ausgaben anfallen sollten.

Es ist der letzte Apriltag und Carols Computer stürzt ab. Ein Computerreparaturservice kommt und repariert Carols Computer und sagt ihr, dass er ihr in der folgenden Woche eine Rechnung stellen wird. Um die Kosten für die Computerreparatur ordnungsgemäß zu verbuchen, muss Carol sie mithilfe eines Journaleintrags verbuchen.

Wenn sie nächsten Monat die Rechnung erhält, muss sie die Abgrenzung stornieren und die Ausgaben ordnungsgemäß buchen.

Carol weiß nicht genau, wie hoch die Rechnung sein wird, aber sie hat den Reparaturservice schon einmal in Anspruch genommen, also schätzt sie die anfallenden Kosten auf der Grundlage früherer Rechnungen.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
30.04.2020	Reparaturkosten	$350
30.04.2020	Aufgelaufene Kosten		$350

Der obige Eintrag wird zum 1. Mai storniert. Wenn eine Rückstellung nicht storniert wird, werden sowohl Ausgaben als auch Verbindlichkeiten überbewertet, sobald die Rechnung eintrifft und verbucht wird. Die Umkehrung wäre:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
01.05.2020	Aufgelaufene Kosten	$350
01.05.2020	Reparaturkosten		$350

Sobald Carol die Rechnung erhält, bezahlt sie sie sofort und erfasst den Journaleintrag wie folgt:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.5.2020	Reparaturkosten	$350
31.5.2020	Bargeld		$350

Einer der Vorteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware besteht darin, dass die meisten Buchhaltungssoftwareanwendungen aufgelaufene Ausgaben zu Beginn des neuen Abrechnungszeitraums automatisch stornieren. Wenn die aufgelaufene Buchung storniert ist, müssen Sie die Rechnung nur noch eingeben, wenn sie eingegangen ist.

Als Nächstes sehen Sie ein Beispiel für eine Kreditorenbuchhaltung.

Es ist der letzte Apriltag und Carols Computer stürzt ab. Ein Computerreparaturservice kommt und repariert Carols Computer und hinterlässt ihr eine Rechnung in Höhe von 350 US-Dollar. Carol gibt die Rechnung als Kreditorenposten ein, der die Ausgabe im April erfasst, obwohl die Rechnung erst im Folgemonat bezahlt wird.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
30.04.2020	Reparaturkosten	$350
30.04.2020	Kreditorenbuchhaltung		$350

Sobald Carol die Rechnung bezahlt, lautet der Journaleintrag:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.5.2020	Kreditorenbuchhaltung	$350
31.5.2020	Bargeld		$350

Wie erfassen Sie aufgelaufene Ausgaben?

Um aufgelaufene Ausgaben zu erfassen, müssen Sie die Periodenabgrenzungsmethode verwenden. Wenn Sie die Barbuchhaltungsmethode verwenden, müssen keine Ausgaben auflaufen, da Sie Einnahmen und Ausgaben nur erfassen, wenn Geld den Besitzer wechselt.

Aufgelaufene Ausgaben werden in der Regel am Ende einer Abrechnungsperiode eingegeben und sind normalerweise Teil Ihrer Anpassungsbuchungen.

Hier ist ein weiteres Beispiel für aufgelaufene Ausgaben.

Es ist der 31. Mai und Sie stellen fest, dass Sie für den Monat keine Stromrechnung erhalten haben. Wenn Sie diese Kosten nicht berücksichtigen, werden Ihre Nebenkosten für Mai zu niedrig angegeben, während die Nebenkosten für Juni zu hoch angegeben werden.

Um sicherzustellen, dass die Ausgaben für den richtigen Monat erfasst werden, stellen Sie sie auf. Sie wissen nicht, wie hoch die Rechnung sein wird, aber Sie können eine fundierte Vermutung anstellen, indem Sie frühere Rechnungen überprüfen.

Basierend auf den Rechnungen des letzten Jahres schätzen Sie, dass diese Rechnung 650 $ betragen wird.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
31.5.2020	Betriebskosten	650 $
31.5.2020	Aufgelaufene Kosten		650 $

Zu Beginn der nächsten Abrechnungsperiode wird obiger Eintrag wieder rückgängig gemacht:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
01.06.2020	Aufgelaufene Kosten	650 $
01.06.2020	Betriebskosten		650 $

Ihre Stromrechnung in Höhe von 710 $ kommt schließlich am 1. Juni an und wird in der Kreditorenbuchhaltung erfasst.

Datum	Konto	Belastung	Kredit
01.06.2020	Betriebskosten	710 $
01.06.2020	Kreditorenbuchhaltung		710 $

Schließlich, wenn die Rechnung am 10. Juni bezahlt wird, erfassen Sie einen letzten Tagebucheintrag:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
10.06.2020	Kreditorenbuchhaltung	710 $
10.06.2020	Bargeld		710 $

Während die Rückstellung von 650 $ für die Betriebskosten nahe an der endgültigen Rechnung von 710 $ lag, werden zusätzliche 60 $ Betriebskosten im Monat Juni erfasst, die im Mai nicht als Aufwand erfasst wurden. Sie führen denselben Vorgang durch, wenn Sie aufgelaufene Löhne oder Gehälter für Mitarbeiter erfassen.

Auflaufende Ausgaben bedeuten eine genauere Buchhaltung

Die Verwendung der periodengerechten Buchhaltungsmethode bietet Ihnen die Möglichkeit, ein genaueres Bild Ihres Unternehmens und seiner finanziellen Gesundheit zu vermitteln.

Wenn Sie aufgelaufene Ausgaben erfassen, wirken Sie sich direkt auf die Nettoeinkommenssummen und in der Folge auf die Gewinnrücklagen und das Eigenkapital aus. Wenn keine Ausgaben anfallen, sind die Ausgaben in einem Monat zu niedrig und im folgenden Monat zu hoch.

Eines der besten Tools zum Verwalten von Rückstellungen ist eine Buchhaltungssoftware, die den gesamten Prozess der Abgrenzung vereinfachen kann, von der Konsolidierung von Journalbuchungen bis zur automatischen Umkehrung von Abgrenzungen. Wenn Sie auf dem Markt für Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen sind, sollten Sie sich unbedingt die Buchhaltungssoftware-Rezensionen von The Ascent ansehen.