So verwenden Sie die Direktabschreibungsmethode im Jahr 2022

Wenn Sie auf Kredit verkaufen, müssen Sie sich wahrscheinlich mit Forderungsausfällen auseinandersetzen. Sollten Sie die direkte Abschreibungsmethode verwenden, um mit diesen Forderungsausfällen umzugehen, oder gibt es einen besseren Weg?

Die direkte Abschreibungsmethode ist eine der einfacheren Möglichkeiten, uneinbringliche Forderungen zu verwalten. Es wird zwar nicht für die regelmäßige Verwendung empfohlen, aber wenn Ihr Unternehmen selten uneinbringliche Forderungen hat, kann es eine schnelle und bequeme Möglichkeit sein, uneinbringliche Forderungen aus Ihren Büchern zu entfernen.

Sie werden jedoch viele Nachteile bei der Verwendung der direkten Abschreibungsmethode feststellen, die später ausführlicher behandelt werden.

Überblick:Was ist die Direktabschreibungsmethode?

Egal wie sorgfältig und gründlich Sie Ihre Kunden prüfen oder Ihre Forderungen verwalten, Sie werden am Ende mit Forderungsausfällen rechnen. Forderungsausfälle sind Gelder, die ein Kunde oder Kunden schulden, von denen Sie nicht glauben, dass Sie sie eintreiben können.

Ihr Buchhalter oder Buchhalter für kleine Unternehmen muss uneinbringliche Forderungen ordnungsgemäß verwalten. Wenn Sie nicht auf Kredit an Ihre Kunden verkaufen, haben Sie keine uneinbringlichen Forderungen, aber es ist wahrscheinlich, dass Sie auch einen viel kleineren Kundenstamm haben.

Wenn Sie Ihren Kunden Kreditkonditionen anbieten, haben Sie mindestens ein paar Forderungsausfälle. Eine strenge Kundenprüfung kann zwar helfen, Forderungsausfälle zu reduzieren, wird sie aber nicht beseitigen.

Sie können zwei Methoden anwenden, um uneinbringliche Forderungen zu verwalten. Eine Methode, die direkte Abschreibungsmethode, sollte nur gelegentlich verwendet werden, während die Wertberichtigungsmethode erfordert, dass Sie die zu erwartenden Forderungsausfälle schätzen, bevor sie überhaupt auftreten.

Die direkte Abschreibungsmethode ist ein einfacher Vorgang, bei dem Sie eine Journalbuchung vornehmen, um Ihr Konto für uneinbringliche Forderungen mit den uneinbringlichen Forderungen zu belasten und Ihrem Debitorenkonto den gleichen Betrag gutzuschreiben.

Wayne verbringt beispielsweise Monate damit, die Zahlung für eine 500-Dollar-Rechnung von einem seiner Kunden einzuziehen. Alle Rechnungen und Briefe, die er verschickt hat, sind jedoch zurückgekommen.

Zu diesem Zeitpunkt würden die 500 $ als uneinbringlich angesehen, also muss Wayne sie von seinem Debitorenkonto entfernen. Wenn er die uneinbringlichen Forderungen nicht abschreibt, bleiben sie als offener Forderungsposten bestehen, wodurch sein Forderungssaldo künstlich aufgebläht wird.

Der folgende Journaleintrag zeigt, wie der ursprüngliche Verkauf aufgezeichnet wurde:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
1.1.2020	Forderungen	500 $
1.1.2020	Verkaufserlös		500 $

Wenn Wayne zulässt, dass dieser Eintrag in seinen Büchern bleibt, wird sein Forderungssaldo um 500 $ zu hoch angegeben, da Wayne weiß, dass es nicht einziehbar ist.

Der Abschreibungs-Journaleintrag zum Eliminieren der 500 $ unter Verwendung der direkten Abschreibungsmethode lautet:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.5.2020	Wertberichtigung für uneinbringliche Forderungen	500 $
15.5.2020	Forderungen		500 $

Dieser Journaleintrag eliminiert den 500-Dollar-Saldo in den Forderungen, während ein Konto für uneinbringliche Forderungen erstellt wird. Der Saldo des Wertberichtigungskontos für uneinbringliche Forderungen wird von Ihrem Ertragskonto abgezogen, um die erzielten Erträge zu verringern.

Wenn Waynes Kunde die Rechnung schließlich im September bezahlt, würde er einfach den obigen Eintrag stornieren und die Zahlung buchen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.5.2020	Forderungen	500 $
15.5.2020	Wertberichtigung für uneinbringliche Forderungen		500 $

Anschließend können Sie die Zahlung mit folgendem Buchungsbeleg buchen:

Datum	Konto	Belastung	Kredit
15.5.2020	Bargeld	500 $
15.5.2020	Forderungen		500 $

Direkte Abschreibungsmethode vs. Wertberichtigungsmethode:Was ist der Unterschied?

Mit der direkten Abschreibungsmethode können Sie uneinbringliche Forderungen direkt mit einer Ausgabe belasten, wie z. B. dem Konto für Wertberichtigungen für uneinbringliche Forderungen, das in den obigen Journalbuchungen verwendet wird. Die bei weitem einfachste Abschreibungsmethode, die direkte Abschreibungsmethode, sollte nur für gelegentliche Abschreibungen uneinbringlicher Forderungen verwendet werden.

Wenn Sie mehr als nur gelegentlich uneinbringliche Forderungen haben, verwenden Sie die Wertberichtigungsmethode für uneinbringliche Forderungen, die eine Schätzung zukünftiger uneinbringlicher Forderungen verwendet. Die Wertberichtigungsmethode umfasst drei verschiedene Methoden, die zur Schätzung uneinbringlicher Forderungen verwendet werden können:

1. Percentage of Sales Method:Bei dieser Methode wird ein Prozentsatz des Vorjahresumsatzes verwendet, um die uneinbringlichen Forderungen zu schätzen. Wenn Sie beispielsweise 75.000 US-Dollar Umsatz für das Jahr gemacht und 68.000 US-Dollar gesammelt haben, könnten Sie schätzen, dass die uneinbringlichen Forderungen für das kommende Jahr auf 10 % oder 7.500 US-Dollar festgesetzt werden könnten, was sehr nahe an dem Betrag liegt, den Sie letztes Jahr nicht gesammelt haben.
2. Forderungsalterungsmethode:Mit der Forderungsalterungsmethode können Sie einen Prozentsatz Ihrer Forderungsalterung als uneinbringlich schätzen, unter der Prämisse, dass ein Konto, das älter als 90 Tage ist, eine viel höhere Uneinbringlichkeitsrate aufweisen wird. Diese Methode ist wahrscheinlich nicht sinnvoll, wenn Sie nicht viele uneinbringliche Schulden haben.
3. Forderungsprozentsatz-Methode:Die Forderungsprozentsatz-Methode berechnet uneinbringliche Forderungen auf der Grundlage des aktuellen Forderungssaldos und nimmt eine Anpassung vor, um aktuelle uneinbringliche Forderungen genau zu berücksichtigen.

Für neue Geschäftsinhaber ist es möglicherweise schwieriger, die Umsatzprozentsatzmethode anzuwenden, da historische Daten benötigt werden, um die Gesamtsumme uneinbringlicher Forderungen für das kommende Jahr zu schätzen.

Vorteile der Verwendung der direkten Abschreibungsmethode

Die Direktabschreibungsmethode hat Vor- und Nachteile. Einige der Vorteile umfassen:

1. Einfachheit

Gerade angehende Buchhalter werden die Einfachheit der Direktabschreibungsmethode zu schätzen wissen, da nur eine einzige Journalbuchung erforderlich ist. Ist eine Altschuld beglichen, kann die Journalbuchung einfach storniert und die Zahlung auf das Konto des Kunden gebucht werden.

2. Steuerermäßigung

Ein Unternehmen, das das Jahr mit uneinbringlichen Forderungen beendet, kann diese uneinbringlichen Forderungen in seiner Steuererklärung abschreiben. Tatsächlich verlangt der IRS von Unternehmen mit uneinbringlichen Forderungen, dass sie die direkte Abschreibungsmethode für ihre Rückgabe verwenden, auch wenn dies nicht den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) entspricht.

3. Es schreibt den wahren Saldo ab, keine Schätzung

Die direkte Abschreibungsmethode ermöglicht es Ihnen, die uneinbringlichen Forderungen genau abzuschreiben, nicht eine Schätzung, was bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, uneinbringliche Forderungen zu unter- oder zu überschätzen.

Nachteile der direkten Abschreibungsmethode

Die direkte Abschreibungsmethode ist zwar großartig für die gelegentliche Abschreibung uneinbringlicher Forderungen, hat aber auch einige schwerwiegende Nachteile. Einige beinhalten:

1. Es verstößt gegen GAAP

Obwohl nur börsennotierte Unternehmen die GAAP-Regeln einhalten müssen, lohnt es sich dennoch, die Auswirkungen eines wissentlichen Verstoßes gegen GAAP zu berücksichtigen. Da Abschreibungen häufig in einem anderen Jahr als die ursprüngliche Transaktion erfolgen, verstößt dies gegen das Matching-Prinzip; eine von 10 GAAP-Regeln.

Das Matching-Prinzip besagt, dass jede Transaktion, die sich auf ein Konto auswirkt, im selben Zeitraum auch auf ein anderes Konto Auswirkungen haben muss.

2. Es kann Forderungen überbewerten

Dies ist zwar kein Problem für ein Unternehmen, das gelegentlich die Direktabschreibungsmethode verwendet, aber wenn Sie diese Methode regelmäßig anwenden, kann Ihr Forderungssaldo aufgrund der noch in den Büchern befindlichen uneinbringlichen Salden zu hoch angegeben werden.

3. Ungenauigkeit bei der Gewinnmeldung

Ein Unternehmen kann sich beispielsweise uneinbringlicher Schulden bewusst sein, es jedoch verzögern, sie abzuschreiben, was zu künstlich überhöhten Einnahmen führt. Die direkte Abschreibungsmethode kann auch verheerende Auswirkungen auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung und die wahrgenommene Rentabilität haben, sowohl vor als auch nach der Abschreibung der uneinbringlichen Forderung.

Verwenden Sie die Direktabschreibungsmethode mit Vorsicht

Abschreibungen wirken sich sowohl auf die Bilanz als auch auf die Gewinn- und Verlustrechnung in Ihrem Jahresabschluss aus, daher ist es wichtig, beim Umgang mit Abschreibungen auf uneinbringliche Forderungen genau zu sein. Obwohl die direkte Abschreibungsmethode der einfachste Weg ist, uneinbringliche Forderungen zu beseitigen, sollte sie selten und mit Vorsicht angewendet werden.

Wenn Sie ständig uneinbringliche Forderungen haben, verwenden Sie die Wertberichtigungsmethode für die Abschreibung uneinbringlicher Forderungen, da sie den GAAP-Regeln folgt und gleichzeitig die Jahresabschlüsse korrekt hält. Die Verwendung der Wertberichtigungsmethode kann Ihnen auch dabei helfen, genauere Finanzprognosen für Ihr Unternehmen zu erstellen.

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